秘书职场礼仪

秘书职场礼仪

　　秘书是一个很重要的职位，能直接反映公司和单位的形象。因此，一个好的秘书一定是一个懂礼仪的秘书，那么你知道秘书职场礼仪是什么吗?下面是爱汇网小编精心为大家搜集整理的秘书职场礼仪，大家一起来看看吧。

　　秘书职场礼仪

　　接待来访的礼仪

　　来访者进入办公室时应马上站立，由桌后走出并握手问好。如当时正在接电话应马上结束通话，或请客人稍等，并表歉意。若客人先到，应表示歉意并简单解释延误原因。

　　客人坐定之后再坐，客人离开时应站立并送客人至门口或电梯处。

　　客人讲话时要认真耐心听，中途不要做其它接听拨打电话之类的事。

　　不要随意拍板，不要轻易许诺。不同意对方观点，要克制恼怒。

　　如果会见时出现某些使你为难的场面，可以直截了当地拒绝某一要求，也可以含蓄地暗示自己无法做到，或者干脆说明自己的难处来回避你不愿谈的问题。无论采取哪种方式都得注意礼貌用语和神态。

　　搭乘电梯的礼仪

　　在电梯门口处，如有很多人在等候，此时不要挤在一起或挡住电梯门口，以免妨碍电梯内的人出来。先让电梯内的人出来之后方可进入，不可争先恐后。

　　男士、晚辈或下属应站在电梯开关处提供服务，让女士、长辈或上司先行进入电梯，随后自己再进入。

　　与客人一起搭乘电梯时，应为客人按键，并请其先进出电梯。

　　电梯内不可抽烟，不能乱丢垃圾、吐痰，并尽量少说话。

　　在电梯里，尽量站成“凹”字形，挪出空间，以便让后进入者有地方可站。

　　即使电梯中的人都互不相识，站在开关处者，也应做开关的服务工作。

　　给客人引路时，要注意以下的礼仪小细节：

　　1、在走廊引路时

　　A、应走在客人左前方的2、3步处。

　　B、引路人走在走廊的左侧，让客人走在路中央。

　　C、要与客人的步伐保持一致。

　　D、引路时要注意客人，适当地做些介绍。

　　2、在楼梯间引路时让客人走在正方向(右侧)，引路人走在左侧。

　　3、途中要注意引导提醒客人拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势，并提醒客人“这边请”或“注意楼梯”等。

　　秘书接听电话

　　(1)接听电话礼仪

　　电话铃响应立即去接，一般电话铃响不超过三次。

　　首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”，语气柔和亲切。外线电话报单位名称，内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的.电话事由，如需传呼他人。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事，应按对方要求逐条记下，并复述或回答对方，记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢，等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

　　(2)拨打电话礼仪

　　首先将电话内容整理好，正确无误查好电话号码后向对方拨出号码。对方接听后应致以简单问候，并作自我介绍。然后说明要找的通话人的姓名或委托对方传呼要找的人，如确定对方为要找的人应致以简单的问候。接着按事先准备的通话内容逐条讲述，确认对方明白或记录清楚后，应致谢语、再见语。最后等对方放下电话后自己再轻轻放下。

　　(3)通话时的声音礼仪

　　首先，咬字要准确。通话时如果咬字不准，含含糊糊，就难让人听清听懂。其次，音量调控。音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低，听起来含糊不清。第三，速度适中。通话时讲话的速度应适当的放慢，不然就可能产生重音。最后，语句简短。通电话时所使用的语句务必精炼简短，不仅可以节省对方的时间，而且会提高声音的清晰度。

