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工厂前台文员工作内容

2016-12-02 17:13  人事资料网  字号:T|T
工厂前台文员工作内容

1. 接听、转接总机电话;接待来访人员。

2. 负责总经理办公室的清洁卫生。

3. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,协助各部门文员做好办公室档案收集、整理工作。

4. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

5. 随时更新和管-理-员工的通讯录并发放到内部局域网及各个分公司。

6. 及时下达领导的各类通知包括口头通知。

7. 协助管理部主管做好公司宣传专栏的组稿。

8. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

9. 及时计算月度快递费的汇总,办公用品费等相关费用的报销工作。

10. 管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。每月与行政,财务进行库存盘点工作,

并将汇总表上报给部门经理一份。

11. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

12. 管理好新入职员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

13. 给招聘主管做好面试人员面试接待的工作。

14. 协助人事办理人员离职,入职的相关手续。

15. 16. 协同工厂安全生产负责人及各部门安全员定期抽查办公区域内是否存有的安全隐患问题。

17. 会议室使用管理和客户接待引见支持工作,做好会议室使用后的清理工作。

18. 协助各部门文职人员做好组织公司及部门活动等事宜。

惠州天阳精密部品有限公司

管理部

2011年8月18日


#2楼回目录

公司前台文员岗位职责及工作流程

工厂前台文员工作内容 | 2016-12-02 15:48

1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作工作积极性、主动性强,有高度责任感

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。

2、客户接待及信息管理

★公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记

★ 市场部的客户意向登记流程:装修顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕 ★客户回访流程:当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程()

★客人、贵宾来访:贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶

★ 推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶

★推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部

4、电话接听及留言处理()

★听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。

标准语如下:您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求

1)咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。

2)推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方

面的需求,请联系其他公司吧

3)找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预

约,再转接至相关人员或部门;如为不明电话则快速结

束电话。

4)留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,

如有重要事情第一时间电话通知到相关人员

5)其他——不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办

1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处,对新员工是否继续聘用做出建议。

2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时间及职位等情况

3)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须按照公司规定的期限提出申请,否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督()

1)新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为当时提出,并劝其自动离职;

2)满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡

3)每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,保证统计的真实性、准确性。

4)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查

1)总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2)前台区域卫生:前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台自行负责该区域。

3)公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班1人进行卫生值日,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。由前台口头执行;如当天卫生值日人未提前5分钟完成清洁给予10元/次罚款,未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理

1)每周五16:30会议、每月最后一个周五的月度工作会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。

2)对会议进行记录,尤其是会议的决议决策重点内容要清晰明了,

会议后整理成文档,由会议主持人签字确认并交由综合部存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试

每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日上午午900—11:00之间到公司面试,并对通知人员以电话(或短信)方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。面试人员到达后让其填写面试登记表(检查是否完整填写)然后送至面试主持人员。

10、花草管理

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部 经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新

1)各部门名片由前台文员负责统一联系指定印务商家制作,并在三个工作日内制作完成交给名片使用人(满7日磨合期,对有名片制作需求人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认)。

2)对通过7天磨合期人员进行统计,在三日内制作完成公司统一的工牌交付其使用。

3)熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在新员工转正后以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次,更新后首先发放到综合部,董事长、其他部门依次发放到。

12、门禁系统、水电照明

1)每天早晨前台提前15分钟到达公司,下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的各种损失或事故责任。

2)每天下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水

机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。

13、 物资管理、报刊收取

1)公司邮件、包裹收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。

2)A4纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必要浪费。

3)公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他人员进行收取。

14、办公设备初级维护:打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设 备及时联系维修,确保办公设备能正常运转。

15、其他未尽事宜进行补充

以上工作内容与绩效工资挂钩进行分级考核考核分为 ,A、B、C、D四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。A为优秀,B良,C为合格,D为差,得A者领取100%岗位工资,得B者领取90%岗位工资,得C者领取80%岗位工资,得D者不领取岗位工资。且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选,一年中有六个月得A者可得全额年终奖连续三个月得D者自动离职。

以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务:


