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企业人事档案管理制度

时间:2023-03-03 10:20:18 惠嘉 人事档案 我要投稿
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企业人事档案管理制度(精选18篇)

  在社会发展不断提速的今天,很多情况下我们都会接触到制度,制度泛指以规则或运作模式,规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值,其运行表彰着一个社会的秩序。拟定制度需要注意哪些问题呢?以下是小编为大家收集的企业人事档案管理制度,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。

企业人事档案管理制度(精选18篇)

  企业人事档案管理制度 篇1

  一、总则

  第一条 将企业的人事档案管理规范化、制度化,使其更有效的服务于企业,特制定此制度。

  第二条 人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。

  第三条 企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理,必须依照本制度进行。

  二、人事档案的管理体制

  第一条 企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的,由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。

  第二条 企业人员调动时,调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好,转交到调入部门人力资源部保存。

  第三条 企业人员借调时,员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件,档案的复印件内的`材料应与原件保持一致。

  三、档案管理的要求

  第一条 企业须由专门的档案室存放档案,由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室,没有条件的须购买档案柜存放档案。

  第二条 正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋,档案袋的规格为30x24cm,外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存,转为正式员工后,按相关要求存放。

  第三条 档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等,以便查找。

  四、人事档案的管理规范

  第一条 档案的分类

  (1)试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有:员工个人简历,员工等级表,身份证、毕业证和相关证书复印件,试用期劳动合同,入职培训期间的考核表和评价表,申请转正的相关材料等。

  (2)正式员工档案。主要包括内容有:员工个人简历,员工等级表,身份证、毕业证和相关证书复印件,劳动合同及相关协议,在岗培训期间的考核表和评价表,季度/年度考核材料,岗位升迁调动材料,奖励惩罚记录,重大科技成果等。

  (3)离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容,另外增加离职申请、审核和交接方面的材料,劳动关系解除方面的材料等。

  第二条 档案的归类

  人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别,若材料内容涉及多种类别时,按其主要内容归入相应类别。

  第三条 档案的排列

  人事档案归类后,相关材料的排列应按照时间顺序依次排列,时间最久的排在最前面,依次类推。这样排列的好处是便于查阅,同时可以反映出员工的职业发展历程。

  企业人事档案管理制度 篇2

  第一条 为了加强公司人事档案管理,使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求,参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定,结合公司的实际情况,特制定本规则。

  第二条 档案管理的种类;根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点,将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类:职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。

  第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料,各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。

  第四条 专业技术人员(包括工人技师)档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成,它主要包括专业技术人员的技术职称(职务)评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。

  第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。

  第六条 档案管理的内容

  一、档案的建立

  1.职工个人档案,凡是新进公司的职工,劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案,并按公司档案管理规范统一整理分类、编号。

  2.专业技术人员档案,对专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位提供的职称(职务)评聘的有关资料,按规定要求进行分类、整理、编号、归档。

  3.文书资料档案。对文书管理提供的各类文书资料,按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档。

  二、档案的日常维护:档案的日常维护主要包括整理、分类、编号、装订、编目录、内容增删、订正、输入电脑等项内容,重点是增删、订正、更新。

  三、档案的查询、借阅:档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定,对档案的查阅、借阅实施管理。

  四、档案的传递:档案的传递主要指职工个人档案和专业技术人员档案传递到流向单位。

  第七条 档案管理的标准

  一、职工个人档案

  1、符合国家和上级主管部门规定的档案管理要求。

  2、能够及时、准确、完整的提供反映公司专业技术职称(职务)评聘情况。

  二、文书资料档案

  1、能够及时、准确地提供劳动人事管理方面的文书资料.

  2、能够及时提供劳动人事管理方面的政策规定的文号、文件、标题或摘要。

  第八条 档案的内部管理制度

  一、凡新聘职工个人档案应在报到后的一个月内完成。

  二、专业技术人员档案的建立,应在专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位移交有关材料后的一个月内完成。

  三、文书资料档案的建立,首先由文书管理岗位每年二月前将上年度的文书资料交档案管理岗位,然后由档案管理岗位在接到后30天内完成整理、分类、编号、装订、编目、摘录、输入电脑等工作。

  四、应在有关岗位提供变更内容后的一个月内,对档案的有关内容进行增删、修正。

  五、档案的查询、借阅必须按有关规定执行。

  六、每年4月前对公司的档案管理工作进行一次检查。

  七、文书资料档案的分类、目录编排、编号由公司行政人事部统一确定。

  八、档案管理岗位应及时为公司各方面提供档案资料查询。

  第九条 人事档案查阅、借阅

  一、查阅档案的范围

  1.因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

  2.与他人案件有密切关系,而该人已经死亡或因病不能口述和书写,无法直接提供情况以及其他特殊原因,必须查阅其档案取得证明材料的;

  3.因某种特殊情况需要查阅本人档案的;

  4.编写公司史、地方志、撰写人物传记等,一般不得查阅干部档案,可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或年迈丧失记忆,有病不能口述、书写,可酌情提供其履历和自传材料给予查阅。

  二、借用档案的`范围

  1.领导因审批职务任免、出国、晋升和享受待遇考察了解等需要借用有关人员的档案;

  2.商调职工需要,将档案寄送接受部门(分支机构)审查;

  3.本部门有关领导因对于政治审查、考察、考核需要详尽研究而暂时借用。

  三、出具证明材料的范围:出具证明材料,指的是按需要和允许提供利用的范围,将人事档案中的有关材料内容摘抄或复制成单项的材料,用以证明该人员的有关情况。这种方式一般只限于审批案件、出国留学所必须提供的证据、证件等。凡因入团、入党、入学、参军、提干、出国等进行政治审查,需要了解其父母或亲属的情况时,一般不能查阅档案,可由干部所在单位提供证明材料。

