办公室管理形成考核册答案

办公室管理形成考核册答案 | 楼主 | 2016-12-01 20:48:06 共有3个回复
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摘要:办公室管理形成性考核册答案作业,记录上司指令及会谈会议内容,协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系,日常事务阅读并分类信件通讯事务电话,注意倾听用心判断指示的用意。以下是小编整理的3篇最新办公室管理形成考核册答案范文,欢迎参阅!

办公室管理形成考核册答案2016-12-01 20:47:20 | #1楼回目录

办公室管理形成性考核册答案作业1

1.一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表

序号 国内一般性国外一般性国内企业(含外企)

(1)[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容

(2)[文书制作]复印资料。打印文稿及表格

(3)[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。

(4)[档案管理]档案管理。

(5)[会议组织]安排会议事务,并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。

(6)[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

(7)[信息资料]准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息

(8)[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。

(9)[接待工作]接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。

(10) [协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。

(11) [督查工作]督导一般职员或速记员。

(12)[日程安排]替上司定约会并做好记录;

(13)[日常事务]阅读并分类信件通讯事务、电话;

(14)[办公室管理]办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品

(15)[其他临时以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项

交办的事项]

(16) 替上司申报交纳所得税及办理退税。

(17) 外出办事,如银行、邮局等。

公用易耗品主要包括哪些?

办公用易耗品主要有:

(1)信封、纸张;

(2)软盘、光盘等;

(3)铅笔;

(4)圆珠笔;

(5)签字笔或钢笔;

(6)修正液或修正带;

(7)印盒;

(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;

(9)小刀;

(10)日历等;

(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?

文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。

(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最 佳。

(2)实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的1

工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。

(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次,说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为:

先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计 划书,不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。

1.请示方法和报告方法;

2.计划方法和总结方法;

3.受意方法;

4.传达方法;

5.进言方法;

6.变通方法和挡驾方法;

7.分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易 于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。

受意方法要注意:

(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;

(2)备好记录本,记录下指示要点;

(3)注意倾听,用心判断指示的用意;

(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;

(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;

(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。

才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显 得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根 本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意, 才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。

注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学2

们在回答本题时要加以注意。 办公室管理形成性考核册答案(2)

(3)有歧义。因为汉字一音多字。(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合,口语应规范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。敬语使用的一般场合:(1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要使用敬语。(3)敬语一般针对:年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者;有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。二、简要阐述社交话题的选择。合适的话题包括:(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等;(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;(5)积极、健康的生活体验的话题;(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。不合适的话题包括:(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。(2)令人不快的话题。如疾并残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。(6)庸俗的、色情的话题。(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?印章的使用的主要形式为:(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围:(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自行更正的凭信。四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。收文处理的程序:签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。分送的基本原则:(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;3

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。

五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况,运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。

(1)通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;

(2)通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以提供档案外借;

(3)根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;

(4)利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;

(5)以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提供咨询服务;

(6)将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;

(7)通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。

办公室管理形成性考核册答案----作业3.4_

作业3

一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。 日程安排计划表的种类:

(1)年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,

所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年

度的活动事项整理成表,再通知各部门。

(2)月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从

早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?

4

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛

巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:

(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所

以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。

(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的

关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括:

(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪

金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,

由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。

(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票

簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。

3.第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本,同学们可以学习一

下。最好能够根据这个范本,结合自己的工作实践,编写一个“工作任务单”。 作业4

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

口头语言的基本特征:

(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;所以发声要清楚,

尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象。

(2)有重音。口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的。

(3)有歧义。因为汉字一音多字。

(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合,口语应规

范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。

敬语使用的一般场合:

(1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。

(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要

使用敬语。

(3)敬语一般针对:

年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩 5

惠者;

有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。

二、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括:

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;

(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;

(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人

情等;

(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;

(5)积极、健康的生活体验的话题;

(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括:

(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。

(2)令人不快的话题。如疾并残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

(5)夸耀自己的话题。

(6)庸俗的、色情的话题。

(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?