#3楼回目录

公司前台文员岗位职责及工作流程

工厂前台文员工作内容 | 2016-12-02 21:43

四川超然建筑装饰工程有限公司

前台接待必备条件

1、限女性,年龄22—24岁

2、肤质好,体态轻盈,身高160—168cm之间。

3、口齿伶俐清晰,反应能力佳。

4、大专以上文化程度。

5、个性活泼、外向、有亲和力,有耐性。

6、上级主管:行政部经理

1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作,工作积 极性、主动性强,有高度责任感( )

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开, 需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。( )

2、客户接待及信息管理( )

★ 公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人

员接待—客流详情登记

★ 市场部的客户意向登记流程:装修顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部

意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕

★ 客户回访流程:当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存— 交

至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程( )

★ 客人、贵宾来访:贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶 ★ 推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶

推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部

4、电话接听及留言处理( )

★ 听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。

标准语如下:您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求

1) 咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。

2) 推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他

公司吧

3) 找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人

员或部门;如为不明电话则快速结束电话。

4)留言—— 记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情 第一时间电话通知到相关人员

5)其他—— 不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办( )

1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守

公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人

处,对新员工是否继续聘用做出建议。

2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时 间及职位等情况

3) 离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须提前一个月申请,否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督( )

1) 新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为

当时提出,并劝其自动离职;

四川超然建筑装饰工程有限公司

2) 满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡

3) 每月15日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,

保证统计的真实性、准确性。

4) 规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,

并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查( )

1) 总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫

生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2) 前台区域卫生:前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台

自行负责该区域。

3) 公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班2—3人进行卫生值日(表格形式,最好男女

搭配,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所

产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位

进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。由前台口头执行;如当天卫生值日人未

提前10分钟到达给予10元/次罚款,未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由前

台开具罚单行政部经理签字确认。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承

担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理( )

1) 每周五16:30会议、每月18日会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进 行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。

2) 对会议进行记录,尤其是会议行政的决议决策重点内容要清晰明了,会议后整理成文 档,由行政部经理签字确认并存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试( )

每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格 按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日下午14:00—17:00之间 到公司面试,并对通知人员以短信方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。 面试人员到达后让其填写CR面试简历表(检查是否完整填写)然后送至行政部

10、花草管理( )

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部 经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新( )

1)各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作,并在两个工作 日内送货,收取名片时由前台核对内容并签字确认 (满7日磨合期,对有名片制作需求 人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认,名片费用由当事人进行垫付,在公司工 作满三个月进行报销。)

2)对通过7天磨合期人员进行统计,在2日内制作完成公司统一的工牌交付其使用,押金 10元/个,新员工交付现金到财务处,在离职时以完好工牌进行退换押金。

3) 熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司 集团小号。每周更新一次,更新后首先发放到行政部,其他部门依次发放到。

12、门禁系统、加班管理、水电照明( )

1) 公司大门钥匙由前台保管,每天早晨前台提前15—20分钟到达公司开门,下午下班时 检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的 各种损失或事故责任。

2) 对于需要在办公室进行加班人员进行登记,姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽 的登记,并由当事人进行签字确认;如需领取办公室钥匙需要由行政经理同意并由当事 人签字领取钥匙。

3) 每天中午12:00—14:00时间段内关闭大厅照明灯源,下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,

四川超然建筑装饰工程有限公司

禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。 13、物资管理、报刊收取( )

1) 公司邮件、包裹收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽 谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认

2) A3、A4打印纸、复印纸、相片纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、 用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必 要浪费。

3) 公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他 人员进行收取。

14、飞机票、火车票、水票预定( )

1)为公司出差工作人员进行火车票、飞机票预定,首先到财务处进行“借款申请单”填写

支取相关费用或个人先行垫付进行报销。

2) 水票由前台处保管,在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购,并保证公司饮水正 常供给。

15、办公设备初级维护:打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设

备及时通知到工程部,确保办公设备能正常运转。( ) 16、其他未尽事宜进行补充, 以上工作内容与岗位工资挂钩进行分级考核。考核分为A、B、C、D四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。A为优秀,B良,C为合格,D为差,得A者领取100%岗位工资,得B者领取90%岗位工资,得C者领取80%岗位工资,得D者不领取岗位工资。且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选,一年中有六个月得A者可得全额年终奖,连续三个月得D者自动离职。

以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务: 年 月 日

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