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公司前台文员工作内容

2016-12-02 15:45  人事资料网  字号:T|T
公司前台文员工作内容

洪源创业投资服务有限公司

前台文员工作职责

前台文员的工作职责:

1. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集;整理员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续

2. 负责前台区域水台和接待室清洁卫生。

3. 协助文控室收发传真并转交给部门,信件和书刊的收发,并做好相关的登记工作;协助各部门发放快递

4. 接听、转接电话;接待来访人员,清理好接待后续工作。

5. 管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。每月底进行库存盘点工作,并将汇总表上报给主管一份;

6. 承办员工考勤工作和外出人员、车辆的登记手续,每天检查到岗情况,每天不定时检查员工有无中途离岗等等,违反考勤制度的,没有正规手续的,一律严格按制度执行;每月3号之前统计好考勤报表上报主管签字后上交财务。

7. 做好公章,车辆出行、人员行程的登记。

8. 办理人员入职,离职人员的相关手续;

9. 及时下达领导的各类通知包括口头或电话通知;

10.每天检查会议室卫生情况并整理好会议所需所有用品,召开会议时做好会议记录,会议后的第一个工作日整理好会议纪要,并发布与公司微信群。会议结束后清理会议室;

11.公司员工动态栏两个星期定期更换。

12.协助好各部门组织公司活动等事宜;

13.协助各部门打印相关信息;

14.协助部门领导完成办公室日常事务。

15.检查和准备好各种办公设备,对其使用时间备案存档,保证办公设备的正常使用。

16.晚上下班时检查好门窗,关闭设备电源开关。


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前台主要工作内容

公司前台文员工作内容 | 2016-12-02 16:45

前台主要工作职责与工作内容

一、前台工作职责

1、 负责公司前台接待及电话转接。

2、 负责收发传真,复印文档,收发信件、快递、报刊、文

件等工作。

3、 受理会议室预约,并负责会议服务工作。

4、 负责检查公司环境卫生。

5、 负责休息室内物品整理。

6、 负责公司固定资产的管理。

7、 负责公司员工上下班考勤签到与每月考勤汇总情况。

8、 配合物业进行水、电表的核查,制作汇总表。

9、 配合花卉公司进行每周的养护工作。

10、 每日下班后,要检查门、窗、电等事宜。

11、 负责保持休息室及会议室整洁。

12、 负责报纸分发和整理。

13、 负责公司工作时间的值守工作,履行安全保卫职责。

二、具体工作内容

(一)、前台工作内容

1、前台是公司的整体形象,是公司的第一印象,要做到礼仪、礼貌,要穿正装;

2、负责收发快递、整理每日的报纸、传真件;前台桌面

要保持干净、整洁;

3、负责员工上下班考勤签到,做好每月统计工作;

4、如果离开前台,要把大门关上,以防止非本公司人员进入;

5、电话响三声内要立刻接听,并转到相关人员;

(二)、会议室使用管理

1、会议室是公司召开日常会议、接待和会晤宾客的重要场所,要做好会议室的统筹和安排工作;

2、小会议室(710)主要用于公司内部召开部门例会、专题会议的场所,大会议室(701)主要用于接待上级领导、外宾、兄弟单位,召开党、政重要会议、座谈会、外事活动的场所。

