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公司人事档案存放顺序

爱汇范文网【人事档案】 编辑:荆棘鸟 发布时间:2017-06-20 08:18:56

  为了加强人事档案管理,使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求。 以下是小编为你整理的公司人事档案存放顺序,希望能帮到你。

公司人事档案存放顺序

  档案提取流程

  (一)提档需要工作接收单位(具人事管理权限的)或人才中心、职介中心等人事代理机构出具的“人事档案商调函”。

  (二)想偷偷把档案调离本市,就先到它市找到工作接收单位(即找好下家)。该“下家”如有人事管理权限,直接开具“人事档案商调函”,你持该函到“开发区人才”提档后交聘用单位的劳动人事管理部门。如“下家”不具有人事管理权限,你可持该接收单位的聘用合同书或录用证明、身份证、照片等相关材料到当地人事局所属的人才中心申请个人档案人事代理托管。“人才”接受托管申请后开具“人事档案商调函”,你同样持该函到“开发区人才”提档后交给发函的“人才”就可以了。

  (三)档案和户口不一定要一齐动,只动档案而不动户口是完全可行的。户口归公安机关管理,户口迁移比档案转移难度大。以为找到工作接收单位,档案既可转移;而户口就不一定了,很多单位,如私营、民营等小型单位(企业),他们可以聘用你,但不能给你解决户口问题。这就是为什么现在很多人才纷纷参加报考国家公务员(公招)的关键原因所在。公务员的户口肯定没问题,而且待遇高,如能坚持到退休,那退休待遇也比社保退休人员高很多。

  (四)暂时动用档案,年后再还回可以。前提是档案可以随着工作走。办法参照上述(二)。

  档案存放流程

  第一条 管理部门

  1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。

  2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

  第二条 文件点收

  文件结案移送归档时,依如下原则点收:

  1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。

  2、文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。

  3、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

  4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

  第三条 文件整理

  点收文件后,应依下列方式整理:

  1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

  2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

  3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

  第四条 档案分类

  1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

  2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

  3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

  4、每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

  5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2

  为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

  第五条 档案名称及编号

  1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

  2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

  3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审

  慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  第六条 档号编定

  1、案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。

  2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。

  3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。

  4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订

  者则填写于右上角。

  第七条 归档与档案清理

  1、归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。

  2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

  第八条 保存期限

  文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

  2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

  3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

  4、1年保存:结案后无长期保存必要者。

  5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

  第九条 档卷清理

  1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时, 依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必 要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联

  上注明部分销毁之日期。

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