  四、查阅、借用档案办理程序

  1.借阅经理级以上干部档案欲申请人填写《查阅、借用档案审批表》,经借阅档单位盖章和负责人签字,报公司领导审批;

  2.借阅经理级以下人员的档案,经申请人所在部门领导批准,行政人事部审核,方可调出档案。

  五、查阅、借用档案的注意事项

  1.查阅档案的人员,必须携带本人工作证、身份证,在查阅时不准边阅边议档案内容,更不准向无关人员泄露档案内容。

  2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损;

  3.未经批准,不得复印档案材料,摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好,不得给无关人员阅看,用完必须自行销毁;

  4.查阅档案需到档案室进行,原则上不得带走;特殊情况需借出的,必须在当日归还。

  5.借用的档案,必须保证绝对安全,要严格保密,妥善保存,不准转借,不准交无关人员和本人翻阅,用完及时归还。

  企业人事档案管理制度 篇3

  1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工,其原始资料由本企业调入、保管。

  2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的'员工,自签订劳动合同试用期满后,按本企业调档要求,将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的,本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料,未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

  3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

  4、查阅原始人事档案管理规定:

  ⑴查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。

  ⑵查阅员工原始人事档案所获资料,由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

  ⑶员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

  ⑷非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,政府职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。

  ⑸员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。

  5、员工业绩、培训档案:

  员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料,包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件,员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

  ⑴人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

  ⑵员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。

  ⑶部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

  ⑷员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

  ⑸员工离职后,员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

  企业人事档案管理制度 篇4

  一、目的

  为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为华氏集团各项工作服务,特制定本管理制度。

  二、适用范围

  集团总部及其各公司

  三、管理职责

  1、集团人力资源中心人事档案的.管理职责——

  (1)负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制 度与实施等规范;

  (2)负责对各公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导;

  (3)负责集团直属部门所有员工人事档案管理工作,及双龙地产、 华氏百货、天丰物业等公司主要负责人及办公室主任的人事档案管理 工作。

  2、各公司办公室人事档案管理的职责——

  负责执行本制度,按其要求分级建立规范的人事档案,并负责本 公司所有员工人事档案管理工作。

  四、人事档案主要内容

  1、员工入职资料

  (1)个人简历

  (2)应聘登记表

  (3)面试评估表

  (4)身份证复印件

  (5)学历学位、资格复印件材料

  (6)两张1寸照片

  (7)原单位解除劳动合同书或离职证明

  (8)试用期考核及转正评估表等

  2、合同协议

  劳动合同/聘用合同书、劳动合同变更(补充)协议、保密合同、应届毕业生协议、实习协议等。

  3、员工薪酬福利资料

  《XX集团员工工资、补贴调整审批表》、《高管人员车辆补贴变动 审批表》、社会保险缴纳证明等。

  4、员工异动资料

  员工职务任(免)命书、职位调动通知等

  5、员工培训资料

  (1)职前培训:员工入职前接受的各种专业培训证书复印件

  (2)在岗培训:新员工入职培训试卷、《员工个人培训记录卡》、 培训心得、外派培训总结等

  (3)其他培训:工作期间,员工自费/公费参加与工作有关专业培 训课程所获结业证书复印件,培训服务协议书等

  6、员工绩效资料

  (1)考核记录:员工月度、年度考核结果相关表格复印件、考核面谈记录等

  (2)奖惩记录:员工的奖励或处罚相关文件复印件

  7、员工离职资料

  离职申请、离职谈话记录、员工离职手续清单、离职证明等

  8、其它相关资料

  五、人事档案管理原则

  1、实行“一人一档”归类管理原则

  (1)真实性——员工信息必须确保真实,有据可查;

  (2)完整性——确保员工档案信息完整,没有遗漏;

  (3)保密性——人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保 密,除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案。

  2、人事动态档案管理原则

  (1)新入职员工

  在到岗前,各单位人事档案管理人员根据本管理制度,新建档案,并对其人事档案资料的真实性、有效性进行核查, 如有虚假,可不予 录用或解聘处理;如核查无误,则在员工入职3日内将人事资料入档 并登录于《员工人事档案信息表》(附件1);

  (2)在职员工

  员工信息一旦发生变动(如学历变动,身份证号码变动,个人技 术职称变动,婚姻状况变动等),员工应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验,后由人事档案管理员在《员工人事档 案信息表》中予以更新;员工发生岗位调动后,其个人档案由原单位 调入新单位,新单位档案管理人员根据原档案继续建档;

  (3)离职、辞退等解除劳动合同员工

  各单位设立离职人员档案封存管理,超过两年各公司报集团人 力资源中心统一处理。

  3、档案管理要求

  严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

  六、档案查阅管理规定

  1、各部门因工作需要查阅员工人事档案,须填写《人事档案查阅申请表》(附件2),并经本单位人事档案负责人批准后,人事档案管理员方可提供就地查阅,不得带走。

  2、任何单位一般不得跨部门查阅人事档案,下级员工不得查阅上级员工人事档案,特殊情况下须经集团人力资源中心负责人批准。

  3、集团总裁助理以上级别领导、各公司负责人及集团人力资源中心负责人可直接通过本单位档案管理员办理查阅手续。

  4、外来单位查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经人事档案负责人批准后,方可查阅。

  5、档案管理人员应做好查阅登记,并在《人事档案查阅登记表》(附件3)签字登记。

  6、查阅档案注意事项:

  (1)严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;

  (2)不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作需要从档案中取证 必须事先经人事档案负责人同意;

  (3)查阅档案者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重,予以 惩处。

  本制度由集团人力资源中心制定并负责解释,自颁布之日起实施。

  企业人事档案管理制度 篇5

  一、公司人事档案管理办法总则

  为进一步加强公司人事档案管理工作,有效地保护和利用档案,实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》,结合公司实际,制定本办法。

