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政府接待文员工作内容

2016-12-02 13:38  人事资料网  字号:T|T
政府接待文员工作内容

曲靖恒远化工有限公司

一、 接待

1、 所有外部来访人员,以及公司内部到综合办公室办事的人员必须亲切问好并问明事由,客人落座必须马上有茶水奉上;

2、 董事长办公室来访人员必须陪同泡茶接待;

二、 卫生

1、 行政文员负责的卫生区域有:董事长办公室;公司会议室;综合办公室(包括卫生间);

2、 行政文员必须做好负责区域的卫生清扫工作以及保持工作,每天早上上班必须做好区域内所有卫生,董事长办公室的茶具必须在客人走后及时清洗;

3、 区域内的所有垃圾桶不得满溢,董事长办公室的垃圾桶每天倾倒一次,其他区域的垃圾桶视使用情况及时倾倒;垃圾于每天早上装袋堆放到指定地点;

4、 区域内的花草及时浇水养护。

三、 招待用烟酒的管理

1、

2、 招待用的烟酒在领用时必须填好领用单让领用人签字确认; 每个月做好烟酒数量变动的流水账,每个月最后一天必须进行库存盘点,核对数据,确保记录的准确性。

四、 公司证件的管理

1、 公司的所有证件必须分类存档,并扫描电子版存档,如有

变动需及时更新;

2、 行政文员负责一般证件的年审工作,年审时限内及时准备资料审证;

3、 建立公司证件电子管理表格,方便管理和查阅。

五、 人际关系的处理

1、 必须在最短的时间内熟悉公司的管理架构以及各岗位人员,见面及时问好,做好日常沟通,尽快融入整个团队;

2、 高调做事、低调做人,用高效快捷的办事风格和随和的为人处事获得同时和领导的认可;

3、 同事之间有矛盾、对工作有意见时要及时沟通,切记不可散播不良言论,造成影响较大的将直接开除。

六、 公司会议及聚会的安排

1、 公司开会时要提前做好会场布置,并烧好开水,做好倒茶准备;

2、

3、 会议期间做好会议记录,并做好添茶工作; 会议结束后及时清扫会场,清洗茶具及烟灰缸,并及时整理会议纪要下发至各部门。

4、 公司安排聚餐时要及时通知相关人员参加,并做好前期工作;

5、

6、 聚餐期间要安排所有人员落座,并及时处理各种临时问题; 聚餐结束后及时清点剩余烟酒等物品,可以退款的及时退款,可以带走的要带走。

七、 外出相关规定

1、 跟公司领导及同事因公事外出时必须报办公室主任知晓,因私事外出时必须向办公室主任请假,切记无论因公因私都不可私自外出;

2、 外出拜访客户或者到政府单位办事期间,必须集中注意力及时熟悉办事流程及各单位相关人员,不得玩手机,不得三心二意;

3、 必须尽快熟悉跟企业联系比较紧密的单位及负责人员,并打好关系,为以后工作做好铺垫。

八、 其他

1、 每天、每周、每月的工作要有个计划,明确工作思路,要有具体的工作目标;

2、 工作态度第一,要有很强的敬业精神,多思考如何把工作做的更好;

3、 坚决杜绝迟到早退现象,以及消极怠工现象;

4、及时完成领导交办的其他工作。


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前台接待工作内容

政府接待文员工作内容 | 2016-12-02 20:21

第一节:电话接待

1、 电话铃响:二声以内一定要接听,决不让电话铃声响第三声。如果正在处理其他事务,

铃响第一声时就应该马上将手中的东西放下;如果正与别人谈话,听到铃响应该马上说“抱歉,我先接电话”;如果双手此时确实不空,一定要请同事代为接听;如果同事的电话铃响而他(她)不在,代同事接电话都是必须做的工作。

2、 接电话:电话接通后的第一句:“您好,左旗维修中心,请讲” ,如果对方没有说话,

应使用规范语言:请问有什么需要帮忙?;必须说普通话,声音要清晰,尽量保持中等语速,特别是数字的发声要准确,避免不规范用语和暧昧的词句,切忌粗话、脏话。

3、 登记:询问报修事宜,(一般对方会直接告诉你具体是什么问题),耐心仔细听完对方的

问题后,如是在我们的报修范围之内的,则把对方的联系方式:包括姓名,联系电话,故障发生的具体地点仔细登记,并告知对方大概的处理时间和方案,重要事项听完,最好在电话里复述一次,让对方确认,避免发生错误。

挂断电话前“请问还有什么需要帮忙么?”如果没有,使用规范用语“您的问题我们会尽快安排技术人员前往处理;如果不是我们的报修范围的,在对对方解释后,也应热情积极的为对方寻求解决的方法。

4、打电话给老师时,一定要把自己的意思表达清楚,先报单位名称及姓名.让对方知道接电话的是谁,寒喧要尽量简短, 养成记录电话内容的习惯。

5、通话过程中的礼节:用词准确、态度诚恳、语气真挚、最好面带微笑,不要以为对方看不见表情,切忌在对方一句话没说完就中途打断,千万不要在电话里发火。不要用“快点”、“请抓紧时间”等话催促对方,而应在对方明确停顿后使用“请问您还有……”作为问话的开头。