3、开会前30分钟打开空调,检查灯光效果、电源、电脑、投影仪、等设备。

4、物品摆放位置:水杯应摆放在参会人员右上角,杯把与人成45度角。湿巾摆放在水杯右侧。信纸摆放在正中位置,笔摆放在纸上呈45度角。

5、注意控制会议室大门的人员出入,维护秩序,保证会议室周围环境安静及安全。

6、会前加一次水,每隔30分钟左右续水一次,动作轻慢,不发出声响。

7、会议结束后,通知保洁打扫会议卫生,整理桌签、茶杯清洗、会议设备,保持清洁;关闭电源开关、门窗,清理完毕后锁好门窗。

(三) 休息室使用管理

1、每日检查室内各类物品的摆放,注意设备的日常维护与保养。

2、每日报纸、杂志的分类整理。

3、检查室内卫生与清洁,不定期的对茶杯、咖啡杯进行消毒。

(四) 日常性工作

1、配合物业公司进行每月例行的水、电检查工作,并制作成表格,形成每月的水电费统计表,交至行政主管。

2、进行每周公司内部二次花卉的养护工作。

3、公司内部日常工作的运营与报修--物业。


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公司前台文员岗位职责及工作流程

公司前台文员工作内容 | 2016-12-02 12:50

(1)

2015-01-09 16:35:42 来源:互联网 作者: 点击:71224

1、客户接待及信息管理

公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)——倒水——联系相关人员接待——客流详情登记;

市场部的客户意向登记流程:家装顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部意向客户登记表》——签字确认该客户录入完毕;

客户回访流程:后门当班前台文员回访前一天上门客流——录入客户档案——如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》——交至行政主管回访审核。

2、办公用品管理流程

申报流程:前厅文员发放《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台文员回收整理——行政主管审核——总经办签字批准;

采购流程:总经办签字批准——前台文员电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认;

电话充值:持卡人至前台充值——详情登记——持卡人签字确认。

备注: 冲值额度:总经理100/月 部门经理20元/月 财务部100元/月 人事部50/月售后服务部200元/月 集成部450/月 工程部300/月 设计部20/人 市场部30元/月

3、门禁管理

钥匙管理:每日晨会后除材料区铁门外其他工作通道门正常开启,公司钥匙在经行政主管与相关部门同意的情况下方可以书面转借他人;

加班钥匙管理:前台文员负责锁闭所有通道门(除洽谈区左通道门),确保各通道门已正确上锁,加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。

4、物资管理

公司邮件、包裹的收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认;

仓库管理:仓库实行台帐管理,帐目日清日高,每月对仓库物资进行盘点登录台帐并将物品盘点表报行政主管;

工作区域的卫生清洁:两名前台文员自行安排轮换值日,营业期间各负其责;

名片定购:各部门名片由前台文员统一使用QQ或邮件联系指定厂家订做,并在两个工作日内送货,收取货品时由责任人核对内容并签字确认;

花木管理:前台文员负责与供应商联系花木的后期服务(更换、浇水)和花木的数量管理,月底清点数量并造表交行政主管;

水电照明的检查:后门当班前台文员负责协助行政主管检查公司除办公区域以外的所有区

域的水电照明设备,发现损坏或异常情况立即内上报;本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象,由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明,每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明(家具、主材区域),如非客流高峰,保证正常照明,大功率照明关闭;下班后,除办公区所需照明,其他区域照明电源关闭。

前台文员的工作一般都是客户或来访者进门,前台就要马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。以下为大家介绍前台文员的工作内容及工作方法,供参考。

前台文员负责对接听电话、接待来访、处理其它日常的工作。

工作内容

(一) 接听电话

接听电话后的第一句问候语:“您好,这里是,

1.处理外界联系业务(或推销)电话:原则上是拒绝。

对于此种电话,前台文员须先问三个问题:

你是哪里?――询问公司名称。

你贵姓?

有什么事?――了解目的。

2.处理找人的电话:要先问三个问题

(你是哪里?你贵姓?有什么事)

(二) 前台接待

1. 客户来访:前台文员先进行来访登记,然后立即通知相关的销售人员(或销售部经理)到前台来接待,客人走时登记离开时间。

2. 求职者面试:通知相关招聘人员前来接待。

(三) 销售代表:由招聘部招聘专员专门在前台接待

(四) 销售经理:总经办

(五) 招聘经理、招聘专员:

外来访客:了解探访对象,进行来访登记。

(1) 要先问三个问题(你是哪里?你贵姓?有什么事?)

