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接待文员工作内容

2016-12-02 17:15  人事资料网  字号:T|T
接待文员工作内容

1、 仪表要求:

1、头发需梳理整齐,妆面淡雅。

2、服装方面:白色衬衣,深色裙子或裤子。鞋子为船鞋。

二、考勤要求:

1、工作时间:上午8:3012:00 下午:1:005:00

2、每天早上提前15分钟到公司,负责主任办公室的卫生打扫。

3、如需请假需提前2天,向主管提出,经批准后方可休假。

三、工作内容及要求:

1、负责前台电话的接听和转接:

(1)接听电话时要先报出企业名称,语气温和。

(2)做好来电咨询工作,分清转接部门,正确转接。未能转接成功的电话,须将事件内容认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

(3)如有须转接到领导办公室的电话,须提前与领导沟通,得到允许再转入。

2、负责来访客户的接待、基本咨询和引见:

(1)如接待重要宾客,须使用贵宾室的,须主动与相关负责人联系。

(2)打开房间后,负责准备茶水,做好接待工作。

(3)接待过程要注意礼节,面带微笑。

3、负责每天部室报纸和信件的收发:

(1)核实各类报纸的数量,并及时发放到位,对发放的情况须做好记录。

(2)负责收发传真和各类信件、快递,并根据内容或信息送达到各部室。


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行政接待文员 工作职责

接待文员工作内容 | 2016-12-02 18:44

工作描述

JOBDESCRIPTION

MISSION

任务No.

ThemissionofReceptionist&Admin.ClerkistoassistFactoryAdministrationDpt.AssistantManagerofHR&Admin.Dpttoreceivevisitorsofthecompanyandsupplycorrespondingout-sourcedservicetoemployees.

行政接待文员的任务是协助HR与行政部的工厂行政部长助理接待访问的客人并为员工提供相应的外包服务。

MAINRESPONSIBILITIES

主要职责

1.Receivevisitorsatfirstfrontierinthecompanyanddistributenewemployees’badgeincooperationwithHRsection.

公司来访客人的前台接待、协助HR分部发放新员工工牌。

2.Companydocuments’written,collectionanddelivery;filingdocumentsmanagementofthedepartment(exceptHRfilesandHRcontract’smanagement).公司文件书写、收/发及本部门档案管理(除人力档案及人力合同外);

3.DailyManagementof1stfloorbusinesscenterandmeetingrooms.

一楼商务中心及会议室的的日常管理;

4、班车日常管理(不包含商务车)Shuttlebusdailymanagement.

5、员工餐厅、员工饮用水的日常管理employeecanteenanddrinkingwater’sdailymanagement.

6、本部门办公用品等消耗品以及办公设施的管理和使用发放、日常维护HR&Admin.Dpt’sofficeconsumablesandofficeequipmentdailymaintenance,distributeandmanagement.

7、其他部长及工厂行政部长助理安排的工作OtherworksassignedbyDpt.Mgr.andFactoryAdmin.Dpt.mgr.

MAINTASKS

主要工作

1.Receivingvisitors,preventfromunauthorizedaccess.

接待来访人员,防止未经许可的进入;

2.CompanyDocumentscollection、delivery,aswellasfilingdocumentsmanagementofthedepartment(exceptHRfilesandHRcontract’smanagement).

公司文件书写、收发和本部门档案管理(除人力档案及人力合同外);

3.Controlanddeliveralldptsofficeequipment.

各部门办公用品耗材的发放与管理;

4.Periodicallycontactsupplierstodonormalmaintenanceforofficeequipments(faxmachine,telephone,copymachineetc)

与供应商定期联络对各部门办公设备(传真、电话、复印机等)进行日常维护

5.Simplemedicaltreatmentforhelpingemergencywoundedperson..

帮助急病受伤人员进行简单的医疗护理。

6.Discusswithrelatedout-sourcedserviceorganizationaboutservicecontent,assistPD’spurchaserofcostnegotiation.

工作描述

JOBDESCRIPTIONNo.

