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小公司财务报销制度
为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定本制度。
一、费用报销程序
1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹，凭合法的原始单据将票据粘贴好，用中性笔填写经费支出报销单。
2、将付款凭单传递给财务会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。
3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。
4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。
5、特殊事件急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。
6、员工发生的费用必须在发生费用一周内报销，不得拖延时限。
二、费用报销规定
1、市内交通费报销：要凭正规发票(公交车票、车租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因）。
2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费凭正规车票进行报销。
3、业务招待费的报销：业务招待费的报销对象为销售经理同等职级及以上职级，发生招待事项前应向总经理请示，经同意后方可进行限额接待。报销时凭正规餐饮业服务发票，填制经费报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。
三、电话费的管理
公司给业务员配备公用电话，并给予费用限额（200元/月），超支部分由各业务员自行承担，公司不予报销。
业务员给予手机费用按职级限额报销，销售代表30元/月、高级销售代表50元/月、销售顾问80元/月、销售经理同等职级及以上150元/月。（试用期无话费报销）
四、办公品的管理
办公用品的采购由公司财务集中采购，各部门在月末20日向财务上报次月办公用品需求，由财务实行登记造册管理，各部门在领用时履行签字手续。
五、促销活动物品的管理
市场部做促销活动购买相应物品，需由活动负责人向总经理书面出具活动方案、物品购买计划，由总经理批准后安排后勤部统一购买，物品分发到活动负责人时需由负责人签字确认收货，一并纳入系统视同办公用品管理。
小公司财务报销制度及报销流程
第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第一条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差借款单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。
(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第二条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三部分 日常费用报销制度及流程
第一条 日常费用主要包括差旅费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第二条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(四) 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第三条 费用报销的一般流程
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。
第四条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第五条 招待费报销制度及流程
（一）费用标准
1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
2.其他费用：根据实际需要据实支付。
( 二)报销流程：
1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第六条 其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第四部分 报销时间的具体规定
为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
1．财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。
2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
第五部分 附则
第一条 本制度解释权归公司财务部。
第二条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
公司财务报销制度
财务报销制度是指公司通过制定相应的制度规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项日常费用的开支进行严格的计划、核算控制、考核与奖惩，以将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益。各级管理人员和业务人员要树立成本意识。
第一部分 借支管理规定及借支流程
第一条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作
日内办理报销还款手续。
（二）其他临时借款，如业务费等，借款人员应及时报帐，原则上不允许跨月借支。
(三) 小额借款提前一个工作日向财务提交借款单；大额借款（壹千元以上包括壹千元）提前二个工作日向财务提交借款单。
(四) 借款销账规定：
1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，
否则财务人员有权拒绝销帐；
2、借款人原则上应在5个工作日内办理销帐手续，如有特殊情况延迟还款需向财务经理提前声明。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第二条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、
支票或现金。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→总经理复准后→交予财务经理予以借款。
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。
第二部分 日常费用报销制度及流程
1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
2、报销中使用的表格种类：
费用报销单 —— 用于(市内)交通费、办公费、电话费等现金方式付款
差旅费报销单 差旅费粘贴单 一周行程清单
—— 3种单据同时用于报销差旅费
3、报销时间及期限：
每周四为固定报销时间。
所有费用必须自发生之日起一个月内报销，超出一个月者，只报销费用的80%；超出二个月者，只报销费用的50%；超出三个月者，费用自理。年底时，必须及时将当月发生之费用报销，不得跨年，否则费用自理。
4、报销程序
1
填写相应单据，报销人员根据费用发生的实际情况由相应的业务担当签字确认后，交予财务依报销制度审核后予以报销。
5. 交通费报销制度
