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公司的财务档案管理制度方案

时间:2022-04-11 08:45:09 管理制度 我要投稿
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公司的财务档案管理制度方案

  随着现代企业制度的逐步建立健全,企业原有的财务档案管理也需要进一步加强和完善。那么企业改制后,档案如何加强科学管理,更好地适应企业快速发展的需要,就成为当前财务档案管理面临的新课题。下面爱汇小编整理的公司的财务档案管理制度,供你参考。

公司的财务档案管理制度方案

  公司的财务档案管理制度范文一

  一、总则?

  1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

  2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。?

  二、文件材料的收集管理?

  1、公司指定专人负责文件材料的管理。

  2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

  3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政备案。会议文件由行政收集。

  三、归档范围?

  1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

  2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

  3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。

  4、本公司与有关单位签订的.合同、协议书等文件材料。

  5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。??

  四、归档要求

  1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。?

  2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

  4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。?

  5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。?

  6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

  五、档案管理人员职责

  1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

  2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

  3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

  六、档案的利用

  1、公司档案只有公司内部人员可以借阅。

  2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

  3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

  4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

  5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

  6、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

  七、本制度即日起开始执行。

  公司的财务档案管理制度范文二

  第一条:公司成立档案管理领导小组,由公司经理、副经理、办公室负责人及相关档案分管负责人组成。

  第二条:公司档案分文书、会计、人事、工程等等。办公室负责文书档案管理;财务部负责会计档案管理;人事员负责人事档案管理;项目部负责工程相关档案管理,公司档案工作实行统一制度。

  第三条:档案管理员职责

  (一)保守党和国家机密,保守公司的机密,维护档案的完整与安全。

  (二)做好所分管档案的文件、材料、图纸、资料的收集、整理、分类、归档、修复、统计、利用、保管等工作。

  (三)负责编制各种规范、适用的检索工具,有条件时开展档案的编研工作。

  (四)加强档案的保管,做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防蛀、防光、防污染等工作,维护档案实体的安全。

  第四条:档案管理

  (一)文件的归档

  1、公司下发到各部门的文件、公司领导及工作人员参加会议带回的文件均应交给办公室进行管理。

  2、设计文件、图纸应在工程验收时一并移交项目部、结算部档案室统一管理。

  3、会计凭证、帐本、报表在会计年度终时,由财务部进行统一整理归档。。

  4、人事员调离或移交,要做好人事档案的.交接工作。

  (二)文件、资料归档的基本要求:

  1.文件正文、原稿齐全,且是加盖公章的原件;

  2.文件必须客观、准确地反映公司各项活动的真实内容和历史过程;

  3.文件、资料纸张整齐、清洁、完整;

  4.凡公司内部产生的文件、资料归档时,必须是纸质、电子版同时归档:

  5.文件资料归档时,必须填写文件移交清单,严格履行移交、接收手续。

  6、各类档案负责人员,要对各自的档案进行公类、编号、立卷,编目、入柜,且需伴有相应的电子文件。卷内文件要求排列合理,卷标题简明准确,便于管理和利用。

  7、档案的销毁,须经档案管理领导小组审批,必须有监销人同时在场,批准人、监销人、销毁人在销毁单上签字,未经批准,任何部门和个人不得随意销毁档案。

  第五条档案库房的管理

  (一)档案库房应坚固、安全适用,有防火、防盗、防光、防潮、防蛀等安全措施,保证符合档案管理的要求。

  (二)各类档案管理人员要定期对各自负责的档案进行检查,发现破损档案应及时修补、复制或作其他技术处理,保证档案的安全、完整。

  (三)接收、移出和销毁档案资料,必须严格执行有关制度,履行手续,保证帐物相符。

  第六条档案的查阅

  (一)凡本公司工作人员查阅其所属业务档案,应办理登记手续;凡外单位查阅档案者,经过档案主管单位的负责人同意,履行登记手续,方可查阅。

  (二)档案资料一般不外借,确需借出利用,须经档案主管单位负责人同意,办理借阅手续,方可借出,并及时如数归还。

  (三)凡查、借阅者必须爱护档案 ,不得撕毁、拆卷、划线、涂改、剪页等,违者必究。

  (四)查、借阅者必须遵守保密制度,所查、借阅的档案、材料,未经同意,不得复制和对外公布。

  (五)凡属个人问题查阅档案,必须经过组织来查阅,拒绝任何人查阅、借阅本人或直系亲属的人事档案。

  公司的财务档案管理制度范文三

  一、档案管理原则

  公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性

  档案分散管理相结合的原则。

  二、组织

  公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案,各部

  门明确由专人兼管档案工作。

  三、档案管理部门的工作职责

  (一)综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、

  建设档案管理系统。

  (二)财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作,综合管理部给予配合。

  (三)其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理,并

  交至综合管理部档案管理员立卷归档。

  四、档案管理人员职责

  (一)负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案,做到

  收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量,并按时接收和移交档案;

  (二)凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

  (三)做到忠于职守,遵守纪律,严格按照有关法律和公司

  制度办事。

  五、归档公司档案室资料

  (一)上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、

  命令、条例、规定、计划等文件材料;

  (二)本公司的请示与上级机关的.批复;

  (三)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书;

  (四)本公司反映主要职能活动的报告、总结;

  (五)本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结;

  (六)综治工作材料;

  (七)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

  (八)本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料;

  (九)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料;

  (十)具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料; (十一)会计凭证,会计活动帐薄和会计报表等会计核算专

  业材料,它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

  六、档案的收集与归档

  (一)承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批

  存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门档案管理员归卷。

  (二)凡是直接记述和反映公司、部门活动的,具有现实的

  和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等),均须归档保存。

  (三)管理性档案在分类立卷时应做到:分年度、分类别、

  分级别。党政文件要分别组卷,密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷,尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

  (四)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、

  印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

  一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

  (五)综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检

  查。

  (六)各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案,需付

  卷内目录,移交目录一式二份,交接双方清点核对,并履行签字手续。

  七、档案的保管

  (一)公司(或部门)管理的档案应有专柜保存,确保完好

  不丢失。

  (二)做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的

  保管工作;

  (三)档案工作人员应确保档案的质量,对破损和变质档案,及时采取措施,进行修补和复制。

  (四)公司综合管理部不定期检查各档案管理情况,发现问

  题及时组织整改。

  (五)每年对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料以

  及对破损和褪色的材料进行修补和复制。
 

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