范文资料网>规章制度>管理制度>《公司财务档案管理制度实施内容》

公司财务档案管理制度实施内容

时间:2017-09-15 16:18:56 管理制度 我要投稿

公司财务档案管理制度实施内容

  随着互联网的不断普及,信息化成了各行各业的焦点,财务档案作为企业和公司财务工作的重要组成部分,常常因为是财务工作的收尾而被忽视,结果造成整个财务档案的发展质量都存在一定的问题。下面爱汇小编整理的公司财务档案管理制度,供你参考。

公司财务档案管理制度实施内容

  公司财务档案管理制度范文一

  1.1 会计档案是指会计凭证、 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

  具体包括: 1.1.1 1.1.2 会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,其他会计凭证。

  会计帐簿类:总账,明细帐,日记账,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿。

  1.1.3 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,预算执行情况报告,审计报告,其他财务报 告。

  1.1.4 1.1.5 各类税务资料; 其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计1

  档案销毁清册。

  1.2 财务文书档案包括: 对外签订的各类合同和协议。

  上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件; 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、1.2.1 1.2.2 1.2.3预算、决议和规定; 1.2.4 各类公司注册、变更及注销资料; 1.2.5 与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表; 2 会计档案的整理 2.1 会计凭证的整理 当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证,应于次月 10 日前按凭证 的编号顺序加以整理,并加具封面、封底、装订成册,在装订线上加贴 封签。

  在封面上要写明单位名称、年度和月份,起讫日期和起讫号数, 在封签处加盖单位财务章。

  在指定的档案柜内摆放整齐。

  2.2 财务报告的整理:案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。

  季度终了后,将季度财务报告,按会计报表 的编号顺序排列,加封面装订,在保管期限上要标明"永久"保管。

  2.3 会计帐簿的整理:会计帐簿在年终决算后应于次年 1 月 31 日前,将电脑帐簿装订成册,加上封面,统一编号并在封面加盖单位财务章与各 种订本帐一起收档保管。

  2.4 财务文书档案的整理: 各类财务文书档案,如合同、协议等要在执行完毕后定期整理,另行 存放;在本会计年度结束后,应于次月初 10 日内将其汇编成册,编上 序号,收档保管。

  2.5 备份工作; 3 财务档案的保管 3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行,并实行分类分级 每月 20 日前完成上月账务资料、 会计报表及其他资料的电子文档的管理的原则。

  2

  3.2财务档案由管理员负责管理,管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。

  3.2.1 管理员于次月初 10 日内将已装订好的凭证登记后归档, 登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。

  3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心相关部门及公司总经理,按季打印,签字齐全后于季末 20 日前报 送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。

  (计划预算报告及考 核指标表仅上报电子版) 3.2.3 管理员于每年 1 月 31 日内将已装订好的上年帐册、 财务报告在登记本上登记后归档,登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细 科目名称等。

  3.2.4 管理员于每年元月 31 日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档,登记的内容为档案序号和档案名称等。

  3.2.5 审计/评估报告:公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公司的审计/评估工作后, 取得的审计/评估报告应与财务报告放在一 起保存。

  3.2.6 管理员负责档案库的全面管理,除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外,应于每季末对会计档案进行整理,检查会计档案 有无丢失、毁损情况。

  如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向 主管负责人书面汇报请示处理。

  3.2.7 管理员调动工作时,要对文件进行清点,办理交接手续,并有负责人监交,尤其是电脑密码和使用资料。

  交接过程必须清楚,填 制交接清单。

  交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、 时间、地点以及册数、件数或份数。

  3.3 所有档案必须按规定归类,将分类以后的档案材料装订成册,编排顺序号, 与档案总目录表和分类目录表相对应, 写在每页材料的右上角。

  3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后,装入统一标准制作的案卷内。

  3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装, 个别需要拆封重新整理的,3

  应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理,以分清责任。

  3.6 对财务档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。

  同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失 和泄密。

  3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。

  3.8 设立“会计档案查阅/借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。

  3.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。

  对以上设施要经常检查, 发现问题要马上向计划财务中心报告, 并及时采取补救措施。

  具体保管要求如下: 3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材; 3.9.2 3.9.3 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架; 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀; 3.9.4 财务档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿; 3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密; 3.9.6 3.9.7 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施; 采用磁性介质存储的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

  3.10 对入库档案随时进行更改补充工作,每半年清点一次,检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符,对破损或截体、变质的档案及时 修复和区别登记。

  3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份,另行保管(如保险柜) 。

  该套软盘同样做出编号和内容登记。

  3.12 各种财务档案的保管期限,根据财务档案保管期限表,分为永久、4

  定期二类。

  定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五种。

  财务档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  4 财务档案的查阅 4.1 4.2 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》 。

