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外贸业务文员工作内容

2016-12-02 17:19  人事资料网  字号:T|T
外贸业务文员工作内容

Poster:geluesi

外贸工作千头万绪,做为主心骨的业务人员,只有清晰地了解自己的工作内容,认识工作职责,才能更好地完成工作。针对外贸业务人员日常工作,总结出以下十四个方面。

一、业务人员在国外采购商的询价,做出产品报价前,应了解客户基本信息,包括是否终端客户、年采购能力、消费区域,以及产品的用途、规格及质量要求,我公司是否能够生产等。这项工作,随着外贸管理软件的研发应用,信息化工具的不断完善,已经能够自动化统计显示。在富通天下、畅想等外贸管理软件中,都具备这样的功能,相对富通天下在这个功能挖掘得更深一些,做得更成熟一些。

二、对于外商的邮件、传真,原则上在24小时内答复;特殊情况需要延期的,应及时向外商解释及大概需要的时间。外贸业务员工作繁杂,询盘邮件众多,难免有遗忘的时候。但是随着富通天下等外贸管理软件功能不断完善,系统能自动提醒业务人员:哪些邮件未回复?哪些邮件已经多时未跟踪?这很好地起到了一个提示的作用。

三、对于外商的产品报价,原则上按照公司财务部门经核算后的价格表(外销)执行;公司财务部门根据市场状况及生产成本,定期进行核算,对产品价格进行调整。

四、对于定单数量较大,外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的,业务人员应先上报部门经理批准实施;部门经理不能批复的,报总经理批准后实施。

五、对于C&F及CIF报价,需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项,业务人员应事先联系相关中介机构进行确定,选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。

六、对于外商的寄样要求,原则上要求到付;对于样品数额较大,原则上对方承担成本费用。在正式定单后,可以扣除成本及寄样费用。特殊情况,如关系比较好的老客户,我方可以预付并免收样品,报部门经理批准后执行。费用较大的,可报总经理批准后执行。

七、对于外商需要打样的,业务人员应和生产部门协调,确保样品的质量及规格符合要求;样品需要部门经理审核后寄出;外商对于产品有包装或唛头要求的,正式包装或印刷前需经外商确认。

八、付款方式上,原则上考虑前TT全部或部分作为定金,剩余见提单传真件付款,及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查,发现差异的,应及时通知外商修改。信用证审查无误后,报部门经理复核。

九、原则上,公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后,开始安排生产计划,组织货源,进行生产。

十、在定单生产阶段,业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查,发现问题及时解决;或由部门经理协调解决,或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。

十一、对于C&F、CIF价格条款的,业务人员应在生产结束前一周,安排好货代,确定定舱事宜;

一般在船期前二日,安排装柜、运输。

十二、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的,业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理;办理过程中,业务人员可以协助。

十三、收汇方式为信用证的,业务人员必须细心操作,谨慎处理,注意单证的一致性,做到安全收汇。

十四、 全部收汇后,业务人员请对相关资料进行整理,将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务,进行跟踪,以建立长期的可信赖合作伙伴关系。


#2楼回目录

外贸业务员的工作性质和内容

外贸业务文员工作内容 | 2016-12-02 15:27

1、根据生产函数理论,在技术水平不变的前提下,企业是资本、土地、劳动和企业家才能诸生产要素的组合,这种组合依靠的是契约,或者称为合同。使产出大于投入,实现盈利。使供、产、销顺利进行,实现资本和产品的循环。依法经营,受到法律保护。法律是一种基本的社会行为规则,虽然经常有漏洞可钻,有擦边球可打。

2、首先明白业务员,包括外贸业务员在生产要素中的归类。业务员,如果严格讲,应该属于企业家才能这一块,即所谓的经营管理层。所以做好外贸,业务员占了很大一部分,但注意不是全部;正如光靠推销,并不能真正带来持久的竞争优势;靠假冒伪劣,岂可长久,尤其是在信息方便传播的现代社会。企业的组织机构、经营管理层、产品、商标、质量管理体系等诸多因素,甚至有时一些非正常的因素也在影响着交易。生产企业一般有自己的商标、产品,技术和资本也强于贸易公司,也便于业务员对产品的理解,这就是为什么生产企业比贸易公司更容易成交。生产企业是供--产--销,贸易公司是供--销,产业链长的竞争优势体现在以价格为代表的合同条款的各个方面。当然贸易公司也可以通过投资、收购而成为生产企业,这已经是企业如何发展的问题了,和业务员关系不大。

3、业务员的工作,主要是订合同,也即合同的磋商、签订和履行。在国外,有些文献将合同与交易等同。其中最关键的地方,是合同的签订。一个有利的合同,可以带来履行的顺利和便利。磋商的理想结果是签订,签订的结果是履行。内贸和外贸略有差异,主要体现在英语、国际营销、外贸法律法规、外贸单证等方面。也可以说,外贸业务员与自由市场卖苹果的商贩本质上没什么不同。

