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物流跟单文员工作内容

2016-12-02 13:37  人事资料网  字号:T|T
物流跟单文员工作内容

日常跟单主要工作

1、 审单(核对业务订单是否规范、审核折扣、核对订单金额是否

正确、如有差货补发还需核对是否补发无误、核对订单客户信息(包括:客户名称、电话、地址、有单位名称也需写上)、发货的物流信息(包括:物流名称、电话、地址,物流信息可在发货前补上),婴童单要求业务员写上方数、谈好的运费;振兴本厂单业务员须写上库存数。

2、 婴童单审好后发卫哥审核,审核后通知业务员安排客户打款

(所有订单包括:礼品单、振兴本厂单、婴童单都需发电子版给卫哥)。

3、 订单款到后相关人员签名(婴童单由卫哥,宋姐、向总签名;

振兴本厂单由宋姐、向总签名,如客户是对公打款找吴观水确认货款,支付宝付款找陈铁亮确认货款)并安排发货,婴童单相关人员签完名后交由啊隆备货,告知谢小林有货要出,如96车装不下货,需借货车应提前一天跟曾立华借;振兴本厂单签完名,如是老客户进系统输单,新客户(在单上写明客户地址、客户性质)传真给品峰销售支持部审批,审批后发电子版给张杰涛安排出货。

4、 婴童单须及时打出货单,并按单上要求附单给客户,货发出后

及时把出货单给啊隆(婴童单电子版要发啊隆)。

备注:铺货的婴童单须给客户两联出货单(白联、红联),白联要跟踪客户签字或盖章回传,以便日后对账。

5、 跟踪订单是否及时发货,货发出后,婴童单核对物流单客户信

息是否正确,确认无误扫描物流单给业务员(有货未发需标明回传业务员);振兴本厂单可进系统查看是否发出,再与涛哥核实并要物流单号发相应业务员。

备注:支付宝付款的货发出后须告知陈铁亮,只需讲明支付宝付款金额多少已出货即可。

6、 如所收货款与订单货款不一致,须做客户余款或者客户欠款登

记,有货未发或者欠货已补发要做好差货登记,每周需发差货登记表、客户余款和客户欠款给相应业务员还有财务核对。

7、 处理一些售后问题,如产品破损、客户退货或退款、物流问题

等。

8、 退货分婴童产品退货和振兴本厂产品退货,婴童产品:业务员

做退货单,检查退货单金额是否正确,发卫哥审核,退货产品交由质检员罗碧琪检查出具“退货产品处理报告单”由相关人员确认签名,打印退货单连“退货产品处理报告单”一起给卫

哥签名,再交啊隆清点实际退货数量是否与订单上数量一致并签名确认,确认完后打四联退货单,一联给啊隆,一联给财务。振兴本厂产品:由业务员做好“退货申请表”、“退货情况说明”给向总签名,传销售支持部李准易审批,审批后通知业务员可退货,货直接退南沙振兴大厂由张杰涛负责具体退货事宜,须跟踪李准易及时处理退货并带回退货凭证。

9、 负责公司对外立项,首先业务员写好立项申请发跟单员,跟单

员打印向总签名,再传销售支持部李景恒给相关领导审批,记得跟踪立项及时审批并公布Q群;合同盖南沙振兴或者振兴实业合同章或公章,须做“公章使用呈批表”向总签名,传销售支持部李景恒安排盖章。

10、 每月初把本月要开票公司还有具体金额填写“开票预约表”发

给吴观水,并把相应的合同、客户公司资料发吴观水安排开票。

11、 跟吕静(吕静QQ:2803308564)核对业务费,并给财务安排

付款。

12、 统计整个公司总业绩(包括外贸单、礼品单、奶瓶单、振兴本

厂单),统计每个业务员业绩每周汇报一次,月底再总汇一次报向总、宋姐、卫哥、谢丽容、周小红(汇报前先与谢丽容、周小红核对统计数是否正确),算业务员季度提成。

备注:统计业绩以出货为准统计,宜家出货找谢丽容要出货型号和数量,再把型号发吴观水要产品单价;礼品订单如产品是发外加工,出货业务员应告知跟单员,跟单员及时统计业绩。