印章的使用的主要形式为:

(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)

封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围:

(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。

(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自行更正的凭信。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序:签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。

分送的基本原则:

(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告

之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行

公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;

6

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,

先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。

五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本

含义。

类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征

立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联

系和处理情况,运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。

(1)通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;

(2)通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以

提供档案外借;

(3)根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;

(4)利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;

(5)以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提

供咨询服务;

(6)将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;

(7)通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。

作业2

作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

(1)都应先问好,再传达自己的信息;

(2)都应保持耐性、热情的态度;

(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;

(4)都应简明扼要表达自己的意思。

异:

7

(1)打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。 (2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。 二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同, 谈各自的优劣或应注意的地方。 (1)基本用途: “电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象 带等资料。 “交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室。 (2)两者与一般会议的不同: 可以消除时空上的局限性。 (3)各自的优劣: “电视会议”—— 优:通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象;劣:技术上的要求较高。 “交互式电话会议”—— 优:方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放 功能;劣:费用高,技术含量高。 三、简要回答邮件分拣的一般标准。 (1)按照收件人的姓名分拣; (2)按照邮件的重要性分拣; (3)按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件? 本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案,在此不再详细说明。8

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?

(1)上司正在开会时;

(2)上司繁忙时;

(3)上司即将外出时;

(4)远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类:

(1)年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,

所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年

度的活动事项整理成表,再通知各部门。

(2)月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从

早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛

巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:

(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所

以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。

(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的

关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括:

(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪

金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,

由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。

(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票

簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。

3.第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本,同学们可以学习一

下。最好能够根据这个范本,结合自己的工作实践,编写一个“工作任务单”。

作业4

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

口头语言的基本特征:

(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;所以发声要清楚,

尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象。

(2)有重音。口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的。

(3)有歧义。因为汉字一音多字。

(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合,口语应规

范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。 敬语使用的一般场合: (1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。 (2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要 使用敬语。 (3)敬语一般针对: 年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者; 有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。 二、简要阐述社交话题的选择。 合适的话题包括: (1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等; (2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等; (3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等; (4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等; (5)积极、健康的生活体验的话题; (6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括: (1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。 (2)令人不快的话题。如疾并残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 (3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 (4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 (5)夸耀自己的话题。

(6)庸俗的、色情的话题。

(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?

印章的使用的主要形式为:

(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)

封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围:

(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。

(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自

行更正的凭信。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序:签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办—

—注办。

分送的基本原则:

(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告

之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行

公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,

先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式

五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本

含义。

类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征

立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联

系和处理情况,运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。

(1)通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;

(2)通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以

提供档案外借;

(3)根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;

(4)利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;

(5)以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提

供咨询服务;

(6)将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;

(7)通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。

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电大 办公室管理形成性考核册答案2016-12-01 20:46:43 | #2楼回目录

作业1

1.将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)

1[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容

2[文书制作]复印资料。打印文稿及表格

3[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。

4[档案管理]档案管理。

5[会议组织]安排会议事务,并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。

6[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7[信息资料]准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息

8[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。

9[接待工作]接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。

10 [协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。 11 [督查工作]督导一般职员或速记员。

12 [日程安排]替上司定约会并做好记录;

13 [日常事务"] 阅读并分类信件通讯事务、电话; 14 [办公室管理]办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品

15 [其他临时以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项 交办的事项-]

16 替上司申报交纳所得税及办理退税。

17 外出办事,如银行、邮局等。

2、公用易耗品主要包括哪些?

办公用易耗品主要有:

(1)信封、纸张;

(2)软盘、光盘等;

(3)铅笔;

(4)圆珠笔;

(5)签字笔或钢笔;

1

(6)修正液或修正带;

(7)印盒;

(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期

号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;

(9)小刀;

(10)日历等;

(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大

头针、纸夹等。

3、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?

文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。

(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最

佳。

(2)实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的

工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。

(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工

作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次,说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为:

先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的

过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结

果对下一次的计划有所帮助和启示。

4、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计

划书,不要抄袭。

5、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方

法的认识。

1.请示方法和报告方法;

2.计划方法和总结方法;

2

3.受意方法;

4.传达方法;

5.进言方法;

6.变通方法和挡驾方法;

7.分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文

件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易

于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就

某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。

受意方法要注意:

(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;

(2)备好记录本,记录下指示要点;

(3)注意倾听,用心判断指示的用意;

(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;

(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;

(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。 才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一

