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会议后勤工作方案
为做好****会*的后勤保障和礼宾接待工作，特制定本方案。
一、工作机构及工作职责
成立***后勤接待指挥部，由****同志任指挥长，***同志任副指挥长，指挥部下设工作组，分别由****等同志任组长。
（一）综合协调组
组 长：****
副组长：****
工作职责及责任人：
1.负责制定后勤接待工作实施方案（责任人：***）；
2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调（责任人：**）；
3.负责汇总嘉宾信息，及时报送大会组委会、委指挥部领导，分送各工作组（责任人：**）；
4.负责提前选定、准备礼品（责任人：**）；
5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实（责任人：***）；
6.负责落实我委自备车辆租赁、借用等有关工作（责任人：***）；
7.负责会议期间嘉宾及工作人员用车的调度指挥，包括大会统一安排之外的考察等用车需求、工作人员用车需求；负责与大
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会礼宾接待组对接，落实重要嘉宾接送车辆（责任人：***）；
8.负责落实工作人员用餐（责任人：**）。
（二）嘉宾联络组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责汇总重要嘉宾行程，并安排“一对一”委领导、联络员提醒、引导（责任人：**）；
2.负责全程陪同重要嘉宾，做好接送机、入住酒店、出席活动的提醒、引导；（责任人：“一对一”联络员，名单附后）；
3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络，对接落实接送车辆、住宿酒店，领取、发放有关资料等（责任人：**）；
4、负责礼品及会议手册的发放，负责准备嘉宾雨具（责任人：**、“一对一”联络员）。
（三）酒店服务组
组 长：***
副组长：***
工作职责及责任人：
1.负责提前预订酒店，落实**、**工作人员及本委工作人员住宿（责任人：**）；
2.负责入住嘉宾报到有关事宜（责任人：**）；
3.按照大会酒店服务组统一安排，组织工作人员参加培训，
并按照实际工作要求进行演练和测试，熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息（责任人：**）；
4.负责统计汇总嘉宾抵、离酒店信息，并及时提交综合协调组（责任人：**）。
（四）机场服务组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责掌握嘉宾航班信息，提前通知综合协调组、酒店服务组及相关“一对一”联络人（责任人：**）；
2.负责与大会机场服务组对接，做好嘉宾贵宾通道通行、乘机手续办理、行李托运等接、送机事宜及安排嘉宾、工作人员餐饮等（责任人：**）；
（五）宴会服务组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责制定详细宴会方案，与办公厅对接，落实拟参加宴请市领导名单；负责与酒店方对接，提前做好宴请现场各项准备工作，包括菜单审定、座牌订制、座次安排等（责任人：**）；
2.负责对接公安、质监、卫生等部门，做好宴请场所的安保、卫生、急救等后勤保障。（责任人：**）
3.负责落实出席宴请的嘉宾名单，负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。（责任人：**）
4.负责撰写宴会领导致辞。（责任人：**）
（六）考察服务组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责对接落实生态文明示范点考察有关事宜，做好嘉宾行程安排（责任人：**）；
2.负责汇总大会统一安排之外的嘉宾考察等信息，制定工作方案，并提前通知相关工作组及“一对一”联络员（责任人：**）；
3.负责做好参会嘉宾会议期间及会后考察服务工作；负责对接公安、交管等部门，做好嘉宾考察地点安保、行车线路保畅等工作（责任人：**）；
4.负责嘉宾在筑期间其他活动的安排。（责任人：**）。
（七）资料信息组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责编印参会嘉宾会议手册及手提袋（责任人：**）；
2.负责编发嘉宾抵筑后慰问短信；负责大会结束后，嘉宾感谢信的编制及寄发（责任人：**、“一对一”联络员）。
（八）应急保障组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责督促协调***制气股份有限公司确保年会期间煤气正常生产（责任人：**）；
2.负责协调**供电局做好年会期间会场、嘉宾住地及***的供电保障工作（责任人：**）；
3.负责督促通信企业做好年会期间通信通信保障工作，确保年会期间电话及网络通畅（责任人：**）。
二、工作要求
1.指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调，调集全委所有力量参与后勤接待。全委领导干部职工应当服从指挥部统一调度指挥。
