财务部档案管理制度_财务部档案管理制度

财务部档案管理制度_财务部档案管理制度范文

　　为强化财务档案的管理，保证档案的安全、完整、及时，应制定规范的财务部档案管理制度。下面小编为大家整理了有关财务部档案管理制度的范文，希望对大家有帮助。

　　财务部档案管理制度篇1

　　第一条 会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各企业的主要档案之一。

　　第二条 按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。

　　第三条 会计档案的范围

　　1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

　　原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。

　　记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。

　　其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

　　2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。

　　3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。

　　4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。

　　第四条 会计档案的立卷和保管

　　1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。

　　2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。

　　3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。

　　4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”由会计档案经管人负责登记。

　　5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。

　　6、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。

　　7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。

　　第五条 会计档案的.调阅

　　1、本公司人员调阅会计档案，要经主管会计同意;外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信，并经会计主管或企业领导人批准;会计档案原件不得外借。

　　2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记簿，需要复印的要经本企业领导同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。

　　第六条 会计档案的销毁

　　1、对保管期满的会计档案，要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定，严格审查，对其中未了结的债权、债务的原始凭证应抽出另立卷，保管到确无保存价值时再进行销毁。

　　2、对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查，报上级主管单位批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册一式三份，分别由档案、财会、上级主管单位保留。

　　财务部档案管理制度篇2

　　第一章总则

　　为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况，制定本办法。

　　第二章会计档案管理部门

　　1.公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

　　2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　第三章会计档案归档的范围

　　1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

　　2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

　　3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的.批复及社会审计的审计报告。

　　4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

　　5.增值税专用发票和普通发票。

　　第四章会计档案的整理

　　会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

　　1.会计凭证。

　　(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

　　(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　2.会计账簿。

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

　　(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

　　(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

　　(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

　　(4)会计账簿的装订顺序：

　　会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

　　(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

　　(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

　　(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

　　(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

　　3.会计报表。

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

　　第五章 会计档案的归档保管

　　1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

　　2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

　　3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

　　第六章会计档案的借阅使用

　　1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

　　2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

　　3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

　　4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需

　　需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

　　第七章 各种会计档案保管期限

　　1.会计凭证保管15年。

　　2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

　　3.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。

　　4.发货票保管5年。

　　第八章 会计档案的销毁

　　1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

　　2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

　　第九章 附则

　　1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

　　2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

　　财务部档案管理制度篇3

　　第一条，为加强公司财务部会计档案的管理，确保会计档案资料的安全、完整，制定本办法。

　　第二条，本办法所称的财务部会计档案，是指财务部门的各种会计凭证、帐本、会

　　计报表、合同、文件、发票存根、收据存根、银行对帐单、调节表、纳税申报表等。

　　第三条，财务部设立档案管理员，财务部的各种会计档案由档案管理员进行管理，按照ISO9001-2000质量管理体系认证中的文件控制程序和记录控制程序要求，认真做好收、发文记录和控制。

　　第四条，会计档案管理要求：

　　1、本年度发生的除会计凭证以外的会计档案，如帐本、报表、对帐单、银行存款余额调节表、纳税申报表、收据存根等，原则上由相关经办会计、出纳自行妥善保管，在下一年度开始后30天内装订成册并移交本部门档案管理员保管。

　　2、当月发生的.会计凭证，必须由档案管理员在月度终了后15天之内装订成册，存入指定的档案柜内，会计档案柜应选在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，室内应经常保持清洁卫生。

　　3、当年发生的会计凭证的监管工作，由财务部门负责人具体负责落实;上一年度及以前的会计凭证的监管工作，由本部门档案管理员具体负责。

　　4、当年发生的会计凭证所存放的档案柜，因工作需要使用比较频繁，可以不加锁保管，但应经常使档案柜门处于关闭状态，财务部门负责人应经常查看、清理，原则上要求每月进行一次，确保会计档案不遗失。

　　5、会计档案在会计年度终了后，暂由财务部门保管两年，期满后，由财务部门档案管理员编造清册移交公司档案部门保管，移交清单应由财务部门妥善保管;在移交之前，由本部门档案管理员加锁保管，在此期间的会计档案借用、复印等，按照《贵州五福坊食品有限公司财务管理制度》第四十一条的规定办理(即非财务人员借用会计档案原件，必须经分管财务的副总批准;会计人员借用会计档案或非财务人员复印会计档案，必须经财务部经理或副经理同意)。

　　第五条，处罚规定：

　　1、财务部门相关会计人员、出纳人员对于本人经手的除会计凭证以外的会计档案，如帐本、报表、对帐单、银行存款余额调节表、纳税申报表、收据存根等，不按规定的时间(次年开始30天内)完成装订并移交部门档案管理员的，发现一次罚款20元，因保管不善造成会计档案遗失的，视情节轻重给予当事人100元——300元的罚款。

　　2、当月发生的会计凭证超过15天仍未装订成册的，对部门档案管理员每次罚款20元;档案管理员未按规定进行档案管理，造成会计档案遗失的，视情节轻重给予当事人100元——300元的罚款。

　　3、因档案管理工作监管不够，导致会计档案遗失且无法落实责任人的，视情节轻重对财务部门负责人给予100元——300元的罚款。

　　第六条，本办法所称的会计年度、本年度、上年度、下年度，均指国家财政年度，即每年1月1日-12月31日。

　　第七条，本办法自公布之日起开始生效，由财务部门负责人具体组织实施，财务部各相关人员根据本办法的要求协助落实各自的档案管理工作。

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