  查阅范围:财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。

  如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案,需经各公司计划财务 部负责人批准。

  4.3 查阅方法:查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅/借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人,查阅人应在管理员 的监督下查阅,查阅完后交回档案,由管理员及时放回原处。

  财务档案 原则上不得带出各公司计划财务部。

  5 财务档案的借阅 5.1 财务档案原则上不外借。

  如有特殊情况需借出时,应由借阅人填写“财务档案查阅/借阅记录” ,财务档案借阅单位由借阅人所在部门的 经理签字,然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案,方可将档案 借出。

  集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办 理借阅,并办理登记手续。

  非财务部门工作人员需借阅档案时,还需有 公司总经理的批示,经财务部经理签字后,方可借阅。

  5.2 机密档案的借阅,须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准;档案借阅者要做到保密,不得转借他人,不得涂改、损毁档案。

  5.3 财务档案借阅期不超过三天。

  如三天借阅期满需续借时应办理续借手续,重新填写“财务档案查阅/借阅记录” ,经借阅部门经理和各公 司计划财务部门经理签字批准后方可续借。

  5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的,自借阅期满后一天起,每超期一天收借阅人 10 元的'档案占用罚金,扣个人的占用 罚金从个人的工资中扣收。

  5.5 借阅及退还时,要当面清点,退还时办理注销登记。

  借阅人归还会计档案时,应保证档案完整、整洁,由管理员检查无误后方可归档。

  5.6 如会计档案遗失,由借阅人负责查找。

  如在确认档案遗失后一个月5

  内查找不到,或造成会计档案短缺的,将对借阅人及其所在部门进行经 济和行政处罚。

  根据遗失、毁损档案的重要程度收取借阅人至少 500 元的档案赔偿费,并对借阅人予以通报处分,直至追究刑事责任。

  6 财务档案的销毁 保管期满的财务档案,除本细则第十条规定的情形外,可以按照以下程 序销毁: 6.1 各公司计划财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限、销毁时间等内容。

  6.2 公司计划财务部经理、总经理、首席财务官在会计档案销毁清册上签署意见。

  6.2.1 销毁财务档案时,应由各公司计划财务部和计划财务中心共同派人监销。

  6.2.2 监销人在销毁会计档案前,应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案;销毁后,应当在财务档案销毁清 册上签名盖章,并将监销情况报告财务总监和公司总经理。

  6.3 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。

  单 独抽出立卷的财务档案, 应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册 中列明。

  6.4 7 正在项目开发期间的房地产公司, 其保管期满的财务档案不得销毁。

  财务档案的代管及交接 7.1 公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案, 应当由集团计划财务中心代管或委托 相关子公司代管。

  法律、行政法规另有规定的,从其规定。

  7.2 各公司分立后原公司存续的,其财务档案应由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案;各公司分立后原 公司解散的,其财务档案由集团计划财务中心代管,各方可查阅、复制 与其业务相关的财务档案。

  公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始6

  凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

  7.3 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财务档案,对其中未结 清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存, 并按规定办理交接手续。

  7.4 各公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的,原各公司的财务档案应由合并后的公司统一保管;公司合并后原各公司仍存续的, 其财务档案仍应由原各公司保管。

  7.5 各公司之间交接财务档案的, 交接双方应当办理财务档案交接手续。

  移交会计档案的公司,应当编制财务档案移交清册。

  交接会计7.5.1档案时,交双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接,并 由集团计划财务中心派人、交接双方的总经理负责监交。

  交接完毕 后, 交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或者 盖章。

  公司财务档案管理制度范文二

  1.会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业 材料以及会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程 序。

  会计档案在会计年度终了,可暂由会计人员保管一年,期满 后移交公司档案室统一管理。

  会计档案必须严格执行安全、保管制度,财务部指定专人负责管 理,严禁遗失、损毁、涂改、泄密和私自销毁会计档案行为发生。

  2.集团财务部负责督促有关人员对每年形成的会计档案归档要 求将账簿装订成册,凭证装袋,并标明名称、讫止日期、册数、 加盖有关人员印鉴,按档案编号移交档案员验收立卷归档。

  3.会计档案分为以下几类: 3.1 会计凭证:原始凭证、记账凭证和汇总凭证; 3.2 会计账簿:即总账、明细账、现金日记账、银行存款日 记账、银行对账单、调节表、固定资产明细账、辅助账簿; 3.3 会计报表:月报、季报、中期报表、年度报表; 3.4 会计报告、财务分析、审计报告、评估报告; 3.5 会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、 查阅复制登记簿;1

