受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

　　为加强受控文件的管理，提高工作效率，应制定规范的受控文件管理制度。下面小编为大家整理了有关受控文件管理制度的范文，希望对大家有帮助。

　　受控文件管理制度篇1

　　一、文件范围：

　　1、设计文件(包括图纸表格)、

　　2、工艺文件(包括作业指导书、工艺 定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);

　　4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。

　　二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打 印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

　　三：文件的`回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收 并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

　　四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接 责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。 本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

　　受控文件管理制度篇2

　　一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。

　　二、文件的编制：

　　2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘， D代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。

　　2.1.1YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。

　　2.1.2YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的`编号。(同上)

　　2.2版本版式:

　　2.2.1A/0A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级 递升为1.2.3，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推;

　　2.2.31/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页， 并以此类推;

　　2.2.3如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发：

　　1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。

　　2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理：

　　1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过。

　　2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。 五、文件的修改：

　　1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。

　　2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决定，确实不可行时，方可修改。

　　3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的文件收回，并加盖更改章封存。

　　受控文件管理制度篇3

　　1 目的

　　为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。

　　2 适用范围

　　适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。

　　3职责

　　3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理;

　　3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理;

　　3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

　　3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。

　　4管理要求

　　4.1受控文件的发放

　　4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。

　　4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。

　　4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定： 序号 文件接收部门/人 分发号 序号 文件接收部门/人 分发号

　　1 存档 0 9 品牌推广部 008 2 总经理 001 10 质检部 009 3 总经理办公室 002 11 仓储部 010 4 副总经理 003 12 后勤保卫部 011 5 财务总监 004 13 生产部 012 6 营销总监 005 14 配送部 013 7 外埠销售部 006 15 财务部 014 8 销售部 007 16 人力资源部 015

　　4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人 签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。

　　4.2 受控文件的保管与使用

　　4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”;妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收;文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

　　4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。

　　4.3 受控文件的复制

　　4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。

　　4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。

　　4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号(两位)”，发放日期为复制后实际发放的日期。

　　4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。

　　4.4 受控文件的更改与收回

　　4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的'更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。

　　4.4.2 受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。

　　4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。

　　4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。

　　4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。

　　4.5 电子版受控文件的管理

　　4.5.1 在公司内部局域网和网站上公布的受控文件，只供公司员工在线学习和下载记录单式。不应擅自下载受控文件中除空白记录单式外的其他内容。

　　4.5.2 文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

　　4.6提供给客户使用的文件的管理

　　4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法，对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。

　　4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案，填写“文件资料发放处置单”，文件发放后应要求对方确认并登记。

　　4.6.3客户对我方提供的文件如需复制，应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。

　　4.6.4凡我方更改的文件，应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”，回传至我方进行确认。

　　4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”，以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案，妥善保管。

　　5 相关文件

　　6 记录

　　a)文件资料发放处置单