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企业文员工作内容

2016-12-02 17:51  人事资料网  字号:T|T
企业文员工作内容

一、接听电话

1、听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

2、听话时先问候,并自报公司、部门。标准语:“您好,鸿泰门窗!”或“您好,这里是鸿泰门窗!”(注意声音和表情)

3、对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

①咨询业务:先生(小姐),关于这方面情况,让我们公司X先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

②联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

③找人:先生(小姐),您找的XX先生名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司XX先生的电话,询问转接与否。)

④对政府部来电且不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人(通话简明扼要,不应长时间占线);

4、结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

附:

1、已知相关的人员现在不在办公室时,标准回话:“对不起,XX先生暂时不在办公室,请问有什么事情我可以转告吗?在不了解对方的动机、目的时,不随便传话,更不在未授权的情况下说出指定被访者/受话人的行踪或将被访者/受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。

2、如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时,标准回话:“有什么可以帮到您的吗?”通过与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推销电话,标准回话:“对不起,XX先生外出了,您需要我转达什么信息吗?”

3、如果来电者拨错了号码,标准回话:“对不起,您是不是打错了呢?这里是鸿泰门窗”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是0755-89747775

4、在向被访者转达来访时,应告诉来访者的姓名。

二、 接待拜访客户

保持前台环境干净整洁,会议室的报刊书籍的完好无损,保证饮水机时刻有水,一次性水杯充足。接待来访者时候,避免让来访者自己进入办公区域,而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接;

1、起立——有访客来时,立即起立,目光直视来访者并点头微笑致意;

2、问询——语气轻柔:“您好,请问您找哪一位?“请问您是哪家公司?请问贵姓?”“是否有预约?”,

3、安排接待——

了解拜访原因,给予正确接待

(1)如果是总经理预约的客人来访,可询问“请问贵姓,请问是哪家公司?”,确认对方的身份的确是预

约后,通知总经理后方可引领到总经理办公室人;如果没有预约,请来访者稍等,立即帮其联系,如果总经理同意来访,引领来访者入座,并倒水给客人,如果不同意来访,委婉拒绝。

(2)如果客户来访办理业务,给予引导在接待区,联系要找的相关人员;如果来访者要找的同事让其去

会议室或展厅等候,前台应该带来访者去会议室或展厅,(如果是夏天,要打开风扇或空调,注意风扇的风量不要太大,空调设置到26度,风速为小),为来访者倒水后礼貌的离开。

(3)如果来访者要找的人不在,根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人;如果如不需要,委婉告

知客人相关负责人不在,是否愿意等人回来,或者明天再来访。

(4)如果是面试者,引导填写简历,简单介绍公司及应聘岗位基本情况后,通知用人部门给予及时面试

(5)如果是快递人员,给予签收,邮件即时送给收件人

(6)如果是推销人员,问清原因,给予引导接待或者回绝。

4、送客——客人离开时,要起身送客,礼貌用语:“您慢走”。

三、前台日常工作

1、负责把当日报纸放在报架上,将旧报纸放指定地点。

2、负责提醒和纠正雨伞架上雨具的摆放(特别注意下雨天)

3、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起,放在指定位置,以备它用。

4、管理饮水机的开户,并随时注意一次性水杯数量。

5、公司电脑、打印机、传真机等文印设备,发现故障,及时通知维修人员或供货商修复,确保设备正常使用。

6、负责鱼池中水质及观赏鱼的喂养。

7、负责公司所有花卉的养护,如有枯枝黄叶或营养不良及时通知花卉养殖人员。

8、协助行政经理对公司清洁阿妈的工作检查,对死角及易脏区域做重点排查,并及时与清洁阿姨沟通清理改正。

9、责公司前台的卫生清理及桌面摆放,并保持整洁干净。

四、 考勤的制作

1、每日上班后做好各部门的考勤抽查。

2、每月3日前将各部门考勤打印后交各部门确认、签字、回收。

3、每月月初10日前将上个月的考勤用电子表格制作出来,在制作过程中注意请假、旷工、签卡、迟到、出差、转正人员的详细标注,交行政经理审核。

4、每月月初13日前将上月宿舍人员及水电费扣款计算完成,厨房就餐人员及餐数统计完成交行政经理审核。

5、每月15日前必须将各部门考勤、水电费、餐费统计完成交财务制作工资。

五、人事处理

1、协助行政经理对各部门补充人员的招聘。(按招聘流程)

2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理,并交行政经理审核(严格按照入职及离职程序及相关责任人签字程序)。

3、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。

4、全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)

5、对试用人员之试工情况及考勤跟进。

6、协助行政经理对全公司人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

7、协助行政经理对全公司奖惩手续之办理。

8、负责对各类资料进行签收,整理并分类归档。(公司内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)。