份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、

公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显

得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根

本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,

才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。

注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按

照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识

点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学

们在回答本题时要加以注意。

作业2

3

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

(1)都应先问好,再传达自己的信息;

(2)都应保持耐性、热情的态度;

(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;

(4)都应简明扼要表达自己的意思。

异:

(1)打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。

(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同,

谈各自的优劣或应注意的地方。

(1)基本用途:

“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象

带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国

际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室。

(2)两者与一般会议的不同:

可以消除时空上的局限性。

(3)各自的优劣:

“电视会议”——

优:通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象;劣:技术上的要求较高。 “交互式电话会议”——

优:方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放

功能;劣:费用高,技术含量高。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

(1)按照收件人的姓名分拣;

(2)按照邮件的重要性分拣;

(3)按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件?

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案,在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?

(1)上司正在开会时;

(2)上司繁忙时;

(3)上司即将外出时;

(4)远道来访或有重要事情的来访时。

六、七

作业3

一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类:

(1)年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,

所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年

度的活动事项整理成表,再通知各部门。

(2)月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从

早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛

巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:

(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所

以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。

(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的

关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括:

(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪

金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,

由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。

(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票

簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。

3.第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本,同学们可以学习一

下。最好能够根据这个范本,结合自己的工作实践,编写一个“工作任务单”。 作业4

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

口头语言的基本特征:

(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;所以发声要清楚,

尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象。

(2)有重音。口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的。

(3)有歧义。因为汉字一音多字。

(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合,口语应规

范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。

敬语使用的一般场合:

(1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。

(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要

使用敬语。

(3)敬语一般针对:

年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者;

有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。

二、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括:

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;

(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;

(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人

情等;

(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;

(5)积极、健康的生活体验的话题;

(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括:

(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。

(2)令人不快的话题。如疾并残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

(5)夸耀自己的话题。

(6)庸俗的、色情的话题。

(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?

印章的使用的主要形式为:

(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)

封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围:

(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。

(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自

行更正的凭信。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序:签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办—

—注办。

分送的基本原则:

(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告

之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行

公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,

先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。

五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本

含义。

类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征

立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联

系和处理情况,运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。

(1)通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;

(2)通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以

提供档案外借;

(3)根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;

(4)利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;

(5)以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提

供咨询服务;

(6)将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;

(7)通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。

行政管理专科办公室管理形成性考核册答案2016-12-01 20:47:48 | #3楼回目录

办公室管理形成性考核册答案(仅供参考)

作业1

1题P3.42题P22-233题P27-29 4题P29 5题P34-41

作业2

1题P45-522题P53-55 3题P634题P68-70 5题P89

作业3

1题P162-1672题P172-176 3题P188-1914题P208-210 5题P223-225

作业4

1题P249 2题P255 3题P276-2784题P285-2865题P317-318

作业1

1.将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)

1[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容

2[文书制作]复印资料。打印文稿及表格

3[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。 4[档案管理]档案管理。

5[会议组织]安排会议事务,并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。 6[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7[信息资料]准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息 8[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 9[接待工作]接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。

10 [协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11 [督查工作]督导一般职员或速记员。

12 [日程安排]替上司定约会并做好记录;

13 [日常事务"] 阅读并分类信件通讯事务、电话; 14 [办公室管理]办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品

15[其他临时以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项办的事项-]

16 替上司申报交纳所得税及办理退税。

17 外出办事,如银行、邮局等。

2、公用易耗品主要包括哪些?

3、办公用易耗品主要有:

4、(1)信封、纸张;

5、(2)软盘、光盘等;

6、(3)铅笔;

7、(4)圆珠笔;

8、(5)签字笔或钢笔;

9、(6)修正液或修正带;

10、(7)印盒;

11、(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期

12、号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;

13、(9)小刀;

14、(10)日历等;

15、(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大

16、头针、纸夹等。

17、

18、3、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?

