工程档案管理制度

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工程档案管理制度

为了更好的规范工程资料、文件、设计图纸的保管、发放和使用，根据公司档案资料及图纸数量的实际情况，本着为工程服务的原则，合理利用档案资源，达到施工、存档两不误的目的，制定本细则。

工程档案管理制度

一、收集范围

从工程项目建议书始到工程竣工决算止所有与工程有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像各种载体的文件材料等。

二、工程资料、档案的保管

1、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及公司的有关制度，严守公司档案管理制度和保密守则，保护公司的合法权益。

2、及时将收集的文件、资料、图纸等，整理分类，编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。

3、归档的文件材料要完整、系统、准确。

4、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

5、做好档案的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，档案柜必须加锁。

6、保存的工程档案每半年清理核对一次，如有遗失、

损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

三、工程资料、档案借阅

1、有关单位查阅档案，应出示单位证明及本人证件，档案管-理-员要做好登记手续。

2、本单位职工查阅档案，档案管-理-员同样要做好查阅登记手续。

3、档案一般只供查阅，不予外借。如因工作需要确需外借，需经部门经理批准并约定归还日期，由管-理-员按期追还，需续借的要重新登记，借阅人应做好外借档案保管工作。

4、原件原则上不外借。

5、查阅、借用档案，应保证档案完好无损，严禁撕损、涂改、抽页、沾污（包括划线、画图等）档案资料。

6、允许复印的档案，应在登记时注明复印的名称和份数。

四、施工图纸的接收、登记

1）施工图纸从设计院出图审查后，先送到工程部档案室，档案管-理-员按设计合同规定接收设计院分发的施工图纸，准确核对后，按专业分类、编号，并将目录输入微机。

2）工程施工过程出现的变更文件等相关设计文件的内容必须先到档案室登记备案，由档案室登记发放。

五、施工图纸的发放、借阅

1）招标代理公司所需图纸，必须从档案室按借阅程序借出，招标结束后，3日内送还档案室，延期管-理-员要尽快督促还回。施工图纸的发放由管-理-员按中标通知书通知有关单位领取。

2）施工单位等部门的图纸接收人为公司负责人。

3）图纸发放由资料室办理发放手续，接收人核查无误后进行签字、领取。

4）对于已领取图纸的施工单位，不得再向档案室借阅该部分图纸。

5）公司其他科室需在资料室借阅的图纸，借用人在资料室进行借阅登记，由各自部门领导签字认可，借阅时间最长不得超过七天。

6）档案室存档的图纸原则上不予借出,特殊情况下如需借阅,经公司主管经理批准后,方可借阅。

7）图纸变更单执行上述规定。

六、作废图纸的处置

对施工中由于变更等原因而作废的图纸，资料室将新图纸报主管领导审查，由主管领导发布变更通知，资料室通知

各使用部门将旧图纸交回资料室后，按领用程序重新领用新图纸。回收的作废图纸，按有关规定进行处理。

七、工程竣工后，根据建设局档案室及质检站有关的要求，由档案室对图纸、资料进行整理、移交、备案。

八、相关记录表式

1）收文登记表

2）发文登记表

3）借阅登记表

4）废图回收登记表

10工程建设档案管理制度2016-09-13 19:22 | #2楼

1、目的

建设工程涉及大量的信息和档案，而且种类繁多，为便于工程建设信息的管理和交流，制定本办法。

2、适用范围

适用于公司范围内的应用工程、管线工程、土建工程及其他建设工程。

3、职责

3.1工程建设的现场代表负责工程信息的收集。

3.2工程建设的牵头部门应设专、兼职档案管-理-员，负责工程建设信息的整理、传递、分析。

3.3应建立工程建设档案登记和管理。

4、工程建设信息的分类

（1）立项文件：

项目建议书，项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见; 关于立项有关的会议纪要;

专家建议文件,调查资料及项目评估研究等资料；

公司计划财务部审核的实施申报表及工程编号。

(2)建设用地、征地、拆迁文件：

选址申请及选址规划意见通知书；

用地申请报告及建设用地批准书；

拆迁安置意见、协议、方案；

建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证。

(3)勘察、测绘、设计文件：

工程地质勘察报告；

地形测量和拨地测量成果报告；

申请的规划设计条件和规划设计条件通知书；

初步设计图纸说明；

审定设计方案通知书和审查意见，有关行政主管部门批准文件；施工图及其说明；

政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。

(4)招投标及合同文件：

勘察设计、施工、监理招投标文件；

勘察设计、监理委托合同，施工承包合同；

其他分类合同。

(5)开工审批文件：

规划审批申报表及报送的文件和图纸；

建设工程规划许可证及其附件；

建设工程开工审查表；

建设工程施工许可证；

工程质量监督手续。

（6）竣工资料：

竣工图；

建设工程移交资料；

建设工程备案资料；

（7）财务文件；

工程投资估算；

工程设计概算；

施工图预算；

工程预付款、进度款拨付资料；

工程决算书；

工程决算审计报告。

（8）建设、施工、监理机构及负责人

工程部现场代表；

工程项目监理及负责人名单；

工程施工项目经理部及负责人名单。

5、流动信息

（1）投资控制信息

①设计变更；

②工程量变化表（现场签证）；

③工程造价的市场变化情况；

（2）质量控制信息

①质量抽样检查数据；

③质量事故记录和处理报告。

④施工各阶段验收、检查、测试记录。

（3）进度控制信息

①施工单位的施工组织设计；

②立项工作进度表及报建进度表；

③工程征地、拆迁进度报表；

④工程设计安排：设计委托书送达时间、设计完成时间。 ⑤工程开工时间、计划完成时间；

⑥施工单位工程进度表；

⑦监理月报、季报。

6、工程建设信息交流细则

6.1工程建设信息的传递

6.1.1有关工程建设的固定信息均应在工程信息管-理-员处备份。

6.1.2有关工程建设的流动信息均应传递给工程建设信息管-理-员。

6.1.3有关工程建设流动信息均应有工程建设牵头部门的信息管

理员传递到公司计划财务部。

6.1.4需要时，工程建设信息应传递到公司主管副经理。

6.2工程信息的共享

现场代表应将工程建设信息录入工程建设信息管理系统，实现信息共享，以便于工程管理、统计、分析、处理。

6.3工程信息的处理

6.3.1工程分阶段信息均应传递给信息管-理-员进行信息处理

6.3.2各类信息必须分类处理

①设计变更、现场签证、工程量变化表以及工程材料价格变动，应与合同价分析比较；

②进度款拨付，应与合同分析比较；

③项目结算，应与合同价分析比较；

④项目投资变化趋势预测；

⑤对工程进度表，应对照施工组织设计进行分析比较； ⑥对工程量完成情况，应对照年度计划进行分析比较； ⑦工程实际进度与计划进度的动态比较；

⑧工程进度变化趋势预测；

⑨分项、分部及单位工程的验收记录，应对照质量要求和质量标准进行分析比较；

⑩合同执行情况的分析比较。

6.3.3对各分析比较的结果，应反馈给现场代表。

6.3.4对于涉及质量、投资等重要信息，应及时报部门经理处理。

6.3.5工程完工后，现场管-理-员收集整理、移交工程建设资料，并在工程档案管-理-员处备案。

7、工程建设信息存档

工程建设完工后，有关工程建设的固定档案均应交公司资料室存档。

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