9、负责发放每月各部门转正员工《转正申请表》至各部门负责人,并于每月15日前回收,交至行政经理处。

10、负责对转正人员的劳动合同签订,如遇不愿签合同人员第一时间上报行政经理处理。

11、协助行政经理对员工仪容仪表、工作纪律进行日常监督。

12、协调行政经理对各部门员工进行各类培训。

13、负责对公司易耗品进行归类与盘点,每月初统计上月购用情况,并上报行政经理。

14、其它违反公司制度或上级安排的其它工作任务。

六、 后勤处理

1、负责为公司管理层名片制作。

2、协助行政经理对宿舍卫生检查与评比。

3、协助行政经理对饭堂伙食进行跟进,并适当做出调整。

4、公司日用品的采购(提出列出清单交行政经理审核)。

5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。

6、及时处理好客户的投诉问题。

7、协助行政经理对各部门提交《维修申请单》进行安排与跟踪。


#2楼回目录

小公司办公室文员工作内容

企业文员工作内容 | 2016-12-02 12:36

办公室文员工作内容

1、 办公室的清洁和美化:每天早上到办公室的第一件事,办公室

的清洁和茶具的清洗。垃圾应该是每天下班时顺便丢掉的,早上要做的就是,扫地,拖地以及用牙膏或盐巴清洗茶具,并对茶具进行消毒处理;

2、 人员考勤:第二件事:对公司员工的考勤及记录。到上班时间

了,了解所有人员是否到岗,如若有未到岗人员,通过电话及时了解其去向以及未到岗原因,并一一的记录下来(重要,涉及每人每月的绩效考评);

3、 主持会议:总结前一天的工作,计划当天要做的工作,并用便

利贴写下来,贴在显眼的地方提醒自己。主持每周会议,周一的早会,周五的总结会议,特殊情况下的专题会议并且做好会议记录;

4、 人员的招聘:针对不同时期的需要,做到每周登录广西人才网

(公司人才网账号:******** 密码:*******),查看新增简历并进行初次的筛选,对于合适的进行短息回复或电话通知,预约面试(需要与相关领导进行沟通,明确需要招进的人员类型及人数并择取适当的时间)。对入职人员进行入职手续,填写入职表格,收取有效证件的复印件及相片,进行留底保存和归档;

5、 仓库的管理:对现有的仓库物品和办公用品进行登记记录和进

出库的管理,每月进行一次仓库盘点,及时对已消耗完的物品进行合理采购;

6、 来访和来电接待:接待来访客人,面带微笑泡茶或倒水,并询

问其来访原因,针对不同情况灵活处理;接通来电,以友好礼貌的方式询问对方身份,来电原因,并且一一记录下来并及时处理(如需转接找到相应的分机号,按*号键加上分机号,等分机号主人接通后挂断即可),如分机主人不在,询问其是否需要留言,记录留言,等分机主人回来,详细告知;如对方询问分机人员的手机号码,先征求分机主人的同意后再告知,如若不同意,则委婉拒绝;

7、 商务询价,联系供应商及设备采购:针对不同的项目,列出大

致的采购清单,寻找不同设备的供应商并进行询价(要配置要方案),在众多方案和报价中进行对比,选择其中三家较合适的供应商报价和方案进行再次对比,把对比结果呈给上级领导,结合领导提出的意见或指示,最后选定一家作为项目设备供应商(不同设备供应商的选择都以此方法来选定),选定供应商,根据其提供的报价和简易方案,进行总方案的撰写和不同设备报价的汇总,呈给领导审批,审批通过后,联系选定供应商,协商合同上付款方式,运输方式和时间等细节问题,协商一致后,让对方备货发货。

8、 协助会计工作:每月中旬,协助会计办理税务清卡(拿上IC卡,

公章,打印出来的汇总表(专用发票+普通发票)去国税柜台清卡),普通发票用完了,负责到地税局买发票(用完的发票,公章和打印出来的汇总表);支票用完了,负责到银行买票(带上

公章,企业法人私章,如果有作废和弄丢的,则需要带上盖有公章的证明书,标明弄丢的支票编号和分数);

9、 行政工作:负责编辑文字类的东西,负责打印,扫描,复印,

和传真的收发并负责存档;

10、 协助工作:协助其他同事完成工作,完成领导临时交办的事情。


#3楼回目录

行政文员工作内容

企业文员工作内容 | 2016-12-02 23:29

行政人事主要负责:1掌管公司人员的名单,详细资料,档案,职位,工资。

2负责为各个部门招聘相关人员。

3负责公司员工入职与离职的交接办理。

4负责公布公司内部通知,以及新员工的入职培训(主要是培训公司里的制度及公司简介) 5配合行政经理的各种工作。

还有就是负责公司员工的社保及公积金这些。

行政文员的主要工作是:

1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序;

2、负责公司员工的考勤管理;

3、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务;

4、负责接待来宾,接听或转接外部电话;

5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理;

6、完成上级安排的其他工作任

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