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公司财务档案管理规章制度学结

时间:2017-09-13 16:18:34 管理制度 我要投稿

公司财务档案管理规章制度学结

  要做好财务档案管理工作,应着力提高财务档案管理的意识,建立健全各项管理制度,配备一定数量高素质的档案管理人员。下面爱汇小编整理的公司财务档案管理规章制度学结,供你参考。

  公司财务档案管理规章制度学结范文一

  第一章 总则 第一条 财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。

  是一 个公司档案管理的核心。

  财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得 以保全。

  财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。

  第二条 为了加强公司财务档案管理和财务监督, 确保公司的合法利益, 《中 根据 华人民共和国财务档案管理办法》,结合公司的具体情况,特制定本办法。

  第三条 在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人,必须遵守本制度。

  第二章 会计档案 第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料, 它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

  第五条 会计档案和范围 会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个 部分。

  (一)会计凭证 会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。

  它包括自制原始凭证、 外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账 单、银行存款余额调节表等。

  (二) 会计账簿、 会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系 统地记录各项经济业务的簿籍。

  它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、 现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

  (三)会计报表 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映 指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。

  包括资产负债表、损益 表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

  (四) 其他会计核算资料 其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务 部门负责办理的有关数据资料。

  如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、 核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册 等。

  会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案 管理。

  第三章 会计档案的装订和保管 第六条 会计档案的整理立卷 会计年度终了后,对会计资料进行整理立 卷。

  会计档案的整理采用的办法是:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门 别类按各卷顺序编号。

  (一) 分类标准统一。

  将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四 类文字资料及其他。

  (二) 档案形成统一。

  案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

  (三) 管理要求统一。

  建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订 成册,报表和文字分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

  第七条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报 表及其他文字资料的装订。

  会计凭证的装订,一般每月装订一次。

  装订好的凭证按年分 月妥善保管。

  第八条 会计凭证装订前的准备工作: (一) 分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

  (二) 按凭证汇总日期归集(加按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; (三) 摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折 叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整; (四) 整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。

  再检查附 件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; (五) 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

  第九条 会计凭证装订时的要求: (一) 装订尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便 于事后查阅。

  (二) 凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭 证; (三) 装订凭证厚度一般为 3 厘米,装订牢固,美观大方。

  第十条 会计凭证装订后的注意事项: (一) 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员 签章; (二) 在封面上编好卷号, 会计凭证装订成册后, 装入会计凭证档案盒以便妥善保护。

  按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  第十一条 会计账簿和装订。

  各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其 他账簿应按时整理立卷。

  基本要求是: (一) 账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符,账页数 是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿 按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

  (二) 活页账簿装订要求。

  1 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订,应按同类业务、 同类账页装订在一起,并按会计科目编号顺序依次排页。

  2 在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人) 签章 3 计算机打印的账页应在左侧留出装订线,不得以打印纸原有道孔穿线装订。

  第十二条 账簿装订后的其也要求。

  1 会计账簿应该牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。

  2 会计账簿的封面要严密,封面处要加盖有关印章。

  3 封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号 顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。

  4 会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、 各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

  第十三条 会计报表的装订。

  会计报表编制完成及时报送后。

  (一) 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐 压平,防止折角,如果损坏部位修补后完整无缺地装订; (二) 会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会 计报表的编号顺序排列、会计报表的封底; (三) 按保管期限编制卷号。

  第十四条 会计档案的保管 当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管二年,期满之后原则上应 由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。

  财务会计部门在将会计档案移交档案 管理部门时,应按下列程序进行: (一) 开列清册,填写交接清单;

  (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期; (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

  第十五条 会计档案的保管要求。

  (1) 会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防 火器材。

  (2) 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。

  (3) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠 咬。

  (4) 会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅, 并防止潮湿; (5) 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和 泄密; (6) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  第四章 会计档案的借阅 第十六条 会计档案的借阅 (一) 会计档案为本单位所利用,原则上不得借出,有特殊需要须经单位领导、财务 负责人员批准。

  (二) 外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领 导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。

  借阅人应认真填写档案借阅 登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

  (三)本单位人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

  (四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、 携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

  第五章 会计档案的保管 第十七条 会计档案的保管期限。

  各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久 性和定期性两类。

  (一) 凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的'会计档案,应永久保存。

  (二) 定期保管期限分别为 3 年、5 年、10 年、15 年、20 年和 25 年等种类。

  会 计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  为了全面反映会计档案情况,立 档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数,做到心中 有数、不出差错。

