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内控文件档案管理

时间:2022-03-25 00:44:04 员工管理 我要投稿
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内控文件档案管理

一、业务目标

1.保证档案管理规范有序,实现档案标准化管理。

2.保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

3.档案管理过程中,各种档案涉及的财务数据真实、有效。

4.档案管理符合国家法律、法规的规定。 

二、业务风险

1.档案管理混乱无序,影响公司各项战略目标的实现。

2.档案管理无法满足经营中的档案需求,影响企业生产经营有序进行。

3.档案数据不真实,信息不准确造成的风险。

4.档案管理和使用不符合国家法律、法规的规定,带来公司形象及经济损失。

三、业务范围

本业务流程主要描述公司与档案管理有关的内控制度。

四、业务流程描述

1.岗位职责及授权

1.1.公司行政部门为本单位文件档案管理的主管部门,并对各部门的文件档案管理实施监督、指导和检查;行政部门设立统一的档案室,设专职管理人员,负责公司文件档案管理。

1.2.其他各部门负责本部门各项专业文件档案资料的管理。

1.2.1.财务部门负责各种会计凭证(单证、记账、汇总)、会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐等)、会计报表等文件档案资料的管理。

1.2.2.人行部负责人事档案、考勤表、工资报表、员工《劳动合同》等文件档案资料的管理。

1.2.3.销售部负责市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告、客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等文件档案资料的管理。

1.3.档案管理人员应当忠于职守,遵纪守法,严格保密,确保文档和档案机密的安全。

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