13、 写公司收据,收据应及时写,最好做到当天收款当天开收据。

14、 整理出货单,并在出货单前粘收据及时交给宋姐和邱伟丽。

15、 定期对公司所有销售订单、销售合同归档(除宜家、采购订单

和采购合同外)

16、 婴童客户资料汇总,每周汇总一次并发卫哥。

17、 礼品订单下单应包括订单和销售合同审批表,向总签名后传真

销售支持部李准易,要跟踪销售支持部及时审批和生产部及时生产,订单审批后发电子版给张杰涛,生产过程中要提醒张杰涛跟踪货期与产品质量,生产完成后通知业务员,款到齐后安排出货。

18、 登记样板费、快递费。

交接人:

接收人:

日期:2015年7月18日


#2楼回目录

物 流 跟 单 员

物流跟单文员工作内容 | 2016-12-02 20:33

物流跟单员的主要的工作责任,是执行总调度的任务,去完成客户单位的物流任务的工作,目前的主要工作,带领公司派遣的车辆,到客户单位,对货物装载现场的管理及沟通协调,及现场突发事件的处理。 为了使跟单员的工作规范化与标准化,同时对跟单员现场处理突发事件进行分类,归纳;

一、跟单员是第三方物流公司最核心,最重要工作,他代表公司形象去处理多方面的作务,因此跟单员必须有高度的责任心、对操作高要求;

二、跟单员在带领车辆进入客户指定的装载区或待装区后,首先要与客户、及客户现场人员进行交流,了解货物尺寸,重量,同时用自己的工具确认,根据货物的外形尺寸,吨货,在作业本上进行虚拟的合理拼载,并图示;对于与驾驶员事先谈好的事宜不符的,事先沟通;

三、由于突发事件,需要现场跟单员与驾驶员重新谈运费的事宜,应遵循,先出比心理价格低的价格(要比驾驶员先出价),争取谈判中的主动权,然后,通过自编自导自演的办法,适当给驾驶员让步,达到自已心理出价的价位;绝对避免让驾驶员先出价,然后我们还价的被动局面;

例:

总调度根据客户报过来的25吨的货物,及尺寸数据,调了一社会车辆,车辆给驾驶员的吨位是300元/吨的价格,并派跟单甲去执行本次跟单任务;

跟单员甲,带社会车辆到客户乙装货,甲应在车辆指定装载区后或待装区后,主动跟客户与现场装卸人员了解,确认货物的尺寸、吨位,发现货物实际吨位是30吨,超出实际5吨,并快速虚拟拼载,发现可以把30吨货物运走,跟单员甲必须马上和驾驶员说明情况,并承诺如果驾驶员愿意,多加驾驶员600元(要打心理战,一方面给他诱-惑,说以后货很多,可以长期合作,同时强调生意难做,自己只有加600元的权限),最后如果驾驶员同意700元同意的话,你要求给公司总调打电话,才能决定;

说明:1、跟单员把工作做到前面,避免在不经过计算,在装载过程才发现多了5吨,然后驾驶员漫天要价的情况的被动局面出现;

2、驾驶员超出部分的出价要有谈判技巧,不能由驾驶员出价之后,你去还的,要跟单员先出价让驾驶员去要;

四、现场突发事情处理完毕之后,要对驾驶员的雨布、检查,并对驾驶员现场教育,路上注意安全,及时送达,路上手机保持开机状态,签收的回单及时寄回,进行现场教育,以配合公司其它部门的工作;

五、对于货物价值贵重的物品,为避免驾驶员骗货的发生,要提高警惕性,对驾驶员的证件审核之余,核对车辆的车架号,并核实其提供家庭电话;

以上优秀跟单员必须要遵循工作方法,


#3楼回目录

物流跟单文员的工作内容

物流跟单文员工作内容 | 2016-12-02 10:47

篇一:

一、接受货主询价

1、 海运询价:

① 需掌握发货港至各大洲,各大航线常用的,及货主常需服务的港口,价格;

② 主要船公司船期信息;