  会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  (三)档案保管期限 ⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15 年 ⑵银行存款余额调节表和银行对账单 5 年 ⑶日记账 15 年 其中:现金和银行存款日记账 25 年 ⑷明细账、总账、辅助账 15 年 ⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5 年 ⑹主要财务指标报表(包括文字分析) 3 年 ⑺月、季度会计报表(包括文字分析) 5 年 ⑻年度会计报表(包括文字分析) 永久 ⑼会计档案保管清册及销毁清册永久 ⑽主要财务会计文件、合同、协议 永久 第六章 会计档案的销毁

  第十八条 会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部 门共同鉴定、编造会计档案销毁清册,经公司领导审查,报请上级主管单位批准后方可 予以销毁。

  第十九条 会计档案保管期满, 但其中未了结的债权债务的原始凭证, 应单独抽出, 另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案, 不得销毁。

  第二十条 销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位 销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销,会计档案销毁后经办人在“销 毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书 面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

  公司财务档案管理规章制度学结范文二

  第一章总则 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计 法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际 情况,制定本办法。

  第二章会计档案管理部门 1.单位档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、 监督和检查。

  会计档案 的具体管理工作由财务部门负责, 由财务部门指定专人负责在专门地点保管。

  保管地点应具 备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

  2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计 档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

  第三章会计档案归档的范围 1.会计凭证。

  包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭 证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。

  年度终了都 必须按照规定归档。

  2.会计账簿。

  包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

  3.财务报告。

  《会计制度》 包括 规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报, 月、 季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。

  上级主管部门对报告的批复及社会审计的 审计报告。

  4.其它会计核算资料。

  凡与会计核算紧密相关的, 由会计部门负责办理的有参考价值的 数据资料。

  5.增值税专用发票和普通发票。

  第四章会计档案的整理 会计年度终了后, 应将装订成册的会计档案进行整理立卷。

  各种会计档案应按会计档案 材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。

  1.会计凭证。

  (1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。

  (2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。

  (3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号 码、装订人签章等。

  2.会计账簿。

  各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。

  (1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不 填其它内容。

  (2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全, 是否按顺序排列。

  (3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做 封面、封底,装订成册。

  不同规格的活页账不得装订在一起。

  (4)会计账簿的装订顺序: 会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿 装订封底。

  (5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。

  (6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

  (7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

  (8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日 记账、分户明细账、辅助账。

  3.会计报表。

  会计报表编制完成并按时报送后, 留存报表均应按月装订成册, 年度终了统一归档保管。

  第五章 会计档案的归档保管 1.当年的会计档案在会计年度终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后存入档案并由 专人保管。

  2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、 立卷、 保管、 调阅、 销毁等一系列工作。

  3.机构变动或档案管理人员调动时, 应办理交接手续, 由原管理人员编制会计档案移交 清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

  第六章会计档案的借阅使用 1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

  2.凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。

  3.借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。

  4.借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需 需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

  第七章 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管 15 年。

  2.会计账簿保存 15 年,其中现金和银行存款日记账保存 25 年。

  3.会计报表保存 10 年,其中年度决算表永久保存。

  第八章 会计档案的销毁 1.会会计档案保管期满, 需要销毁时由档案部门提出销毁清单, 汇同财务部门共同鉴定 后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。

  对其中未了 结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时 为止。

  2.按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人 在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以 书面形式报告有关领导。

  公司财务档案管理规章制度学结范文三

  一、财务档案的内容及分类

  1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证;

  2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。

  3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告;

  4、银行资料;

  5、税务资料;

  6、各类合同;

  7、财务人事档案;

  8、公司制度文件;

  9、其他类:主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

  二、凭证的管理:

  1、票据粘贴、填制、装订规范,详见财务操作指引。

  2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。

  三、账册的打印装订及存档

  1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。

  2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。

  3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。

  4、账簿打印一律用A4纸打印,按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账,且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号,不得缺号或重号

  5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。

  6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订,考虑的装订成本和装订厚度问题,可适当合并装订,每册内封后附账簿科目目录。

  7、分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。

  8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成,装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中,以不超过3CM为宜。

  四、档案归档管理

  1、财务档案归档总体要求

  1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性,必须真实准确地反映财务活动的全过程和历史面目。

  1.2归档分类及顺序,参照总部的《财务档案归档目录》,详见附件。

  1.3归档时,各种会计档案都必须按规定装订成册,按统一规格,内容详细填写封面和端面,并将单位、年月、名称、卷号等全部写明,不得随意省略,填写时要用钢笔或签字笔,不得用圆珠笔,铅笔或红笔。

