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公司的财务档案管理制度

时间:2017-10-13 14:18:16 管理制度 我要投稿

公司的财务档案管理制度模板

  企业财务档案是企业全部档案资料当中非常重要的一个组成部分,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,企业通过对财务会计档案的管理,可以很清晰地了解自身在一定时期的经济活动状况,从而做出针对性的调整以利于企业的更好发展。下面爱汇小编整理的公司的财务档案管理制度,供你参考。

公司的财务档案管理制度模板

  公司的财务档案管理制度范文一

  第一章总则

  第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合公司实际情况,制定本办法。

  第二条本办法中所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。

  第三条公司档案资料实行集中统一管理,其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管,据为己有;不得以任何借口拒绝归档。

  第二章档案管理

  第四条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,办公室为公司主体档案管理归口部门。

  第五条办公室档案保管履行下列职责:

  1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

  2.统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

  3.指导各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

  第六条公司的档案管理由办公室指定专人负责。其职责是:

  1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作;

  2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档;

  3.遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

  第七条各部们应确定人员负责本部文件材料的收集、整理及归档,按各种档案归档时间定期交综合办公室集中管理。

  第三章资料归档

  第八条文件材料的收集管理

  1.公司文件材料的收集管理由办公室指定的档案管理人员负责进行。- 1 -

  2.各部门的文件材料由经办人员负责收集整理,部门主任审阅后交办公室归档。

  3.一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集整理,交办公室主任审阅后归档。

  4.会议文件由档案管理员负责收集整理。

  第九条归档范围

  1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

  2.本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。

  3.本公司的各项规章制度,各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

  4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

  5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

  6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

  第十条归档要求

  1.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系;区别不同的价值,便于保管和利用。

  2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  3.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

  4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

  5.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

  6.案卷封面,应逐项按规定打印或用钢笔书写,手写时字迹要工整、清晰。 7.公文承办部门或承办人员应保证经办文件及时归档并保持完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。如工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接 - 2 -

  办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

  第四章档案借阅

  第十一条档案、资料主要供本单位员工和有关人员在工作中查阅使用。 第十二条公司内部人员借阅档案,借阅者需填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅由办公室主任签字批准,受控文档的借阅由副总经理、总经理签字批准。

  第十四条外单位人员查阅档案,必须持有单位介绍信(注明身份、查阅内容和用途),并经领导批准,才可查阅。阅档后,介绍信留办公室备查。珍贵的实物档案、重要的照片、录像等档案一律不借出。

  第十五条条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报副总经理、总经理处理。

  第十六条必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

  第十七条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

  第十八条必须爱护档案,保持整洁,不准拆撕档案资料,不准在档案材料中写字、划线、作记号、折角等。

  第十九条不准转借,必须专人专用。

  第二十条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

  第五章档案的销毁

  第二十一条档案销毁,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

  第二十二条根据国家《档案法》相关规定,将我公司档案按照历史价值和现实利用价值,科学地划分其不同的保管期限,把超过期限确无需保存的档案材料,经过鉴定和批准,予以销毁。

  - 3 -

  第二十三条任何个人和部室未经鉴定、批准,无权进行档案文件材料的销毁,对不按规定办理鉴定销毁的个人或部门,将进行严肃的处罚。

  第二十四条当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经副总经理、总经理批准后执行。

  第二十五条凡属于密级的档案资料必须由副总经理、总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由办公室主任批准后方可销毁。

  第二十六条档案的销毁,必须在相应的《案卷目录》上注明“已销毁”。档案销毁清册、档案销毁目录、《公司档案资料销毁审批表》等有关文件材料应归档保管,并永久保存。

  第二十七条在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或办公室主任指定专人监督销毁。

  第六章附则

  第二十八条本制度由办公室负责修订和解释。

  第二十九条本制度自执行之日实施。

  公司的财务档案管理制度范文二

  一. 公司的档案范围

  1. 企业行政文书档案。包括法规性文件;各种合同及协议书;会

  议文件;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。

  2. 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文

  件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。

  3. 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

  4. 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表

  档案等。

  5. 企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、

  商务报告、贸易单据等。

  6. 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

  二、公司档案管理体制

  1.公司档案管理机构:行政部统一管理公司各类档案(会计档案除外)。

  - 1 -

  2.公司指定专人分管公司档案工作,保管人必须维护档案的.完整与安全,并接受必要的培训

  三、立卷归档制度

  1. 档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交各档案室集中保存。

  2. 归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据,以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

  3. 归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:

  3.1.按年形成的文件,第二年上半年归档。

  3.2.凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。

  3.3.凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。

  3.4.工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。

  4. 归档要求

  4.1.材料完整齐全。

  4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要

  按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们

  不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

  4.3.立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示

  与批复等统一立卷,不得分散。

  4.4.在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,

  按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。

  4.5.由档案部门对业务部门加以指导,协助业务部门共同做

  好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。

  5. 部门归档要求

  5.1.编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内,

  便于次年立卷。

  5.2.文件按时间顺序排列,最近的在最上面。

  5.3.一个客户一个立卷,一个档案盒。

  5.4.贸易档案与往来函件分开放,贸易档案分笔次按各自的

  发票流水号放在文件袋里。

  5.5.定时交档案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年

  收集。文件量大的,一年交两次,次年上半年和下半年各一次。

  6. 档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日,作进一步的整理和局部调整等。

  7. 记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。

  四、档案管理工作

  1. 档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。

  2. 档案保管:公司设立专用文件库保存档案。

  3. 档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。

  4. 档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。

  五、档案利用工作

  1. 凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

  2. 档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。

  3. 档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

  4.依据国家统计和有关法律法规,做好企业档案统计工作。

  公司的财务档案管理制度范文三

  一、目的:

  为了加强公司财务档案的科学管理,建立、健全会计档案的管理制度,完善财务档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度。

  二、适用范围

  本制度用于财务部档案的管理。

  三、档案管理职责

  财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

  四、财务档案定义

  会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

  五、会计档案范围

  包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

  (一)会计凭证

  会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

  (二)会计账簿、

  会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

  (三)会计报表

  会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

  (四) 其他会计核算资料

  其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

  六、会计档案的装订和保管

  会计档案的装订:会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订,一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

  (一)会计凭证装订前的准备工作:

  (1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

  (2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

  (3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

  (二)会计凭证装订时的要求:

  (1)装订尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。

  (2)凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

  (3)装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。

  (三)会计凭证装订后的注意事项:

  (1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

  (2)在封面上编好卷号,会计凭证装订成册后,装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  (四)会计档案的保管要求。

  (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材。

  (2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。

  (3)会计档案室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬。

  (4)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅,并防止潮湿;

  (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;

  (6) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  (五)档案保管期限

  (1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

  (2)银行存款余额调节表和银行对账单 5年

  (3)日记账15年。其中:现金和银行存款日记账 25年

  (4)明细账、总账、辅助账 15年

  (5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

  (6)主要财务指标报表(包括文字分析) 3年

  (7)月、季度会计报表(包括文字分析) 5年

  (8)年度会计报表(包括文字分析) 永久

  (9)会计档案保管清册及销毁清册永久

  (10)主要财务会计文件、合同、协议 永久

  七、会计档案的借阅

  (一)会计档案为本单位所利用,原则上不得借出,有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

  (二)外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

  (三)本单位人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

  (四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

  八、会计档案的销毁

  (1)会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册,经公司领导审查,报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

  (2)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

  (3)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销,会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。
 

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