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会议系统搬迁方案
一、基本情况介绍
会议室是全市最为重要的会议室之一，该会议室会议系统主要包括三个部分：一为支撑会议系统的硬件设备，二为大型椭圆型会议桌椅，三为会议软件系统。
经过对现在使用的会议室及即将要搬迁的新会议室进行了实地现场调研，我们了解清楚了现有的会议室所有设备及软件系统情况，同时也了解到新会议室机房中已经采购了部分新的设备（详见附件设备清单）。因此我们认为此会议系统的搬迁对于新会议室已购买的机新设备，我们进行会议系统的设备更换，对于必须使用到原设备的则充分利用原会议系统的设备。
二、搬迁技术方案
1、需要搬迁的设备
根据对现有会议室及新会议室设备的对比及分析，我们确定需要搬运的设备清单如下：
2、搬迁前期准备
为保证搬迁工作顺利、有序、安全的进行，我们将制定详细的搬
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迁流程，并做好充分的前期准备工作。
（1）搬迁流程
（2）设备标记
对于各个设备进行标记，为设备编制名称，并在每台设备上用标签打印纸标记名称。特别对于同类型但是用处不同的设备更是要进行详细标记清楚，避免在搬迁现场混乱时搞错了，从而影响设备搬迁后的快速连接，延误搬迁事件等情况的发生。
（3）数据备份
在搬迁过程中比较容易导致服务器数据丢失等问题发生，特别是一些较为陈旧的服务器设备比较容易产生数据丢失的情况，为了避免这类情况的发生，我们在搬迁之前先要对服务器中的数据进行数据备份，以便出现问题时可以很好进行数据恢复。
3、设备拆卸及运输
（1）设备拆卸
机柜中的硬件设备拆卸按照在机柜从上到下的顺序进行拆卸，拆 3
卸下来的设备需要用纸箱或者相关包装垫等进行包裹，并做在外表做好标记。
会议桌中的会议升降架及电脑的拆卸需要与会议桌同步拆卸，在拆卸过程中需要拆办公家具的技术人员与公司硬件设备工程师一起配合同步拆卸。
（2）运输
雇佣一辆带顶的中型货车用于家具及设备的运输，拆卸下来的设备及会议桌椅按照一定规则的装载到运输车中，搬运过程如果要用小推车等运输工具要在车上和设备间加垫缓冲物，以免在运输过程中震动过大，防止因为行车过程中的震动导致设备硬盘损坏及造成设备配件松动。
4、会议桌及设备安装
（1）设备上架
设备上架按照下架相反程序操作。上架要按照双方提前设计好的位机柜布臵图上架，布臵图需要设计合理，节省空间，便于维护，美观。
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（2）线路布臵
在会议桌中需要安装的显示屏升降架、话筒、会议表决器以及操
作电脑等相关设备，需要有会议桌安装之前先把网络交换机、网线以及音频线都先按照设计图安装布臵好后方可进行会议桌及升降架等设备的安装。
（3）会议桌及升降架安装
会议桌、升降架及电脑的安装需要办公家具技术人员及公司会议系统工程师一起同步配合进行安装。
5、系统调试
（1）会议软件系统拓扑图
（2）会议软件系统说明
会议软件系统服务器主要安装了软件系统数据库，用于存放软件系统中所有数据文件。
管理主机安装了会议管理软件，主要用于上传、编辑及管理每次会议的议题文件。
会议室控制主机安装了会议控制软件，主要是用于控制和管理客户端1至客户端15的操作。
客户端1至客户端15安装了会议软件系统客户端软件，主要是用于各参会人员通过会议软件系统操作并讨论各自的议题。
（2）音视频系统连接图
三、搬迁预算
会议系统搬迁费用主要有三个部分组成，一为会议桌椅及设备的拆卸及搬运，二为会议桌及设备的安装和综合布线，三为会议软件系统、音视频系统等所有系统的调试。
四、需要确定的事项
1、新会议室现场没有话筒接口，因此若需要用有线话筒可以通过重新布臵一根话筒线或者用现有的网络线进行改造，安装话筒接口
模块的方式来进行。若全部用手拉手式的无线话筒则不需要进行布线或者改造。
