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公司财务档案的管理制度内容

时间:2022-04-13 04:18:51 管理制度 我要投稿
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公司财务档案的管理制度内容

  企业财务档案管理是企业财务管理和档案管理的重要内容,随着企业对财务档案管理的重视,财务档案管理水平也在不断的提高,但当前仍然存在不少的问题,企业需要建立完善的财务档案管理制度,这对企业的发展有很大帮助。下面爱汇小编整理的公司财务档案的管理制度,供你参考。

公司财务档案的管理制度内容

  公司财务档案的管理制度范文一

  一、目的:

  为了加强公司财务档案的科学管理,建立、健全会计档案的管理制度,完善财务档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度。

  二、适用范围

  本制度用于财务部档案的管理。

  三、档案管理职责

  财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

  四、财务档案定义

  会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

  五、会计档案范围

  包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

  (一)会计凭证

  会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

  (二)会计账簿、

  会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

  (三)会计报表

  会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

  (四) 其他会计核算资料

  其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部门负责办理的'有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

  六、会计档案的装订和保管

  会计档案的装订:会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订,一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

  (一)会计凭证装订前的准备工作:

  (1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

  (2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

  (3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

  (二)会计凭证装订时的要求:

  (1)装订尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。

  (2)凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

  (3)装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。

  (三)会计凭证装订后的注意事项:

  (1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

  (2)在封面上编好卷号,会计凭证装订成册后,装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  (四)会计档案的保管要求。

  (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材。

  (2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。

  (3)会计档案室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬。

  (4)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅,并防止潮湿;

  (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;

  (6) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  (五)档案保管期限

  (1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

  (2)银行存款余额调节表和银行对账单 5年

  (3)日记账15年。其中:现金和银行存款日记账 25年

  (4)明细账、总账、辅助账 15年

  (5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

  (6)主要财务指标报表(包括文字分析) 3年

  (7)月、季度会计报表(包括文字分析) 5年

  (8)年度会计报表(包括文字分析) 永久

  (9)会计档案保管清册及销毁清册永久

  (10)主要财务会计文件、合同、协议 永久

  七、会计档案的借阅

  (一)会计档案为本单位所利用,原则上不得借出,有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

  (二)外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

  (三)本单位人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

  (四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

  八、会计档案的销毁

  (1)会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册,经公司领导审查,报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

  (2)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

  (3)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销,会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

  公司财务档案的管理制度范文二

  1. 会计档案管理人员设置:公司财务处根据业务量及档案

  资料数量,必须由专人或兼职人员对会计档案进行专人管理。

  2. 会计档案的交接

  (1) 每月15日前,将装订成册的会计凭证及会计报表交档案管理人员。次年3月20日前,将上年各类帐簿等档案资料交档案管理人员。

  (2) 档案管理人员应对所交资料作详细的登记,必须写明交接日期,资料名称,并经移交人员签章。

  (3) 应入档的会计档案资料,必须装订整齐,印章齐全,手续完备,完整无缺。

  3. 会计档案的保管

  (1)整理装订后的会计档案,按凭证、帐簿、报表、其他等分类存放在专柜里,同时按时间、卷号顺序排列,并定期对所保管的档案进行清理、核对,对破损霉变的档案,及时进行修补、复制。

  (2) 财务处由专人对会计档案进行保管,做到妥善保管,存放有序,查找方便。

  (3) 会计档案保管期限分为永久、定期两种。从会计年度终了后的第一天算起。会计凭证的保管期限一般为15年,现金和银行日记帐为25年,总帐及各种明细帐为15年,月(季)、半年度会计报表为3年,年度会计报表为永久,会计档案保管清册为永久,会计档案销毁清册为永久,其他会计资料至少应保管3年。

  四、会计档案的.保密

  1. 会计档案必须执行安全和保密制度,不得随意堆放,严禁损

  毁、散失和泄密。

  2. 凡查阅会计档案,要在指定地点翻阅,因工作需要复制时,需经财务处领导批准,复制的内容要妥善保管,严禁口传、转借,更不能丢失,应在查阅登记簿上登记,并由提供人员和查阅人员共同签章。

  五、 会计档案的借阅

  1. 财务处人员查阅会计档案时,应向档案管理人员提出需用资料的依据,并填写档案借阅登记表,阅毕应交档案管理人员放回原处。

  2. 公司其他部门查阅会计档案时,必须经财务处长批准后方可查阅,并办理查阅登记手续。

  3. 外单位人员查阅会计档案时,必须持所在单位介绍信,列明查阅项目的详细内容,经财务处长批准,办理查阅登记手续后,在指定地点查阅,不得带走。

  4. 查阅会计档案的单位和个人,要爱护档案,保证所查档案的完整与整洁,严禁在会计档案上涂改、划线。

  5. 借阅资料的时间一般不应超过一天。经批准借出的会计档案,必须在规定的时间内归还。归还时,严格履行检查制度,不能有缺损、涂改、遗失,否则要追究当事人的责任,并报请有关领导进行处理。

  六、 会计档案的归档

  1. 按照财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》的规定:各单位形成的会计档案,都应由财务会计部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册。当年会计档案在会计年度终了,可暂由本

  单位财务会计部门保管一年。期满之后,原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。(因公司无专职档案部门,财务会计档案在财务处保管一年后,移交公司综合处保管。)

  2. 财务处的会计档案保管人员,必须按规定期限将应归档的会计档案,全部移交公司综合处。

  3. 会计档案移交时,经办人和档案接收人必须办理正式的交接手续,双方签字后方可生效。

  4. 移交综合处后的会计档案,执行档案管理部门的有关规定。

  5. 保管期满需要销毁时,由综合处会同财务处共同编制销毁清册,报经上级领导批准后,方可销毁。

  公司财务档案的管理制度范文三

  1、财务(包括内部核算财务)要根据国家档案管理有关规定和要求,对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料,定期整理,装订成册或立卷后送公司档案室存档。存档时,必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表后,档案管理员方可给予存档。存放会计档案的档案柜必须双锁开关,钥匙由主管会计和财务经理各持一把(不同锁)任何人经批准后方可查阅财务档案,必须由主管会计、财务经理共同开锁,由主管会计妥善保管,严防失火、损坏、丢失。

  2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案,要凭介绍信并经总经理批准。

  3、档案销毁,须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定,由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。

  4、会计人员变动,须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交,填写移交清册,并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。

  5、主管会计须设置会计档案管理记录簿,档案收发调阅等事项要及时登记,出纳人员不能兼管会计档案管理。

  6、会计凭证是记载经济业务发生,明确经济责任的书面凭证,是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍,是编制会计报表的依据,取得或填制会计凭证,登记帐簿,是会计核算方法中不可缺少的两项内容。

  7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证,相关会计人员对公司发生的每一项经济业务,必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备:凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。

  8、会计凭证要妥善保管,会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则,据以登记帐簿。

  9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制,也可根据原始凭证汇总表填制,每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。

  10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的'各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据,并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉,以便对帐簿记录进行分析查核。

  11、各种帐簿的记录必须月月核对,做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式,必须按上级主管部门的要求处理。

  12、任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务经理书面批准,否则微机室不予受理。
 

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