会计档案管理规章制度条则

会计档案管理规章制度条则

　　会计档案管理是一项重要的会计基础工作,也是单位档案全宗和信息化建设的重要组成部分。管理好会计档案,对于维护正常的社会经济、政治秩序至关重要。下面爱汇小编整理的会计档案管理规章制度条则，供你参考。

　　会计档案管理规章制度条则范文一

　　一、 会计年度终了， 将装订成册的会计档案进行整理立卷。

　　各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几 个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

　　各类资料整理要求： 1.会计凭证。

　　(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案 卷目录，每月立卷一份。

　　(2)分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做 到整齐、牢固、美观。

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、 年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　2.会计账簿。

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外， 其它均需整理妥善保管。

　　(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要 栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

　　(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数， 核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

　　(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤 去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。

　　不同规 格的活页账不得装订在一起。

　　(4)会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿 页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

　　(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉 页现象。

　　(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

　　(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度 及账簿名称和编号。

　　(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现 金日记账、银行存(借)款日记账、明细分类账、辅助台账。

　　3.会计报表。

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订

　　成册，年度终了统一归档保管。

　　4.电子会计档案。

　　(1)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾 害、意外事故和人为破坏的影响。

　　(2)按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别 备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，月度备份不少于两份。

　　(3)按年刻录光盘：年终 60 日内，在光盘上刻录上年备 份数据后统一归档保管。

　　(4)单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电 子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符 合要求的才能接收。

　　(5)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者 其他重要保存价值的会计档案。

　　二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财 务管理部指定保管人保管一年(且出纳人员不得兼管会计档 案) 。

　　期满 30 日内， 由财务管理部指定保管人员编制移交清册， 移交公司董事会统一保管。

　　三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。

　　个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当 会同财务管理部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　第五条 财务管理部和分管档案部门保存的会计档案不得

　　借出。

　　如有特殊需要，经股东指派人员(另设置)批准后，可 以提供查阅或复制，并办理登记手续。

　　查阅或复制会计档案的 人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记 制度并参照集团《档案管理办法》办理审批手续。

　　二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

　　定期保管 期限一般分为 10 年和 30 年。

　　三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算 起。

　　第六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期 限，各类档案的`保管按照本办法附表所列期限执行。

　　第七条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外， 可以按照以下程序销毁： 一、本公司分管档案部门会同财务管理部提出销毁意见， 编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册 数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。

　　二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　三、销毁会计档案时，由股东指派人员汇同档案管理部门 和财务管理部共同派员监销。

　　四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所

　　列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案 销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。

　　第八条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其 他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管 到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷的会计档案，应当在会 计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　项目建设期间的 建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　第九条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出 的纸质会计档案。

　　使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案， 应专柜保管。

　　第十条 公司应交接会计档案的，交接双方应当办理会计 档案交接手续。

　　移交会计档案的单位，按规编制完会计档案移 交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年 度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。

　　交接会计档 案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交 接，并由交接双方的公司单位负责人负责监交。

　　交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或 盖章。

　　第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书 档案管理规定，不适用本办法。

　　第十二条 未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造

　　成会计档案资料损毁、灭失，给公司造成经济损失的，承担赔 偿责任及相应法律责任。

　　第十三条 本办法适用于集团公司及下属各子公司，本办 法由财务管理部负责解释和修订，自发布之日起实施。

　　会计档案管理规章制度条则范文二

　　第一章 总则

　　1.1、为了加强公司会计档案的管理，提高会计档案管理水平，根据会计档案管理的有关规定，并结合公司实际情况，特制定本制度。

　　1.2、会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他会计核算资料，以及公司会计电算化所形成的存储在磁盘(硬盘和软盘)上的会计文件。

　　第二章 会计档案的立卷、归档

　　2.1、会计档案的整理要规范化，做到按范围收集、按标准装订、按规范整理。 2.2、会计凭证的整理

　　2.2.1、收集所有应归档的会计凭证，并根据记帐凭证的不同种类按时间、序号逐张排列好，清除记帐凭证附件上的订书针、曲别针等金属物;

　　2.2.2、每一类记帐凭证按适当厚度分成若干本，分别装订成册;

　　2.2.3、如实、认真填写会计凭证封面，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“某年某月凭证”和案卷号;

　　2.2.4、将装订好的凭证入柜，由专人负责保管。 2.3、会计帐簿的整理

　　2.3.1、年度终了后，将各种帐簿打印成纸面形式;

　　2.3.2、按照科目代码顺序整理帐簿，在帐簿上加盖页码章，加卷内目录、封面后装订成本;

　　2.3.3、会计帐簿封面的有关内容要填写齐全，单位名称、帐户名称都要写全称，不能只写代号。“帐本页数”要写帐簿的有效页数，“保管期限”填写统一规定的时间，卷脊上写上“****年度****帐簿”，写上卷号。

