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发货人员管理制度
发货管理制度
一 交运期限控制
1.凡遇下列情况之一者，仓管员应于一日前办妥“成品交运单”，并于一日内交运。
(1) 计划产品接获客户的“订单通知单”上的交货日期。
(2) 内销，合作外销订制品，依客户需要的日期。
2直接外销订制品缴库后，配合结关日期交运。
二 发货注意事项
1. 物料管理科接到“订货通知单”时，经办人员应依产品规格及订货通知单编号顺序列文件，内容不明确应实时反映部门确认。
2. 因客户业务需要，收货人非订购客户或收货地点非其经营所在地的，依下列规定办理：
(1) 经销商的订货，交货地点非其营业所在地，其“订货通知单”应经业务部主管核签方可办理闪运。
(2) 收货人非订购客户应有订购客户出具的收货指定通知始可办理交运。
(3) 物料管理科接获“订制(货)通知单”才能发货，但有指定交运日期的，依其指定日期交运。
(4) 订制品(计划品)在客户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运“的，物料管理科若因库位问题需提前交运时，应先联络业务人员转知客户同意，且收到业务部门的出货通知后始得提前交运。若是紧急出货时，应由业务部主管通知物料管理科主管先予以交运，再补办出货通知手续。
(5) 未经办理缴库手续的成品不得交运，若需紧急交运时需于交运同时办理缴库手续。
(6) 订制品交运前，物料管理科如接到业务部门的暂缓出货通知时，应立即暂缓交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料管理科主管，但事后仍应立即补办手续。
(7) “成品交运单”填妥后，须于“订货通知单”上填注日期，“成品交运单”编号及数量等以了解交运情况，若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。
三 承运车辆调派与控制
1. 物料管理科应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。
2. 物料管理科应于每日下午4时以前备妥第二天应交运的“成品交运单”，并通知承运公司调派车辆。
3. 如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址者，成品交运前，物料管理科应将预定抵达时间通知业务部门转告客户准备收货。
四 内销及直接外销的成品交运
1. 成品交运时，物料管理科应依“订制(货)通知单开立“成品交运单”，由业务部门开立发票，客户联发票核对无误后寄交客户，存根联与开剩的发票于2日前汇总送会计部门。
2. “订货通知单”上注明有预收款的，于开立“成品交运单”时，应于“预收款“栏内注明预收款金额及发票号码，分批交运的，其收款以最后一批交运时为原则，但” 订制(货)通知单“内有特殊规定的，按其规定进行。
3. 承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“成品交运单”上签章，第一，第二联经送业务部门核对后，第一联，业务部门自存，第二联会计核对入账，第三，第四，第五联交由承运商于出货前核点无误后始得放行。经客户签收后，第三联送交运客户，第四，第五联交由承运商送回物料管理科，把第四联送回业务部依实际需要寄交指运客户，第五联承运商持回，据以申请运费，第六联，物料管理科自存。
五 客户自运
1. 客户要求自运时，物料管理科应先联络业务部门确认。
2. 成品装载后，承运人于“成品交运单“上签认，
六 直接外销的成品交运
1. 物料管理科应于结关前，将成品运抵指定的码头或货柜场以减少额外费用(如特检费，监视费等)。
2. 成品交运时，物料管理科应依“外销订货通知单”开立“成品交运单”，一式六联，第四，第五联，交由承运商送码头或货柜场的报关行签收后，第四联免送客户，仍存于物料管理科，第五联经报关行签收后由承运商人持回，据此申请费用。
3. 外销发票正联送业务部门收存，存根联与开剩的发票则于下个月2日前汇总送会计部。
4. 成品需于厂内装柜时应依下列规定办理：
(1) 物料管理科应于接到业务部门领柜通知书后，即联络货柜入厂装运。
(2)装柜时应依客户要求的装柜方式作业，装毕后货柜应以封条加封。
七，成品交运单的更正
“成品交运单”因交运内容更改或填单错误须更正时，依下列规定办理：
1．“内销交运单”的更正
(1) 尚未交运,开单人应于原单错误处更正,并加盖更正章,如果难以更正，则将原单各联加盖“本单作废”字样。重开“成品交运单”办理盗运，作废的“成品交运单”第一联留仓运科,其余各联依序装订成册送会计核对洊档，另开错误的发票则加盖“作废”章，存于原发票本。
(2) 已交运的:开单人员应立即开立“交运更正单(内销)”，第一，第二，第三联送业务部门核对后，第一联业务部存，第二联送会计科，第三联依实际需要转送交运客户，第四联寄指送客户，第五，第六联存于仓运科。
(3) 如发票已送客户，因错误而需重开者，应将新开发票连同““交运更正单”第四联送交业务部门转交客户，并需督促客户取回原开发票。
3. 外销成品交运单的更正
(1) 尚未交运：比照本条第一款第一项的规定办理。
(2) 已交运：经办人员应立即至交运人员的码头或货柜场办理“装箱单”等报关文件的更正，并立即开立“交运更正单”，其流程与发票的更正比照第一款的规定办理。
(3) “交运更正单”不得作为出厂凭证。
八 “成品交运单”签收回联的审核及追责
1.审核：物料管理科收到“成品交运单”签收回联有下列情况者，应立即附有关单据送业务部门转客户补签。
(1) 未盖“收货章“。
(2) “收货章“模糊不清难以辨认，或非公司名称全称。
(3) 其它用途章(公文专用章)充当公文章。
2.追责：物料管理科于每月10日前就上月份交运的签收回联尚未收回的，应立即追责，并依合同规定罚扣运费，同时应月底前收集齐全，依序装订成册送会计科核对存查。
九，运费审核
1.扔料管理科每月接获承运公司返回的“成品交运单”签收回联，“运费明细表“及发票存根，应于5日内审核完毕，送回会计科整理付款。
2.物料管理科审核运费时，应检视开单出厂及客户签收等日期，是否有踰期送达或违反合同规定，如有均依合同规定罚扣运费。
3.若“成品交运单”签收回联有异常者，除依规定办理外，其运费也应暂缓支付。
十 成品领用与发票逾月反应
1. 物料管理科收到领用部门开立的“成品领用单“经审核无误后，依其请领数量发货。
3. 业务部每月初时把上月已出货未开立发票的客户，条货(制)单，品名规格，数量，交运地点及原因与对策填立于“发票逾月未开立汇总表“，一式两联，一份业务部门存，一份送会计部据以核对。
仓库发货管理制度
少发：用户要5个同样产品，结果只发了3个。
漏发：用户要了5种不同的产品，结果只发了4种，
错发：用户要的A产品,结果给用户发了B产品。或地址等写错
换发：用户发回来换货的产品.
一，仓库出单员要对每笔订单所发快递，数量，种类进行核对，再交由打包员配货。打包员配好货后再由出单员清点货物，核对订单，确认无误后打包员再封包发货。
二，要特别注意货到付款的订单，避免出现无法收款，无法投递的情况。要对点过发货，但未有效确认货到付款的订单再次点发货。
三，所贴的防伪标志要正确，不要忘记张贴
四，赠品不要忘记
五，其他情况
指定的客服每个月统计错误情况,然后算清损失额（包括来回运费，给用户的赠品，补偿性的退款）,减掉总额的三分之一,其余三分之二损失由仓管人员平分承担。
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