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erp文员工作内容

2016-12-02 13:57  人事资料网  字号:T|T
erp文员工作内容

ERP文员

讲ERP就是企业资源计划系统.ERP是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group 公司提出的一整套企业管理系统体系标准,是指建立在信息技术基础上,以提高企业资源效能为系统思想,为企业提供业务集成运行中的资源管理方案。 什么是ERP,ERP的科学定义是:ERP —Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。 A.MIS系统阶段(ManagementInformationSystem)

企业的信息管理系统主要是记录大量原始数据、支持查询、汇总等方面的工作。

B.MRP阶段(MaterialRequirePlanning)

企业的信息管理系统对产品构成进行管理,借助计算机的运算能力及系统对客户订单,在库物料,产品构成的管理能力,实现依据客户订单,按照产品结构清单展开并计算物料需求计划。实现减少库存,优化库存的管理目标。

C.MRPⅡ阶段(ManufactureResourcePlanning)

在MRP管理系统的基础上,系统增加了对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理,以实现计算机进行生产排程的功能,同时也将财务的功能囊括进来,在企业中形成以计算机为核心的闭环

管理系统,这种管理系统已能动态监察到产、供、销的全部生产过程。

D.ERP阶段(EnterpriseResourcePlanning)

进入ERP阶段後,以计算机为核心的企业级的管理系统更为成熟,系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面的功能。配合企业实现JIT管理全面、质量管理和生产资源调度管理及辅助决策的功能。成为企业进行生产管理及决策的平台工具。 E.电子商务时代的ERP

Internet技术的成熟为企业信息管理系统增加与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力,从而强化了企业间的联系,形成共同发展的生存链,体现企业为达到生存竞争的供应链管理想。ERP系统相应实现这方面的功能,使决策者及业务部门实现跨企业的联合作战。

ERP的应用的确可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化,适应竞争日益激烈的市场要求,它的导入,已经成为大势所趋。 电子商务ERP在这几年的电子商务快速发展中,已经成为一个热门词。电子商务的迅速发展使得涉及电子商务的企业对电子商务平台上的软件系统产生了新的需求。一位服装电子商务的用户的想法似乎代表了很多电子商务用户的心声。她说,随着品牌的做大,她发现作为卖家越来越需要一种线上的个性化的产品,帮助她实现从前端到后端的无缝的数据对接,即从策划、设计、销售、到供应商、客户体验以及客户回访的一个完整的数据整合ERP系统。通过系统分析产

品的市场前景,从而提高客户体验,为企业带来更大效益,让企业更积极参与到电子商务中去。

及时、准确地掌握客户订单信息,经过对数据的加工处理和分析对市场前景和产品需求做出预测,同时,把产品需求结果反馈给生产部门,并及时对收集用户反馈,整合整条生产链的数据,并真正实现零库存,极大减少资金占用,企业参与电子商务热情的高涨势必影响电子商务与ERP的融合。

流程化的管理,即利用流程规范去控制人,避免人为不遵守流程而犯错。数据记录详细,便于查询,统计,分析。简单的电子商务ERP起到分析基础数据的作用,最简单地,把财务、销售、仓储的信息集成在同一个软件里,可以实现数据化管理。


#2楼回目录

ERP文员工作职责

erp文员工作内容 | 2016-12-02 16:12

ERP文員工作職責(具體體流程)如下:

1. 早上上班先查看電子郵件,查看前一天下班後香港營業部發出的客戶資料,如要求用新彩盒,新說明書等,系統需將原舊彩盒及說明書編號更新版次並寫上新彩盒及新說明書型號(如說明書IB-4/333C-FA),系統更改完成後需發郵件通知PMC、採購部更改欠料表及採購單。新的說明書及彩盒編號在物料主檔建立,建立後要在系統工程更改模塊用ECN形式更改(必須寫明更改原因),更改時用新的說明書及彩盒編號代替舊的編號,還需返回物料主檔將舊的說明書及彩盒編號打上取消字體,在描述欄注明取消原因,並在新的編號附加資料之 “Repot Issue Date”欄內注明更改時間及原因。