  1、人事档案,是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

  2、在档案管理中,应严格执行保密制度,保证档案安全。

  二、公司人事档案管理办法职责

  (一)综合办劳资员

  1、负责正确应用好档案,做到职工档案工资的准确无误。

  2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

  3、负责登记工人工作变动情况。

  4、负责为有关部门提供职工情况

  5、负责定期向本单位档案室移交档案。

  (二)综合办档案员

  1、负责保管工人档案,做好对劳资使用档案情况的监督。

  2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

  3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

  三、公司人事档案管理办法管理规定

  (一)工人档案的内容和分类:

  1、履历材料。是指个人经历和基本情况,包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料;

  2、自传材料。是指自己撰写的传记材料;

  3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定,学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料;

  4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料;

  5、政审材料。包括政审表,政治历史问题和本人检查交代及证明材料,申诉及落实政策的材料;

  6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料,退出党团组织和民主党派的材料等;

  7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料;

  8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料;

  9、招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料;

  10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大-参-考价值的,以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

  11、材料内容混在一起无法按上述分类的,按其主要内容确定归类。

  (二)档案的收集、鉴别与归档

  1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。

  2、对遗失的档案应积极查找,确实查找不到的应登记造册,经分管领导批准后补建。

  3、档案材料不齐全的,应由劳资部门负责收集、补充,经分管领导批准后归档。

  4、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料真实、文字清楚,手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档,做到人档相符。

  5、属于归档的材料,必须齐全、完整。对头尾不清,来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档。

  6、不属于归档的材料,应登记造册,转交本人保存,或转交有关部门保管或处理。

  7、 各类归档材料一般按每项材料形成的时间,由远至近依次排列。其中第一类,应将一份近期职工登记表(履历表)放在首页(在目录上仍按时间顺序排列)。

  (三)档案的保管

  1、建立健全档案管理工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

  2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

  3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案应转交组织、人事部门代管。

  4、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序,并按规定的分类装订成册。

  5、职工死亡后,其档案移交本单位档案管理部门保管。对国家和单位有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》(齐办发〔1996〕66号)有关规定移交公司档案馆保管。

  6、退职、退休、失踪、逃亡、自动离职、出国不归等人员的档案,按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》有关规定移交档案管理部门保管。

  7、调动、解除(终止)劳动合同或被开除、除名人员的档案,在办理解除(终止)劳动合同手续后,由公司劳动工资部在30日内转交新的'工作单位或劳动保障行政部门。

  (四)档案的借阅与查阅

  1、任何人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

  2、档案除特殊情况外一般不借出查阅,如必须借阅时,须持注明借阅理由的单位介绍信,经劳资部门负责人批准,办理借阅手续。外单位借阅档案时,还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的,档案员必须及时追回。

  3、借阅档案时,档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数,登记签名。归还时当面交清,双方签字认可。借档人员要保证档案安全,有遗失、缺页、损坏等情况时,应立即追查责任。

  4、查阅档案,必须有查阅单位领导签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证,经劳动工资部门负责人同意后,方可查阅。未经同意,不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

  5、档案查阅应遵守以下规定:

  (1)查阅档案应在阅档室进行,且应2人以上,其中至少要有1名中共党员;

  (2) 在查阅档案时,严禁吸烟等可能污损档案的行为;

  (3) 查阅档案的人员,对档案内容应严格保密,不得向无关人员泄露。

  (五)档案的转递

  1、档案应通过公司机要部门转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

  2、对转出的档案,必须按“企业职工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装。对转出的材料,不得扣留或分批转出。

  3、接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。

  (六)处罚

  有下列行为之一的,视情节轻重,由主管部门对有关责任人员给予行政处分或经济处罚:

  1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全,造成损失的;

  2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况,未及时采取措施造成损失的;

  3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的;

  4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的;

  5、阻挠、拒绝档案管理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的;

  6、档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

  7、违反国家有关档案法规的。

  (七)档案员守则

  1、认真执行档案管理规定,遵守保密制度,忠于职守。

  2、保护档案的安全,不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

  3、除转正定级、党团、调资升级、奖惩等政党性材料可以随时归档外,其它材料应随时进行登记,经主管领导批准后,方可归档。

  4、需要销毁或处理的档案材料,必须经登记和批准后方可处理。5、不准无关人员进入档案室。不向无关人员泄露档案内容。

  5、档案材料书写时一律用钢笔或毛笔,字迹要端正、清楚,不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

  6、档案管理应做到:认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查(借)阅有手续。

  企业人事档案管理制度 篇6

  一、干部人事档案材料收集制度

  1、干部人事档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续,任何组织与个人不得以任何理由积压归档材料。

  2、干部人事档案管理部门应当建立联系制度,及时掌握形成干部人事档案材料的信息,主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人与其她有关方面收集干部人事档案材料。

  二、干部人事档案材料鉴别、归档制度

  1、干部人事档案材料的鉴别归档工作,必须根据有关法律、法规与文件精神,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,严肃认真地进行。

  2、对干部人事档案材料在归档前必须经过认真审查、鉴别,必须判定材料就是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容,符合要求的才能归档。不准将规定归档范围之外的材料擅自归档,不准将虚假材料与不符合归档要求的材料归入档案。对符合归档要求的`材料要进行登记,在接收之日起一个月内放入干部本人档案,一年内整理归档。

  3、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)或16开型(长260毫米,宽184毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20~25毫米装订。

  企业人事档案管理制度 篇7

  第一章总 则

  第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一,是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录,是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

  第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管,其任务是:收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料,办理档案的查询、借用和转递,建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况,逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

  第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定,结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度,并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

  第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定,严格执行保密制度,同时确保档案的安全。

  第二章 人事档案归档范围和要求

  第五条归档范围

  (一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

  (二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料等。

  (三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。

  (四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

  (五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料:专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

  (六)政审工作中形成的材料:调查报告,审查报告,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料:甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

  (七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料,上级批复等材料。

  (八)党、团组织建设工作中形成的有关材料:

  1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的'依据材料;取消预备党员资格的组织意见,退党材料。

  2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

  3、加入民主党派的有关材料。

  (九)表彰奖励活动中形成的有关材料:

  劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表,立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

  (十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告,决定(结论)、上级批复等。

  (十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料:任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。

  (十二)考试录用形成的有关材料:录用审批表,聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,辞退材料,辞职审批材料等。

  (十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表,提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表,批复材料等。

  (十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。

  (十五)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会,以及民主党派代表会议的代表登记表等。

  (十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用人员体检表等。

  (十七)其它起重要依据作用的材料。

  第六条收集方法

  (一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要,要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料,充实档案的内容。

  (二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度,及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

  (三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等,并及时将这些材料补充进员工档案。

  (四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定,主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序,以使员工档案材料及时完成归档。

  企业人事档案管理制度 篇8

  为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》,加强学校档案的科学管理,逐步实现人事档案管理工作的标准化、规范化、科学化,为学校教学及各项工作服务,特制定本制度。

  1.凡属归档的各种文字材料,必须要求字迹、图像清楚,书写工整,禁用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。

  2.立卷时应将材料收集齐全,核对准确,按文件自然形成规律,系统整理,并在封面上填写档案名称,编写卷内目录,确定密级。

  3.档案室的库房应坚固安全,并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。

  4.案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图,建立健全案卷,以积累案卷的立卷说明方案,鉴定报告,交接凭证,检查记录等材料。

  5.定期对档案保管情况进行全面检查,作好记录,发现问题,及时向分管领导汇报。

  6.建立档案借阅制度,根据档案的机密程度,确定利用范围,规定不同的.审批手续,“借阅档案证明单”,经领导同意签字后,方可借阅,借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借阅人不得泄密遗失、涂改或污损,违反规定者,按有关规定予以处理。

  7.档案的鉴定工作在校长的领导下,由档案鉴定小组定期实施鉴定工作,确定保管期限和密级,编制销毁清册。

  8.鉴定工作结束后,鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”。

  9.在学校形成的各类永久性档案,保管二十年后,连同“案卷目录”(一式三份)和有关检索工具一并向上级档案部门移交。

  企业人事档案管理制度 篇9

  (一)干部人事档案材料收集制度

  1.严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》,明确收集范围,认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作;

  2.档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系,及时掌握形成干部人事档案材料的信息,主动地索要应归档的人事档案材料;

  3.干部人事档案材料的形成部门,应在形成正式材料后的一个月内,将材料送交校档案馆人事档案室归档;

  4.档案工作人员对收集的干部人事档案材料,要认真进行核对,对缺少的材料要逐一进行登记,及时催要,对不符合归档要求的材料,要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续,形成材料的部门要按规定认真办理;

  5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

  (二)干部人事档案材料鉴别、归档制度

  1.严格把好干部人事档案材料“入口关”,对收集的档案材料要认真鉴别,严格审核;

  2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;

  3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备,有承办单位的签章或个人署名,有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入档案;

  4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入档案,不属于归档范围的材料不得擅自归档;

  5.干部人事档案材料应统一使用16开纸(19×26.5厘米),材料左边应留出2—2.5厘米的装订边,不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写,不得用计算机打印签名;

  6.凡属于应归入干部档案的材料,应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷,零星档案材料每两年装订入卷一次。

  (三)干部人事档案查(借)阅制度

  1.查(借)阅干部人事档案必须是中共党员,并填写《查阅干部档案审批表》,由查阅单位负责人签字,档案馆领导审批后,方可查(借)阅;

  2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

  3.查(借)阅档案时,档案工作人员应根据规定,确定是否提供或是确定提供材料的范围,凡与查阅内容无关的材料,不得翻阅,并对提供查阅的档案进行登记;

  4.查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外散布档案内容;

  5.查阅人员未经许可,不得擅自摘录或复制档案内容;

  6.查阅人员必须爱护档案,严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重,予以批评教育,直至纪律处分;假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》处理;

  7.档案一般不外借,特殊情况须借用时,要说明理由,经档案馆领导批准,严格履行借阅手续,方可借出,借阅档案一般不超过15天,并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

  (四)干部人事档案转递制度

  1.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全;

  2.干部因工作调动或职务变动档案转出,档案工作人员在接到调档函后,经人事处签章及档案馆领导审批后,一个星期内将档案转给新的主管单位;

  3.转出的档案必须完整齐全,并按规定进行认真的检查、整理装订,不得扣留材料或分批转出;

  4.转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记,严密包封;

  5.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取,严禁邮寄或交本人自带;

  6.转出的档案逾期一个月未收到回执的,应发函或打电话询问,以防丢失;

  7.收到转递来的档案,经检查核对无误后,应在回执上签名盖章退回发档单位。

  (五)干部人事档案检查核对统计制度

  1.建立档案工作台帐登记制度,做到勤检查、勤核对,每年全面检查核对统计一次档案,发现问题及时解决;

  2.提供利用后的干部人事档案,入库前要认真检查,仔细核对,确认无误后方可入库;

  3.干部档案转出或转入时,要认真对照目录检查核对,防止张冠李戴放错卷或缺少材料;

  4.整理好的干部人事档案入库前,还要逐卷逐份逐页进行检查核对,发现差错及时纠正。

  (六)干部人事档案的保管、保密制度

  1.严格遵守党和国家的`保密法规,认真履行职责,严格照章办事,做好干部人事档案的保管保密工作;

  2.非档案工作人员一律不得进入库房;

  3.档案工作人员要严格执行查(借)阅档案审批手续,不得擅自扩大档案的利用范围,不得将档案私自带出档案室或私自借给他人:

  4.认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

  5.严禁吸烟,保持库房的清洁和库内适宜的温湿度(温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%);

