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董事长秘书岗位职责

时间:2022-05-10 18:38:22 综合资料 我要投稿

董事长秘书岗位职责

董事长秘书岗位职责:

董事长秘书岗位职责

1、合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序。

2、负责对外联络,媒体接待,做好公司会议纪要,备忘录及其它文件的整理。

3、协助董事长对重要业务资料进行档案管理。

4、负责及时传达董事长的各项指示安排,起草董事长交办的信函、演讲稿、报告、文件等各类文件。

5、接待访问董事长的重要来宾。

6、根据董事长要求,跟踪决议事项的推进。

7、完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务。

工作要求与工作流程

一、 办公室内务

1、办公环境

工作要求:明亮整洁,一尘不染,家具摆放整齐,办公桌无文件累积,文件整齐规范,图书 排放整齐

工作流程:

(1)、每天准时上班。

(2)、开窗通风。

(3)、 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

(4)、 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。

(5)、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。

(6)、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。

(7)、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。

(8)、每两周吸尘一次。

(9)、每天打扫办公室卧室。

(10)、及时清洗茶具。

2、文件管理

工作要求:流程齐全,分类合理,处理及时,管理规范

工作流程:

(1)、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。

(2)、外部来文:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。

(3)、内部来文:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。

(4)、 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

(5)、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

(6)、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。

(7)、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。

(8)、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。

(9)、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。

二、来宾接待

工作要求:彬彬有礼,热情接待。

工作流程:

(1)、笑脸相迎,茶水相待。

(2)、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。

(3)、索要名片。

(4)、及时向董事长请示。

(5)、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。

(6)、 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

工作要求:准备充分,安排周全,接待周到,组织完善

工作流程:

(1)、会议议程的拟定。

(2)、 确定与会人员。

(3)、会议通知起草和发送。

(4)、 会议文件的准备。

(5)、会议场所的确认及会场布置。

(6)、会议签到及记录。

(7)、与会人员的接待工作。

(8)、整理印发会议纪要。

(9)、会议达成事项的督办。

四、文字工作

1、起草董事长参加活动的讲话发言稿。

2、起草董事长署名发表的有关文稿。

3、协助董事长起草工作计划及报告。

五、商旅工作

1、掌握董事长的会谈、会务安排,为董事长接见访客做好预约工作。

2、安排董事长的商务旅行,做好车辆、酒店、机票等预定工作。

3、出差结束后,做好出差总结报告及费用报销工作。

六、完成董事长交代的其它事宜,差崔董事长所需的有关文件报表,协助董事长追踪、差催各单位应办事项。

董事长秘书岗位职责2016-09-20 8:59 | #2楼

工作目标:协助董事长处理好日常的工作事务,安排好董事长每天的日程会客工作,完成好董事长交办的工作内容。

一、基本职责

1、严格遵守公司的各项规章、制度以身作则,如有违犯,接受公司处罚。

2、协助主管领导开展日常工作。出色地完成自己所分管的工作。

3、做好与前台日常的交接及替岗工作。

4、按时上交每日、每周的计划及总结。

5、每周公司列会做好列会的会议记录工作。

6、完成公司领导及主管领导安排的其他工作。

二、日常工作

1、根据董事长指示,协助董事长处理公司日常运作事务及与各职能部门的协调、管理工作。

2、根据董事长指示,协助董事长处理公务信函、邀请的接转回复及整理工作;

3、根据董事长指示,协助董事长起草各类通知、函件、讲话稿、报告及其他相关文件。

4、董事长出差前,确定出差日期、时间及陪同人员;

5、确定行程后,负责预订机票(选择合适的航空公司、机型及班次)、酒店(记录酒店名称、电话、传真等)、安排车辆接送(确定接送人员的联系方式);

6、根据董事长安排,与出差地相关人员沟通,确定抵达后的日程安排,制定细致周到的日程表(时间、地点、人员、议程等)。

7、董事长出差期间,根据情况及时与相关人员及董事长沟通,必要时调整日程安排。

8、董事长出差归来后,及时向董事长汇报出差期间公司内部事务及工作进展。

9、根据董事长指示,及时整理董事长出差后的资料(包括资料、名片、会谈备忘),根据需要转发相关人员或存档。

10、负责董事长差旅费用的报销。

11、负责行政综合重要指示和重点任务的追踪督办。

12、负责行政综合部相关文件的管理,做到流程齐全、分类合理、处理及时、管 理规范。

13、负责管理公司所有证件办理的相关档案的整理与存放。

14、根据行政综合部日常工作管理计划内容进行相应的工作安排,保证完成日常

工作管理计划所涉及到的内容。

三、公司涉外工作

1、负责公司外宾的接待与陪同翻译工作。

2、根据董事长指示,负责公司相关文件的翻译工作。

四、项目申报

1、根据政府相关部门、科技主管部门的优惠政策,负责政府部门相关奖励、荣誉、资金支持项目的申报工作。

2、负责制定项目申报流程。

3、负责组织公司相关部门、人员准备项目申报材料。

4、申报材料备齐后,按时报送至项目申报主管部门。

5、负责项目申报后的跟进、落实及后续所需材料的准备、报送。

6、负责公司与各级政府部门、科技主管部门沟通相关事宜。

五、协助董事长推进公司企业文化建设

1、负责定期与各级员工沟通了解公司文化建设需求和建议。

2、沉淀、整合、提炼公司高层管理者的管理理念和思想。

3、负责宣传推广企业核心文化。

4、负责整理、制定公司企业文化建设方案。

5、负责宣传、策划、开展各项企业文化活动。

六、工作细则

1、负责公司证件性资料的整理、归档与借用管理,包括法人营业执照、土地使用许可证、生产许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料等批文证照。