19、文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。

20、(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最

21、佳。

22、(2)实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的

23、工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。

24、(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工

25、作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

26、其次,说明三个步骤之间的关系。

27、三者的关系为:

28、先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的

29、过程开展。三者相互联系形成一个循环。

30、文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结

31、果对下一次的计划有所帮助和启示。

32、

33、4、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。

34、本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计

35、划书,不要抄袭。

36、

37、5、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方

38、法的认识。

39、1.请示方法和报告方法;

40、2.计划方法和总结方法;

41、3.受意方法;

42、4.传达方法;

43、5.进言方法;

44、6.变通方法和挡驾方法;

45、7.分工方法与合作方法。

46、受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文

47、件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易

48、于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就

49、某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。

50、受意方法要注意:

51、(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;

52、(2)备好记录本,记录下指示要点;

53、(3)注意倾听,用心判断指示的用意;

54、(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;

55、(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;

56、(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

57、结合实际谈体会。

58、我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。

59、才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一

60、份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、

61、公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显

62、得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根

63、本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,

64、才写出了各方满意的公司简介。

65、从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。

66、注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按

67、照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识

68、点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学

69、们在回答本题时要加以注意。

70、作业2

71、

72、一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

73、(1)都应先问好,再传达自己的信息;

74、(2)都应保持耐性、热情的态度;

75、(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;

76、(4)都应简明扼要表达自己的意思。

77、异:

78、(1)打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。

79、(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。

80、二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些?1、询问对方来电目的,询问对方是什么人,如果是推销的,可直接拒绝。

2、平常做好来电目录,对特殊的人,特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的,和其它单位领导人的电话号码本。

4、如果领导不在,需要传话的话,记录下来,以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

(1)按照收件人的姓名分拣;

(2)按照邮件的重要性分拣;

(3)按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件?

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案,在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?

(1)上司正在开会时;

(2)上司繁忙时;

(3)上司即将外出时;

(4)远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点。

1、注意把握时间,灵活的话,可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏;2、主题;这是一个相当重要的环节,在议题上一定要扣紧;3、发言顺序;这个直接关系到会议质量,一般的顺序是先谈问题,再表扬,最后总结;4、中场休息,这个时间要选择合适;5、会议人员的座位次序,这个关系到他们是否能及时的发表意见。

二、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类:

(1)年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,

所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年

度的活动事项整理成表,再通知各部门。

(2)月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从

早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写。 三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点。

(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份,一份给上司,一份给他(她)的家人,一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要,应再额外准备一份。

(2)制定约会计划。约会计划表应该包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面,要把当时记录的档案找出,交给上司。

(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好,如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起,每一扎都要标得清清楚楚。

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查,这样就不会落下任何东西。

旅行用品一览表

·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票

·笔记本

·地址目录:电话、传真等号码

·日历卡

·世界各地时间表

·国际电话号码表

·文件夹

·商业名片

·声像材料

·手机、手提电脑、软盘、微型录音机,或者是掌上电脑等

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡

·相关档案

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍

·日程表、约会安排表、时间表和计划表

·护照、签证等

·钢笔、铅笔

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子

·图章和印泥盒

·急救药盒

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛

巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:

(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所

以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。

(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的

关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括:

(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪

金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,

由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。

(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票

簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。

5、举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出相关要点,并选择其中某一项工作,作出较为具体的说明。 答:

1.根据参加宴会的人选地点,定档次

2.发请帖

3.确定参加人员,订餐

4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。

5.到时间正式进行。

文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况,一切是否按照计划执行,可以采用倒计时的方法,将以上内容再细化成更详细的表格,逐项确定时限,要求负责人完成进度,在宴请的当天,文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排,有否临时发生的问题,如有应尽快给予解决,文秘人员在宴会当日应负责招待的工作,迎客、带路,宴会结束分送纪念品礼物,以及送客,要提醒客人带回代办保管的物品,会后协助收拾会常

作业4

一、简要阐述社交话题的选择原则。

合适的话题包括:

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;

(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;

(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人

情等;

(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;

(5)积极、健康的生活体验的话题;

(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括:

(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。

(2)令人不快的话题。如疾并残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

(5)夸耀自己的话题。

(6)庸俗的、色情的话题。

(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?

印章的使用的主要形式为:

(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7) 封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围:

(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。

(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自

行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序:签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办—

—注办。

分送的基本原则:

(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告

之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行

公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,

先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。

4、按照文书立卷特征立卷,主要有几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。

1.类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况,运用最广泛。

同学们回答第一个问题时,应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时,应举例说明。

五、简要说明电子文件归档的基本方法。

答案在书上P317页。

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