  6.坚持库房检查制度,每周检查一次,防止不安全因素发生,发现异常情况,应及时采取措施,确保档案安全;

  7.坚持值班制度,下班前档案要入库,关好门窗,切断电源;

  8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;

  9.档案工作人员调动时,必须严格履行交接手续;

  10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人,应视情节轻重,根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

  (七)人事档案管理人员职责

  1.热爱本职工作,忠于职守,认真负责保管好教职工人事档案,为国家积累档案史料;

  2.建立人事档案台帐,及时收集、鉴别、整理干部档案材料,及时报送省管干部档案材料;

  3.严格执行档案管理规章制度,认真办理人事档案的查(借)阅和转递;

  4.及时登记教职工职务、工资变动情况;

  5.为学校及有关部门提供教职工情况;

  6.维护人事档案的完整与安全,做好人事档案的保密保护工作;

  7.调查研究全校人事档案工作情况,制定和修订规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;

  8.完成领导交办的其他事项。

  企业人事档案管理制度 篇10

  根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求,结合学院工作实际,制定本制度。

  一、干部人事档案材料收集制度

  (一)按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求,遵循真实、全面、及时、规范的原则,重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料,并根据形势发展和组织工作的需要,不断充实完善干部人事档案的内容。

  (二)干部人事档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,建立干部人事档案材料收集归档机制,在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续,任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

  (三)干部人事档案管理部门应建立联系制度,及时掌握形成干部人事档案材料的信息,主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

  (四)干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料,重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整,缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

  (五)归档材料填写不规范,手续不完备,或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。形成干部档案材料的部门,有责任按规定认真办理。

  (六)干部人事档案原件存正本,复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制单位、复制日期,并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织(人事)部门公章。

  (七)干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)或20开型(长260毫米,宽204毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20-25毫米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求,用钢笔或毛笔填写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

  (八)干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别,对不属于规定归档范围的材料,不得擅自归档;对符合归档要求的材料进行登记,在接收之日起1个月内放入干部本人档案,1年内整理归档。

  二、干部档案材料鉴别归档制度

  (一)干部人事档案材料的.鉴别归档工作,必须根据有关法律、法规和文件精神,坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,严肃认真地进行。

  (二)凡收集的材料,在归档前必须经过认真审查、鉴别,符合要求的才能归档;

  (三)未经鉴别,任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料,不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料;

  (四)对干部人事档案材料进行鉴别,必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容,必须审查材料是否齐全、完整,手续是否完备。

  (五)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入干部档案,应交有关组织处理。

  (六)鉴别时,发现档案中缺少有关材料,要及时进行登记并收集补充。

  (七)凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料,必须由专人把关,对比较重要材料的取舍,应请示主管领导。

  (八)经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记,履行批准手续后方可销毁。

  (九)鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务,应随时或定期进行。

  三、干部人事档案整理制度

  (一)严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行,整理工作做到真实、完整、规范。

  (二)干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备(切纸刀、打孔机等),使用标准的档案卷夹、类号等文具用品,确保档案整理工作质量。

  (三)严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序,做到认真鉴别、分类准确;

  编排有序,层次清楚;

  技术科学,修补完整;

  目录清楚,打印工整;

  两边对齐,装订美观。

  (四)干部人事档案整理人员应认真、仔细,不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料,要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

  (五)干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后,要认真复核,合乎要求方能入卷。

  (六)每两年对管理的干部人事档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案,经认真核对后,方可入库。

  四、干部人事档案查借阅制度

  (一)干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的,经主管领导批准后,方可进行查借阅。

  1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国(境)、退(离)休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作;

  2.办理案件;

  3.办理社会保险、公证;

  4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。

  (二)除组织人事部门因工作需要外,任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外,查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。

  (四)查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部,持《干部档案查(借)阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。

  (五)查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的,须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细,并经批准方可复制。

  (六)查阅干部人事档案时,不得喝水、吸烟、吃零食,应保持档案整洁;

  准拆散档案,严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料;严格遵守保密制度,不得泄露和擅自向外公布档案内容。

  (七)干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的,必须履行严格的审批程序,本地必须在借出之日起五个工作日内归还,外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料,要妥善保管,不得转借,不准无关人员和干部本人翻阅。

  (八)持有《查阅干部档案审批表》,但审批手续不完备,未写明查阅理由,查档人不符合规定,查阅本人及其直系亲属档案的,干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。

  五、干部人事档案转递制度

  (一)干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后,应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

  (二)转递干部人事档案必须经过严格密封,通过机要交通转递或派专人送取,严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。

  (三)转出的干部人事档案,要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷,材料必须齐全,不得扣留材料或将材料分批转出。

  (四)转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》,并详细登记转递情况。凡转出的干部人事档案,要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册,以便查找。

  (五)接收的干部人事档案,经核对无误后,方可归档入库;对个人自带的档案,档案管理部门有权拒绝接收。

  (六)对转出的干部人事档案,逾期一个月未见回执退回,要及时发函、发传真、电话催取,以防丢失。回执退回后,将其贴在转递通知单的存根上。

  (七)对已出现的“无头档案”,要认真查找,确实查不到干部下落的,凡有保存价值的档案材料,移交干部原籍档案馆保存。

  (八)干部因病去逝,按照干部管理权限,将干部生平归入干部档案;五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。

  六、干部人事档案检查核对制度

  (一)在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中,必须检查核对档案,干部名册应与档案相符,干部档案目录应与干部档案材料相符。

  (二)接收干部人事档案时,看是否属于本部门管理范围;看单位、姓名、职务是否相符;看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符;看有无不需归档的材料;看档案材料是否完整齐全,整理装订是否符合要求。

