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人事档案规章制度

时间:2022-04-25 23:56:41 人事档案 我要投稿

人事档案规章制度

第一章 总 则

人事档案规章制度

第一条 为了进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。

第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:

1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

3、待业的大中专毕业生的人事档案;

4、自费出国留学人员的人事档案;

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

7、其它流动人员人事档案。

第三条 流动人员人事档案管理遵循:“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章 流动人员人事档案管理机构

第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

第五条 跨地区流动的人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管

理。

第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作,人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第三章 流动人员人事档案的转递

第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构,转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚,应要求原单位补齐或查清楚。

人事档案管理规章制度2016-02-01 11:43 | #2楼

第一章 基本原则

第一条 为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号),特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分,也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据,应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分,集中纳入人力资源处统一管理,业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度,负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想,坚持四项基本原则,作风正派,责任心强,刻苦钻研业务,不断提高政治、业务素质,努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌,人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委(总支)、各厂、各处室(科室)要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并由各单位党委(总支)的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料,属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后,经有关部门审查签章后送交人事档案室归档,员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条 收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入

人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请人力资源处负责人审查批准,由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管,并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误。 第十五条 根据安全保密,便于查找的原则,人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的,具有八防等安全设施和措施的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房内应保持清洁,整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮,目录和档案袋的样式、规格按标准制作,干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案,人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作,编制检索工具,逐步实现人事档案的现代化管理,便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证,必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章,方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续,有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持人事或组织部门出具的介绍信,一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案,必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室,由人事档案室统一转递。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信催回,以防丢失。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动,干部职务变动而及时调整,公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后,人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功,如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作,学生分配单位有变化时应及时通知档案室,以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民-主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批表,军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民-主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表,组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民-主评议党员工作中形成的组织意见。民-主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料,退-党材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民-主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

干部人事档案管理制度2016-02-01 12:58 | #3楼

一、干部人事档案收集

1、严格按照中共中央组织部"关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知"(组通字[1996]14号)规定的范围收集干部人事档案材料,及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档,充实档案内容。

2、干部人事档案管理部门,应掌握形成干部人事档案材料的信息,建立联系制度,及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。

3、干部人事档案管理部门,发现有关部门送交归档的材料不符合要求时,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门,有责任按规定认真办理。

二、干部人事档案查(借)阅

1、查阅干部人事档案者,必须是中共-党员,并持有手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其他如持"调查证明材料介绍信"或"行政介绍信"要求查阅干部人事档案的,一律不予提供查阅。

2、干部人事档案是党和国家的机密,查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管,不得遗失,不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散,不得任意增删,未经同意不得复制。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分,假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。

3、外省市单位欲查阅干部人事档案,应事先联系,征得同意后,按干部人事档案管理权限,凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况,则提供有关部分。

4、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案,也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的,须征得档案管理人员同意。对其摘录部分,由档案管理人员与原文核对无误后,写明材料出处及日期,加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外,一律由查阅单位负责销毁。

5、查阅干部人事档案,应在阅档室内或指定地点查阅。干部人事档案一般不外借,确因工作需要将档案借出使用,查阅单位应在审批表上说明理由,经档案管理人员同意井严格履行登记手续方可借阅,限期(两周内)归还,逾期须办理续借手续。

6、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。

三、干部人事档案鉴别归档

1、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

2、归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),一般应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。

3、干部人事档案材料的载体应是(19×26.5厘米)规格的办公用纸,材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

4、对归档材料应逐份登记.并于一个月内归入本人档案袋 (盒)内,每年装订入卷一次。

四、干部人事档案转递

1、建立干部人事档案转递登记簿,凡进出档案须严格手续,逐一登记。

2、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取,严禁本人携带,对本人携带档案的,档案管理部门应拒绝接收。

3、转出档案必须完整齐全,按规定经过认真的整理并装订成卷,不得扣留部分材料或分批转出,凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。

4、转递干部人事档案必须填写印制的《干部人事档案转递通知单》,严密包封并加盖密封章,以机密件寄出。成批移交档案时,可填写移交名册(一式两份),由接交双方签字盖章。