与相关外包服务部门洽谈服务内容、协助采购部人员洽谈服务价格

7.Ensureacontinuousservicetotheemployees:canteen,drinkingwater,dailytransportationetc.

确保员工获得持续的服务:食堂、饮用水、交通工具等;

8.Keepgoodmanagementandbusinessrelationshipwithrelatedout-sourcingcompanies,inordertosatisfyemployees’requestatmaximum.

与相关外包服务公司搞好管理与关系,以便最大限度地满足员工的要求。

9.OtherworksinstructedbyDptmanagerandFactoryAdmin.dptassistmgr.

部长及工厂行政部长助理交办的其他工作。

TARGETS

目标

costofofficeconsumablematerial

办公消耗品的成本

Fileskeepinginorder.

档案的有序管理

Costofservice

服务成本

Employeesatisfaction.

员工满意度

ORGANIZATION

组织

1.ReportingLine

汇报线路

TheReceptionistreportstotheFactoryAdministrationAssistantManager

接待员向工厂行政部长助理汇报

2.Supervision

监督管理

W/O

3.Interactions

沟通交流

Internallyinteractswithalldepartments.

对内与各部门接洽

工作描述

JOBDESCRIPTION

Externallyhe/sheshallfrequentlycommunicatewithOut-sourcedservicecompanies..

对外经常与外包服务公司联系。

QUALIFICATIONS

资质

1.Education

教育

GraduatedfromJuniorCollege

大专毕业

2.WorkExperience

工作经验

1yearofworkexperienceinthisfield.

一年在本领域的工作经验

Experienceinhandlingadministratiseissuesatonetime有经验在同一时间内处理多项行政事务

Strongcommunicationcapabilityinternally/externally.较强的对内对外沟通能力

3.Goodpresentationandinterpersonalskills

良好的表达与人际关系。

4.Capableinhandlingissuesunexpectedhappened.有紧急应变的处事能力

5.Language

语言

Fluentwrittenandspokenmandarin

流畅的书面及口语普通话能力。

Beabletowriteandspeaksi-mp-leEnglishbyself(preferable)英文自己可书写及简单对话(首选)。

6.Mobility

出差

doesnotrequiretravelingonanordinarybasis.

正常情况下不要求出差。

****************************************No.


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行政接待文员 工作职责

接待文员工作内容 | 2016-12-02 12:21

MISSION

任务

The mission of Receptionist & Admin. Clerk is to assist Factory Administration Dpt. Assistant Manager of HR & Admin. Dpt to receive visitors of the company and supply corresponding out-sourced service to employees.

行政接待文员的任务是协助HR与行政部的工厂行政部长助理接待访问的客人并为员工提供相应的外包服务。

MAIN RESPONSIBILITIES

主要职责

1.Receive visitors at first frontier in the company and distribute new employees’ badge in cooperation with HR section.

公司来访客人的前台接待、协助HR分部发放新员工工牌。

2.Company documents’ written, collection and delivery; filing documents management of the department (except HR files and HR contract’s management). 公司文件书写、收/发及本部门档案管理(除人力档案及人力合同外);

3.Daily Management of 1st floor business center and meeting rooms.

一楼商务中心及会议室的的日常管理;

4、班车日常管理(不包含商务车)Shuttle bus daily management.

5、员工餐厅、员工饮用水的日常管理employee canteen and drinking water’s daily management.

6、本部门办公用品等消耗品以及办公设施的管理和使用发放、日常维护HR & Admin. Dpt’s office consumables and office equipment daily maintenance, distribute and management.

7、其他部长及工厂行政部长助理安排的工作Other works assigned by Dpt. Mgr. and Factory Admin. Dpt. mgr.

MAIN TASKS

主要工作

1.Receiving visitors, prevent from unauthorized access.

接待来访人员, 防止未经许可的进入;

2.Company Documents collection、delivery,as well as filing documents management of the department (except HR files and HR contract’s management).