  (三)转递干部人事档案时,一要清点材料,整理装订;二要注销档案名册,注明转出去向;三要办理转递手续。

  (四)接待查阅档案时,档案的取出和收回要清点材料,以防丢失。

  (五)每半年检查一次借出档案退回情况,逾期未还者,要及时催回入库或补办续借手续。

  (六)每半年按干部名册核对一次干部档案名单,管人与管档相一致,杜绝有人无档或有档无人的现象。

  七、干部档案保管和安全保密制度

  (一)专设干部人事档案库房,配置铁质档案柜。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。

  (二)要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求,库房内不得存放除档案以外的物品,严禁在库房内吸烟,档案库房要随时关好门窗,下班后要注意切断电源。

  (三)档案实行专人保管,非档案工作人员不得随意进入库房,不得代管库房钥匙;严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的,应视情绪轻重,予以严肃处理。

  (四)干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度,不准向无关人员谈论档案内容,不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料,不准携带干部人事档案进入公共场所。

  (五)干部人事档案工作中形成的销毁材料不得自行处理,须经档案管理部门分管领导批准后,统一登记,统一销毁。

  (六)干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案,由所在单位组织指定有关部门专人保管。

  八、干部人事档案审核通报制度

  (一)干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内,按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。

  (二)干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料,保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的,应先对涂改情况和原因进行了解核实,并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。

  (三)拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚,技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前,要将审核情况及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明,经分管领导签批同意后装入档案十类中,才可办理转递手续。

  企业人事档案管理制度 篇11

  第一条人事档案的内容。

  员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括:

  1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历,自传材料;

  2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价,对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料;

  3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;

  4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料;

  5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

  第二条人事档案保密规定。

  公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。

  第三条员工个人情况变更规定。

  1、员工进入公司后,由员工本人填写《员工登记表》,其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

  2、项目内容如有变化,员工应以书面方式及时准确地向人事部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人事部掌握正确无误的'资料。

  第四条员工人事档案的使用。

  员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析,了解公司人员结构的变动情况,为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

  企业人事档案管理制度 篇12

  一、干部人事档案查(借)阅制度

  1、查(借)阅人员必须是2名中共党员,持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》,不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

  2、干部人事档案管理部门,应根据规定,确定是否提供和提借什么材料,并对提供查阅的档案进行登记。

  3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

  4、查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布档案内容。

  5、查阅人员要爱护干部人事档案,严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠,不得抽换、拆散档案材料。

  6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料,不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对,经档案主管部门签署意见盖公章后,方可使用。

  7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、办理退休允许借一次)须按查(借)阅干部人事档案的审批手续办理(必须是正科级单位政工人员),并填写借出登记。借出的档案要妥善保管,不得交无关人员翻阅,不得转借,不得复制,限期归还。(最多不超过15天)

  二、干部人事档案计算机管理制度

  1、爱护机器设备,熟悉机器性能,按程序规范操作。

  2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能,建立完整的档案信息数据库,利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

  3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护,确保信息内容的准确、完整和新鲜。

  4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成;干部档案索引每半年打印一次;日常管理信息每年汇总一次,并做好有关资料的立卷工作。

  5、对新维护的档案管理信息要及时备份,并登记备份的时间和主要内容。

  6、不得随意使用外来磁盘,确需要使用时要进行病毒检查,防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

  7、未经批准不得提供、复制干部信息,无关人员不得查看干部信息,贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

  8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析,为领导决策提供服务。

  三、干部人事档案材料收集补充制度

  1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》,经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料,充实档案内容。

  2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的,或者是组织上审定认可的材料,未经组织同意,个人提供的材料不得收集。

  3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部,都应填写“干部履历表”和“干部自传”,审核后,补充进干部人事档案。

  4、干部人事档案材料的形成部门,在材料形成后的一个月内,将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

  5、掌握形成干部人事档案材料的信息,及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

  6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料内容。

  7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

  四、干部人事档案材料鉴别归档制度

  1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别,不属归档的`材料不得擅自归档。

  2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚,对象明确,手续完备。

  3、不属归档范围的材料,可分别情况,予以处理。凡销毁材料,必须详细登记,并报主管负责人审查批准。

  4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料,必须经过复制方可归档。

  5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

  五、干部人事档案转递制度

  1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

  2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门,可以直接转递干部人事档案。

  3、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。

  4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。

  5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”,办理登记手续。

  6、接受单位收到档案后,应认真核对,并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章,立即退回。逾期一个月未退回,转出单位要查询,以防丢失。

  7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递,避免人档分离。

  8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封,并加盖机密章。

  六、干部人事档案检查核对制度

  1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对,一般每半年核对一次,发现问题,及时解决。

  2、凡提供利用的干部人事档案,在收回时,要严格检查,经核对无误后,方可入库。

  3、整理好的干部人事档案入库前,要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现差错,及时纠正。

  4、转出和接受干部人事档案时,应将材料与目录检查核对一遍,防止张冠李戴或缺少材料。

  5、凡收集的干部人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否完整齐全,是否符合归档要求,是否手续完备。

  6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

  七、干部人事档案保管保密制度

  1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》,做好干部人事档案的保管保密工作。

  2、干部人事档案管理部门,应设立专用档案库房(室),配置铁质档案柜,妥善保管干部人事档案。

  3、干部人事档案库房(室)必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查,保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

  4、干部人事档案库房(室)和档案柜,应明确专人管理。管理人员工作变动时,必须办理好交接手续。

  5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房(室)。

  6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

  7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

  8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

  9、在工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,一律按保密纸处理或销毁。

  八、送交干部人事档案材料制度

  1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门,应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

  2、干部人事档案材料的形成部门,应在材料形成的一个月内,主动送交干部人事档案管理部门归档。

  3、任何组织与个人,不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

  4、干部人事档案管理部门,应与各有关部门建立联系制度,保持收集材料的渠道畅通。

  5、干部人事档案管理部门,对未能按时递交档案材料的部门,应主动与有关部门联系。

  6、发现递交归档的材料,不符合归档要求的,及时通知有关部门补送或补办手续。

  九、干部人事档案管理人员职责

  1、按照干部管理权限,保管应管干部的人事档案,为国家积累档案史料;

