关于公司财务档案管理制度

相关推荐

关于公司财务档案管理制度

　　规范财务档案整理、装订、归档、查阅流程,确保财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损,可提升财务集中管理后财务档案管理水平。下面爱汇小编整理的关于公司财务档案管理制度，供你参考。

关于公司财务档案管理制度

　　关于公司财务档案管理制度范文一

　　一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证及附件。

　　二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、

　　辅助账簿和其他会计账簿。

　　三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告，各类财务审计报告。

　　四、涉税类：纳税申报表、税务稽查文书、其他涉税资料。

　　五、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、银企流水对账表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

　　第四条每年形成的会计档案，由财务管理部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　一、会计年度终了，将装订成册的会计档案进行整理立卷。

　　各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

　　各类资料整理要求： 1.会计凭证。

　　(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

　　(2)分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　2.会计账簿。

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

　　(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

　　(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

　　(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。

　　不同规格的活页账不得装订在一起。

　　(4)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

　　(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

　　(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

　　(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

　　(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、明细分类账、辅助台账。

　　3.会计报表。

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订

　　成册，年度终了统一归档保管。

　　4.电子会计档案。

　　(1)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

　　(2)按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，月度备份不少于两份。

　　(3)按年刻录光盘：年终 60 日内，在光盘上刻录上年备份数据后统一归档保管。

　　(4)单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

　　(5)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

　　二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务管理部指定保管人保管一年(且出纳人员不得兼管会计档案) 。

　　期满 30 日内，由财务管理部指定保管人员编制移交清册，移交公司董事会统一保管。

　　三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

　　个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务管理部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　第五条财务管理部和分管档案部门保存的会计档案不得

　　借出。

　　如有特殊需要，经股东指派人员(另设置)批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

　　查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度并参照集团《档案管理办法》办理审批手续。

　　二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

　　定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。

　　三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第六条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。

　　第七条保管期满的会计档案，除本第七条规定的.情形外，可以按照以下程序销毁：一、本公司分管档案部门会同财务管理部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　三、销毁会计档案时，由股东指派人员汇同档案管理部门和财务管理部共同派员监销。

　　四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所

　　列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。

　　第八条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　第九条使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。

　　使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应专柜保管。

　　第十条公司应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

　　移交会计档案的单位，按规编制完会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。

　　交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的公司单位负责人负责监交。

　　交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

　　第十一条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

　　第十二条未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造

　　成会计档案资料损毁、灭失，给公司造成经济损失的，承担赔偿责任及相应法律责任。

　　第十三条本办法适用于集团公司及下属各子公司，本办法由财务管理部负责解释和修订，自发布之日起实施。

　　关于公司财务档案管理制度范文二

　　第一章总则第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。

　　第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。

　　其中每部分需依据具体情况进行详细分类。

　　第二章会计档案管理第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。

　　具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

　　2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

　　3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。

　　4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。

　　第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。

　　第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。

　　第六条保存的会计档案不得外借。

　　如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

　　查阅或者复制会计档案的.人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。

　　第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。

　　第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 类。

　　第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。

　　第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。

　　第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

　　1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。

　　3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。

　　4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案; 销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。

　　第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。

　　应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。

　　第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。

　　第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。

　　对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。

　　第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

　　第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

　　第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。

　　交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

　　第三章年度会计报告及审计资料管理第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。

　　第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。

　　第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。

　　如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。

　　第四章资金类档案管理第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。

　　第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。

　　第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。

　　第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。

　　第五章预算档案管理第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉

　　及收入、成本、费用及资本性支出等方面。

　　第二十六条预算档案按年度分类保管。

　　年度预算应永久保存。

　　第六章日常往来财务文件、决议档案管理第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。

　　其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告” 、 “内部通知” 、 “股东会决议” 、 “董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国内外往来文件。

　　第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。

　　第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。

　　第七章合同档案管理第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。

　　第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。

　　第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。

　　可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。

　　关于公司财务档案管理制度范文三

　　1.1 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

　　具体包括： 1.1.1 1.1.2 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。

　　会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。

　　1.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报告。

　　1.1.4 1.1.5 各类税务资料; 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计1

　　档案销毁清册。

　　1.2 财务文书档案包括：对外签订的各类合同和协议。

　　上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件; 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、1.2.1 1.2.2 1.2.3预算、决议和规定; 1.2.4 各类公司注册、变更及注销资料; 1.2.5 与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表; 2 会计档案的整理 2.1 会计凭证的整理当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月 10 日前按凭证的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴封签。