4、外贸业务员至少应该精通英语。当然懂二外更好,可以拉近距离、减少竞争者、增加可能的客户,如不懂英语的客户。因为英语是国际商业、法律和技术语言。精通英语,可以使你更好的磋商或谈判、更好地签单,更好地履行。英语专业的学生还好说一些;对于国贸专业的学生而言,我一直认为应该重视英语语法的学习。

5、外贸业务员应该熟悉本企业的产品,象熟悉中文产品一样,以英文熟悉。

6、产品、价格、分销渠道和促销构成了市场营销的4要素,或者说4P原则。熟悉产品、最低价格、专注于分销渠道和促销,使你有了参与市场竞争的基本条件。如果一个公司没有某种相对的竞争优势,那么最终结果可能是在竞争中落后,甚至破产。尤其贸易公司,在价格方面永远是二手的,所以必须在其他方面胜出,才可以维持以求逐渐壮大,例如关系或者其他因素如权力。

7、一个业务员如何从众多竞争者中胜出,企业不同,顾客不同,方法也不同,还需要自己体会。最简单实用的方法之一是在许可的条件下报最低的价格,兵闻拙速,未睹工久也。

8、持续地从事某一产品的外贸业务,并有了信誉,可以带来另外一种竞争优势,有些学者称为商誉。

9、还有一个问题,是业务员如何和企业匹配的问题。夫妻店并不需要哈佛大学的博士,高中毕业生想进央企可能也有些困难。正如去年某院长所说,你家姑娘不漂亮,又没啥优点,想找个漂亮小伙儿,可能吗?呵呵

10、缘来而聚,缘去而散。有些时候,主动或者被动离开工作岗位,好合好散,挥一挥手,也是一种境界和潇洒。


#3楼回目录

外贸业务员工作职责

外贸业务文员工作内容 | 2016-12-02 19:25

一.外贸业务工作流程:

1. 整理报价:

针对不同客户询盘,提供相关报价资料。其中,对于出口产品的报价主要包括:产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来,并由经理签字存档。

2. 处理样品:

制作详细样品单,向工厂索取样品,以免工厂错误打样。收到样品之后,应核对样品尺寸,质量和照片,确保寄出的样品同报价吻合,可以按照其生产。另,针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用,同客户协商,协商不了的情况下,汇报上级,达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息,以便及时追踪和后查。

3.订货(签约):

贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商,双方协商认可后,需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务和经理审批,填入“出口合同审核表(订单跟踪表)”,尽可能将各种预计费用都列明。通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份。

4.收取订金或信用证:

4.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其它可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

4.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。

5.下国内生产定单:

在收到信用证或预付款的前提下,开始进行备货。根据订单制定生产计划单,经过审批后,下达到生产部进行生产。如需要,应同时下条码贴纸的生产单给工厂,此类印刷品应要求工厂提供倍品,并确保扫读OK,以免影响出货。

6.追踪和验货:

在备货过程中,生产部同步进行生产进度汇报,对生产完的产品进行入库登记,以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周,通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

注:每次新产品出货,需有大货样品留底。

7.租船订舱:

7.1、在备货的同时,如果本票业务不为客户指定货代,则向货运代理公司询

价,确定本次出运的货代公司。

7.2、在货物全部生产、包装完毕后,生产部制作装箱单,业务人员根据报来的装箱单,结合合同及信用证货物明细描述,开列出仓通知单。通常在开船一周前可拿到定仓纸。

7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。

7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱,确认配船和费用后,准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到货代公司用于报关、出运;

7.5、在货代公司确认配船和费用后,收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。

8.报检:

国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格,附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单,寄到货代公司用于报关。

9.申领核销单:

单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。

10.出口报关:

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。

10.1单证部门拿到核销单后,将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。

10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司,货代公司凭收到的商检换证凭单,到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。 10.3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后,货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

11.收款:

11.1.准备文件:督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,

要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件(商业发票/一般原产地证/装箱单等)。 11.2.交单:

采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。

12.核销退税: 一般在报关之日起90天内核销,核销后公司方可到税务局申报退税。

13.业务登记/存档:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

14.售后问题的处理:因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的,业务人员应及时处理。

注:以上业务处理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并应同单证报关人员紧密配合工作,处理好相关交接工作,以免产生问题。

二.现有客户维护和新客户开发:

1.现有客户关系维护

1)处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量,协调与客户之间的关系

2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策,并提供一定程度的广宣支持,塑造良好的企业和品牌形象。

3)在国外的重要节假日里,需发送电子贺卡以示问候。

4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

2.新客户开发

通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场,寻找新的客源。

三.其他相关职责:

1.外事接待

2.建立客户档案,产品档案,质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份,以备查用。

3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档。

4.提交月/季度报表和年度总结。

5.注意不断提高业务员自身知识和素养。


#4楼回目录

外贸业务员工作流程

外贸业务文员工作内容 | 2016-12-02 10:57

步骤/方法1

一、接到询盘

1、认真报价

(1)与工厂核对最新产品价格

(2)查当日最新汇率

(3)核算FOB价格

(4)与货代联系询最新海运价格

(5)报价单中各种参数一定要准确,尤其是集装箱的装量

(6)付款方式要确认

2、做样品

(1)安排工厂打样

(2)一定要客户确认样品在下单2

二、客户下单

1、做PI

(1)公司名称、客户名称一定要对,要逐一检查

(2)订单号,PI的时间一定要正确

(3)商品名称一定正确

(4)单价金额一定要核准

(5)总金额和大写金额一定要正确

(6)一定要有正确的本公司银行信息

2、做合同

(1)公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对,要逐一检查

(2)产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查,确保没有错误

(3)合同其他条款一定要做细做全3

三、安排工厂生产

1、下订单给工厂

(1)要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量

(2)索要正规报价(工厂传真过来)

(3)等收到客户银行水单再安排工厂生产

2、做采购合同

(1)合同一定要做细,合同号,以及涉及各个产品规格参数一定要写全。

(2)数量、金额要仔细核对无误

(3)验货方式要写详细、清楚

(4)确认付款方式

(5)确认出了问题的解决办法和索赔方式

3、打定金给工厂

(1)核对工厂账号信息

(2)核对本公司会计打款的账单信息

(3)电话跟踪工厂钱款是否到帐

4、跟踪生产进程

(1)随时掌握生产进程

(2)确认货物尺寸、重量4

四、联系货代安排运输

1、要价格(海运或空运)

(1)多找几个货代比对价格和船公司

(2)选定价格和货代公司

(3)确定好付款方式(预付还是月结)

2、快递报关单证

(1)快递报关单证给货代报关(报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同,空白单)

(2)确认报关信息5

五、交货运输

1、通知客户打余款

(1)通知客户货已生产完成,拍照

(2)做PI给客户打余款

(3)安排客户验货

2、打余款给工厂

(1)验货

(2)打余款给工厂

(3)要增值税invoice

(4)工厂安排送货到指定仓库

3、运输货物到目的港

(1)货物运出后要提单

(2)货到港后付货代运费

(3)货代要invoice

(4 )货代核销单和报关单


#5楼回目录

外贸业务员能力及工作内容

外贸业务文员工作内容 | 2016-12-02 21:42

1,邮件:每天至少两次收发公司反馈信箱,早上上班和晚上下班之前,每天必须保证收到的反馈及时回复,由于时差原因,业务人员能在家处理反馈更好,以保证回复的及时性。(晚上加班不可避免)。

2,客户信息管理:建一个个人excel表格,及时将收到的客户信息写入表格,并且做好客户分类工作,将询盘内容、质量比较高的客户做为重点客户重点跟踪,也也不要忽略小客户,客户都是从小做到大的。

3,网络客户:到相关商务网站寻找买家。整理、分类,针对不同地区的客户进行不同的发盘,做到简洁,有针对性,不要群发邮件。

4,网站推广:每隔一定时间到相关商务网站发布一些有商业价值的信息。——增加浏览量

5,公司首页:每个季度更换网页内容和风格。新产品及时发布上网,老产品从新定位,以吸引新客户。

6,服务:定期向老客户或潜在客户发送公司的最新产品信息和公司概况,以维持与老客户的感情联系,以及增加与潜在客户的接触机会,坚持做。老主顾不能丢

7,周报:业务员每周汇报询盘及基本业务情况情况,自留一份以作总结材料。注:该周报计入业务考核范围。

8,例会:每周召开相关人员会议,分析原因,总结经验,目的是使工作更高效率,增加交流机会,激励员工提高个人竞争力和总体业务水平,建立一个学习型或者俱乐部形式的团体。

业务前提:

1、取得所需认证。进出口资质、出口退税证、ISO9000等企业必须质资,以及产品出口目的国的准入证明等

2、做好产品架构。产品的成本分析、报价系统的合理化等;产品的类别、质量和产量;设备的能力以及产品分配比例,以了解企业自身生产经营状况。

3、业务目标的设定。销售目标分解到每天(如每天跟踪多少客户等)。

4、所需工具。方便的办公设备、信息高效的门户网站,个人名片、公司说明和样品。

5、电联的基本文稿方式;面谈的基本礼仪。提升自己的个人素质,如不同国家不同客户的文化习惯。

正式业务:

1、掌握必要的营销工具,根据预算,做出基本的网站平台和展会的参考。

2、新老客户的邮件营销。(附公司概况及公司产品详情)

3、处理询盘,回复专业。

4、分类客户,定期回访。

5、跟踪外贸流程:包括从报价、寄样、发货、运输、对方确认收货以及客户反馈;从正式接单、签单、生产过程控制及产品的质量控制、包装设计、发货、收款、寄单等全过程的跟踪。

6、通过展会了解市场行情,为产品定位做辅助工作。

7、根据客户需求,协助公司做新产品开发工作。

8、培养新的业务员以辅助自己。

PS:做好考勤O(∩_∩)O哈哈~

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