  2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

  3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递;

  4、登记干部职务、工资的变动情况;

  5、为有关部门提供干部的情况;

  6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作;

  7、调查研究干部人事档案工作情况,制定规章制度,搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导;

  8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术;

  9、定期向档案管(室)移交死亡干部的档案;

  10、办理其他有关事项。

  企业人事档案管理制度 篇13

  一、目的

  为了对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。维护人事档案材料完整,防止材料损坏,规范人事档案的管理,特制定本制度。

  二、范围

  本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

  三、职责

  3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

  3.2 人事档案管理:集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

  3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门,负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

  3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。

  四、人事档案管理的内容

  4.1 员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课,人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括:该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别,其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容,最后将新员工的人事档案材料归档。

  4.1.1确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

  4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时,应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

  4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字,确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时,人力资源部核对档案材料,密封该员工人事档案,连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料,转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

  4.2 检查核对:人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的'人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字,确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下,也要进行检查核对:突发事件后,如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失;发现某些损失之后,如发现材料变酶、发现虫蛀等;检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

  4.3 转递(员工异动):档案转递过程如下,人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》,按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

  4.4 保密制度:由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。

  4.5 统计:人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

  4.5.1人事档案统计分类:履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

  4.5.2 人事档案统计信息要及时更新,人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》,提报人力资源部总监审核。

  五、员工人事档案管理,应严格执行国家和公司有关规定。

  查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准,并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

  六、相关支持文件及记录

  企业人事档案管理制度 篇14

  第一条、为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信息和依据,特制定本制度。

  第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

  第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

  第四条、新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性。

  第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下:

  1、招聘登记表

  2、聘用通知书

  3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

  4、身份证复印件

  5、照片

  6、员工转正申请表

  7、聘用合同

  8、奖惩材料

  9、任免、升降、调薪等材料

  10、其它材料

  第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册,记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。

  第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

  第八条、所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密。

  第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的`档案。总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

  第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

  第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

  第十二条、收回档案时,档案管理人员必须认真检查核对,否则追究当事人的责任。

  第十三条、离职人员档案保存期为一年。

  企业人事档案管理制度 篇15

  一、 目的:

  为使学校人事档案管理与利用有章可循,特制定本规则。

  二、 内容:

  1、归档制度

  (1)对资料进行鉴别,看其是否符合归档要求。

  (2)按照资料属性、内容,确定其归档的具体位置。

  (3)将资料放入档案,并输入资料库。

  2、核查制度

  检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

  3、保卫制度

  (1)、指定专人负责档案保管。

  (2)、备齐必要的存档设备。

  (3)、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

  (4)、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

  4、 统计制度

  (1)人事档案的数量。

  (2)人事档案材料收集补充情况。

  (3)档案整理和保管情况。

  (4)档案及设备利用情况。

  5、 转递制度

  档案转递一般由工作调动等原因引起,

  (1)取出应转走的档案;

  (2)填写人事档案转递记录;

  (3)按发文要求包装、密封

  6、借档制度

  (1)由有关单位部门开具介绍信,说明要求出具证明材料的`理由,并加盖公章。

  (2)其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;

  (3)证明材料由人事处审阅,加盖公章,然后登记、发出。

  企业人事档案管理制度 篇16

  为了提高档案管理水平,有效地保护和利用人事档案,更好地为我校人事工作服务,根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》,特制定本制度。

  一、保密制度

  1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定,严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》,做好人事档案的保密工作。

  2.加强组织纪律,坚守工作岗位。

  3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室),配备铁质档案柜,妥善保管人事档案。

  4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查,保持库房的清洁和温、湿度,发现问题,立即报告,及时采取措施。

  5.人事档案库房(室)和档案柜,应明确专人管理。管理人员变动时,必须办理好交接手续。

  6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。

  7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料,严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合,不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

  8.对利用人事档案的人员,进行保密宣传,以防边阅档案边议论档案内容。

  9.人事档案材料的转递,严格密封,通过机要传递或专人送达,尽量避免本人自带。

  10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,一律按密纸处理或销毁。

  11.人事档案一般不外借,但领导或有关人员因工作需要借阅时,要严格办理借阅手续,借阅期限一般不得超过五天。

  12.属归档的材料,及时转入本人档案,须转递的档案,做好移交签字登记手续。

  13.严禁任何人私自保管他人档案,人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

  14.发现泄密事件,认真处理。

  二、归档制度

  1.按照《干部人事档案收集归档规定》,经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料,充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

  2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料,属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后,经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

  3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校,没有特殊情况而逾期不到或材料不全的,学校将缓发其工资与津贴,并暂停兑现其他相关待遇。

  4.收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,格式规范、文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归档。

  5.不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准,由专人负责监销。

  6.人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

  7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表,充实干部人事内容。

  8.对收集的材料,要做好收集登记和交接手续。

  三、鉴别制度

  1.收集的材料必须经过鉴别,未经鉴别,不得随意归档或擅自销毁。

  2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

  3.鉴别要以有关文件规定为依据,严肃认真,确保真实、完整、精炼、实用。

  4.归档的材料必须真实完整,字迹清楚,对象明确,手续完备;对不该归档的材料,要区别处理,凡销毁材料,必须详细登记,并报主管负责人审查批准。

  5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

  四、整理制度

  1.整理人事档案,要先对缺少的干部人事档案材料进行补充,并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。

  2.整理要做到:干部人事档案材料鉴别和分类准确,编排有序,目录清楚,装订整齐。

  3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识,掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能,认真负责地做好整理工作。

  4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规,严格遵守安全保密制度,保守党和国家的秘密。

  5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理,零材料及时装订入卷。

  6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料,必须认真登记,需销毁的材料,经主管领导批准按规定销毁。

