公司财务档案管理制度实施条则

公司财务档案管理制度实施条则

　　虚假财务信息会严重扰乱了企业经营决策者的科学性,导致决策失败,严重的甚至影响到企业的正常经营，为了避免财务信息失真,加强财务档案管理工作在企业管理中显得给外重要。下面爱汇小编整理的公司财务档案管理制度实施条则，供你参考。

　　公司财务档案管理制度实施条则范文一

　　一、 为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计 法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定，结合本公司的实际情 、 况，制定本制度。

　　二、 本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。

　　第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。

　　二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。

　　档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有《会计从业资格证》 等条件。

　　三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员。

　　第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、 自制原始凭证 (1) 一次凭证。

　　如入库单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。

　　如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。

　　如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等; (4) 记账编制凭证。

　　如购货发票、收据等。

　　(二) 记账凭证 二、会计账簿。

　　包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。

　　三、财务会计报告。

　　包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计 准则要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

　　四、其它会计核算资料。

　　凡与会计核算机密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资料。

　　如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核

　　定资金定额的数据资料、 会计档案移交清册、 会计档案保管清册、 会计档案销毁清册等。

　　实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计核算资料均应 视同会计档案一并管理。

　　第四章 会计档案的整理和装订 一、 会计档案的整理立卷。

　　会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

　　会计档案的整 理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。

　　(一) 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

　　(二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立 卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　(四) 会计档案的装订。

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。

　　1、 会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

　　(1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ，对大的张页或附件要折叠成通记 账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整; d. 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。

　　再检查附件有否漏 缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

　　(2) 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一 线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记 账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

　　(3) 会计凭证装订后的注意事项。

　　a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　2、 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

　　基本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐 全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订。

　　(2) 活页账簿装订的要求： a. 保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸 做封面、封底，装订成册。

　　b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐

　　页装订在一起。

　　c. 在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员(经办人)签 章。

　　(3) 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

　　b. 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

　　c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。

　　d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　3、 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后， 留存的报表按月装订成册谨防丢失。

　　小公司可按季装订 成册。

　　第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐 压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨级报表装订顺序为：会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底;第三，按保管期限编制卷号。

　　第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行： (一) 开列清册，填写《会计档案移交单》 (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

　　第六章 会计档案的归档保管 一、 公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。

　　保管地点应具备完善的` 防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

　　当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。

　　二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止 潮湿; (五) 设置保管清册(附表 5) ，严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　会计档案保管专员负责全部会 计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

　　三、机构变动或档案管理专员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员编制会计档案移交清 册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。

　　四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。

　　凡是在立档单位会计核算中形成的， 记述和反映 会计核算的， 对工作总结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案， 应永久保存。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。

　　会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天算起，如：1996 年年度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。

　　为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的

　　保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

　　第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。

　　二、 外部借阅会计档案时， 应持有单位正式介绍信、 经总经理、 财务总监或财务经理批准后， 方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》 。

　　经会 计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

　　档案库管员应登记《档案借阅登记表》 ， 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出 或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件) 。

　　四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

　　第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申 请表》 ，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

　　二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁;国 有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。

　　三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由 档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　公司财务档案管理制度实施条则范文二

　　1 目的

　　2 范围

　　3 会计档案的定义和分类

　　3.1 会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案分为以下几类：

　　3.1.1 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。

　　3.1.2 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

　　3.1.3 财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

　　3.1.4 发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。

　　3.1.5 其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。

　　4 会计档案的整理

　　4.1 会计凭证：

　　(1)每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。

　　(2)会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。

　　4.2 会计账簿： 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

　　(1)会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。

　　(2)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。

　　(3)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

　　(4)会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。

　　4.3会计报表：

　　(1)会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。

　　(2)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。

　　4.4 财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水号(XX),项目审计报告按补助项目申报资料整理。

　　4.5发票：

　　(1)出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、

　　开票起止日、开票人、装订人签章。

　　(2)增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额(按同类税率分类汇总)、册数、装订人签章。

　　(3)收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—目录—发票(收据)—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。

　　4.6 其它会计资料：

　　(1)银行存款余额调节表、银行对帐单：按年整理，年度对帐结束后，按月顺序整理装订成册归档保管，装订顺序：封面—银行存款余额调节表、银行对帐单—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。

　　(2)出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订顺序：封面—目录—备案资料—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

　　(3)物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

　　(4)领料单：每月封箱存放档案室。

　　(5)补助项目申报资料：按项目分类整理归档保管。

　　(6) 工商年检资料：按年整理归档保管。

　　4.7 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理。

　　5 会计档案的'归档保管

　　5.1 财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。

　　5.2 当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部按照归档要求，负责装订成册，编制《档案管理台帐》，移交至财务部会计档案管理人员。