2. 核對香港營業部發出的生產訂單,根據生產訂單的要求檢查ERP系統資料是否正確,如舊產品有涉及功能結構方面的更改需詢問工程師,如需更改,需追工程師發出工程變更通知單更改系統,舊機型生產訂單還需核對生產訂單之相應客型號與ERP系統編號是否與一致,如生產訂單上的ERP編號有誤則需通知香港營業部更正.此外,還需核對系統包裝箱嘜資料是否對應生產訂單包裝的要求,如不更改箱嘜資料則可不用新建BOM,只需按生產訂單要求及客人PS資料更改.還需核對底殼字嘜資料是否符合客人要求,如系統資料是啤塑,生產訂單上要求用貼紙,則必須取消字嘜啤塑增加底殼字嘜貼紙,更改完成後需通知各部門核對資料.

3. 收到工程師發出的產品零件確認書時,要先檢查工程師提供的零件編號是否符合編碼規則,如不符合則退回給工程師更改正確編號另,還需檢查封面編號已有建立,如有編號則不需新增,如系統未有此編號則先建立編號,後按照工程確認書的要求注明零件名稱,單重,尺寸規格等。如此零件為新增,則需詢問工程師是否需將此零件增加到BOM內,若需要增加,則新BOM未發出受控或試產前, 可要求工程師提供電郵或書面形式給ERP人員更改BOM,更改後需通知各部門.若是舊產品BOM更改需要求工程師提供工程變更通知單更改,工程確認書用於確認零件,不可於更改BOM.

4. 每次收到工程師提交的工程變更通知書時,需確認新零件編號是否符合編碼規則,如不符合可退回給工程師檢查更改,如編號正確ERP文員需在編號下方簽名確認,如是機電組更改需交主任肖工簽名,發熱組則交主任楊工簽名。待主任簽名後ERP言語員還需依據工程變更通知單的要求更改系統,如更改多個BOM時,需在外部查詢系統的工程變更模塊內依次依工程更改通知單之要求更改,更改完後還需檢查是否所有需更改的BOM、所有零件都有改到,如沒問題需過帳處理(為避免系統混亂,每改完一個變更單需即刻過帳,不得留到隔天過帳)。改完後必須重新檢查確認系統已完全按工程變更通知單的要求更改,才能交工程部經理確認發出。另,還必須確定每一份工程更改通知單在由工程部大門發出時系統皆已更新,否則將會引起訂錯料的麻煩。

5. 工程師所發出的工程變更通知單,如是舊零件升版本時,ERP人員需在ERP Page:1of6

內部系統的零件用途中查詢此零件所用到的BOM有哪些,如變更單要求更改的產品少於零件用途所用的產品時,需詢問工程師是否需全部升版本,如需全部更改則將工程更改通知單退回給工程師重新更改涉及BOM編號。如只更改個別產品的零件需特別留意,只能更改工程更改通知單上涉及更改的BOM,改完需再三確認,不能多改或漏改,以免造成系統混亂。如是全部更改,則必須將所有用到此舊零件之BOM用大量工程更改一次性更改,舊版本零件則需打上取消二字,並注明取消原因,取消後用哪個零件代替,新零件則標明更改原因及更改單號。

6. 如工程師發出的工程更改通知單為更改原材料時,必須核對其零件編號是否與原料對應,還必須詢問工程師,要求其確認是否所有顏色之塑膠零件都需更改,如是則需更改此零件所對應顏色之零件,如原材料編號系統沒用過則需重新建立新原材料編號,並要工程師確認色種(色粉)編號,確認水口重量,才可建立新的啤塑BOM,並用工程更改形式將系統之舊零件編號全部以新零件替換.並在PMC、啤塑部及貨倉完工時將舊零件之啤塑BOM取消,以減少PMC訂錯料的機會。

7. 工程師提供的工程變更通知單如有五金或塑塑零件更改版本時,必須核對,確保工程圖紙上的編號與工程更改單面上的編號相同,才建立新零件編號,還需給新零件建立一套五金沖壓BOM,如是塑膠則需建立塑膠啤塑BOM.舊版本的沖壓BOM及塑膠啤塑BOM在收到各部門做完所有工作完工指示後在ERP系統中取消。建立新的塑膠啤塑BOM需在舊啤塑BOM的基礎上重新核算更改用量;需要更改材料的零件建立塑膠啤塑BOM時需特別留意,需確認色種或色粉是否有所更改,如用舊色種(色粉)則只需改原料,但需留意原料與色種的比例,如與舊原料不相同時必須重新核算更改。如色種有更改也必須注意色種及原料的比例,按照比例重新核算原料及色種用量。如模具使用色粉啤塑,則用每啤用量除以1份25得出色粉用量。