6、不要浪费对方的时间。如果不得已需要对方等候片刻,请一定使用“请您稍等”;如果对方要找的不是自己,应该马上说,并立即请同事接电话;如果对方要找的人不在,应该说“请您×点以后再打来”或“请您留下电话号码!”。如果对方必须打另一个电话,应该说“请您拨……”。如接到打错的电话要特别客气,可以说“对不起,这里不是您要拨的号.请重拨”;若接到的咨询电话不在自己的业务范围以内,也应尽量予以回答。

7、作电话记录。同事不在时,应利用便条代为记录电话内容,包括:来电者姓名、单位、来电时间、对方电话号码、联络事项、记录人姓名等等;

8、最后一句别忘了说“谢谢,再见”!或“别客气,再见”!请。 如果对方没有放下听筒,最好不要自己先放下;要轻轻地放下听筒,切忌用力落或摔听筒。

9、其他需要注意的事项。不要长时间通话,能一分钟打完的电话决不用两分钟;无法立即做出答复时,应约定再次通话时间,然后挂断;需要请示领导的事情,自己不能在电话里擅自表态、以免造成被动。

第二节、来访者接待礼仪

前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:“您好,请问您找一位?”、“您好,有什么需要帮忙吗”。知道找谁,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去。

(1)来访接待:

认真听取客户来意,详细回答客户提出的问题;对于专业性较强的问题,应先详细记录,咨询相关部门的专业人员后约定时间给予回复;如不是我们报修范围的问题,也应积极主动的为来访者寻求解决的途径。

(2)报修接待:

①仔细询问客户姓名、联系方式、报修地址、报修内容、方便维修的时间等,并在工作日志上记录。

②及时通知各维修部人员携单在约定时间上门维修服务,并跟踪维修结果。

③根据报修内容及维修结果,将客户报修内容记录在工作日志及《IT维护派工单》,并及时录入电脑。

第三节、代购代办费用接待

① 工程技术人员在维修过程中如遇老师需要代购代办的产品,则应仔细将型号、数量做好

记录,交与前台接待人员,前台接到申请后,应先与老师电话核对需购产品资料及报价,得到确认后,及时联系采购确认到货时间,产品到货后,及时安排工程技术人员上门安装调试,

②收费:产品安装正常使用后,应及时开具收费票据,收取费用。

③上门收取:携带开好的票据,按约定的时间上门收取代购代办费。

④催缴费用:对到期未缴纳费用的客户,及时统计,找出原因,采取不同的措施。可电话、提醒对方应缴纳的费用、时间、期限等,配合财务及时将款收回。

第四节、弱电间的进出管理

(一)所有要进出弱电间的人员,必须在行政办公室登记,除运维人员以外的人员需要进入弱电间必须有现代信息与教育技术中心的批文,否则一律不得擅自或私下给人开弱电间,领导参观除外,但也需要登记注明;

(二)钥匙的领取,外来人员有现教中心的开门单,如果是弱电建设方、校方相关人员,

可以把钥匙给他们,但是必须压证件,其他人员要进弱电间必须在运维人员的陪同下进入弱电间;

(三)所有要进入弱电间的人员必须要先阅读《弱电间进入须知》,并签字确认已知且同意;

(四)所有进入弱电间的人员包括运维人员必须遵守《弱电间进入须知》的要求,包括必须在弱电间进入登记册上注明进入时间、离开时间、做什么事情等,违者按其相关条例处罚;

第五节、资料归档

①每日对《维护派工单》进行汇总、统计后,于当日下班前以邮件形式发给部门经理及总经理;

每周一对上一周的《维护派工单》进行汇总、统计、分析。并及时以邮件形式发给部门经理及总经理;

第六节、投诉接待

(1)接到客户的投诉,认真听取,在相关规范记录本上详细记录投诉事件的发生时间、地点、被投诉人及被投诉部门、发生经过、住户的要求等;适时表示感谢和歉意,加以适当安慰。严禁与客户辩论、争吵。及时通知各相关部门负责人到现场,共同商讨解决处理办法,采取有效的补救措施,控制事态发展。

(3)遇情绪激烈的客户,应尽量使其冷静,若一时难以平息或把握,应及时联系主管,请其到独立洽谈室个别接待,避免长时间留其在公共接待区。

(4)全面掌握事件的起因、过程、结果,能处理、补救的及时处理解决,不能马上处理的,应向客户说明原因,并及时向上级汇报;

(5)对于严重影响客户正常工作、破坏公司形象,产生恶劣影响的重大投诉,应立即报于部门经理,进入处理程序,1天内给客户明确答复,3日内解决;对于涉及管理、服务工作失误的重要投诉,应在接待一小时内转呈部门主管进入处理程序,3天内处理完毕;对于个别偶发事务、个别人员的轻微投诉,应在2天内或在客户要求的期限内解决。

第七节、回访

(1)对维修服务回访处理率达80%以上。属软件维修的隔天回访;硬件维修的,受理后3天内回访;其他维修项目2天内回访。回访可上门或电话回访。回访中发现问题及时通知维修人员整改。

(2)回访时,态度要热情、温和,谈话内容以工作为主,在表明某些观点时,耐心解释,将事情的原因、根据说清楚。回访工作完毕,应感谢对方的支持和配合。如是上门回访的,回放结束应提出告辞,在门口再次向对方表示感谢,并主动替客户关上门。

(4)将走回访记录详细记录在相应格式表单上,并记录处理意见及结果,报相关部门主管。

(5)每月末汇总走回访记录,并进行统计、分析,对类似问题出现较多的,写成统计分析报告,以书面形式经部门主管审核后,报部门经理。

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