　　5.3 保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜(标识：年份、起止月份、档案名称)，3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。

　　5.4 会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制《文件(记录)移交销毁申请单》，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

　　6 各种会计档案的保管期限

　　6.1 会计档案保管期限：参见附表《会计档案保管期限表》。

　　6.2 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　6.3 会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

　　7 会计档案的借阅使用

　　7.1 会计档案不允许随意借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准后方可借阅，填写《文件借阅、复制记录》，且借阅资料不可转借。

　　7.2 涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。

　　7.3 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特殊需要，经财务总监批准。

　　7.4 借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。

　　7.5 归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。

　　8 会计档案的销毁

　　8.1 每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进行整理，提出提出《文件(记录)移交销毁申请单》报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　8.2 监销人在销毁会计档案前，应当按照《文件(记录)移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的会计档案。

　　8.3 销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在《文件(记录)移交销毁申请单》签名盖章，《文件(记录)移交销毁申请单》永久保存。

　　公司财务档案管理制度实施条则范文三

　　一、财务档案的内容及分类

　　1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证;

　　2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。

　　3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告;

　　4、银行资料;

　　5、税务资料;

　　6、各类合同;

　　7、财务人事档案;

　　8、公司制度文件;

　　9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

　　二、凭证的管理：

　　1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。

　　2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。

　　三、账册的打印装订及存档

　　1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。

　　2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。

　　3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。

　　4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号

　　5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。

　　6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。

　　7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。

　　8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。

　　四、档案归档管理

　　1、财务档案归档总体要求

　　1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准确地反映财务活动的全过程和历史面目。

　　1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。

　　1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。

　　1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。

　　1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。

　　1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。

　　2、各类档案的归档要求举例

　　2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：

　　1)封皮;

　　2)目录(若资料较多);

　　3)纳税申报表;

　　4)各税种税款计算清单(若有);

　　5)税票、完税证(若有)、拨款回单(若有)复印件;

　　6)付款审批单、纳税OA审批(若有)复印件。

　　2.2装订要求

　　2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。

　　2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。

　　2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。

　　2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。

　　2.2.5图片

　　3、各类档案的存档方式

　　3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。

　　3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。

　　3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。

　　3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。

　　4、经济合同档案管理

　　4.1 经济业务合同存档分类

　　4.2 合同接收前的审查

　　1)使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批;

　　2)审查公司法律顾问出具的书面意见。

　　3)经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致;

　　4)合同文本(含附件)超过两页(含两页)的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕;

　　5)合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页;

　　6)当事人主体名称与印章是否一致;

　　7)如有授权代理人，则需查验是否有授权文件;

　　8)合同内容是否完整;

　　9)附件是否完整;

　　10)签署时间是否填写等。

　　4.3 合同归档

　　4.3.1 财务部必须以合同原件归档;

　　4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类;

　　4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管;

　　4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。

　　4.4采购合同的档案要求

　　4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件：

　　1)合同审批OA;

　　2)符合制度的直接委托审批表(原件);

　　3)《询价函》(三方比价为所有供方反馈的《询价函》)(原件);

　　4)《三方比价会签表》(2万元以上直接委托业务)(原件);

　　5)价格及合同谈判会议纪要(原件);

　　6)拟委托单位的营业执照、资质证书(如有)等文件(复印件加盖单位公章);

　　7)外聘律师审核意见。

　　4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件：

　　1)不符合制度的直接委托审批表(原件);

　　2)市场调研报告(原件);

　　3)拟委托单位原始报价单(盖章)(原件);

　　4)价格及合同谈判会议纪要(原件);

　　5)拟委托单位的营业执照、资质证书(如有)等文件(复印件加盖单位公章);

　　6)外聘律师审核意见。

　　4.4.3招投标合同的.后附要件：

　　1)后附合同签订审批OA;

　　2)合同谈判记要(原件);

　　3)合同审批表 (原件);

　　4)中标单位调整报价(若有);

　　5)律师审核意见书(原件)。

　　4.4.4续签合同后附要件：

　　1)合同续签审批OA;

　　2)履约评估表(原件);

　　3)价格及合同谈判会议纪要。

　　4.5招投标采购档案管理

　　4.5.1年度招标采购计划

　　1)审批OA;

　　2)年度招标(采购)计划审批表(各公司) (原件);