1）员工日常因公外出交通应以公交汽车为主，按实际情况予以报销，出租车费用一般不予报销，紧急情况可经部门经理批准使用出租车。如有特殊需要可以提前申请公司用车。
2）工作超过PM21：00点以后，可以乘坐出租车回家，公司报销当日有效之发票。
3）报销时，必须分别填写费用发生的起止地点及事由。填写的事由。
4）非出差发生的交通费使用《费用报销单》报销，出差发生的交通费使用《差旅费报销单》报销。
6.业务招待费报销制度
1）业务招待费应根据商务需要，避免铺张浪费，以节约适用为原则。业务招待费如为餐费，以人均不超过50元为宜，此费用发生前需得到部门经理的批准，报销时由部门经理标注原因签字。
2）另外报销时，填写的事由。
3）非出差发生的业务招待费使用《费用报销单》报销，出差发生的业务招待费使用《差旅费报销单》报销。
7.手机费报销
1）手机费报销以业务、管理人员为主，其他人员不享受此项。业务外地出差人员（每月出差15天以上）报销标准为100元/月，市内出差人员（每月出差15天以上） 报销标准为50元/月。
2）管理、业务人员在工作与非工作时间都应保持手机通话畅通，如发生任何无法联络的情况则取消当月话费报销。
8.快递费报销制度
1）公司快递费，（前台负责对帐清楚）由前台每月一次交财务各快递公司对账单，审核无误后通知快递公司开发票、付款。
2）公司外快递费，员工在公司外临时收发快件的快递费，报销时需将快递底单与发票一同粘贴，缺少快递底单的不予报销。并且报销时，填写的事由。
9.差旅费报销制度
1）差旅住宿费标准：
住宿费统一标准（普通城市）为一天70元，一类城市140元。实际发生额低于此标准的，按实际发生额报销，此费用不得用发票顶替。
2）差旅交通费标准：
省内出差根据具体情况选择公司车、客运巴士、火车或其他适合交通工具。
省际出差一般选择火车或轮渡作为交通工具，如有特殊情况需要公司车或者乘座飞机须报总经理批准。交通时间6小时以内可选择硬座或软座；超过6小时可选择卧铺。
3）差旅餐费标准：
员工出差，享有员工午餐补助5元/天，暂不给予另外餐补（如发生请客事项不予报销）。
4）差旅费报销的填写
报销时，必须在《差旅费报告单》中清楚的填写费用发生的起止地点及事由。
第三部分 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:
为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时
填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报
销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第四部分 附则
第二十四条 本制度解释权归公司财务部。
第二十五条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
XXX集团有限公司 2015年04月16日
公司财务报销制度及流程
为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际，统一各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。员工报销时应严格执行公司制定的审批管理制度
一、报销审批监控程序
1、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。
2、办公用品的购置：由各部门根据需要，编制计划报行政办公室审核汇总，按审批权限批准后，由公司按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。领用时，须填制出库单，经上级领导批准。
3、物品采购报销须按公司采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完备审批手续后办理报销。
4、报销流程：报销人填制报销单签字---部门主管签字----总经理签字----财务核算无误予以报销。
5、要求财务出纳人员严格执行财务制度，并于每月月初汇总上月的报销清单，上报上级主管。
二、报销规定
(一)、差旅费报销规定
1、员工出差应填写出差“申请单”，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费
2、员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，连同出差“申请单”、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务部报销。
3、员工差旅费报销标准严格按照公司规定执行。
4、交通费：员工出差需购买飞机票的，一律由办公室统一购买，不得擅自购买。如擅自购买，费用由个人承担。出差不是为处理紧急事务的，普通员工以车，船交通工具。员工长途出差交通费可实报实销，出租车票不得连号。
（二）、市内交通费用报销规定
公司员工在市内外出办事，应尽量选择乘坐公司车或公交车，原则上不提倡乘坐出租车，如确因工作需要乘坐出租车，要事先请示分管领导，并在报销单上注明，报销时出租车票不得连号。
（三）、报销发票粘贴规定
报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在报销单背面（左上角处），完整规范地填写相应的报销单。具体要求为：
1、费用报销单：按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。
2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。
3、差旅费报销单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，因出差发生的费用填在差旅费报销单中“其它“费用项上，注明出差事由，随行人员及借款情况。
4、填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。
三、报销时间
购买材料和支付货款，必须在单据所填日期的一个月内报销，员工报销其他费用，必须在费用发生之日的本周内按规定程序进行报批。
四、下列情况不予报销：
1、违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费。
2、其它不符合国家开支标准的单据，无理由跨年度的单据。
公司财务费用报销制度模板
为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本制度。
1、借款报销的审批权限
1.1公司员工因工出差借款或报销，由各部门经理审签后，报公司财务部门审核，并送公司总经理批准，方能借款或报销。凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。
1.2 员工出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由及行程，按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费。
1.3 员工出差返回后，填写“费用报销单”，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。
2、员工差旅费报销标准。
2.1 员工出差分 “长途”和 “短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的为 “长途”。
2.2 出差地点区分为1类区，2类区，港澳台地区三种，即：
