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秘书会议接待方案
我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验,以自己票务方面独有的优势,使您的会议工作轻松便捷、有条不紊;使您可以更专心自己的工作,不必为会议的琐事而分心劳神,而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩,取得意想不到的收获!
会议策划简介:
1、提供多家大酒店由您选择,价格优惠。
2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备:会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译:各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待程序:
1、 我们倡导商务会议的全新概念,积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务,可以根据客户需求,灵活安排会议规模、费用,提供活动整体策划方案,以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。
2、 我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择,为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置,为客户提供相应的媒体支持。
3、会议期间,会根据客户的需求,在会议举办地进行媒体宣传,灵活操作,使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。
4、我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。
5、我们将为您提当地大酒店3-7优惠价格的预定服务,并完全考虑您的要求,为您推荐
适合您需要的酒店以及楼层。
6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员,与各星级酒店都有协议关系,可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。
7、无论在当地哪里举办会议,我们都会有专业人员24小时为您服务,包括从开始的预定酒店到最后订票送站,我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。
8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务,我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等,为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产,并将根据您的需求,提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。
会议接待内容
【接待类别】:
各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
【接待人数】: 不限。
【会议参考】:
( 1 )、会议酒店范围:
二星级酒店(★★)、三星级酒店(★★★)、四星级酒店(★★★★)、五星级酒店(★★★★★)。
( 2 )、会议室范围:
根据需要可提供 5 人以上的会议室或报告大厅。
( 3 )、会议用餐范围:
25 元 / 人 / 天 --180 元 / 人 / 天,多种标准供选择。
( 4 )、会议用车范围:
丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
( 5 )、会议接站及用车:
专车将全天接站 , 优惠价格提供会议期间用车服务。
( 6 )、会议票务:
免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票。
( 7 )、旅游考察安排:
提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
( 8 )、会议娱乐及活动:
协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!
( 9 )、会议礼品:
向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等,做好会议礼品的解说与建议工作。
备 注:以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商。
会议接待流程
一:会议资料准备
1:会议资料由贵公司提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会 人数印制。
2:会议资料(主办单位提供)
3:领导发言稿(主办单位提供)
4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5:项目执行情况资料(主办单位提供)
6:展板所属图片(主办单位提供)
7:广告牌高计稿
8:欢迎布标、会议室布标
9:会议礼品(按参会人数准备)
10:会议代表证
11:会议用餐券
二:设备及设施准备
1:投影仪、多媒体电脑一台
2:广告牌按设计稿制作好,根据要求准备
3:会议室一间(根据入会人数)
4:车辆准备
5:麦克风3只
6:订制领导座次牌(名单由主办单位提供)
7:会议形式:座谈及课桌形式
8:照相机一台
9:摄影机一台、由专业人员操作
三:会前准备工作程序
1:根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、 广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按
部落实到位。
2:据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房 间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水
果种类及特殊安全保卫工作。
3:提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及 服务到位情况。
4:提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、 商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄
影、摄像设备,人员的准备。
5:与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全 隐患的发生。
6:成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。
7:在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四:会议其它费用开支预算
1:代表证:2元/张
2:广告牌:万通板,1米X2米板17元/块;会议室主席台背景1.9米X5.7米,需 用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
3:展板:根据你方要求,由我方代办,费用按时结算。
4:临时用车:别克商务车,现在瑞风商务车,桑塔那,11座金杯车
5:宴会标准(由贵公司订标准)
6:水果
7:纪念品
8:资料打印、复印
9:照相、摄像
10:其它
五:会场布置
1:布标
2:按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
3:设立会务人员发放会议用品及文件
4:确定会场摄影点和时间
六:人员安排
1:根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考 察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
2:会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3:摄影组:根据会议需求安排摄影人员
4:车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小 组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动
的车辆。
5:旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务 6:生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表 会议期间的生活服务
七:发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开据的正式发 票及酒店的住宿发票。
八:会议接站
1:会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门 出站口,一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。
2:人员及车辆安排
1):人员:机场设1-2人、(领导、专家除外)
2):接站车辆:根据会务组要求派车
3):领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,需要 送花、护照的提前安排,保证准确安全接待。
九:会议报到
1:在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
2:报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3:提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。
4:根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5:代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存
6:当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表
7):会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表
十:会议期间
1:要求酒店落实叫早服务
2:准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行
3:会议室布置情况落实
4:安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5:及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6:与酒店 公司财务人员协调好票据的开取
7:准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
十一:会议考察
1、代表的安全问题
1)、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
2)、考察的整个行程中,我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
3)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
4)、我中心承诺确保代表返程机、车票,并根据返程时间及方向分批送行,取保顺利返程
十二:会议结束工作
1:会议结算
1):我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误
2):向会务组提供所需发票
3):返还会务组附加的会议利润
4):我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益 2:会议返程
1):我方根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程
2):我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送特色精美礼品
3):我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向会务组反馈
酒店会议接待方案
(一)会前工作:
1、与会议主办方洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。
4、与会议主办方确认会议接待方案。
5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。
6、 准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。) (二)、跟进工作:
1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱
安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人(如伟大的领导 少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 (三)、会后工作:
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作。
(四)、会议的筹备工作:
1、根据会议规模,确定接待规格。设定待规格。
2、发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
3、会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。 坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法: 圆桌型,如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型,这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。 (五)、会议的接待礼仪:
一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
二是提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
1、签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。
3、接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。 (六)、会议的服务礼仪:
所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。佩戴工号牌。2、接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。如果操作不慎,出了
差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。5、服务会议应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。6、要做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
(七)、会后服务:
会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
1、组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。
2、送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。
3、清理会议文件 回收有关文件资料,整理会议纪要,会议总结。
完结!请老师指正。
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