公司文件书写、收发和本部门档案管理(除人力档案及人力合同外);

3. Control and deliver all dpts office equipment.

各部门办公用品耗材的发放与管理;

4.Periodically contact suppliers to do normal maintenance for office equipments (fax machine, telephone, copy machine etc)

与供应商定期联络对各部门办公设备(传真、电话、复印机等)进行日常维护

5.Simple medical treatment for helping emergency wounded person..

帮助急病受伤人员进行简单的医疗护理。

6.Discuss with related out-sourced service organization about service content, assist PD’s purchaser of cost negotiation.

与相关外包服务部门洽谈服务内容、协助采购部人员洽谈服务价格

7.Ensure a continuous service to the employees: canteen, drinking water, daily transportation etc.

确保员工获得持续的服务:食堂、饮用水、交通工具等;

8.Keep good management and business relationship with related out-sourcing companies, in order to satisfy employees’ request at maximum.

与相关外包服务公司搞好管理与关系,以便最大限度地满足员工的要求。

9.Other works instructed by Dpt manager and Factory Admin.dpt assist mgr.

部长及工厂行政部长助理交办的其他工作。

TARGETS

目标

cost of office consumable material

办公消耗品的成本

Files keeping in order.

档案的有序管理

Cost of service

服务成本

Employee satisfaction.

员工满意度

ORGANIZATION

组织

1.Reporting Line

汇报线路

The Receptionist reports to the Factory Administration Assistant Manager

接待员向工厂行政部长助理汇报

2.Supervision

监督管理

W/O

3.Interactions

沟通交流

Internally interacts with all departments.

对内与各部门接洽

Externally he/she shall frequently communicate with Out-sourced service companies. .

对外经常与外包服务公司联系。

QUALIFICATIONS

资质

1.Education

教育

Graduated from Junior College

大专毕业

2.Work Experience

工作经验

1 year of work experience in this field.

一年在本领域的工作经验

Experience in handling administratise issues at one time 有经验在同一时间内处理多项行政事务

Strong communication capability internally/externally. 较强的对内对外沟通能力

3.Good presentation and interpersonal skills

良好的表达与人际关系。

4.Capable in handling issues unexpected happened. 有紧急应变的处事能力

5.Language

语言

Fluent written and spoken mandarin

流畅的书面及口语普通话能力。

Be able to write and speak si-mp-le English by self(preferable) 英文自己可书写及简单对话(首选)。

6.Mobility

出差

does not require traveling on an ordinary basis.

正常情况下不要求出差。

****************************************


#4楼回目录

前台文员工作内容

接待文员工作内容 | 2016-12-02 8:16

前台文员的工作职责:

1. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集;整理员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续

2. 负责前台区域水台和接待室清洁卫生。

3. 协助文控室收发传真并转交给部门,信件和书刊的收发,并做好相关的登记工作;协助各部门发放快递

4. 接听、转接电话;接待来访人员,清理好接待后续工作。

5. 管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。每月底进行库存盘点工作,并将汇总表上报给主管一份;

6. 承办员工考勤工作和外出人员、车辆的登记手续,每天检查到岗情况,每天不定时检查员工有无中途离岗等等,违反考勤制度的,没有正规手续的,一律严格按制度执行;每月3号之前统计好考勤报表上报主管签字后上交财务。

7. 做好公章,车辆出行、人员行程的登记。

8. 办理人员入职,离职人员的相关手续;

9. 及时下达领导的各类通知包括口头或电话通知;

10.每天检查会议室卫生情况并整理好会议所需所有用品,召开会议时做好会议记录,会议后的第一个工作日整理好会议纪要,并发布与公司微信群。会议结束后清理会议室;

11.公司员工动态栏两个星期定期更换。

12.协助好各部门组织公司活动等事宜;

13.协助各部门打印相关信息;

14.协助部门领导完成办公室日常事务。

15.检查和准备好各种办公设备,对其使用时间备案存档,保证办公设备的正常使用。

16.晚上下班时检查好门窗,关闭设备电源开关。

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