2.综合协调组作为指挥部的枢纽，负责制定后勤接待工作实施方案；负责各类相关信息的汇总、整理、上报；负责指挥部各项指令的传达；负责住房、车辆及其他物资的统一调配。
3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则，根据任务分工做好相关工作。
4.实行重大事项通报制度，各工作组按照“事前请示，事后报告，实事求是，及时准确”的原则，对市组委会的重要指示和工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报
指挥部办公室及相关工作组。
5.工作人员着装要规范、得体，接待嘉宾要热情、有礼，“一对一”联络员要熟知贵阳市情、经济发展情况以及生态文明年会的基本情况。
6.各工作组要积极与负责展洽会、生态工业与可持续发展国际论坛、ICT产业创新论坛的联络员对接，及时掌握嘉宾信息及需求动态。
指挥部联络电话：***(电话****)
大会组委会联络员：**(电话****)
大型会议活动后勤方案
一、工作机构及工作职责
成立研修院项目(集团纪委书记培训会)会场物业领导组，由*** 同志任组长，****同志任副组长，会场物业领导组部下设各工作组，分别由以下等同志任组长。
（一）综合协调组
组 长：****
副组长：****
工作职责及责任人：
1.负责制定后勤接待工作实施方案（责任人：***）；
2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调（责任人：**）；
3.负责汇总嘉宾信息，及时报送服务中心、物业中心领导，分送各工作组（责任人：**）；
4.负责提前准备会场资料（责任人：**）；
5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实（责任人：***）；
6.负责落实嘉宾车辆停放安排等有关工作（责任人：***）；
7.负责落实会场工作人员用餐（责任人：**）。
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（二）会议联络组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责*****************************************（责任人：**）；
2.负责全程****************************************；（责任人：会议联络员，名单附后）；
3.负责****************************************（责任人：**）；
4、负责****************************************
（三）会场设备组
组 长：***
副组长：***
工作职责及责任人：
1.负责会前对主会场及分会场设备进行检测。（责任人：**）；
2.负责会前所需设备类材料的申报工作（责任人：**）；
3.按照会场设备组统一安排，组织工作人员参加培训，并按照实际工作要求进行演练和测试，熟悉会议期间工作流程及设备操作流程（责任人：**）；
4.负责对会议期间所使用备用设施设备的操作运行（责任人：**）。
（四）会场秩序组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责****************************************（责任人：**）；
2.负责****************************************（责任人：**）；
3.负责****************************************（责任人：**）；
（五）会场环境服务组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责***********************************（责任人：**）
2.负责***********************************。（责任人：**）
3.负责**************************************。（责任人：**）
4.*****************************************。（责任人：**）
（六）应急保障组
组 长：**
副组长：**
工作职责及责任人：
1.负责督促协调浙江华创智能有限公司确保集会议期间园区弱电及多媒体设备的正常生产（责任人：**）；
2.负责协调新都供电局做好会议期间全园区供电保障工作（责任人：**）
3.负责督促移动、联通、电信等三家企业单位做会议期间网络通信保障工作，确保会议期间电话及网络通畅（责任人：**）；
4.负责联系消防维保单位，会议前一周做好园区消防故障的排除，会议期间要求派人驻场，以确保会议期间园区的消防安全（责任人：**）；
5.负责联系星网锐捷网络工程师，以保障园区无线AP及路由的正常运行。（责任人：**）
二、工作要求
1.会场物业领导组负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调，调集全委所有力量参与后勤接待。所有项目职工应当服从会场物业领导组统一调度指挥。
2.综合协调组作为本次会议的枢纽，负责制定后勤接待工作实施方案；负责各类相关信息的汇总、整理、上报；负责会场物业领导组各项指令的传达；负责设备、车辆、环境及其他物资的