　　3)年度招标(采购)计划调整表。

　　4.5.2入围单位及招标文件审批资料

　　4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：

　　1)入围单位及招标文件审批OA;

　　2)招标小组成员审批表(原件);

　　3)单项招标计划倒排表 ;

　　4)入围单位评定资料， 包括：投标单位推荐表， 拟入围单位基本信息评审标准， 投标单位基本信息调查表(加盖投标单位公章)， 拟入围单位评审表， 现场考察计划， 现场考察评分表， 拟入围单位现场考察评定表， 投标承诺函， 入围单位评定会签表;

　　5)入围单位营业执照及资质证明( 加盖对方印鉴的复印件)包括但不限于：有效的营业执照(复印件加盖单位公章)， 税务登记证(复印件加盖单位公章)， 组织机构代码(复印件加盖单位公章)， 有效的企业资质等级证书(复印件加盖单位公章)， 企业近三年的财务报表(如有)(复印件加盖单位印章)， 企业安全生产许可证(如有)(复印件加盖单位公章)， 质量、环境及职业健康安全认证证书(如有)(复印件加盖单位公章)， 近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件;

　　6)招标文件会签表(原件);

　　7)招标文件。

　　4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：

　　1)入围单位及招标文件审批OA;

　　2)招标小组成员审批表(原件);

　　3)邀请投标的合格品牌库名录;

　　4)邀请单位投标承诺函( 原件);

　　5)招标文件会签表( 原件);

　　6)招标文件。

　　4.5.3定标审批资料要求：

　　1)定标审批OA;

　　2)定标审批表(原件);

　　3)评标报告(原件)包括：(包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件);

　　4)各单位投标文件(包括技术标和商务标)( 原件);

　　5)对招标过程的特别说明(会议签到表、会议纪要等)。

　　1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。

　　2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。

　　3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》

　　4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》，该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。

　　5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。

　　6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失;存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离;环境温度选定范围：17-20℃;相对湿度选定范围：35%-45%。

　　7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接;未经相关批准不得擅自复制电子文件。

　　六、档案室的管理

　　1、档案室要求

　　1.1财务部争取设立部门独立的档案室。

　　1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。

　　1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。

　　1.4不得使用木质档案橱柜。

　　1.5环境温度选定范围：14-20℃;相对湿度选定范围：50%-60%。

　　2、档案管理员的岗位职责

　　2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。

　　2.2按照本指引要求建立财务档案。

　　2.3要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

　　2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。

　　2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。

　　2.6办理领导交办的其他档案业务工作。

　　3、档案室安全规范

　　3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。

　　3.2档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。

　　3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

　　3.4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。

　　3.5档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。

　　3.6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。

　　3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

　　3.8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要特别加强看护、确保安全。

　　1、档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守公司各项保密制度。

　　2、凡未经公布的统计数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得擅自扩散。

　　3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

　　4、不得泄露所管理档案内容，不将档案借给无关人员，不准无关人员进入档案室。

　　5、定期检查不安全因素，发现问题及时补救，保证保密档案的绝对安全。

　　6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经公司相关领导批准。

　　7、严格档案借阅审批手续，因工作需要，须复印、摘抄相关保密档案时，必须经相关领导批准。

　　1、公司内部借阅会计档案，需填写《档案借阅审批表》，经部门负责人签批后报财务负责人审批，审批通过后方可进行借阅;

　　2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明，填写《档案借阅审批表》，经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后，方可借阅;

　　3、借阅人员不得将会计档案携带外出，特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还;档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续;

　　4、应设立《财务档案借阅登记簿》，登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容，借阅人应在登记簿签字。

　　5、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等，严禁涂改和拆、撕档案。

　　1、财务档案的移交

　　1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》，一式两份，双方各留一份，以便备查。

　　1.2超过两年的会计档案，财务部每年统一移交到行政部公司档案室，移交时须填写好《档案移交清册》，双方应就移交档案进行核对，并在移交目录上签字确认。

　　1.3部门员工调(离)职时，应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单(含交接清册)》进行移交。

　　2、财务档案的销毁

　　2.1财务档案一般保管期限为15年，期满后可根据具体情况办理销毁手续。

　　2.2档案销毁首先须经过鉴定，确认已无查证和保存价值之后，列出清单，登记造册，由存档部门提出申请和分管领导审批同意后，同意销毁。

　　2.3对批准可销毁的档案，要填写好《档案销毁清册》再销毁。

　　2.4 销毁工作应由鉴定小组监销，并在《档案销毁清册》签字。

　　2.5档案销毁后，要及时在相应的查询工具中予以注销，并保存好销毁记录。
 

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