③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息,如货名,危险级别等。(水路危规)

2、 陆运询价:(人民币费用)

① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格;

② 各港区装箱价格;

③ 报关费、商检、动植检收费标准。

3、 不能及时提供的,需请顾客留下电话、姓氏等联系要素,以便在尽可能短的时间内回复货主。

二、接单(接受货主委托)

接受货主委托后(一般为传真件)需明确的重点信息:

1、 船期、件数

2、 箱型、箱量

3、 毛重

4、 体积

各项型最大体积为:( 长*宽*高 ) 可装体积, 可装重量

1×20’gp=31cbm 6*2.38*2.38 25 17mt

1×40’gp=67cbm 12*2.38*2.38 55 25mt

1×40’hc=76cbm 12*2.7*2.38

1×45’gp=86cbm

(注:gp general purpose 普通箱;cbm cubic metre 立方米;mt metric ton 公吨 ;hc high cubic 高箱 )

5、 付费条款、货主联系方法

6、 做箱情况,门到门还是内装

三、订舱

1、 缮制委托书(十联单);

制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性,以减少后续过程的频繁更改。

2、 加盖公司订舱章订舱:

需提供订舱附件的(如船公司价格确认件),应一并备齐方能去订舱。

3、取得配舱回单,摘取船名、航次、提单号信息。

四、做箱

1、 门到门:

填妥装箱计划中:做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因,先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。

2、 内装:

填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因,先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。

3、取得两种做箱方法所得的装箱单(clp)

五、报关(有时同时、有时先于做箱)

1、 了解常出口货物报关所需资料。

① 需商检

② 需配额

③ 需许可证

④ 需产地证

⑤ 需提供商标授权、商标品名

⑥ 出口香港地区货值超过$10万,其他地区超过$50万,核销时需提供结汇水单(复印件)

⑦ 需提供商会核价章

2、 填妥船名航次,提单号,对应装箱单(packing list),发票,所显示的毛重净重,件数,包装种类,金额,体积,审核报关单的正确性(单证一致)。

3、 显示报关单所在货物的 “中文品名”,对照海关编码大全,查阅商品编码,审核两者是否相符,按编码确定计量单位,并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

4、 备妥报关委托书,报关单,手册,发票,装箱单,核销单,配舱回单(十联单第五联以后),更改单(需要的话)和其他所需资料,于截关前一天通关。

5、 跟踪场站收据,确保配载上船。

6、 凡是退关改配的,若其中有下个航次,出运仍然需要,诸如许可证,配额,商检,动植检之类的文件资料,退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达,以便(报运部)顺利抽回资料,重新利用。否则只会顺延船期,造成麻烦。

六、提单确认和修改

1、 问明顾客“提单”的发放形式:

① 电放:

需顾客提供正本“电放保函”(留底),后出具公司“保函”到船公司电放。

② 预借(如可行)

需顾客提供正本“预借保函”(留底),后出具公司“保函”到船公司预借。

③ 倒签(如可行)

需顾客提供正本“倒签保函”(留底),后出具公司“保函”到船公司倒签。

*此种情况下,多半是签发house b/l.

④ 分单:

应等船开以后3~4天(候舱单送达海关,以保证退税),再将一票关单拆成多票关单。

⑤ 并单:

应等船开以后3~4天(候舱单送达海关,以保证退税),再将多票关单合成一票关单

⑥ 异地放单:

须经船公司同意,并取得货主保函和异地接单之联系人,电话,传真,公司名,地址等资料方可放单。

2、依据原始资料,传真于货主确认,并根据回传确立提单正确内容。

七、签单

1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。

2、 是否需要手签。

八、航次费用结算

1、 海运费

① 预付(freight prepaid)

② 到付(freight collect)

2、 陆运费

① 订舱

② 报关(包括返关之前己经报关的费用)

③ 做箱(内装/门到门)

④ 其他应考虑的费用:

冲港费/冲关费

商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改

九、提单、发票发放(提单样本)

1、 货主自来取件的,需签收

2、 通过ems和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号"等要素以备日后查证

十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”