8. 五金沖壓BOM更改時必須要工程師確認新零件原材料是否與舊零件原料相同,如原料資料相同可照按照舊零件資料建立新的五金沖壓BOM,如原料材料、尺寸不同則需要求五金部提供更新後的五金開料資料,還需留意同一五金件其沖壓表面處理鏡光或砂光時所用的原料是否相同,如不相同則需建立兩個相同規格而表面處理不同的原料編號,用以建立相應的五金沖壓BOM。

9. 每個產品收到PE部所發的分層資料時,需交給工程師確認,如工程師確認可以按PE分層資料更改則更改系統。更改時首先查看需更改的產品共有幾份BOM,將更改前的BOM用瀏覽BOM全部導出保存於桌面。再重新導出一份BOM核對分層資料進行分層,按照分層資料一般有3個環節,一是如果一個零件要求分到組件而此零件剛好在成品時,需將此零件搬到組件中並將成品中的零件刪除;二是A組件中產品需分到成品時,需將A組件內此零件刪除後,再到成品內增加此零件,更改此環節時A組件必須在零件中用途中查詢共有幾個產品使用A組件,如涉及到其他產品使用則需重新建立一個新的B組件 Page:2of6

在此產品中供分層使用;三是零件由A組件搬到B組件,取消A組件內多余的零件,或者是新增一個新的C組件,並把新組件內的零件涉及的A組件或B組件、成品中刪除。改完後需將分層後的BOM與分層前導出的BOM逐個零件核對,分層後多則刪之,少則加回,這樣反復的檢查,一個BOM全部分層完成至少需檢查3遍,如果一個產品有5份BOM則至少需更改15次,檢查15次才勉強合格。分層前後整個BOM的零件還必須與分層前的零件用量一致,不能增也不能減。

10.收到各部門發出的內部聯絡書時需交給工程師確認,如工程師確認沒問題則要求其提供工程更改通知單,ERP文員則需按工程更改通知單核對更改系統BOM。

11.新產品試產前必須追工程師提供資料建立工程BOM.收到工程師建BOM資料,首先需核對零件編號是否符合編碼規則,資料中是否有提供零件編號、重量、水口等,還需查看編號是否與圖號對應,然後在物料主檔建立編號(在外部系統物料主檔模塊物料編號碼處建入新編號,在物料組別中選擇(塑膠為A,五金為B,電子為C等;在名稱欄錄入零件名稱、顏色、原料、模號、規格等;在名稱長寫欄,錄入相關詳細資料。在附加資料一欄錄入版本、圖號、製造商、發放日期等。在包裝規格欄中錄入零件重量,然後保存、確認,還需確認定更新客戶物料名稱、更新供應商名稱、更新物料清單名稱,塑膠零件還需注明一模出幾數等)。資料齊全後建立BOM。

12.建立塑膠零件編號後還需建立塑膠啤塑BOM。在外部系統之物料/工序規格建立啤塑BOM(首先建立物料清單編號如R-2517PM03-0201(此編號必須與塑膠零件的模號、材質、顏色對應),在物料編號一欄填上所建立對應模之零件編號,在工序一欄選擇ZS-001,於已報告欄處打勾,之後返回物料列出,錄入正確的原材料及色種(色粉),需要用到拉粒的還需錄入拉粒編號。在副產品處錄入相應的其他於此模啤出的塑膠零件編號及此模啤出的用量,還需錄入相應的水口及用量,把所有膠件的重量加上水口的重量則得出一啤的重量,然後用一啤的重量乖以色種比例得出色種用量,一啤用量減去色種重量則得出原料用量,如有拉粒還需根據拉例與原料的比粒計算原料及拉粒的用量。再拿膠件本身單重除以一啤重量得出膠件在此模中所占比例及水口所占比例。再返回通用資料,在所有物料列出及所有工序列出欄打勾,並保存過帳。