  1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封,详见附件,要求统一标准,严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。

  1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查,审查各档案要输是否填写完整,相关签字是否齐全,审查合格后与送达方当面共同签收。

  1.6财务人员在接收到各类会计档案后,必须在当天进行登记归档。

  2、各类档案的归档要求举例

  2.1每类档案要求资料齐全、完整,以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准,以《纳税申报资料档案》为例,所需档案资料说明如下:

  1)封皮;

  2)目录(若资料较多);

  3)纳税申报表;

  4)各税种税款计算清单(若有);

  5)税票、完税证(若有)、拨款回单(若有)复印件;

  6)付款审批单、纳税OA审批(若有)复印件。

  2.2装订要求

  2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。

  2.2.2按月或按次整理时,每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮,封皮打印上公司LOGO。

  2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。

  2.2.4此类档案日常进行整理,归入档案盒,会计年度结束后统一进行装订。

  2.2.5图片

  3、各类档案的存档方式

  3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档,通常采用订本式存档,防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。

  3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档,通常采用活页式存档,装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。

  3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档,通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。

  3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档,通常采用袋装式存档,便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。

  4、经济合同档案管理

  4.1 经济业务合同存档分类

  4.2 合同接收前的审查

  1)使用集团规定的文本,是否未经审批改动集团规范文本,不能使用集团规定文本的,是否经过相关审批;

  2)审查公司法律顾问出具的书面意见。

  3)经办人按合同审批意见完善合同文本,确保拟签文本同审批文本内容一致;

  4)合同文本(含附件)超过两页(含两页)的,必须“骑缝”盖章,确保每页均有印痕;

  5)合同签章页必须含有正文内容,不得单独成页;

  6)当事人主体名称与印章是否一致;

  7)如有授权代理人,则需查验是否有授权文件;

  8)合同内容是否完整;

  9)附件是否完整;

  10)签署时间是否填写等。

  4.3 合同归档

  4.3.1 财务部必须以合同原件归档;

  4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案,合同文本超过一个档案盒时,在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类;

  4.3.3合同补充条款或补充文件,必须同主合同一起保管;

  4.3.4直接委托审批资料附在合同后面,招投标合同仅把合同审批OA附后,其他招标资料单独存放。

  4.4采购合同的档案要求

  4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件:

  1)合同审批OA;

  2)符合制度的直接委托审批表(原件);

  3)《询价函》(三方比价为所有供方反馈的《询价函》)(原件);

  4)《三方比价会签表》(2万元以上直接委托业务)(原件);

  5)价格及合同谈判会议纪要(原件);

  6)拟委托单位的营业执照、资质证书(如有)等文件(复印件加盖单位公章);

  7)外聘律师审核意见。

  4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件:

  1)不符合制度的直接委托审批表(原件);

  2)市场调研报告(原件);

  3)拟委托单位原始报价单(盖章)(原件);

  4)价格及合同谈判会议纪要(原件);

  5)拟委托单位的营业执照、资质证书(如有)等文件(复印件加盖单位公章);

  6)外聘律师审核意见。

  4.4.3招投标合同的后附要件:

  1)后附合同签订审批OA;

  2)合同谈判记要(原件);

  3)合同审批表 (原件);

  4)中标单位调整报价(若有);

  5)律师审核意见书(原件)。

  4.4.4续签合同后附要件:

  1)合同续签审批OA;

  2)履约评估表(原件);

  3)价格及合同谈判会议纪要。

  4.5招投标采购档案管理

  4.5.1年度招标采购计划

  1)审批OA;

  2)年度招标(采购)计划审批表(各公司) (原件);

  3)年度招标(采购)计划调整表。

  4.5.2入围单位及招标文件审批资料

  4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求:

  1)入围单位及招标文件审批OA;

  2)招标小组成员审批表(原件);

  3)单项招标计划倒排表 ;

  4)入围单位评定资料, 包括:投标单位推荐表, 拟入围单位基本信息评审标准, 投标单位基本信息调查表(加盖投标单位公章), 拟入围单位评审表, 现场考察计划, 现场考察评分表, 拟入围单位现场考察评定表, 投标承诺函, 入围单位评定会签表;

  5)入围单位营业执照及资质证明( 加盖对方印鉴的复印件)包括但不限于:有效的营业执照(复印件加盖单位公章), 税务登记证(复印件加盖单位公章), 组织机构代码(复印件加盖单位公章), 有效的企业资质等级证书(复印件加盖单位公章), 企业近三年的财务报表(如有)(复印件加盖单位印章), 企业安全生产许可证(如有)(复印件加盖单位公章), 质量、环境及职业健康安全认证证书(如有)(复印件加盖单位公章), 近三年内所承揽的类似项目业绩清单,并附主要项目合同复印件;