二类区：特区、上海、北京、广州等地；
一类区：除二类区以外的地区。
2.3 出差住宿费报销标准：（元/人/天）
职务 一类区 二类区 港澳台地区
一般人员 首日 10080 首日 150120 总经理批准
主管、工程师级 首日 150130 首日 220170 400hkd
部门经理级 首日 250200 首日 300250 500hkd
公司副总经理级 250 300 600hkd
2.4 出差补助标准
2.4.1 员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。（深圳市外的短途出差，可享受15元/人/餐的伙食补贴）。
2.4.2 长途出差补助标准：（元/人/天）
职务 一类区 二类区 港澳台地区
一般人员 30 40 100hkd
主管、工程师级 40 50 100hkd
部门经理级 60 80 150hkd
公司副总经理级 100 150 200hkd
2.5 员工出差交通报销标准
2.5.1员工出差乘坐交通工具：公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；部门经理级：可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱，乘坐飞
机需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱、乘坐飞机需报总经理批准。
2.5.2员工长途出差交通费，经理级（含）以上人员的陆路交通费可实报实销；经理级以下人员原则上不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车
时，需经总经理批准后，方可报销。
2.5.3 员工在本市内出差，只报销公交车票公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。
3、员工差旅费报销规定：
3.1 住宿费，交通费按规定标准执行，超标自付（如有特殊情况需总经理批准方可报销），节约归已。
3.2 膳食费按规定标准领取，不得报销与此相关的费用。
3.3 通讯费以邮局凭证报销。
3.4 交际费用由领导核定并填写客餐报销单，经总经理批准方可报销。
3.5 短途出差不享受住宿补助。
3.6 出差人员无住宿费用时，则可按住宿标准的50%领住宿补助。
3.7 员工出差返回后于5个工作日内报销，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。
3.8 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部门不予报销。
3.9 财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。
4、员工探亲路费的规定
员工探亲费不予报销，采取补贴包干的办法执行。补贴标准详见《员工春节探亲休假管理规定》。
5、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督。
5.1 公司员工因公借款，必须办理借款申请单。会计根据内容填写
齐全，完整的借款申请单，编制会计凭证，会计、出纳、收款人必须在付款凭证上签字。
5.2公司预付款项，必须根据合同或协议办理付款申请单，经财务审核并报总经理审签后办理付款；付款手续不齐备的，会计不得编制付款凭证，也不得
付款。
5.3 备用金和预付款的使用，必须依照下列规定：
5.3.1 具有规定的用途，期限及限额；
5.3.2在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。
5.3.3 以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。
5.3.4 对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。
5.3.5对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没还款的备用金，若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二；三个月以上一年之内的收
取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。
6、原始凭证的审核
各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。
7、原始凭证应具备的内容：
7.1 凭证名称；
7.2 填制凭证的日期；
7.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名；
7.4 经办人的签名或盖单；
7.5 接受凭证的单位名称；
7.6 经济业务的内容；
7.7 数量、单价和金额；
7.8各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原
始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。
8、对原始凭证的技术性要求：
8.1 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。
8.2购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写
实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。
8.3 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。
8.4 职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。
8.5 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。
8.6属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号
签一个章。
8.7自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要
列分配标准、分配率、分配额。
8.8 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。
9、记账凭证的内容及填制要求：
9.1 凭证日期：一般应按实际受理经济业务的日期填列。
9.2 凭证编号：应按月编制自然数列顺序。
9.3 凭证摘要：应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。
9.4 会计科目：应按有关规定设置。
9.5 凭证金额：必须与原始凭证相符。
9.6 所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。
9.7 有关人员的签名或盖章：出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。
9.8 会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。
10、本制度所指的由总经理批准的事项，如因总经理出差期间，均由董事长审批。
11、本制度由公司财务部制定并负责解释。
12、本制度从××科技有限公司董事会批准之日起执行
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