十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:

l、报关数据正确、舱单不正确的

① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件;

② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉;

③ 提单正本复印件两张;

④ 装箱单(container load plan)复印件;

⑤ 更正单(三联、正本)。

2、短装(多报少出)、溢装(少报多出)

① 船开5天(工作日)内没能及时更正的:

先交纳罚款金3000-5000;

货主重新提供的发票、装箱单(packing list)

货主重新提供报关单

提单副本复印件(加盖“提单副本确认章”)

② 船开5天(工作日)内更改的

提单副本复印件(加盖“提单副本确认章”)

正本、正确的报关单

正本、正确的发票、装箱单

国际货运代理操作手册

(1)

a、 国际铁路联运

一、 运输范围:

从中国内陆运往中国周边国家包括蒙古、俄罗斯、越南、朝鲜和中亚五国(哈萨克、乌兹别克、土库曼、塔吉克、吉尔吉斯),以及以上国家运往中国内地相反方向的运输。

二、 运输方式:(1)整车 (2)集装箱

说明:

1.其中集装箱运输可以租用中国铁路集装箱,租用手续由公司国际部统一办理。

2.朝鲜的货物必须使用自备箱。

3.在国际联运运输中,必须是双箱方可办理国际联运。

三、 国际联运计划:根据货物运输的具体要求提前在发站提报国际联运计划,并通知国际部以便协调国际联运计划的批复工作。

四、 运输程序

1、 接受客户询价:如有客户询问运往上述国家的业务时,应向客户了解如下问题。

(1) 运输方式:1)整车 2)集装箱;

(2) 发送站和运往的国家及到站;

(3) 货物的品名和数量;

(4) 预计运输的时间;

(5) 客户单位名称、电话、联系人等;

(6) 其他。

2、 接受委托

客户一旦确认报价,同意各公司代理运输后,需要客户以书面形式委托货运公司。委托书主要内容包括1、( (1)-(6)。

3、 运输单证

要求客户提供以下单证:(1)运输委托书(2)报关委托书(3)报检委托书(4)报关单、报检单(加盖委托单位的专用章)(5)合同(6)箱单(7)发票(8)商检放行单(9)核销单

4、 填写铁路国际联运大票

在当地购买铁路国际联运大票,由国际部填写好样单后传真给当地公司由相关人员填写正式国际联运大票,或由国际部制单后快递给当地公司。

5、 报关

客户可以自理报关,也可以委托某些货运公司报关,如果在发货地报关不方便,可以将上述单证备齐在口岸报关,即在满洲里、二连浩特、阿拉山口、凭祥等地报关。

在国际联运报关中海关要求一车一份核销单,同时客户需要在相应的出口口岸的海关、商检办理注册备案手续。

6、 发车

根据运输计划安排通知,客户送货发运时,在发货当地报关的货物需将报关单、合同、箱单、发票、关封等单据与国际联运单一同随车带到口岸。

在口岸报关的需将合同、箱单、发票、报关单、商检证等单据快递给货运公司的口岸代理公司。

货物发运后将运单第三联交给发货人。

7、 口岸交接

货物到达口岸后需要办理转关换装手续,待货物换到外方车发运后,货运公司将口岸该货的换装时间,外方换装的车号等信息通知发货人。

8、 退客户单据

货物换装交接后,海关将核销单、报关核销联退给我司,有货运公司根据运费的支付情况再退给客户。

9、 收费

国际联运其运费是以美元报价,客户需向货运公司支付美元运费,如客户要以人民币支付需经国际部同意。

运费支付的时间应在发车后的10天内支付完毕。

注意:在运费没有收到前,不能将报关单核销联、核销单退给客户。

五、对于没有进出口经营权的单位,有些货运公司可以代办进出口手续,详情可向各货运公司咨询。

b、国际货物过境运输

一.运输范围

从世界各主要港口海运到中国港口(如:上海、大连、青岛、天津新港、连云港等)换铁路运输,经中国铁路口岸站(二连浩特、满洲里、丹东、凭祥、阿拉山口等口岸)到蒙古、俄罗斯、朝鲜、越南、中亚五国(哈萨克、乌兹别克、土库曼、吉尔吉斯、塔吉克)的运输,以及从香港经中国内地各铁路口岸站到中国周边国家的运输(包括相反方向的运输)。