(2) 属于媒体(杂志、报刊、电视台等)

(3) 属于参观客人,先询问是与谁联系的

送货人员:电话通知相关的采购人员验收货物。

(1) 属于电脑设备、网络设备,通知网管

(2) 属于办公用品,通知人事行政助理

(三)日常工作

1.开关射灯及办公区域照明。

2.来访人员的出入登记表

3.每日更新销售人员分机表。

相关表格 《员工分机表》 《来访出入登记表》 《员工出入登记表》

处人待事合理,很好的处理好公司前台接待就是好前台

你理解的前台是做什么的?

前台的工作非常琐碎,但同时也是公司运营中最重要的一部分。

首先前台是一个公司的门面,每个来公司的人最先接触到的就是前台(也包括打电话)所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。都应使用礼貌用语(参照五星级酒店前台及电话总机)

二、其他的要看你所在的公司大小和需要。比如接待客人、接打电话、收发传真、快递、给员工订饮用水、订餐、给出差人员订票、公司的卫生

大概这些,你先做好第一条,其他的只要你有一颗热爱公司的心就是把公司当作自己爱惜的家,老板的事当作是自己的事,其他的同事当作自己的兄弟姐妹,你在大家的眼里自然就是勤奋,好学,懂事的应届大学生了:)

还有一点,每次下班时若你老板没走你一定要去问一声“老板我下班了,您有什么事要

我做么?”一般得到的回答都应该是“没有你走吧”

行政文员(行政助理)工作内容,请阅读。

1、负责公司纪律的制定和监督;

2、负责部分计算机打印和复印;

3、负责公司考勤制定和管理;

4、负责人事招聘及新员工的入场培训及个人档案的建立,劳动合同,暂住证及工商保险资料的登记和整理;辞退手续。考勤卡的管理,核对并制作加班单,并统计和汇总,每月交至财务做账并留底;

5、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记;名片印制等工作;

6、负责工厂及宿舍5S及安全检查,负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。负责前台及清洁工的工作安排;

7、负责制定并监督公司车辆使用管理制度;

8、负责按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实 相符。office.

9、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

10、完成各项勤杂、采购工作。做好公司食堂费用支出和流水账登记并对餐费做统计及餐费的收纳、保管;

11、负责完成行政部经理临时交办的其他任务。

前台文员工作职责

1. 时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作,不得随意离开。

2. 负责日常来访客人的接待和登记工作,应大方得体,礼貌待人,建立《来访客人登记表》,及时登记。问清客人来意及本公司接洽人,来访人员在公司一楼会客厅等候和会见,不要进入办公区域内,谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。

3. 普通话标准,及时、准确地接听、转接电话,礼貌亲切,简洁清晰。 4. 负责公司的文件处理工作,打印、复印、传真的收发。

5. 监督公司员工的考勤打卡情况,不允许发生代替他人打卡的现象。 6. 每月统计公司员工的考勤情况,并交财务部核发工资,考勤资料存档。 7. 监督员工工作时间的外出流向,登记外出时间、地点、事由。 8. 负责公司前台区域的清洁卫生。

9. 负责管理好公司的植物、观赏鱼等日常维护工作。 10. 负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。 11. 负责公司办公用品的收发工作,做好办公用品出入库的登记。 12. 做好公司宣传板报的出版工作。

13. 负责公司安全,每天下班前认真检查各个门窗,水,电,办公设备等,窗户要挂钩锁好,门要反锁,断开电源。

14. 统计和核实公司各人员的年公休假及病、事假情况,并保管好请假条。 15. 管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用效率,提倡节俭。


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公司前台文员岗位职责及工作流程

公司前台文员工作内容 | 2016-12-02 16:33

四川超然建筑装饰工程有限公司

前台接待必备条件

1、限女性,年龄22—24岁

2、肤质好,体态轻盈,身高160—168cm之间。

3、口齿伶俐清晰,反应能力佳。

4、大专以上文化程度。

5、个性活泼、外向、有亲和力,有耐性。

6、上级主管:行政部经理

1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作,工作积 极性、主动性强,有高度责任感( )

