会议组织程序的方案

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会议组织程序的方案

一、集团会议类型

会议组织程序的方案

人力行政中心行政部组织会议分别为集团高管会议、年度工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议、及临时性会议。

1、集团高管会议由总裁办负责并记录，行政部通知、保障及协调，负责人总裁办主任。

2、年度工作会议由总裁办牵头，人力行政中心主办及通知、记录、保障，负责人人力行政中心总监。

3、月度工作会议由人力行政中心行政部主办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心总监助理。

4、周工作会议由人力行政中心行政部经办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心行政部经理。

5、部门工作会议由体系主管经办、后勤主管保障，做好相关准备及保障工作，负责人体系主管。

6、其他临时性会议参照参会人员级别分别由各层级负责人经办，并做好会议保障。

二、会前准备

1、确定会议议题。

根据管理需要和领导安排，确需要通过会议解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨。

2、制定会务方案。

根据确定的会议议题，人力行政中心行政部（以下简称行政部）制定会议组织的会务方案，一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序。

（1）时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示出星期几。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：四楼基金公司会议室。

（3）参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单；其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。

（4）准备方案：根据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见下列的会议准备。

3、责任到岗

根据会议要求，行政部要把会议涉及到各个事项，责任分解落实到岗到人，行政部经理对进行过程控制，协调解决出现问题。需要部门负责人解决的，要及时汇报，避免误事。

（1）提前预约，提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进行调整。

（2）会议通知。

①拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开××××的通知，首先发送邮件至各参会人员邮箱。明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准备相关资料。

②参会告知。通过短信通知到参会本人，参照“会议通知”内容但要注意简洁明了，并注明“联系人、联系方式、收到请回复”，上午召开的会议，前天下午下班前短信提醒；下午召开的会议，当日上午上班后提醒；晚上召开的会议，当日下午上班后

提醒，提前核实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏、偏差。

③参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。

④变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。

（3）会场布置。

①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。公司领导参加的，要摆放桌签，确保会议秩序。

②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示准备会标。

（4）整理资料。

①根据需要，收集与会议有关的信息和资料，

②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

二、会时安排。

1、组织签到。

根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。

2、会议组织

主持人根据会议议程主持会议，需要临时要求其他人员参会时，服务人员及时联系并通知。

3、会议服务

提醒会议服务人员及时倒水。倒水频次要遵循先紧后松的原则办理，其它根据会议要求和领导需要，积极做好相关服务。

4、做好记录

指派专人做好会议记录，防止会议安排的事项遗漏，必要时做好会议录音。

三、会后工作

1、收集资料

根据会议要求，收集整理会议上所用资料及相关表格，确保人员离场秩序。

2、整理会场

根据要求，收集整理相关物品：横幅和桌牌收集，话筒退出电池，桌椅归位，卫生清扫，灭灯断电。

3、会议纪要