二.运输方式

(1)散杂货 (2)集装箱

三.国际联运计划

根据过境货物在国外港口起运的时间,提前在中国港口提报到相应国家的国联运输计划,并通知国际物流部,以便协调。

四.运输程序

1.接受客户询价:如有客户询问从国外运往上述国家或地区过境运输业务时,应了解如下信息。

1)货物品名和数量;

2)运输的方式:即是散杂货运输还是集装箱运输;

3)起运港及所到国家和目的地车站;

4)预计运输时间;

5)单位名称、电话、传真、联系人;

6)我方接货地点:即是从起运港接货还是从中国的港口接货。

2、报价:将上述情况尽快告知国际物流部,待测算好运价后,即可向货主报价.

注意:1)如果是运往蒙古的集装箱需告知货主最好在国外港口装运由我司指定船公司的集装箱,这样货物到达中国港口后不用换箱,原箱可以运到蒙古。如果货主不同意用我司指定船公司的集装箱,要告知货主货物到达中国港口后船公司的集装箱租用问题由货主自行解决或同意拆箱改用中铁集装箱。

2)运往俄罗斯和中亚五国的集装箱到达中国港口后,除非船公司特许否则其集装箱需换成货主自备箱或中国铁路集装箱发运,船公司箱不能继续使用。

3、承运货物:货主接受我们的价格后要求货主给我们以书面形式正式委托。其主要内容同1、1)---6)。

按接货地点可分境外接货和中国港口接货。

1)境外接货:按货主委托我们会在起运港为货主订舱,按船期通知货主将货送到港口指定堆场,装船到中国港口后,由我们负责安排在港口的转关、装火车工作。货物到中国铁路口岸站后,安排报关、报检、换装等工作,直到将货物运到目的地通知收货人提货。

2)中国港口接货:货主在国外港口装船后将提单、箱单、发票等文件,先传给我司,并将正本快递给我们,如果是近洋的起运港,要货主通知船东采取“电放”形式在中国港口提货。

4、单证

海运提单:在收货人一栏需填写“中铁联合物流有限公司”字样,不能写实际的收货人,否则需要收货人在提单背面签章背书方可在港口提货。

5、信息反馈

货运公司应在各运输环节向货主提供如下信息:货物到港时间、港口发车时间、车号、集装箱号(换中铁箱)、运单号、在口岸的换装及安排时间、外方换装车号及预计到目的地时间等。如货主有进一步要求请向国际部询问。

五、收取运费

国际货物过境运输是以美元计价收费,要求货主在货物到达中国港口10日内,向我司支付全程运输包干费,除非有特殊约定一般不接受运费到付的方式。

六、返箱

如果是货主自行与船公司商定的集装箱使用协议,货运公司负责将空集装箱返回其指定的还箱站(目前只限蒙古)。

c、国际集装箱海运运输

一. 运输范围:

从世界各主要港口海运到中国港口(天津、上海、大连、广东、青岛等)的进口货物;经中国港口到世界各地港口出口的货物。

1、集装箱运输:集装箱运输主要是班轮运输。其特点是:

1)具有固定航线、船期、港口、费率。

2)运费内包括装卸费用,货物由承运人负责配载装卸。

3)承运人和托运人不计算滞期和速遣。

4)可以从一种运输工具直接方便地换装到另一种运输工具,无须接触或移动箱内所装货物。

2、货物从内陆收货人的工厂或仓库装箱后,经由海陆空不同运输方式,可以一直运至收货人的工厂或仓库,达到“门到门”运输,中途不用换装,也不用拆箱。

3、在货运质量上有保证。

4、一般由一个承运人负责全程运输。

二.集装箱的规格:主要以20〃和40〃英尺二种标准化集装箱为主

1)、20〃teu(twenty-foot eqivalentunit)、容积为32.88立方米(标准箱), 尺寸为5.904x2.34x2.38, 自重为2.5, 载重吨为17.5吨。