13.建立五金零件編號時需注明五金零件的名稱,規格尺寸、硬度等。還需確認五金零件之製造商,如五金零件為本廠制做,需要求五金部提供五金件制作之五金模號及五金開料資料,建立五金沖壓BOM.五金原料編號與原料之規格尺寸必須對應,規格描述需按五金開料表注明材料尺寸、硬度、材質、表面處理、是否加PVC、原料形狀等,還需按照開料表提供的製作用量計算五金沖壓BOM中原料的用量,廢料用量及所占比例等。在外部系統之物料/工序規格建立對應模具的零件清單如W-2901DM01,在零件編號欄注入五金件編號,在工序欄選擇CY-01在已報告打勾,根據五金開料表尺寸錄入相應的原

料編號於物料列出,再以五金件重量加上廢料得出原料用量;在副產品中錄入相應的廢料編號及其用量,再返回通用資料在所有物料確認及所有工序確認欄打勾並保存過帳。

14.建BOM時需按照工程師的要求把零件一一列入,如有組件,則先建立組件。組件清單編號與組件編號一致(如RF04-2901XX-02-02-C07),工序規格列選擇ZP-01裝配,在已報告欄打勾,在物料列出列錄入組件需要的零件編號及其相應的用量,輸用量時要小心不得多也不能少。零件錄完後,需在通用資料之所有物料確認,所有工序確認中打勾,並保存。在物料清單批核中找到此組件清單,檢查沒問題後過帳,

15.新建立的線仔(線仔必須注明內徑、外徑及長度、規格等)必須建立開線BOM(因所有線仔都用個為單位,但采購部訂料都用米為單位,故所有的PC線仔都必須建立下一層開線編碼,以供建立開線BOM之用,並需計算清楚每條線仔所需用到的開線用量,以供訂料)。在物料工序/規格中,錄入零件清單編號及零件編號(零件清單與零件編號相同),在工序中選擇KS-01開線,在物料列出內輸入開線編號及計算用量,返回確認所有物料確認及所有工序確認,再保存過帳。

16.新零件編號全部建立後必須重新核對,確保系統資料與工程師給的資料完全一致。如沒問題需在物料主檔核對中登記過帳。

17.所有零件編號建立後需著手建立工程BOM。在物料工序/規格欄內錄入新的產品零件清單及零件編號(零件清單編號可與零件編號相同)。在工序欄選擇ZP-01裝配,已報告項打勾,在物料列出欄依照工程師的資料將零件編號及組件一一列入,同時需按工程師的要求一一分出層次。零件錄完後需確認所有物料確認及所有工序確認並保存,檢查後將記過帳。工程BOM建好後需通知產品工程師,要求工程師核對並確認是否此BOM已OK,如需更改則請工程師提供新的資料(試產前ERP人員可憑工程師電郵或書面形式更改。)

18.工程師於生產前發出的受控BOM資料,ERP人員需核對BOM,如系統資料與受控資料有誤差,則需更改系統資料。為防止錯漏,在更改完BOM後需重新將系統BOM與受控BOM逐個零件一一核對,每個BOM至少要核對2遍,如一個產品有6份BOM,便需核對6次,特殊情況還需反復核對。

19.新產品收到由營業部發出的生產訂單時,需詢問工程師工程BOM是否有更改,如沒有更改ERP人員則按生產訂單要求由工程BOM導出建立客戶BOM的工能部分;按照訂單箱嘜要求通知包裝工程師提供包裝尺寸資料建立試產包裝。其次,還需按照生產訂單及PS資料要求建立新客彩盒型號、說明書(注明印刷編號)、保證卡、POP貼紙等資料,還需追PMC陳志傑提供PS詳細資料,建立底殼字嘜資料(如啤塑或貼紙),確認彩盒及說明書型號、客維修地址表,外箱及彩盒貼紙等。

20.根據PS資料核對顏色組合圖(需注意其外觀要求,如A01-12591X0803-M漏斗架地注噴銀油,則需建立啤油零件編號PA01-1259108K03-08,還需在物料

/工序規格中建立噴油BOM(注噴油BOM的物料清單編號及零件編號皆為噴油編號,其下一層編號則為零件之啤塑編號)。如顏色組件要求零件外發,同樣需建立外放BOM,如需電鍍也需建立電鍍BOM,此外還有水轉木BOM,蝕格子紋之零件BOM,外發移印,外發噴油等BOM,ERP人員均需建立不同的子BOM代PMC及採購訂料。

