r人事档案管理制度

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r人事档案管理制度

医院人事档案包括医院各类医务人员和行政后勤人员的人事档案，它集中反映了一个人的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇、身体状况等，是各级组织全面考察和正确选拔使用干部的信息和依据，同时，也为医院人事分配制度改革、专业技术职称评定和职工享受各类福利待遇提供可靠凭证，是医院人事管理的重要基础和有效工具。人事档案作为一种重要的信息资源，内容应全面、准确、完整。但是，由于历史的原因和人们信息观念的淡薄，当前医院人事档案还存在着不少问题。笔者曾对几家医院的人事档案进行调查和了解，发现一些医院人事档案管理状态堪忧，迫切需要引起有关方面的重视和改进。就此作一浅析。

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一、当前人事档案管理的问题分析

1存在的问题

1.1档案装订不规范。人事档案十个类别，要分别整理归类，并实行三孔一线装订。存在的问题有装订不规整。如纸张的右、下齐没有对整;有的钦书钉没有拆除;有的材料如晋升、晋级、调资等没有及时归位装订，只是堆叠一起。人事档案材料的美观、整齐度不够。

1.2档案材料收集欠认真。有的材料只有内容，缺落款人签字，有的缺失日期。人事档案讲究严密、完整性，缺少责任人、日期的材料，使后续的利用的真实、可靠性，造成一定程度的下降。

1.3存在复印件。人事档案由于其特殊性，在医院的人事档案中或许复印件不可避免。如专业证书、资格证书等，原件本人保存后，档案只能利用复印件。但一些人事干部在实际工作中，将一些表格如先进工作者推荐表、调整工资审核表等也进行复印，违背了档案管理要求，致使档案材料质量受到影响。

1.4材料整理不够规范。如收集中一些材料纸张不一，有些材料由于历史的缘故，出现破损、陈旧，人事干部应当及时的给予修复和粘贴。然而由于人手和时间上的原因被忽略，因而出现了人事档案材料中一些材料陈旧杂乱的情况。

1.5档案材料的整理排列有待规范。人事档案十类材料中，每一类要依照时间、内容分别排列。作为人事干部还要从参考价值上进行甄别。如文-革时期产生的带有极左思潮观点形成的材料，其观点虽属片面，但仍具有一定参考价值的，不便销毁的，可纳入第十类供组织参考类。又如在医院工作中，比较注重学历，而赤脚医生这个特殊的经历，亦可计入工龄。一些学历证明或者赤脚医生证明，由于历史的局限，有的材料只是一张表格，里面没有组织结论或没有公章。其实这些没有组织意见、出处的材料价值仅仅作为参考。已不足以作为学历、工作的证明。我们有的人事干部仍按内容分类，分别归入学历栏或工资级别栏中，笔者以为这缺乏组织人事工作的严密性。

1.6缺少干部任免公示等材料。随着干部管理制度的创新和改进，现在各地在发展党员、选拔干部时实行公示。而在人事档案中缺往往缺乏这类材料。发展党员、选拔干部等各种组织考察公示材料等应进入人事档案。又如医院实行了聘任制，一些医院只是下达文件，没有任免表，干部的聘用情况未见反映。这些档案中无干部任免表及相关的考察考核材料，这样会给这些同志的晋升职务工作带来麻烦，有的费尽周折才得以搞清楚。因此，聘用干部应专门填写干部任免表，干部的任免表也应进入人事档案材料。

1.7字迹欠规整，用材欠规范。在人事档案中，书写欠规整比较常见。还有一些用笔的材质不规范，如工资审批、年度审核、个人总结等等有用园珠笔或纯蓝墨水书写，显然这不符合档案管理要求。

2存在问题的原因

人事档案管理是一项十分严肃认真的工作，一般来说，人事干部大多具有较高的思想素质和工作能力。但是由于这样或那样的原因，人事档案的管理存在上述问题比较普遍，分析原因主要有：

2.1制度缺失，造成管理不规范。应当说，这些年来，医院的档案管理有了很大的进步。国家档案法的颁布，档案工作责任制的推行，促进了档案工作的进步。如医院积极实行档案管理达标活动，促进了档案工作的责任制的落实。但笔者注意到在人事档案管理部门，在具体的操作中人事档案的收集、整理、管理规则，人事档案调阅规定，人事档案保管规定等，大多只停留在人事干部的学习资料、工作手册中，没有上墙公布，这也就影响了实际操作。人事干部仅凭经验法则进行管理，以口授或承袭的方法进行管理，存在一定程度的人为性，这影响到档案管理的规范和标准化。

