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工业企业采购报销制度

时间:2022-04-25 23:17:46 福利补贴 我要投稿
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工业企业采购报销制度

1、目的: 使采购的物料符合本公司产品要求,以获得稳定可靠的交货品质保证。

工业企业采购报销制度

使公司产品物料的采购价格合理化、阳光采购透视化,费用报销流程细致化。

2、范围:

2.1 与生产产品直接有关对外采购的原物料、包装材料等。

2.2 对外采购使用的工具、办公用品、机器设备及设备配件等。

3、权责:

3.1 需求部门:负责原材料、包装材料、机器设备及设备配件、工具、办公用品等申请及验收。 3.2 采购部:负责采购作业执行及货品现金采购的费用报销申请。

3.3 仓 库: 负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。

3.4 品管部: 负责原料、包装材料及外购成品等接收检验。

3.5 制造总监:负责采购工作的审核工作。

3.6财务会计:负责费用报销凭证/单据的核实审核工作。

3.7财务经理:负责费用报销(采购单价)核实以及资金链调度工作。

3.8管理部:负责对采购工作的监督及采购价格、费用报销的审批工作。

3.9总经理:负责对采购物料计划订单及费用报销批准工作。

4、实施方式:

4.1货品的采购流程:

4.1.1 主材料采购:各生产车间依“合同评审报告”或库存原料、及成品库存量确认物料状况,需要采购的填写“采购通知单”,经制造总监批准后交采购部安排采购。

4.1.2 辅料及机器/配件/工具/办公用品的采购:由需求部门根据工作的需要提出书面采购申请,经部门主管审批后交采购部安排采购。

4.1.3 采购员在接到采购通知后,及时联系各厂商报价,原则上同种物料需三家比价(针对各别物料临时到场寻找、比价的,在采购前加以说明),填写“采购计划表”,同时附带最新有效报价单,经采购主管审核,交制造总监确认核实,再交由管理部对采购单价的审计核实,采购计划表最终由总经理批准后执行采购(授权代批除外)。

4.1.4 采购员依批准后的采购计划表,填写采购订单分发给供应商回签的订单,如供应商不能回签又已送货的由采购在订购单上注明“有效”字样,产品包装上要求供应商标明(厂商名称、订单号、品名、规格/型号、数量、颜色、生产日期)。

4.2采购后的验收及入库:

4.2.1 原材料/辅料入厂时,由仓管员点收数量无异后在供应商送货单上签名验收,并通知iqc验收来料品质。

4.2.2机器/配件/工具/办公用品入厂时,机器及设备配件由工程部人员或生产车间主管验收、iso9001 深圳市****实业有限公司

工具/办公用品则由申请部门使用者验收,货品验收合格后仓库方可签收办理入库。

4.2.3 对验收不合格品,IQC应及时以检验记录表知会采购(对机器/配件/工具/办公用品不合

格验收者立即口头告之采购),采购应及时知会生产部门并联络供应商,知会方式(电话或书面形式),采购将处理情况及时反馈给制造总监、生产部门、仓库、IQC,有关扣款情况通知财务部,主要依据《不合格品控制程序》处理。

4.2.4对数量短缺的物料,仓库按实数入库并及时通知采购员处理。

5、采购费用报销细则:

5.1货品现金采购费用报销:

采购凡是用现金采购的货品,当日必须凭采购送货单或收款收据或发票到仓库办理入库手续,对货品的验收参照(http://ad.ahsrst.cn条款),验收者需在收款收据或发票上签收“验收合格”并签名。同时当日需将收款收据或发票给制造总监在背面确认签名。 5.1.1

5.1.2采购员在填写费用报销单时将“申购单”、“比价单或采购计划表”、“供方送货单/入库单”、

“收款收据/发票”、“设备验收单”等凭证加贴在后,采购需将货品实际卖方的电话、联系人填写在“收款收据/发票”的背面,齐全后交制造总监审核。

5.1.3制造总监在审核费用报销单时重点审核凭证的完整性及真实性,“申购单”、“比价单或采购

计划表”、“供方送货单/入库单”、“收款收据/发票”、“设备验收单”等有无缺漏。无误签名,交回采购部,异常单据则退回采购部。

5.1.4财务会计在审核费用报销单时重点审核凭证的完整性及真实性,“申购单”、“比价单或采购

计划表”、“供方送货单/入库单”、“收款收据/发票”、“设备验收单”等有无缺漏。同时需对凭证中的发生的货品数量、金额进行重新核算证实,无误签名,再交财务经理核审,异常单据则退回采购部。对有发票可以抵扣的财务会计需作好账务工作。

5.1.5财务经理审核采购费用报销单重点核实采购单价的真实性,财务经理需依据“收款收据/

发票”背面的电话进行抽核,实际打电话询问单价的真实性,另一方面需把控有无重复性付款,无误签名,再交管理部核审,异常单据则退回采购部。

5.1.6管理部总经理助理见以上人员都审核无误签名后,再对单据进行复核,复核无误后签名,

再整理好统一递交总经理批准。

总经理批后的费用报销单,采购每周只能固定一次到财务出纳处办理充账或领取现金业务。 5.1.7

6、本采购管理制度及费用报销细则最终解释权归财务部所有。

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