21.如生產訂單中對發熱管有指訂供應商資料,還需核對系統內發熱管是否已為指定之供應商,如不同則需更改。此外還需核對電源線是否符合生產訂單要求(如是否需符合ROHS,REACH 花梨規格。,還需按照生產訂單的要求,更改膠袋資料(如克色環保+四國語膠袋)等

22.ERP系統必須按照生產訂單的要求,不同的國家、不同的客戶、不同的顏色、不同的客型號、不同的包裝要求都需建立不同的BOM,建立各客BOM時必須注意不同的客戶有不同的規格及包裝要求,必須確保系統資料與客戶資料相一致.每建立一個客戶BOM前必須與產品工程師核對工能BOM避免出錯,如電源線及馬達與其它客不同等,可要求工程師提供詳細的資料。客BOM建好後需發電郵通知香港營業部、PMC、采購部等,並要求香港營業部發放PS大貨資料,提供相應的包裝及底殼字嘜資料,建立相對應的客產品BOM。

23.ERP收到其它部門的投訴問題,必須核對清楚,如涉及工能問題,需將問題反溃給產品工程師讓確認後發工程工改通知單更改。如涉及包裝尺寸的問題需將其轉由包裝工程師確認更改,如發現相關客資料問題則需詢問香港營業部,要求其提供准確的信息,以供更改系統之用。

24.新的客戶訂單發下來前還需建立新客戶之新的ERP產品編號給營業部,待新訂單下來後則需建立客戶BOM供PMC訂料用,並要求香港營業部後確認包裝資料。 如發現生產單內相應客型號之ERP編號有誤還需通知香港營業部要求其更改訂單上的編號。

25.每天收到文控發送的受控生產單時,需重新核對一遍系統是否符合生產訂單要求,如有問題需及時更改;收到受控的客產品PS資料時,需核對客BOM,還需重新核對Z盤之生產資料,確認客資料與系統資料一致.生產訂單核對完畢需分類,分別存於機電\發熱組生產單訂單文件夾內,以供備用.PS受控封面資料亦需存檔,如文件夾內有舊版本需用新版本取代舊版本.

26.日常需幫助工程師查找其需要的零件編號,幫其導出物料成本清單;還需幫忙查找零件用途,導出BOM等,如有相關客資料需更改,還需催促工程師發出工程更改通知書更改系統.

27.如CDF有要求產品中同一個零件可以使用幾個供應商的,則需建立不同的編號供產品備用,如CDF要求用A供應商而系統內用的是B供應商零件時需由工程師確認後ERP依照CDF更改客戶BOM。建立不同的供應商的零件編碼時,零件描述內必須注明供應商,以免訂料出錯。若要求使用之零件有舊零件編號而無法確定時則可詢問工程師或採購員,要求其幫忙確認。

28.所有電子PCB電路板需追電子工程師張軍提供詳細的零件描述資料錄入系

統,因有多家供應商製作PCB板,建立編號時還可要求工程師確認需建立哪家供應商之零件編號。

29.新增工作:每個星期發出PDS詢問工程師產品開發進度及流程是否有更新,如有更新則需在白板上按工程師提供的PDS資料重新更新日期。

30.新增工作:收到張軍或陳生發過來需存檔的電子板資料,需打印出來分類,再到相對應的文件夾中將其一一存檔,並需注明時間先後順序。

31.新增工作:因近期採購訂購舊原材料常有出錯,現應肖工要求本人需制作一份(五金原材料詳細描述清單),將五金原料將近750個原料在系統裏面一個個找出再轉到EXCEL表格(表格需將零件編號、零件名稱、原材料零件編號、材料名稱、材料尺寸、材質、硬 度、表面處理、PVC、原料形狀、備 注),ERP需結合五金開料表將資料分類錄入表格,表格制作完成後,需檢查是否資料有欠缺,如有空格未填上則發給五金部及採購部,要求這兩個部門配合提供完整的資料,做完整張表格為期至少要2個禮拜.到時如果五金部及採購部提供資料後還需核對系統重新更改五金原材料,為期至少也要三五個月.

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