2、负责监督及跟进办理完毕的具有保存价值的证件性文件资料,均应在三日内整理归档。

3、归档的文件资料必须完整、真实、准确,底稿和印本、正文和附件必须归在一起。

4、各部门工作人员可借阅、复印相关文件资料,但须经公司领导或部门领导批准,并登记详细信息,包括借阅人本人签字、所属部门、借阅时间、事由、归还时间等。

5、应加强保密意识,做好文件资料管理的保密工作。

6、董事长外出时应第一时间通知行政综合。并确定好出行时间,通知董

事长专职司机提前做好车辆安排,如董事长司机不在的情况下应通知保安部做好出行车辆的安排。

7、对所有申报项目应做到准时、准确及时汇报。

七、规章制度

1、因个人原因对董事长交代的事情未能及时完成给予20元/次的处罚。

2、上报给董事长文件未仔细审阅,出现错别字现象的给予5元/字的处罚

3、董事长外出未能及时安排好出行日程的给予50元/次的处罚,情节严重的给予辞退。

4、不能以职务之便泄露集团机密文件,一经发现给予辞退。

5、上班时间不能出现利用办公电脑看电影及浏览与工作无关的网页,一经发现给予20元/次处罚。

6、如未按时上交日、周、月总结及计划的按推迟一小时10元/次

7、不服从上级领导安排或顶撞上级的给予降级处分,情节严重的给予辞退。

编制: 审核: 批准:

董事长秘书岗位职责12016-09-20 13:48 | #3楼

职位职能: 经理助理/秘书

职位描述:

工作职责:

协助董事长制定、贯彻、落实各项经营发展战略、计划,实现企业经营管理目标。草拟公司重要文件,召开高管会议。

工作内容:

1协助董事长制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解;

2起草公司各阶段工作总结和其他正式文件;

3协助董事长对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系,尤其是业务部门间的日常工作关系以及事务处理,必要时可单独召集业务沟通会议或工作会议;

4配合董事长处理外部公共关系(政府、重要客户等);

5跟踪公司经营目标达成情况,提供分析意见及改进建议;

6在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向董事长提供相关解决方案;

7撰写和跟进落实公司高管会议、专题研讨会议等公司会议纪要;

8协助董事长进行公司企业文化、企业战略发展的规划,配合管理办开展企业文化工作;

9完成其他临时交办的任务。

任职资格:

教育背景:

◆工业设计、行政管理、企业管理等相关专业本科以上学历。

培训经历:

◆受过战略管理、组织变革管理、项目管理、管理能力开发等方面的培训。

经 验:

◆5年以上相关行业企业行政管理工作经验,2年以上相关职位工作经验。

技能技巧:

◆知识面宽,知识结构较全面,具有丰富的行业经验及管理经验;

◆具有较高的综合素质,能够迅速掌握与公司业务有关的各种知识;

◆良好的中英文口语、阅读和写作能力;

◆熟练使用办公软件。

◆有三年以上驾龄。

态 度:

◆有较强的组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力;

◆具有很强的判断与决策能力,计划和执行能力;

◆良好的团队协作精神,为人诚实可靠、品行端正、具有亲和力,较强的独立工作能力和公关能力

董事长秘书岗位职责说明书2016-09-20 19:40 | #4楼

董事长秘书职位描述

一、岗位职责:

1、深刻了解公司的企业文化,正确传达总裁布置的各项任务;

2、负责董事长日常经营工作中文件的起草,协助董事长起草信函、报告、文件等各类综合性文件,负责及时流转董事长签批的文件,并负责董事长各类文件资料、来电、来函处理、进行整理、定期归档;

3、熟悉董事长的各项习惯,负责董事长日常工作的协调和提醒,并安排董事长出席各类公务会议或商务差旅;

4、负责董事长来客、来访接待,行程安排,为董事长接见访客做好预约工作,接待访问董事长的重要来宾;

5、参与董事长日常工作中的各种事务性工作,负责办理各项准备工作;收集各种事务工作反馈信息,检查落实情况,并及时向董事长汇报。

6、负责收集公司内部各种经营信息和数据,掌握公司经营情况;负责撰写董事长决策相关的各种分析报告;

7、负责准备董事会与经营班子会议,负责会议的记录;

8、负责组织和安排总经理以上级别会务工作,并对决议事项进行催办、查办和落实;

9、负责董事长相关事务后勤保障工作;办公室环境维护管理工作;

10、完成总裁及上级交办的其他工作。

二、岗位要求:

1、研究生及以上学历,中文、英文、文秘、行政管理、法律等相关专业,具2年以上大型企业、外企或相关行业同等职位工作经验;

2、具有良好的职业操守,为人诚实正直、谨慎、细致,具备快速的理解力和严格的执行力;

3、形象好气质佳,良好的时间管理能力;熟悉商务礼仪及商务运作,具有优秀的接待礼仪和公关能力,简历中请附带个人照片;

4、熟练使用各种办公软件,良好的中英文写作、口语、阅读能力,文笔流畅,可以撰写对内/外公文并处理各种文件;

5、人际沟通协调能力强,准确理解并贯彻执行公司的理念和意图;

6、工作积极主动,细致认真,谨慎细心,有条理性、责任心强;具有很强的、协调能力,团队意识强;保密意识强。

7、思维敏捷严谨,富有创新力;

8、高度的敬业精神与责任感,能够与企业共同成长;

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