  6)招标文件会签表(原件);

  7)招标文件。

  4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求:

  1)入围单位及招标文件审批OA;

  2)招标小组成员审批表(原件);

  3)邀请投标的合格品牌库名录;

  4)邀请单位投标承诺函( 原件);

  5)招标文件会签表( 原件);

  6)招标文件。

  4.5.3定标审批资料要求:

  1)定标审批OA;

  2)定标审批表(原件);

  3)评标报告(原件)包括:(包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件);

  4)各单位投标文件(包括技术标和商务标)( 原件);

  5)对招标过程的特别说明(会议签到表、会议纪要等)。

  1、财务部须购置专用移动硬盘,用于电子财务档案的备份管理。

  2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。

  3、电子档案目录的建立参照附件:《财务档案归档目录》

  4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》,该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。

  5、电子文档归档前,档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验,验收合格后存入相关档案目录。

  6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管,防止丢失;存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17-20℃;相对湿度选定范围:35%-45%。

  7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接;未经相关批准不得擅自复制电子文件。

  六、档案室的管理

  1、档案室要求

  1.1财务部争取设立部门独立的档案室。

  1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大,保持通风。

  1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。

  1.4不得使用木质档案橱柜。

  1.5环境温度选定范围:14-20℃;相对湿度选定范围:50%-60%。

  2、档案管理员的岗位职责

  2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员,出纳不得兼任档案管理员。

  2.2按照本指引要求建立财务档案。

  2.3要求兼职档案管理员,了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

  2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案,积极提供利用,为各项工作服务。

  2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。

  2.6办理领导交办的其他档案业务工作。

  3、档案室安全规范

  3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。

  3.2档案库房要保持干燥清洁,做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变,应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物,保持室内整洁卫生。

  3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品,严谨任何火种带入室内,严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具,不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效。

  3.4除财务装订机和室内空调外,严谨在档案时内使用其他任何电气设备,装订机使用完毕必须拔除电源。

  3.5档案室是机密部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁,钥匙应制定专人负责保管,工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。

  3.6各类资料进入档案室,必须严格登记制度、偿还制度,机密资料、人事档案严防丢失,严防泄密事件的发生。

  3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查,并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

  3.8下班前或工作结束时,做全面安全检查,切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要特别加强看护、确保安全。

  1、档案管理人员必须树立高度的保密观念,遵守公司各项保密制度。

  2、凡未经公布的统计数字,未作结论的事项,应作内部管理,不得擅自扩散。

  3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。

  4、不得泄露所管理档案内容,不将档案借给无关人员,不准无关人员进入档案室。

  5、定期检查不安全因素,发现问题及时补救,保证保密档案的绝对安全。

  6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据,应作秘密保管并严格控制查阅范围,需要查阅者,须经公司相关领导批准。

  7、严格档案借阅审批手续,因工作需要,须复印、摘抄相关保密档案时,必须经相关领导批准。

  1、公司内部借阅会计档案,需填写《档案借阅审批表》,经部门负责人签批后报财务负责人审批,审批通过后方可进行借阅;

  2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明,填写《档案借阅审批表》,经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后,方可借阅;

  3、借阅人员不得将会计档案携带外出,特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还;档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续;

  4、应设立《财务档案借阅登记簿》,登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容,借阅人应在登记簿签字。

  5、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等,严禁涂改和拆、撕档案。

  1、财务档案的移交

  1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》,一式两份,双方各留一份,以便备查。

  1.2超过两年的会计档案,财务部每年统一移交到行政部公司档案室,移交时须填写好《档案移交清册》,双方应就移交档案进行核对,并在移交目录上签字确认。

  1.3部门员工调(离)职时,应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单(含交接清册)》进行移交。

  2、财务档案的销毁

  2.1财务档案一般保管期限为15年,期满后可根据具体情况办理销毁手续。

  2.2档案销毁首先须经过鉴定,确认已无查证和保存价值之后,列出清单,登记造册,由存档部门提出申请和分管领导审批同意后,同意销毁。

  2.3对批准可销毁的档案,要填写好《档案销毁清册》再销毁。

  2.4 销毁工作应由鉴定小组监销,并在《档案销毁清册》签字。

  2.5档案销毁后,要及时在相应的查询工具中予以注销,并保存好销毁记录。