公司人事档案存放顺序

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公司人事档案存放顺序

　　为了加强人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求。以下是小编为你整理的公司人事档案存放顺序，希望能帮到你。

公司人事档案存放顺序

　　档案提取流程

　　(一)提档需要工作接收单位(具人事管理权限的)或人才中心、职介中心等人事代理机构出具的“人事档案商调函”。

　　(二)想偷偷把档案调离本市，就先到它市找到工作接收单位(即找好下家)。该“下家”如有人事管理权限，直接开具“人事档案商调函”，你持该函到“开发区人才”提档后交聘用单位的劳动人事管理部门。如“下家”不具有人事管理权限，你可持该接收单位的聘用合同书或录用证明、身份证、照片等相关材料到当地人事局所属的'人才中心申请个人档案人事代理托管。“人才”接受托管申请后开具“人事档案商调函”，你同样持该函到“开发区人才”提档后交给发函的“人才”就可以了。

　　(三)档案和户口不一定要一齐动，只动档案而不动户口是完全可行的。户口归公安机关管理，户口迁移比档案转移难度大。以为找到工作接收单位，档案既可转移;而户口就不一定了，很多单位，如私营、民营等小型单位(企业)，他们可以聘用你，但不能给你解决户口问题。这就是为什么现在很多人才纷纷参加报考国家公务员(公招)的关键原因所在。公务员的户口肯定没问题，而且待遇高，如能坚持到退休，那退休待遇也比社保退休人员高很多。

　　(四)暂时动用档案，年后再还回可以。前提是档案可以随着工作走。办法参照上述(二)。

　　档案存放流程

　　第一条管理部门

　　1、公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

　　2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

　　第二条文件点收

　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：

　　1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

　　2、文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。

　　3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

　　4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　第三条文件整理

　　点收文件后，应依下列方式整理：

　　1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　第四条档案分类

　　1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

　　2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

　　3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

　　4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

　　5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2

　　为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

　　第五条档案名称及编号

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审

　　慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　第六条档号编定

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订

　　者则填写于右上角。

　　第七条归档与档案清理

　　1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

　　2、档夹的.背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

　　第八条保存期限

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　第九条档卷清理

　　1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联

　　上注明部分销毁之日期。