2.2缺乏了解和督导机制。人事工作是一项很严密、责任性很强的工作。院领导一般也不善介入，基本上任由人事干部操作。领导的督导缺位，造成了人事档案管理一定程度的空白，人事干部勤快、能干的，各工作积极主动，人事档案这善后工作就规范。人事干部思想松懈的，对人事档案缺乏正确认识，材料随便堆放，束之高阁，人事档案管理就成一死角。笔者曾调查走访一家医院人事档案，其象杂物间，实在令人心寒。

2.3管理知识缺乏。人事干部是个十分重要的岗位，它对人选有严格的限制，如要求党员、干部等，一些单位人事干部往往又是军转地干部。另一方面由于人事科部门每年工作繁忙，如每年医院人事科要承担大量的晋升、晋级、调资、考核等工作，人事档案管理又是一项细碎繁杂的工作，由于一些同志专业知识缺乏或无暇顾及，以致档案管理未能到位。

二、对策探讨

人事档案是一项严肃、认真的工作。它关系到能否如实准确地反映一个人的思想工作全貌。人事档案材料的收集、整理、保管，必须严格照章办事，只有规范、科学地管理，人事档案的利用才能准确、如实。现医院对病案管理相对比较严格。因为病案关系到病人的治疗效果、医院的工作质量，一旦有错有失就会酿成纠纷、赔偿。而对人事档案似乎尚缺乏应有的认识。其实人事档案关系到人的一生。笔者深有体会，某医院有位老同志文-革期间入党，文-革期间属造反派有一定过错，1978年中央下达文件，对文-革入党同志的处理有专门指示，医院草率地下结论撤消其党籍。其实中央文件规定，这类同志有过错，可以教育，不是一律清除。但是由于院领导对文-革材料保管的模糊认识，1985年竟将入党志愿书等材料作为文-革材料一并销毁。该同志反复申诉，认为当时撤消其党籍的做法违反中央有关处理文-革期间入党对象的文件精神，不符合党章规定。但因为缺乏当时入党志愿书等第一手资料，若干年来无法重新审定。以致老人三十多年不能释怀，感到痛苦，造成了一定的负面影响。因此，要加强对人事档案的重要性的认识，要加强科学管理，我们认为：

首先要加强对人事档案管理的认识，院领导要亲自过问，抓规范化管理。有些医院，或许院领导从没有进入人事档案管理这个领域，一般任由人事干部说了算，对人事档案管理的要求知之甚少，这就易造成人事档案管理主任的缺位。作为领导要关心人事干部的工作，要了解人事干部档案管理的现状、困难。要在资金、设施、人手方面给予必要的支持，促使人事干部重视人事档案的管理，热心这一事业。

其二，加强对人事干部的培训。人事干部许多是经过心红根子正选拔上来。实际工作中他们克守原则，对人事工作政策十分熟悉，严格把关。但对文书档案的收集、整理、保管、利用缺乏相应专业知识。因此管理上存在弱点。所以应加强档案管理专业知识的培训和学习。作为人事干部，不仅把组织人事日常工作记挂在心，也要将人事档案管理作为自己的根本任务。有的人事干部认为自己主要是负责人事任免、调资、晋升、晋级考核，对人事档案管理不够重视。试想，如果缺少了有效可利用的人事档案，人事干部还能算人事干部吗?所以，一定要充实人事干部档案管理知识，使之认真负责地承担起这一工作重任。

其三，人事干部明确责任，落实职责。人事干部与人事档案紧密相连，加强人事档案科学管理是人事干部的根本职责，各地要强化人事档案管理的责任制，必须严格制度，认真管理。人事档案管理的考核也要列入任期目标责任制中。对一些操作程序、规则，可实行上墙，及时提醒、告诫。一般来说，人事干部具有良好的素质，实行目标责任制，可以促使人事档案管理走向规范化、科学化管理。

其四，要养成良好的管理习惯和方法。目前电子化管理已普遍实行。电子检索、利用，已成为根本手段。因此，作为人事干部要充分利用现有科技手段建立电子人事档案系统。将每一位员工的基本情况录入电子档案中，对文本原件等材料可进行影印扫描等再现工具进行归档。同时，要养成良好的工作习惯，一些人事干部往往习惯将材料堆放一边，待有空时才能整理。可是如果一个个任务下来，一旦没有时间就会疏于整理。几年下来，甚至自己也不知道该如何归档复位。所以人事干部必须养成良好的习惯。一月、一季一整理，一阶段一过程一完毕，要成为自己的工作定则。以免造成材料的遗失、破损、不能归位等现象。

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