  4.一个会计年度形成的会计档案,按报表、账簿、凭证、资料、 磁性介质或光盘会计数据五大类,分别组成若干案卷,系统排 列,一般不能变动。

  案卷的形成遵循以下要求:账簿原则上按原 卷册封装为基础,填写历任会计一览表,另加封面,对总账、现 金、银行存款日记账保持原来的面貌,不能抽出白页;凭证按时 间和顺序排列、装订加封面,填写清楚。

  会计档案每年要编制案卷目录,一式两份,档案室及财务室 各存一份。

  对以磁性介质或光盘存储的会计档案,要定期检查、 定期复制,防止损坏丢失文档。

  5.会计档案必须妥善保管,做到存放有序,查找方便,并做好防 磁、防火、防潮、防尘、防盗和防鼠咬、防虫蛀、防霉变等工作。

  6.公司会计档案原则上为本企业提供查询,外单位如需查阅复制 应持本单位介绍信,经公司财务总监批准同意后,方可查阅。

  查 阅的档案一般不得带出档案室,查阅人员不准在会计档案上作任 何记录、符号和标记,更不准抽换或涂改;对存放的磁性介质会 计资料查阅时应防止感染病毒。

  如有违反追究档案管理人员的责 任。

  7.会计档案的保管期限分为: 7.1 会计凭证类 7.1.1 原始凭证、记账凭证和汇总凭证 15 年 7.1.2 银行存款余额调节表 3年2

  7.2 会计账簿类 7.2.1 日记账(明细分类账) 年 7.2.2 现金和银行存款日记账、总账 25 年 7.2.3 辅助账簿 7.3 会计报表类 7.3.1 月报、季报会计报表 年 7.3.2 年度会计报表(决算)永久 7.4 财务报告、审计报告、评估报告 15 年 7.5 磁性介质或光盘会计数据系统停止使用之 1-3 年 7.6 其它类 7.6.1 会计移交清册 7.6.2 会计档案保存清册 7.6.3 会计档案销毁清册 15 年 25 年 25 年 10 15 年 157.7 会计档案保管期限届满,需要销毁时,由财务部提出销 毁意见,经由公司分管领导、档案部门、财务主管组成的鉴定小 组进行严格鉴定、审查后,对无继续保管必要的保管期限届满的 会计档案,由会计档案保管人员填写“会计档案销毁清册”,报 公司董事会批准后,方可销毁。

  公司财务档案管理制度范文三

  第一条 根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定,为加 强公司会计档案管理, 保证会计档案妥善保管有序存放、 方便查阅, 严防毁损、 散失和泄密, 特制定本制度。

  第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据。

  具体包括: 一、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

  二、会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

  三、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明 和其他财务报告。

  四、其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、 会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

  第三条 每年形成的会计档案,由财务部按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编 制会计档案保管清册。

  一、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年,期满之后,应 当由财务部编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管。

  二、移交档案部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。

  个别重要拆封重新 整理的,档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

  第四条 财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。

  如有特殊需要,经总经理批准, 可以提供查阅或复制,并办理登记手续。

  查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂 画、拆封和抽换。

  一、由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。

  二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

  定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、 15 年、25 年 5 类。

  三、会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  第五条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类档案的保管按照本办法 附表所列期限执行。

  第六条 保管期满的会计档案,除本第七条规定的情形外,可以按照以下程序销毁: 一、本单位档案部门会同财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内 容。

  二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

  三、销毁会计档案时,由档案部门和财务部共同派员监销。

  四、 监销人在销毁会计档案前, 按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会 计档案;销毁后,应在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总经理。

  第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得 销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。

  单独抽出立卷的会计档案,应当在 会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

  正在项目建设期间的建设单位, 其保管期满 的会计档案不得销毁。

  第八条 使用电子计算机进行会计核算,应当保存打印出的纸质会计档案。

  使用磁盘、 光盘等磁性介质保存会计档案,应报财政局备案。

  第九条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工结算后移交给建设 项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

  第十条 单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

  移交会计档

  案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止 年度和档案编号,应保管期限、已保管期限等内容。

  交接会计档案时, 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接, 并由交接双方的 单位负责人负责监交。

  交接完毕后, 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签 名或盖章。

  第十一条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

  本制度解释权归公司财务部。
 

【公司财务档案管理制度实施内容】相关文章:

1.公司财务档案管理制度实施条则

2.公司财务档案管理制度实施通知

3.公司财务档案管理制度实施

4.关于公司财务档案管理制度内容

5.公司财务档案的管理制度内容

6.公司财务档案的管理制度主要内容

7.公司财务档案管理制度内容

8.企业会计档案管理制度实施内容