统一调配。
3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则，根据任务分工做好相关工作。
4.实行重大事项通报制度，各工作组按照“事前请示，事后报告，实事求是，及时准确”的原则，对会议的重要指示和工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报指会场物业领导组办公室及相关工作组。
5.工作人员着装要规范、得体，接待嘉宾要热情、有礼，熟悉本次会议个组工作流程及会议的基本情况。
6.各工作组要积极与负责集团纪委书记培训班会议工作对接，及时掌握参会领导和嘉宾信息及需求动态。
日常管理及会务服务方案
第一节 管理服务流程
我们的服务提倡“以人为本”的人性化服务，以高素质的内部管理机制延伸出服务的专业、快捷、高效、一流，简化服务工作的过程，每一位员工处处以“您所想到的，我们将为您做好；您未想到的，我们将您做到。”为服务宗旨
服务流程图：
第二节 会务服务
我司服务XX办公大楼已有多年，而XX办公楼与XX物业公司所管理的一些政府部门如：XX在会务服务方式及管理标准等方面都存在许多共同点。本公司将凭借资源优势和已积累的丰富而成熟的服务经验，遵循“服务以人为本”的理念，使XX局办公大楼的会务服务体现出高水准的接待能力、服务水平。
以下为我公司针对XX局办公大楼的特点，制订的切实可行的会务服务方案：
1、服务中心专设会议接待员为贵单位提供会议接待服务。
2、服务中心接到XX局办公室秘书组、各处室电话、传真或书面会务通知后，根据会务的要求通知会议接待员提前做好会务接待准备工作（根据会议人数的多少摆放台签、桌椅、茶水、烟灰缸、餐巾纸等）。
3、根据会议要求代做各式条幅、欢迎水牌、告示牌、会议会标等，并提前悬挂、摆放到指定位置。
4、配置音响师，严格遵守音响设备操作规程，认真做好日常维护保养工作；会议使用音响时，确保麦克风音量的适中。协助X局信息中心调试、使用视频会议设备。
5、根据会议要求，开设会议专梯，设专人开梯，运送与会人员直达会议室。
6、根据召开会议的性质或难易程度，物业服务中心将事先与XX局后勤服务中心、办公室取得联系，尽可能了解会议的意图性质，为会议的召开准备提供相对应的会务服务方式，以保证会议的顺利进行。
7、遇重要会议时，物业服务中心将提前与XX局办公室秘书组联系，详细了解会议意图，根据召开会议的性质，会议前召开物业服务中心会议，为会议的召开准备相应的会务服务方式如停车安排、电梯控制、座次牌摆放等，以保证会议的顺利进行。会议前，保洁员提前做好会议室卫生工作；会议结束后，保洁员及时将会场打扫干净，保持会议室的整洁卫生。会议过程如有保洁需要，服务中心将安排专职保洁人员负责会议的卫生服务。
8、会议过程接待员定时添加茶水（保密会议除外）。
9、会议结束后，物业服务中心组织召开会议，对会议接待中成功的和不足之处进行全面总结，为以后的会议接待积累经验。
10、当遇重大会议时，我们将利用公司人力支援共享的优势在其他服务中心加派人手进行会议期间车辆疏导及安全防范工作。同时在保洁方面我们除了做好会前、会
后保洁工作外，在开会时将多加安排专人（会议接待管-理-员）在会场外以防需要。另外针对会议期间人员流动频繁的特点，在卫生间及公共区域安排保洁员进行专职保洁，使这些区域保持清洁的环境。
11、会议接待员严格遵守保密制度，对会议中提及的各项内容不外泄、不宣扬。 会务方案可根据贵单位实际情况进行调整。
第三节 物品运送服务
根据贵局的要求，在日常的工作当中会涉及桶装水、物品运送的服务，对此，就我公司对办公大楼的实际管理经验，我们将在以下方面予以操作：
一、送水服务
办公大楼内设置有桶装水饮水机 ，针对此种配置，我服务中心拟先对各办公室进行专项意见调查，将对需求的办公室，进行详细登记，登记内容包括：房号、水品种、所需水桶大小量等信息。服务中心办公室将根据此类信息适时安排人员进行操作。
设立送水电话，若哪个办公室需要，可即时通知物业办公室，报房间号，大桶或小桶矿泉水，再由服务中心通知秩序维护领班送水上楼，并装入饮水机，装完好应在送水记录本上签名登记并标明换水时间。
每个季度按实际送水量做出统计表，注明每个月大、小桶矿泉水共多少桶、单价、总金额后开具发票，交由区国税局服务中心报帐。
我服务中心定期核查各办公室的送水时间，对于超过15天尚未饮用完的桶装水，在征求所在办公室工作人员的同意后，及时更换旧水，以确保桶装水不因长期无人饮用后细菌在内繁殖，避免造成饮水后身体不适。
为体现人性化周到服务,XX在一楼大厅里专设了1台免费饮用的桶装水饮水机。针对此，我服务中心工作人员每天加强巡视，不间断及时换上饮用水，保证正常供水，也体现了我公司员工热情细致的服务风格。
我服务中心还要对楼内所有桶装水饮水机进行定期消毒清洗，并在饮水机身明显处粘贴消毒记录卡，注明本次消毒时间，下次消毒时间，操作人员等，物业服务中心登记备档，保证办公大楼工作人员的饮水卫生安全。
三、搬送、运送文件、办公用品
由需搬运的科室、办公室、城区局通知区局机关服务中心，由区局机关服务中心与物业办公室联系协调。如数量较少的由我物业中心派工作人员搬运，如大批量搬运如整
车发票、大型大量办公桌椅等，我物业中心将协助联系搬家公司请专业搬运人员搬运，搬家公司收取的费用由贵局另行支付。
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