2)、40〃teu容积为 67.2立方米,尺寸:12.192x2.434x2.591 自重为4吨,载重吨为25吨。

三 运输的方式:(1)整箱 (2)拼箱

1.集装箱货物的装箱方式:目前国际上对集装箱运输尚没有一个行之有效并为普遍接受的统一做法。但在处理集装箱具体业务中,各国大体上做法近似,现根据当前国际上对集装箱业务的通常做法,简介如下:

2、根据货物数量分为:整箱fcl(full container load)和拼箱lcl(less container load),拼箱货按每立方装箱计费。

3、集装箱货交物接方式分为:

1)整箱交、整箱接(fcl/fcl);

2)拼箱交、拆箱接(lcl/lcl);

3)整箱交、拆箱接(fcl/lcl);

4)拼箱交、整箱接(lcl/fcl)。

4、集装箱货物交货地点分为:

1)门到门;

2)门到场;

3)场站到场站;

4)场到门。

四、集装箱分类

根据货物装货的性质和运输条件不同,按用途对集装箱进 行分类:1、杂货集装箱2、保温集装箱 3、特种集装箱。

船公司的集装箱到港后,有7-10天的免费期,超过10天,20英尺集装箱每天usd5,40英尺集装箱每天usd10。以后每10天翻一倍。

五、运费支付

根椐贸易条款,运费的支付可分为预付和到付。

预付运费:在签发提单前即须支付运费。其贸易条款为cif 和cnf(由出口方订舱)。

到付运费:货物到达目的港交付货物前付清运费。

海运的运费全部以美元计算。收取的人民币运费在交给船公司时换算成美元。

六、运输程序

1、 接受客户询价:当客户咨询从国内运往世界各主要港口的出口货物,以及从国外各主要港口运往中国港口的进口运输业务时,应了解如下信息。

1) 货物的品名和数量;

2) 运输的方式:整箱和拼箱;

3) 发运港及所到国家的目的港;

4) 预计的运输时间;

5) 单位名称、联系人、电话、传真、电传等;

6) 贸易方式:是进口还是出口;

了解到货物运输的情况后,告知客户,根据提供的信息,货运公司会尽快报出海运的价格,如货物需要转运,我司将报关和转运的费用也提供给客户。

当客户向货运公司咨询集装箱运输的运费:货运公司首先与船公司取得联系有:1)询价 2)还价后与客户确认3)订舱 4)提箱装 货后按船公司指定的堆场集港,报关和货物集港同时进行 5)船在离港时签发提单 6)把提单交给客户

2、出口业务贸易条款主要有:cif(cost insurance and feight) 和cnf(cost and feight).

3、报价

接到客户的询价尽快告知国际物流部,待测算好价格后即可向客户报价。

七、报关程序

1、出口所需的报关单据有:报关委托书、报检委托书、报关、报检单各一份、海运委托书(订舱的依据)、合同、发票、箱单、如设备(需机电证),还有的产品(需要许可证)、出口核销单等单据。报关完毕后的一个月将海关核销的报关单和核销单及时退给客户。

2、进口业务的贸易条款cif、cnf和fob(free on boad)。进口所需的报关单证有:报关委托书、报检委托书、合同发票、箱单、属免税的产品需要免税单、属设备的需要机电审批文。报关完毕的半个月内将进口报关单核销联及时退给客户。

八、 代运

在货物报关完毕后,根据合同的卸货地及客户的要求准备代运的方式,特别是铁路运输要注意:申请车皮计划需要提前进行,按船到达的时间和铁路规定做好申报手续,在车皮批准后与港区的业务处联系,由港区业务处根据报关完毕的情况做装车计划。需汽运的货物在报关完毕后根据客户送货的地点安排车辆。

篇二:

1、跟踪客户订单的整个货源组织、发运、交接、交付的整个过程,包括钱财物人、保险、服务、手续等全方位的很多事情要做;

2、负责和客户联系接到订单,保持和客户的关系;

3、负责付款给物流公司、向客户催缴尾款;

勤劳远比黄金可贵。

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