2、电视机声音是否需要接入功放音箱进行扩声。电视机要接功放音箱扩声时需要从电视机顶盒中把音频线连接到调音台设备中，调音台设备安装在机房中，目前在电视机安装处没有安装音频线。
因此若需要用功放音箱进行扩声有两个方案，一是需要把机顶盒安装在机房中连接调音台，然后在电机旁安装一个电视信号红外接收器，用于用遥控器控制电视；二是把机顶盒安装在电视旁，然后把电视处的一根网络线改造为音频接口，以便连接机顶盒上的音频接口。 附件一：现会议室设备
附件二：新会议室已有设备
视频会议系统搬迁方案
XXXX公司广域网视频会议系统于XX年开始建设，XX年经过扩建改造，在主干网络形成双链路双机热备用，目前工作正常。由于公司办公的需要，系统设备分别布臵在XXX与工地。具体网络拓扑结构如下：
当前，因工程建设需要，公司全体员工均搬迁到XX办公，而视频会议系统布臵在XXX会议室，开视频会议需要到XXX参加，增加了交通费用。现考虑将视频会议系统搬迁至工地，具体实施方案有如下
三种：
方案一、整体搬迁。
具体工作：
需要搬迁的相关网络设备，其中包括：主辅设备两套（交换机、IDS、防火墙、路由器）。
视频会议系统相关设备（变焦视频摄像机、扬声器套件、遥控器）。 为保证搬迁工作顺利、有序、安全的进行将制定详细的搬迁流程，进行细致的分工，具体工作安排到人，责任到人。
设备搬迁前的准备工作是非常重要和必要的。根据经验，设备在长时间开机后关机会有意外故障导致不能开机或其他硬件故障情况发生。同时也有可能由于网络连接错误导致启动后不能正常服务。所以数据备份，连接端口标识，地址规划资料的准备都是非常必要的。
1.设备标记
如果设备没有名称，需要为设备编制名称，并在每台设备上用标
签打印纸标记名称。主要是为了设备搬迁后的快速连接，避免由于连接错误导致的服务不能正常访问，延误搬迁事件等情况的发生。
2.设备的关机下架搬运
设备关机需要按照正常规则正常关机。搬运过程如果要用小推车等运输工具要在车上和设备间加垫缓冲物，以免在运输过程中震动过大，造成设备配件松动。
3.设备上架
设备上架按照下架相反程序操作。上架要按照双方提前设计好的位机柜布臵图上架，布臵图需要设计合理，节省空间，便于维护，美观。
4.费用预算
预算：人工费 （拆装、搬运） XX元
系统调试费用（保留项） XX元
共计 XX元
5．存在的问题
（1）XXX至工地是否有链路资源，已经同XXX公司联系，答应本周内给与回复；
（2）工地需要有布臵设备的场地；
（3）搬迁后如果需要内网办公，设备还需要留部分在XX，网络需要重新规划部署，亦可能造成网络中断，整体搬迁工作量较大，时间长。
方案二、新增视频会议系统1套，并租赁电信链路1条。
将内网广域网及视频会议系统仍然放臵在XXX，新购与同型号VSX6000视频摄像机，大屏幕液晶电视1台，并租赁电信光缆1条； 经XXX公司电话咨询，VSX6000视频摄像机当前价格约29000元左右（亦可购臵较高配臵型号），液晶电视预算价格7000元，电信链路租赁9600元每年。购臵设备需要安装费约300-400元左右；新增设备后需要在备用路由器上开启新增视频专用通道。
此方案中单纯从技术上考虑，可以不租赁链路，利用现有链路进行传输，但是图像传输质量会较差，并会影响内网办公速度，并在网络传输设备的配臵上不符合整体规划要求；故不推荐采用复用链路传输模式。
存在的问题：停电会造成广域网视频会议系统均不能正常工作，但从近年的运行情况看，停电的时间并不多，再加上目前如果上UPS电源系统，无地点布臵。故认为可不必上UPS电源系统，来电后设备自上电能正常工作。
方案三、只租一条电信链路，搬迁视频会议系统至工地。 租用电信光缆1条，将视频会议系统搬迁至工地，将广域网设备留在XX。费用预算：链路租赁费用为9600元每年（不采用复用链路模式的原因在方案二中已有描述），设备搬迁费用300-400元左右。存在的问题亦同方案二，不再赘述。此方案在费用上为最省，且不需要更改网络设备配臵，工作量最小。
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