电话管理制度_电话管理制度条例

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电话管理制度_电话管理制度条例

　　电话是公司内所有工作人员的重要联络方式，为保证通讯联络的畅通，应制定规范的电话管理制度。下面小编为大家整理了有关电话管理制度的范文，希望对大家有帮助。

电话管理制度_电话管理制度条例

　　电话管理制度篇1

　　1.目的

　　规范公司电话管理与使用，提高电话使用率，降低办公费用。

　　2.范围

　　本规定适用于集团各公司办公室电话管理。

　　3.职责

　　3.1人力资源及行政部负责对公司所有电话的管理监督。

　　3.2财务部对电话费用行使稽查权。

　　3.3各部门经理负责对部门所属的电话使用进行监督。

　　3.4信息部负责公司办公电话整体规划、配布及日常维护。

　　4.公司电话配布

　　4.1总经理或以上高层管理人员开通国际直拔电话功能。

　　4.2副经理、经理、高级经理、副总经理、总经理秘书等开通国内直拔电话功能。

　　4.3其他各分机开通本市市话功能，如需拔打长途可通过前台转接。

　　4.4其他人员因工作需要开通国内或国际长途直拔专线的，须由总经理(副总裁)批准。

　　5.使用规定

　　5.1所有直线电话分别设立责任人，责任人职责包括呼出控制、密码控制及电话机/传真机的维护保养。

　　5.2通话内容应言简意赅、长话短说，如遇事情复杂、内容较多，可事先拟好相应提纲。

　　5.3传真机不能作电话使用，传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。

　　5.4当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修，严禁擅自拆卸。

　　5.5直拔长途电话前应加拔IP号(17909或96688)。

　　5.6各分机拔打长途电话均由总机转拨，通话时间原则上要求不超过五分钟;转接国际长途需说明事由，

　　否则总机有权不予授话。

　　5.6接听电话一般最迟不得超三声铃响。

　　5.7传真机不能作电话使用，传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。

　　5.8当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修，严禁擅自拆卸。

　　5.9各分机拔打长途电话均由总机转拨，通话时间原则上要求不超过五分钟;转接国际长途需说明事由，

　　否则总机有权不予授话。

　　6.前台电话管理

　　6.1树立良好的.企业形象，对外来电话应及时接听，最迟不得超三声铃响，规范用语：“您好!****，请

　　问您找哪位?请问哪里找?好的，请稍等”;如遇当事人不在，应问明对方需要转告与否。

　　6.2无特殊情况，不准他人在前台拨打及接听电话。

　　6.3所拨出的长途电话一律造册登记，必须照实填写。

　　6.4对需拨打的外线电话，按登记先后顺序拨出，同时尽量保持一条线空置，以便外线打入。

　　6.5严禁利用前台电话拔打私人电话;

　　6.6前台工作人员下班时应将前台电话用密码控制呼出功能，调至自动转接功能。

　　6.7前台文员定于每月5日前汇总上月各长途电话登记表交人力资源及行政经理审核。

　　7.对擅自拔打与公司无关的电话或声讯台(聊天)电话的，将相关追究责任人，由责任人承担该部分话费。

　　电话管理制度篇2

　　1、目的：加强公司办公电话电话使用的管理

　　2、适用范围。公司所有座机电话

　　3、责任：保证信息畅通，有效地控制管理成本。

　　4、管理规定：

　　(1) 根据工作需要由综合办公室统一安装。

　　(2) 综合办公室负责电话安装及线路的`检修。

　　(3) 未经综合办公室的批准，各部门或个人不得自行私接、拆移电话或附加分机。

　　(4) 打电话时提前列好提纲，缩短时间。

　　(5)办工电话系工作使用电话，尽量减少拨打私人电话，确有必要时应简明扼要。

　　(6)杜绝褒电话粥等长时间占用电话现象，如发现此行为予以口头警告，再次发现取消当月话补，如造成公司损失后果自负。

　　(7) 各部门员工应自觉爱护电话设备，以便保证通讯线路的畅通。

　　(8) 蓄意破坏电话设备的行为，除按国家有关法律、法规处罚外，将给予责任人经济处罚和行政处分。

　　(9)接听电话要用文明语言，并有兴奋度。

　　(10) 传真机用于收发传真用，任何员工不得以任何理由占用。

　　(11)严禁拨打私人长途，一经发现取消话补。

　　电话管理制度篇3

　　1.办公电话用于正常公务，各部门必须进行严格管理，部门领导要指派专人负责或自

　　亲自管理。

　　2.内线电话用于各部门之间的联络，员工不得用内线电话聊天、谈笑。

　　3.办公电话不得作私人电话使用。

　　4.打长途电话必须目的明确、语言简炼。因公务需挂国内长途电话，必须经主管领导批准履行登记手续，详细登记联系人姓名、通话内容、通话时间，以便于电信局核对。

　　5.办公电话一律不得挂拨声讯台。如有违反者，由部门领导追查当事人责任并罚款100元人民币;追查未果则由部门人员共同承担电话费用。

　　6.非本部门员工不得擅自使用该部门办公电话。

　　7.公司员工要爱护电话，妥善保管，不得损坏。如发现话机、线路等故障要及时报修，确保线路畅通。内线电话如增加和更改号码，维修科要及时通知人事行政部。

　　8.电话在响铃三声之内必须接听，并使用标准用语“您好，大地装饰!”语速不急不燥，彬彬有礼。

　　9.来电如非本部门电话，则须耐心规范用语“这是X X部，我帮您转接，请稍等!”同时按照部门分机号码进行转接(轻轻切换电话接听键，拨按转接部门分机号码之后挂断电话即接通)。

　　10.如非找本人，则应热情用语“这是X X 部 X X ，我帮您找他接听，请稍等!”，找到接听人后，接听人也应规范用语，“您好，我是X X!”当发现来电所找的接听人不在时，应规范用语，“您好，X X 现在正忙，有什么需要我帮忙的吗?”来电人有帮助需求时，则应尽可能的帮助来电人，并耐心回答来电问题;若来电人不需要帮助时，则应在来电人表示告别后及时回应“感谢您的来电，再见”。

　　11.公司对外宣传和前台电话只能接听，不能拨打。

　　12.在家装梦工场有营销活动时，应在接听咨询电话时准确、有效的将信息传达给客户，对于不确定的`咨询，应先记录客户来电信息，并在确认后及时给予回复。

　　13.在接听完电话后对电话信息进行处理，分类登记。有关装修信息的咨询电话应及时与相关部门沟通分配，有关装修投诉的电话应及时反馈给负责来电客户的客户经理，并跟踪处理。

　　14.在非本部门电话响起而无人接听时，则由离呼叫电话最近的部门进行切换接听. 15.对所有来电，接听人必须在来电方挂断电话后方可挂上电话。

　　此制度以人事行政部为第一责任人监督执行，对违反接听规范和相关制度、对接听来电态度恶劣的员工视情节进行处罚，并对部门负责人进行20%连带处罚。

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电话管理制度04-03