5、档案管理部门对外单位转入的档案,要认真清点,经核对无误后,应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的,档案转出单位应函、电催问,以防丢失。

6、档案管理部门要主动与干部调配、任免单位(部门)配合,使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。

五、干部人事档案保管保密

1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条例》的规定,不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。

2、档案库房必须坚固,配制铁质档案柜,库房内保持清洁、安静,定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等"六防"设施落实情况,保证档案安全,做到万无一失。

3、对保管的干部人事档案应在干部人事档案名册上逐个进行登记。死亡人员档案分开保管。

4、严禁个人私自保存任何人的档案材料。

5、档案管理人员调动时,必须严格履行交接手续。

6、非档案管理人员不得进入档案库房。

7、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。

8、在工作中形成的废纸需粉碎处理。

六、送交档案材料归档

1、凡干部任免或接到"催调干部人事档案通知单"后,应按规将干部人事档案正本(或副本)及时送交干部人事档案的主管(或协管)部门。

2、送交档案时,应检查核对材料与目录,防止张冠李戴或缺少、材料,凡是干部人事材料不齐全或不清楚,要补齐或弄清楚后,再办理有关手续。

3、送交的档案必须按规定经过整理,对不整理的,可退回原单位重新整理,限期报送。

4、干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登汜,并及时办理接收手续。

5、对送交的档案、档案材料,要按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求,认真鉴别,严格审查,防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的,一经发现,要予以清除,并根据情节轻重,对当事人给予党纪政纪处分,构成犯罪的,要依法追究刑事责任。

公司人事档案管理制度2016-02-01 20:39 | #4楼

第一条 目的:为了档案材料有效使用,档案保管科学有序,特制定本制度。

第二条 人事档案保管制度原则

1、 保密原则;

2、 保护人事档案材料完整,防止材料损坏;

3、 及时补充入档材料,保证档案材料的连续性、完整性;

4、 合理有效的使用档案,使其发挥作用。

第三条 人事档案保密

1、 人事档案设立专人负责保管,责任到人,并齐备必要的存档设备;

2、 人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度,禁止无关 人员对资料的接触。

3、 任何人包括公司领导在内,无特殊原因,不得随意查调个人档案。

4、 查阅档案时由人力资源部专人监督,保证档案不被破坏与丢失。

5、 不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条 档案接收:

1、 检查转来的档案手续是否齐全符合规定;

2、 在档案底账上注明接收档案;

3、 填写《回执单》,退回原单位;

4、 把档案放置档案室内保存,并编号登记。

第五条 档案转出

1、 取出要转走的档案;

2、 在档案底账上注销;

3、 填写《转递人事档案材料的通知单》;

4、 最后按发文要求包装密封;

5、 接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条 档案保护

1、 档案室备有必要的防火、防潮器材;

2、 档案室保持清洁,不准存放无关物品;

3、 无关人员不得进入档案室;

4、 离开时关灯、关窗、锁门保证安全。

第七条 新形成的档案材料应及时归档,并按以下流程进行操作。

1、 对材料进行鉴别是否符合归档要求;

2、 按材料分类确定其相应位置补填档案目录;

3、 将材料放入档案内。

第八条 检查核对

检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查,核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。

第九条 统计汇报

1、 人事档案数量;

2、 人事档案材料收集补充情况;

3、 人事档案整理情况;

4、 人事档案保管情况;

5、 人事档案使用情况;

6、 档案室设备。

第十条 人事档案的使用权限

1、 法制部门调查。

2、 员工本人入党、出国等。

3、 档案管-理-员对档案的维护。

4、 公司因调查需要调用档案。

第十一条 人事档案使用方式

1、 借出使用:法制部门查案调档或其它特殊情况。

2、 出具证明材料:一般是入党、提升、招工、出国等。

3、 在档案室查阅:防止泄密和丢失。

第十二条 档案查阅手续

1、 由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

2、 其次,查阅单位(部门)盖章,负责人签字。

3、 最后,由人事档案管理部门审核批准进行查阅。

第十三条 外借手续

1、 在附合查阅手续的基础上,进行借档登记。

2、 有关单位开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并盖公章。

3、 人力资源部按照有关规定,结合使用者的要求,提供证明材料。

4、 证明材料由人力资源部审阅,盖章,登记、发出。

第十四条 离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕,如不办

理,人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费,标准为每月20元。

第十五条

行。

第十六条

本制度经公司总经理办公会讨论通过,自颁布之日起执本制度解释权在人力资源部。

人事档案管理制度范例2016-02-01 16:42 | #5楼

一、人事档案管理制度范例

第一条 人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括:

(1)记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历和自传材料。

(2)员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价,对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

(3)对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料。

(4)记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料。

(5)记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条 人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。

第三条 员工个人情况变更规定。

(1)员工进入公司后,由员工本人填写“员工登记表”,其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

(2)项目内容如有变化,员工应以书面方式及时准确地向人事部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条 员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析,了解公司人员结构的变动情况,为制订公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

二、员工人事档案管理规定范例

第一章 总 则

第一条 人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一,是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录,是全面地考察、了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管,其任务是:收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料,办理档案的查询、借用和转递,建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况,逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条 贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定,结合我公司的实际情况制订员工人事档案工作的规章制度,并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定,严格执行保密制度,同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条 归档范围。

(1)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

(2)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料,民-主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料等。

(3)审计工作中涉及个人的有关处分材料。

(4)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

(5)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料:专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

(6)政审工作中形成的材料,如调查报告、审查报告、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

(7)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党(团)时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料,上级批复等材料。

(8)党、团组织建设工作中形成的有关材料。

①中国共-产-党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;党员登记表;民-主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见,退-党材料。

②中国共-产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

③加入民-主党派的有关材料。

(9)表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党员、优秀团员等审批表,立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(10)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告,决定(结论)、上级批复等。

(11)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料:任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。

(12)考试录用等形成的有关材料:录用审批表,聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,辞退材料,辞职审批材料等。

(13)办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表,提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表,批复材料等。

(14)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。

(15)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、政协会议和工会、青年团体、妇联等群众团体代表会以及民-主党派代表会议的代表登记表等。

(16)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用人员体检表等。

(17)其他起重要依据作用的材料。

第六条 收集方法。

(1)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要,要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料,充实档案的内容。

(2)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度,及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

(3)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等,并及时将这些材料补充进员工档案。

(4)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定,主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序,以使员工档案材料及时完成归档。

第七条 归档要求。

(1)收集的材料,必须经过认真的鉴别,归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入档案。

(2)不属于归档范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理,凡销毁材料(3年处理一次),必须详细登记,经人力资源部经理检查,并报请公司主管负责人审查批准。

(3)归档的材料必须是办理完毕的正式材料原件,材料必须有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

(4)凡规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人的签字,特殊情况下本人见面后未签字的,可由组织注明。

(5)员工人事档案材料的载体,一般应使用16开规格的办公用纸,材料左边应留出2~2.5厘米装订线,文字必须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电子传真材料复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

(6)各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

第三章 人事档案工作岗位职责

第八条 档案管理实行专员责任制,对档案实行密级管理,由人力资源部档案专管员负责保管与整理。

第九条 负责人力资源部工作的部门领导职责。

(1)组织本部门人员学习档案法规,认真执行公司员工人事档案工作规章制度,把档案工作纳入本部门的议事日程。

(2)与公司各部门相互配合,加强联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案质量。

(3)关心和支持兼职档案工作人员的工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十条 负责管-理-员工人事档案的工作人员的职责。

(1)自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定,严格遵守安全保密制度,确保员工人事档案的安全保密,保守党和国家秘密。

(2)认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规,制订和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。

(3)做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。

(4)认真执行员工档案归档的各项规定,自觉坚持平时立卷,做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷和归档工作,保证归档文件材料完整准确。

(5)归档材料做到案卷目录填写清楚,并做到归档材料合适清楚,准确无误。

(6)积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识,不断提高档案管理工作水平。

(7)做好员工人事档案的统计工作。

第十一条 档案管理工作规定。

(1)在整理档案时严禁吸烟,以确保档案安全。

(2)不得私自涂改、抽取或伪造档案。

(3)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,必须进行登记,经主管领导批准后按情况分别予以处理。

