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招标采购管理办公室
1 目的
为规范集团办公用品（包含日常用品、劳保用品）招标采购流程，加强采购工作的管理，特制定本规定。
2 适用范围
本规定适用于集团各事业部、各部门。
3 职责
3.1总裁办
3.1.1负责集团办公用品供应商的筛选
3.1.2负责集团办公用品需求的汇总、整理
3.1.3负责集团办公用品的集中采购、存储和发放
3.2各事业部、各部门
负责办公用品的合理使用和控制（计划合理，防止浪费）。
3.3财务中心
负责办公用品费用票据进行监督审核。
3.4审计监察中心
3.4.1负责对办公用品招标、采购过程进行监控
3.4.2负责对集团各事业部、各部门办公用品使用情况进行监察
3.4.3负责对集团办公用品招标、采购、发放、领用和使用情况进行监察，对存在问题提出整改意见。
4 办公用品采购
4.1供应商招标
4.1.1集团办公用品采用年度定标、季度结算、月度审核的方案，每年11月底之前确定下一年集团办公用品供应商并签订合同。
4.1.2总裁办负责筛选出至少5家办公用品供应商，通过初次报价确定入围供应商。
4.1.3总裁办负责组织集团办公用品招标会，组织有关人员对入围供应商进行评审。
4.1.4通过二次报价、议价、定标流程确定集团年度办公用品供应商报总裁审批，同时至少储备1家备选供应商。
4.2办公用品采购
4.2.1办公用品需求部门在每月25日前，将本部门物品采购需求和预算费用经本部门第一负责人审核同意后上报至总裁办行政处内勤进行汇总；
4.2.2集团库管员协同行政处内勤结合集团物品库存，对各部门采购需求进行审核并提出下月采购计划，经总裁办主任、财务中心负责人审核后上报总裁审批。
4.2.3总裁办内勤根据总裁批示意见，对集团办公用品供应商提出需求，由供应商将集团所需办公用品进行送货，总裁办内勤和库管负责对办公用品进行清点验收，确认无误后办理入库手续。
4.2.4各部门根据本部门需求对办公用品按照《办公用品领用流程》进行领用。
4.3审核结算
4.3.1总裁办后勤、审计监察中心每月对办公用品价格进行市场调研，确保供应商提供的同品牌、同类型的办公用品质优价廉。
4.3.2每月审计监察中心对办公用品价格市场调研出具调研报告，对于办公用品供应商提供的物品是否符合集团要求提出监察意见。
4.3.3每季度对办公用品采购进行一次结算，总裁办后勤提供结算票据，经总裁办主任审核，财务中心负责人审核后报总裁审批。
4.3.4办公用品供应商提供物品的价格高于同期同品牌、同规格市场均价的应要求其按照最近价格提供结算票据，如果供应商拒不按最低价格执行的，总裁办要寻找新供应商。
5其它采购
5.1固定资产及大宗物品
5.1.1集团固定资产及大宗物品采购应由需求部门拟定需求报告，经部门负责人签字同意后报总裁办主任审核。
5.1.2资产管-理-员审核是否可在集团范围内进行调拨，可调拨解决的，经总裁办主任审核同意后科调拨到位。
5.1.3如确实需要购买的，经总裁办主任审核、财务预算审核审核后报总裁审批，由总裁办行政处进行组织，申请购买部门、审计监察中心全程参与，以谈判、竞价、招标等方式进行购买。
5.1.4单件或批量价格在1万元以上的物品（低值易耗品除外），应采取招标方式进行采购。凡进行公开招标和邀标的，应成立专项招标小组，按照规定组织实施招投标。经招标小组集体讨论后提出意见报总裁审批签订采购合同。
5.1.5单件或批量价格在1万元以下的物品，采用竞价谈判或询价方式，由总裁办、使用部门、财务中心、审计监察中心组成采购小组，在进行市场调研、多方比较的基础上，经采购小组集体讨论后提出意见报总裁审批执行。
5.2临时采购
5.2.1事业部、各部门需紧急采购的单笔金额在200元以内，由使用部门填写采购申请单经部门第一负责人同意后报总裁办主任审批。
5.2.2总裁需紧急采购的物品，由总裁司机、秘书或随卫根据总裁指示直接进行购买。
5.2.3维修需急需采购物品单笔金额在200元以内的采购，由维修人员填写采购申请单，维修主管和使用部门第一负责人审核后报总裁办主任审批。
5.2.4超权限紧急采购单笔金额在200元以上的采购，由使用人员填写采购申请单，使用部门第一负责人审核同意后报总裁办主任审核，当面或电话请示总裁审批。
5.2.5其它临时接待物品采购经使用部门负责人同意后直接购买，购买时必须开具发票，经部门负责人、总裁办主任、财务中心负责人和总裁签字同意后方可报销。
6物品验收及出入库
6.1办公用品
6.1.1集团办公用品供应商将物品送至集团后，总裁办后勤和库管员根据月度采购计划清点物品数量、规格，确保办公用品的正常采购。
6.1.2库管员按照集团规定办理办公用品入库手续，并根据事业部、各部门月度采购计划，对需领用办公用品的按照流程办理出库手续。
6.1.3库管员对于办公用品的领用要严格按照部门月度采购计划执行，控制办公物品成本。
6.2固定资产及大宗物品
6.2.1根据需求部门要求，将固定资产或大宗物品采购到位后，需求部门对物品进行验收，确保所采购的物品达到需求部门的使用要求，验收通过后方可办理入库手续。
6.2.2需求部门按照《出入库管理规定》及时领用，财务中心与总裁办行政处要及时对固定资产进行登记并计入集团固定资产账目。 7过程监控
7.1审计监察中心人员依据公司规章制度、有关的法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对负责物品采购的各部门和环节的经营活动等行为进行独立监督和评价，目的是改善物品采购质
量，降低采购费用，控制管理风险，维护集团的合法权益。
7.2审计监察中心对集团物品采购过程进行监督和评价，主要内容包括物品采购计划、合同、招标、供应商选择、采购数量、价格、质量、结算付款及采购后相关事宜等。
7.3审计监察中心对在物品采购过程中出现违反集团有关制度、国家法律、法规等的行为有权予以制止，并上报集团有关领导。 8物品采购报销
8.1集团采购办公用品、维修材料等物品一律要由资产管-理-员办理入库手续，报销单上需附有入库单方可报账。
8.2固定资产要经总裁办行政处验收，并对其供销合同、报账凭证进行审核后方可报销。
8.3财务中心与总裁办行政处要及时对固定资产进行登记并计入集团固定资产账目。
9罚则
9.1任何参与物品采购的集团工作人员，禁止一切吃拿卡要等行为：不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取任何名目“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何费用；不准损害集团利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。
9.2物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入集团财务帐内，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。
9.3对违反规定的行为，处以违法所得的20-50倍罚款，并予以开除处理，情节严重的应追究有关责任人法律责任。
10附则
本规定由总裁办负责解释，自总裁批示之日起执行。
总裁办
2012年5月22日
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