　　在电话接听过程中要特别注意避免以下不礼貌现象出现：

　　无礼。接待人员接听电话时不以礼相待，或电话铃响迟迟不接，或者对客人的来电内容追根问底，或表示出不耐烦的情绪等等。

　　傲慢。接电话时盛气凌人，语气不好。

　　有气无力、不负责任。在接待中无精打采，有气无力，对客人的电话不负责任，承诺不兑现。

　　急躁。接听电话时不等对方说完自己抢话说，或一口气说得太多太快，或未等对方把话讲完就挂机。

　　优柔寡断、拖泥带水。回答对方的问题似是而非，犹犹豫豫，毫无把握。

　　态度粗鲁、语言生硬。如连续听到几个打错的电话便出口伤人。

　　秘书的举止礼仪

　　1、尊重

　　秘书在工作中往往代表着机关和领导，应当对交往对象给予充分的尊重，体现“尊重在先”的原则。

　　例如，秘书在与他人交谈时，不应站在或坐在高于对方的位置上，以免给人造成“居高临下”的感觉。不可将自己的头部仰靠在椅背上，也不宜高翘“二郎腿”，更不能将脚尖抬起，直指对方，避免给对方形成散漫、傲慢的印象。倘若对方是一位异性，还须与之保持一定的距离，以免让对方感觉不便，或产生误解。

　　交谈过程中，应两眼注视对方，精神饱满，神情专注，并不时点头表示正在倾听。此时如果举目四顾，心不在焉，神情倦怠，就容易被认为对谈话漫不经心或不耐烦;如果手舞足蹈，指手画脚，高谈阔论，就会使对方觉得你目中无人、狂傲轻浮。

　　2、自然

　　秘书举止以自然为宜，切忌虚假、做作、呆板、局促、勉强。

　　例如，秘书在与人交往中宜以微笑表示亲切和热情，而不宜满脸堆笑或强作欢颜，这样容易给人造成刻意逢迎的感觉。再如，欣喜时可以露出自然的笑容，不宜歪脑袋、挤笑靥、旁若无人地大笑不已。做手势时宜并拢四指，切忌高翘小指。在与熟人相处时要不失亲切，略可随意，而不宜正襟危坐、不苟言笑。

　　3、稳重

　　秘书工作繁杂、琐碎，但又不容有疏漏，这就要求秘书举止要稳妥可靠，有条不紊，忙而不乱。只有这样，才能展现出自己独特的内涵。

　　例如，在汇报工作时，应神态安详，口齿清晰，谈吐自如。在取物品时，要先看清情况，然后眼到手到，驾轻就熟。在会议室入座时，要小心翼翼，轻稳就座，不可摇摇晃晃，东踩西踏，将座椅拉得乱响，有意无意地制造扰人的噪音。在敲门时，应用手指轻叩，不宜拳擂、脚踹;关门时，应用双手轻轻推上，不可用力猛甩，或是用脚踢上。遇到某些意外情况时，应处变不惊，沉着应对，而不应大呼小叫，上蹿下跳，人为地渲染紧张气氛。

　　4、端庄

　　秘书的静止姿态以端庄为要。

　　我国传统上有“站如松，坐如钟，卧如弓”“头容正，肩容平，胸容宽，背容直”“颜色：宜和、宜静、宜庄”等一系列的礼仪要求，讲的都是举止中的端庄之美，这些要求对于秘书也是适用的。

　　5、大方

　　秘书的举止要洒脱、大气，不要拘谨、小气。

　　例如，在交往中，不论对方地位高低，都应自然地注视对方的`眼睛。如果始终不敢正视对方的眼睛，或是自己的目光与对方的目光稍一相遇，便立刻躲避开来，往好里说，是害羞和小家子气;往坏里讲，则会被理解为心虚气短或心怀鬼胎。

　　6、优雅

　　秘书的举止若能做到优雅、脱俗，那就达到了举止礼仪的高级境界。

　　工作中，有些低俗、不雅的举止可以说是秘书工作者之大忌。例如，有些同志不顾场合，在他人面前挖鼻孔、掏耳朵、剔牙齿、抠眼屎、甩鼻涕、打喷嚏、修指甲、抓痒痒、拽袜子、脱鞋子，就是很不雅观又很不礼貌的行为。又如，虽然人们对女士处处优先，比较宽容，但是有些女性秘书的举止却并不得体，有的脚穿带有铁钉的高跟鞋，敲击地面“咚咚”作响;有的在大庭广众之下无所顾忌地化妆、补妆;有的在众人面前有意无意地叉开双腿站立，甚至蹲、坐，这些“非淑女动作”都有碍观瞻，有失体面。