(4)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

(5)加强档案管理,提高档案的保存价值,应做到每月归档材料一次。每年整理档案及装订一次,不得存在档案未整理、未装订的现象。档案查阅原则上实行对上级公开查询,对下级以人力资源部经理签字为准,方可查阅。

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条 借阅规定。

(1)需要查阅人事档案的,要经过公司人力资源部负责人批准后,方可查阅。

(2)查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

①查阅人员必须是中共-党员,并填写好“查阅员工档案审批表”及登记表。

②查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定,不准与无关人员议论档案内容;不准查阅本人及其亲属的档案。

③查阅必须爱护档案,严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折,保持档案的整洁。

④未经批准,不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料,如需复制必须办理登记手续,复制的材料,必须加盖人力资源部公章方可生效,摘抄材料一般不予盖章。复制材料由使用单位妥善保存,用毕自行销毁。

⑤严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

⑥对查阅人员,审查阅档材料,一看查档理由是否充分;二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的,应做好说明及解释工作,并做好登记手续。

⑦接待阅档时,必须将案卷先清点后再交给阅档人员,收回时应清点后再入库归位。

第十三条 档案转递规定。

(1)员工工作调动或职务变动后,应及时将档案转给新的主管单位。

(2)转递档案应遵守下列事项:

①员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取,不准邮寄或交员工本人自带。

②转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真整理装订,不得扣留材料或分批转出。

③转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记,严密包封。

④收到档案的单位,经核对无误后,应在回执及登记本上签名(盖章)后立即退回回执。逾期一个月未退回者,应写信或电话催问,以防丢失。

(3)严格执行转递制度,避免产生“无头档案”,对已出现的“无头档案”应认真查转,对确属查不到员工下落的,应留公司档案室保存。

第十四条 借用规定。

(1)员工档案一般不外借。

(2)本公司或本部门内部需要借用时,必须做好登记;能当天归还还必须做好当天入库归位;借用一般不超过1天,不得擅自转借或送有关单位查阅。

(3)借用手续与查阅规定相同,严格执行查档规定。

(4)每月检查核对一次借用和查档次数,并做好及时入库归位工作。

第五章 人事档案保密要求

第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度,增强保密观念,同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案,对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续,离职后不得泄露任何机密。

第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度,不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容,不准转借或给无关人员翻阅;不得向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明,由档案管理工作人员填写并加盖“档案证明专用章”,本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房,确保档案安全。

第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定,做好以下几点。

(1)配置必要的档案存放、保管等设备。

(2)认真做好防火、防盗、防潮、防虫蛀、防晒和防高温等“六防”工作。

(3)每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查,及时做好防范工作。

(4)每季度定期对案卷进行细致的防虫检查,及时做好放防虫药等防虫工作。

(5)建立健全员工档案的花名册,按规定做好保密等工作。

(6)凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

(7)每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查,并定期做好归档材料的入卷工作,确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章 附 则

第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触,应及时修改补充。

第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。

三、人事档案利用制度范例

第一条 目的。

(1)建立企业人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程序和手续,保证企业档案管理秩序。

(2)建立企业人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据,工作人员必须按照这些制度行事,这是对企业工作人员的基本要求。

第二条 企业人事档案利用的方式。

(1)设立阅览室。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢失等,这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借档案出库房需满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出事件不宜过长,到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件,要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

第三条 人事档案利用的手续。

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续,这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。

正规的查阅手续包括以下内容:

①由申请查阅者写出查档报告,在报告中写名查阅的对象、目的、理由,查阅人的概况等情况。

②查阅单位(部门)盖章,负责人签字。

③由人事档案部门审核批准,人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。

(2)外借手续。

①借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告类似。

②借档单位(部门)盖章,负责人签字。

③人事档案部门对其进行审核、批准。

④进行借档登记,把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。

⑤归还时,及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续。

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:

①由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章。

②人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料。

③证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章后,登记、发出。

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