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开, 需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。( )

2、客户接待及信息管理( )

★ 公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人

员接待—客流详情登记

★ 市场部的客户意向登记流程:装修顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部

意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕

★ 客户回访流程:当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存— 交

至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程( )

★ 客人、贵宾来访:贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶 ★ 推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶

推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部

4、电话接听及留言处理( )

★ 听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。

标准语如下:您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求

1) 咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。

2) 推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他

公司吧

3) 找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人

员或部门;如为不明电话则快速结束电话。

4)留言—— 记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情 第一时间电话通知到相关人员

5)其他—— 不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办( )

1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守

公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人

处,对新员工是否继续聘用做出建议。

2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时 间及职位等情况

3) 离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须提前一个月申请,否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督( )

1) 新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为

当时提出,并劝其自动离职;

四川超然建筑装饰工程有限公司

2) 满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡

3) 每月15日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,

保证统计的真实性、准确性。

4) 规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,

并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查( )

1) 总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫

生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2) 前台区域卫生:前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台

自行负责该区域。

3) 公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班2—3人进行卫生值日(表格形式,最好男女

搭配,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所

产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位

进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。由前台口头执行;如当天卫生值日人未

提前10分钟到达给予10元/次罚款,未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由前

台开具罚单行政部经理签字确认。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承

担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理( )

1) 每周五16:30会议、每月18日会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进 行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。

2) 对会议进行记录,尤其是会议行政的决议决策重点内容要清晰明了,会议后整理成文 档,由行政部经理签字确认并存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试( )

每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格 按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日下午14:00—17:00之间 到公司面试,并对通知人员以短信方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。 面试人员到达后让其填写CR面试简历表(检查是否完整填写)然后送至行政部

10、花草管理( )

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部 经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新( )

1)各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作,并在两个工作 日内送货,收取名片时由前台核对内容并签字确认 (满7日磨合期,对有名片制作需求 人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认,名片费用由当事人进行垫付,在公司工 作满三个月进行报销。)

2)对通过7天磨合期人员进行统计,在2日内制作完成公司统一的工牌交付其使用,押金 10元/个,新员工交付现金到财务处,在离职时以完好工牌进行退换押金。

3) 熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司 集团小号。每周更新一次,更新后首先发放到行政部,其他部门依次发放到。

12、门禁系统、加班管理、水电照明( )

1) 公司大门钥匙由前台保管,每天早晨前台提前15—20分钟到达公司开门,下午下班时 检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的 各种损失或事故责任。

2) 对于需要在办公室进行加班人员进行登记,姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽 的登记,并由当事人进行签字确认;如需领取办公室钥匙需要由行政经理同意并由当事 人签字领取钥匙。

3) 每天中午12:00—14:00时间段内关闭大厅照明灯源,下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,

四川超然建筑装饰工程有限公司

禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。 13、物资管理、报刊收取( )

1) 公司邮件、包裹收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽 谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认

2) A3、A4打印纸、复印纸、相片纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、 用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必 要浪费。

3) 公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他 人员进行收取。

14、飞机票、火车票、水票预定( )

1)为公司出差工作人员进行火车票、飞机票预定,首先到财务处进行“借款申请单”填写

支取相关费用或个人先行垫付进行报销。

2) 水票由前台处保管,在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购,并保证公司饮水正 常供给。

15、办公设备初级维护:打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设

备及时通知到工程部,确保办公设备能正常运转。( ) 16、其他未尽事宜进行补充, 以上工作内容与岗位工资挂钩进行分级考核考核分为A、B、C、D四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。A为优秀,B良,C为合格,D为差,得A者领取100%岗位工资,得B者领取90%岗位工资,得C者领取80%岗位工资,得D者不领取岗位工资。且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选,一年中有六个月得A者可得全额年终奖,连续三个月得D者自动离职。

以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务: 年 月 日

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