　　古人云：“腹有诗书气自华。”在举止上表现得舒展得体，符合礼仪，是一个人内心充实、视野开阔的表现，是其阅历和自信心的自然流露。作为秘书人员，除了要悉心研习技巧外，还须努力学习，饱读诗书，加强修养，提高精神境界。只有这样，才能在潜移默化之中养成优雅的气质和风度。

　　秘书12大职场礼仪禁忌

　　1.直呼老板名字

　　直呼老板中文或英文名字的人，有时是跟老板情谊特殊的资深主管，有时是认识很久的老友。除非老板自己说：「别拘束，你可以叫我某某某」，否则下属应该以「尊称」称呼老板，例如：「郭副总」、「李董事长」等等。

　　2.以「高分贝」讲私人电话

　　在公司讲私人电话已经很不应该，要是还肆无忌惮高谈阔论，更会让老板抓狂，也影响同事工作。

　　3.开会不关手机

　　「开会关机或转为震动」是基本的职场礼仪。当台上有人做简报或布达事情，底下手机铃声响起，会议必定会受到干扰，不但对台上的人，对其他参与会议的人也不尊重。

　　4.让老板提重物

　　跟老板出门洽商时，提物等动作你要尽量代劳，让老板也跟你一起提一半的东西，是很不礼貌的。另外，男同事跟女同事一起出门，男士们若能表现绅士风范，帮女士提提东西，开关车门，这项贴心的举手之劳，将会为你赢得更多人缘。

　　5.称呼自己为「某先生/某小姐」

　　打电话找某人的时候，留言时千万别说：「请告诉他，我是某先生/某小姐。」正确说法应该先讲自己的姓名，再留下职称，比如：「你好，敝姓王，是OO公司的营销主任，请某某听到留言，回我电话好吗?我的电话号码是XXXXXXX，谢谢你的转答。」

　　6.对「自己人」才注意礼貌

　　中国人往往「对自己人才有礼貌」，比如一群人走进大楼，有人只帮自己的朋友开门，却不管后面的人还要进去，就把门关上，这是相当不礼貌的。

　　7.迟到早退或太早到

　　不管上班或开会，请不要迟到、早退。若有事需要迟到早退，一定要前一天或更早就提出，不能临时才说。此外，太早到也是不礼貌的'，因为主人可能还没准备好，或还有别的宾客，此举会造成对方的困扰。万不得已太早到，不妨先打个电话给主人，问是否能将约会时间提早?不然先在外面晃一下，等时间到了再进去。

　　8.谈完事情不送客

　　职场中送客到公司门口却是最基本的礼貌。若很熟的朋友知道你忙，也要起身送到办公室门口，或者请秘书或同事帮忙送客，一般客人则要送到电梯口，帮他按电梯，目送客人进了电梯，门完全关上，再转身离开。若是重要客人，更应该帮忙叫出租车，帮客人开车门，关好车门，目送对方离开再走。

　　9.看高不看低，只跟老板打招呼

　　只跟老板等「居高位者」打招呼，太过现实啰!别忘了也要跟老板主管身边的秘书或小朋友打招呼。

　　10.老板请客，专挑昂贵的餐点

　　别人请客，专挑贵的餐点是非常失礼的。价位最好在主人选择的餐饮价位上下。若主人请你先选，选择中等价位就够了，千万别把人家的好意当驴肝肺。

　　11.不喝别人倒的水

　　主人倒水给你喝，一滴不沾可是不礼貌的举动喔!再怎么不渴或讨厌该饮料，也要举杯轻啜一口再放下。若是主人亲自泡的茶或煮的咖啡，千万别忘了赞美两句。

　　12.想穿什么就穿什么

　　「随性而为」的穿著或许让你看起来青春有特色，不过，上班就要有上班样，穿着专业的上班服饰，有助提升工作形象，也是对工作的基本尊重。

　　「职场礼仪」这种「学校没有教的事」，一不小心就很容易误触地雷，然而，你的老板却不会开口告诉你。因此，建议你一定要补修学校没有教的「职场礼仪课程」，让你的行为举止之间有一个很好的依归。你会发现当你注意所有职场礼节，并身体力行，一定能成为一个受欢迎且受尊重的职场工作者。

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