　　在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数，在封签处加盖单位财务章。

　　在指定的档案柜内摆放整齐。

　　2.2 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。

　　季度终了后，将季度财务报告，按会计报表的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。

　　2.3 会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年 1 月 31 日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各种订本帐一起收档保管。

　　2.4 财务文书档案的整理：各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行存放;在本会计年度结束后，应于次月初 10 日内将其汇编成册，编上序号，收档保管。

　　2.5 备份工作; 3 财务档案的保管 3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级每月 20 日前完成上月账务资料、会计报表及其他资料的电子文档的管理的原则。

　　3.2财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。

　　3.2.1 管理员于次月初 10 日内将已装订好的凭证登记后归档，登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。

　　3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末 20 日前报送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。

　　(计划预算报告及考核指标表仅上报电子版) 3.2.3 管理员于每年 1 月 31 日内将已装订好的上年帐册、财务报告在登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细科目名称等。

　　3.2.4 管理员于每年元月 31 日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。

　　3.2.5 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公司的审计/评估工作后，取得的审计/评估报告应与财务报告放在一起保存。

　　3.2.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案有无丢失、毁损情况。

　　如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。

　　3.2.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。

　　交接过程必须清楚，填制交接清单。

　　交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。

　　3.3 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与档案总目录表和分类目录表相对应，写在每页材料的.右上角。

　　3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。

　　3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，3

　　应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　3.6 对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

　　同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。

　　3.8 设立“会计档案查阅/借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。

　　3.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。

　　对以上设施要经常检查，发现问题要马上向计划财务中心报告，并及时采取补救措施。

　　具体保管要求如下： 3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材; 3.9.2 3.9.3 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架; 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; 3.9.4 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿; 3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密; 3.9.6 3.9.7 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施; 采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

　　3.10 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时修复和区别登记。

　　3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管(如保险柜) 。

　　该套软盘同样做出编号和内容登记。

　　3.12 各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、4

　　定期二类。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五种。

　　财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　4 财务档案的查阅 4.1 4.2 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》。

　　查阅范围：财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。

　　如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司计划财务部负责人批准。

　　4.3 查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅/借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。

　　财务档案原则上不得带出各公司计划财务部。

　　5 财务档案的借阅 5.1 财务档案原则上不外借。

　　如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅/借阅记录” ，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的经理签字，然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案，方可将档案借出。

　　集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办理借阅，并办理登记手续。

　　非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。

　　5.2 机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准;档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。

　　5.3 财务档案借阅期不超过三天。

　　如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅/借阅记录” ，经借阅部门经理和各公司计划财务部门经理签字批准后方可续借。

　　5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人 10 元的档案占用罚金，扣个人的占用罚金从个人的工资中扣收。

　　5.5 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。

　　借阅人归还会计档案时，应保证档案完整、整洁，由管理员检查无误后方可归档。

　　5.6 如会计档案遗失，由借阅人负责查找。

　　如在确认档案遗失后一个月5

　　内查找不到，或造成会计档案短缺的，将对借阅人及其所在部门进行经济和行政处罚。

　　根据遗失、毁损档案的重要程度收取借阅人至少 500 元的档案赔偿费，并对借阅人予以通报处分，直至追究刑事责任。

　　6 财务档案的销毁保管期满的财务档案，除本细则第十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： 6.1 各公司计划财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　6.2 公司计划财务部经理、总经理、首席财务官在会计档案销毁清册上签署意见。

　　6.2.1 销毁财务档案时，应由各公司计划财务部和计划财务中心共同派人监销。

　　6.2.2 监销人在销毁会计档案前，应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案;销毁后，应当在财务档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务总监和公司总经理。

　　6.3 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷的财务档案，应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册中列明。

　　6.4 7 正在项目开发期间的房地产公司，其保管期满的财务档案不得销毁。

　　财务档案的代管及交接 7.1 公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案，应当由集团计划财务中心代管或委托相关子公司代管。

　　法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　7.2 各公司分立后原公司存续的，其财务档案应由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案;各公司分立后原公司解散的，其财务档案由集团计划财务中心代管，各方可查阅、复制与其业务相关的财务档案。

　　公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始6

　　凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　7.3 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财务档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

　　7.4 各公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的财务档案应由合并后的公司统一保管;公司合并后原各公司仍存续的，其财务档案仍应由原各公司保管。

　　7.5 各公司之间交接财务档案的，交接双方应当办理财务档案交接手续。

　　移交会计档案的公司，应当编制财务档案移交清册。

　　交接会计7.5.1档案时，交双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接，并由集团计划财务中心派人、交接双方的总经理负责监交。

　　交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或者盖章。

【公司财务档案管理制度】相关文章：

公司财务档案管理制度规定（通用8篇）04-01