  7.整档过程中,要切实做好防火安全保密工作,整理室内严格吸烟,严防丢失和汇漏档案内容。

  五、借阅制度

  1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任,必须是中共正式党员。

  2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

  3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章,方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案,须在人事处领导同意后,方可查(借)阅。

  4.查(借)阅档案,严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容,违反者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按照《中华人民共和国档案法》处理。

  5.查阅档案的单位或个人,不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的`,必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

  6.档案不外借,如必须借出使用时,要说明理由,经主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。

  六、转递制度

  1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

  2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,一般情况下,不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持人事部门出具的介绍信,一般介绍信不予办理。

  3.递档案时,必在转出手续完备的前提下,须经人事处

  有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室,由人事档案室统一转递,不得扣留材料或分批转出。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回,以防丢失。

  4.使人事档案能够随着我校的人事变动,干部职务变动而及时调整,人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后,人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功,如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

  5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下,方可转出。

  6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

  7.不属于在职人员的代管人事档案,在档案转出时,按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

  8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封,并加盖机密章,有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

  七、核查制度

  1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对,一般每半年核对一次,发现问题,及时解决。

  2.提供利用的人事档案,再回收时,要严格检查,经核对无误后,方可入库。

  3.理好的人事档案入库前,要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现错误,及时纠正。

  4.出和接收人事档案时,应将材料与目录检查核对一遍,防止张冠李戴或缺少材料。

  5.收集的人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否齐全完整,是否符合归档要求,是否手续完备。

  企业人事档案管理制度 篇17

  一、目的

  为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的`利用档案资料,特制定本管理办法。

  二、档案管理内容

  1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

  2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

  3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

  4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

  三、档案相关规定

  1、基础管理

  1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

  1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

  1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

  1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

  1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

  1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

  1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

  1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

  1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

  2、档案的查、借阅

  2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

  2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

  2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

  2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

  2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

  3、查、借阅档案注意事项

  3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

  3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

  3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

  4、档案的销毁

  4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

  4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

  4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。

  四、制定、修订、废除与实施

  本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

  企业人事档案管理制度 篇18

  第一章、总则

  第一条:为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为怡通集团各项工作服务,特制定本管理制度。

  第二条:人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分,也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的,是选贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

  第三条:本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

  第二章、管理职责

  第四条:集团企业管理部人事档案管理的职责——

  a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范;

  b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查;

  c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作;

  d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作;

  e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

  第五条:集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

  第六条:各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度,按其要求建立规范的人事档案管理;负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

  第三章、人事档案内容

  第七条:人事档案一式两套(原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理),是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成,主要有如下几类:

  a、履历材料(包括个人的简历资料、学历、资格证等);

  b、考核、考察材料;

  c、奖励及处分材料;

  d、培训记录及外训协议等材料;

  e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料;

  f、其他可供企业用人参考的资料。

  第四章、档案编号管理

  第八条:各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号(即:工号)进行编号,每100个档案做一个标记,方便查找。

  由其他单位转入的员工档案,按照转入单位的编号更换编号(转出单位办理离职手续)。

  第五章、人事档案的收集与整理

  第九条:日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

  各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内(试岗期结束),必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

  日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内,将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

  第十条:各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

  1、新员工报到时

  新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号(口取纸)、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:《许昌怡通集团应聘人员求职表》(必须要有面试评价表及审批人意见签署);⑵ 身份证(双面都印在同一页上,A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件;

  2、员工办理正式入职手续时

  员工结束七天试用期后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:

  (1)《许昌怡通集团应聘人员求职表》(必须要有面试评价表及审批人意见签署);

  ⑵ 身份证(双面都印在同一页上,A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

  3、员工办理转正手续时

  员工转正手续完成后,各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后,归入该员工的档案袋:该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》;《劳动合同》、《保密协议》;4、员工办理调动手续时

  各级人力资源部门,在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的.档案内,具体的资料有:《岗位/待遇调整表》;⑵、《工作交接表》;

  ⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》;

  5、员工办理离职手续时

  各级人力资源部门人事专员,在办完员工离职手续的三个工作日内,将离职相关资料装入该员工的档案内,必须装入的资料有:该员工的书面离职申请书;《离职清算表》⑶、《离职申批表》;

  ⑷、《员工离职工作移交表》;

  ⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》。

  第十一条:每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围:本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

  第十二条:在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

  第六章、人事档案的借阅与移交

  第十三条:凡借用人事档案,必须填写《人事档案借阅登记表》,由人力资源部门的负责人核实理由,经企业管理部领导签批后,方可借出,借出的档案必须在7天内归还,如确因工作需要,可办续借手续。

  借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换,不得复印。

  第十四条: 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

  第七章、其他规定

  第十五条:凡是公司的员工(正式员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案正本,是否建立副本,根据工作需要由人力资源部自行确定。

  第十六条:档案管理人员应具有良好的思想素养,按受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度。

  第十七条:不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

  第十八条:集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导,检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的,视情节轻重,处罚人事档案管理员50—200元,其所属各子公司领导负连带责任,处罚100—200元。

  第十九条:各子公司人事档案管理人员是定岗管理,凡与原人事档案管理人员的变动(包括换岗、离职、增减其他工作量)的,必须报经集团企业管理部,批准后方可执行,否则直接处罚当事人50—200元,各子公司相关领导承担连带责任,处罚50—200元。

  第二十条:奖惩投诉

  员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉,也可以直接投诉到集团人事部。

  受到投诉的奖惩在抽查时可暂停,待调查清楚后再予以处置。

  1、投诉调查结果属实的,撤消原奖惩决定,可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。

  2、投诉调查结果不属实的,维持原奖惩决定,并对投诉员工进行教育,要规范其行为和思想,注重事实;若纯属造谣生事的,可以对投诉员工予以行政记过处罚。

  第二十一条:本制度最终解释权归集团企业管理部。

  第二十二条:本制度从下发之起实施。

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