　　2.3.4、将各种帐簿按照会计科目顺序排列，逐本登记《会计档案(会计帐簿)目录》。 2.4、会计报表的整理

　　2.4.1、月(季)度报表，由主管报表人员负责保存;

　　2.4.2、年度终了后由主管会计报表人员或会计机构负责人将会计报表统一收集、整理、装订、立卷归档;

　　2.4.3、年终将全年会计报表按时间顺序整理装订成册，登记《会计档案(会计报表)目录》，逐项写明报表名称、页数、归档日期;

　　2.4.4、会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责入柜归档。 2.5、其他会计资料的归档

　　2.5.1、其他会计资料，包括年(季)度成本、利润预算、月度财务收支预算、经济活动分析报告、工资计算表和一些重要经济合同应随同正式会计档案进行收集整理归档; 2.5.2、根据会计资料的性质，对不需要马上移交的，在一定时期内，由财务部门保存;对须移交档案部门保管存放的，另行组卷装订，按要求移交。 2.6、会计电算化资料的管理

　　2.6.1、存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去; 2.6.2、必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不http://www.wenku1.com/news/160DA0BA6165759A.html得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份;

　　2.6.3、必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

　　第三章 会计档案的保管

　　3.1、会计档案根据其特点在保管期限上分为永久、定期两种，定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年。保管期限的`始算日期，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第四章 会计档案的调阅

　　4.1、会计档案所载信息均属公司重要的经营管理秘密，有关的经办或保管人员负有保证会计档案安全、维护公司利益的重要责任。

　　4.2、本公司人员调阅会计档案，须经财务负责人同意。

　　4.3、外单位调阅会计档案须有正式介绍信，并经财务负责人及公司领导批准。

　　4.4、经批准调阅会计档案的，须详细登记调阅会计档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作部门、调阅理由、归还日期等。

　　4.5、调阅会计档案时一律不得携带外出。若需要复制会计档案，须经公司领导同意。

　　第五章 会计档案的销毁

　　5.1、对保管期满、需要销毁的会计档案，应严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司董事会批准后才能销毁。

　　5.2、对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证、帐簿，应单独抽出，另行立卷保管。

　　5.3、在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告公司领导。

　　第六章 附则

　　6.1、本制度自颁布之日起执行，以前制度与本制度相抵的，按本制度执行。 6.2、本制度由财务部负责解释和修改。
 

　　会计档案管理规章制度条则范文三

　　一、 为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计 法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定，结合本公司的实际情 、 况，制定本制度。

　　二、 本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。

　　第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。

　　二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。

　　档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有《会计从业资格证》 等条件。

　　三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员。

　　第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、 自制原始凭证 (1) 一次凭证。

　　如入库单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。

　　如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。

　　如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等; (4) 记账编制凭证。

　　如购货发票、收据等。

　　(二) 记账凭证 二、会计账簿。

　　包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。

　　三、财务会计报告。

　　包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计 准则要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

　　四、其它会计核算资料。

　　凡与会计核算机密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资料。

　　如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核

　　定资金定额的数据资料、 会计档案移交清册、 会计档案保管清册、 会计档案销毁清册等。

　　实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计核算资料均应 视同会计档案一并管理。

　　第四章 会计档案的整理和装订 一、 会计档案的整理立卷。

　　会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

　　会计档案的整 理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。

　　(一) 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

　　(二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立 卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　(四) 会计档案的装订。

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。

　　1、 会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

　　(1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ，对大的张页或附件要折叠成通记 账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整; d. 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。

　　再检查附件有否漏 缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

　　(2) 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一 线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记 账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

　　(3) 会计凭证装订后的注意事项。

　　a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　2、 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

　　基本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐 全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的.顺序装订。

　　(2) 活页账簿装订的要求： a. 保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸 做封面、封底，装订成册。

　　b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐

　　页装订在一起。

　　c. 在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员(经办人)签 章。

　　(3) 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

　　b. 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

　　c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。

　　d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　3、 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后， 留存的报表按月装订成册谨防丢失。

　　小公司可按季装订 成册。

　　第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐 压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨级报表装订顺序为：会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底;第三，按保管期限编制卷号。

　　第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行： (一) 开列清册，填写《会计档案移交单》 (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

　　第六章 会计档案的归档保管 一、 公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。

　　保管地点应具备完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

　　当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。

　　二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止 潮湿; (五) 设置保管清册(附表 5) ，严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　会计档案保管专员负责全部会 计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

　　三、机构变动或档案管理专员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员编制会计档案移交清 册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。

　　四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。

　　凡是在立档单位会计核算中形成的， 记述和反映 会计核算的， 对工作总结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案， 应永久保存。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。

　　会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天算起，如：1996 年年度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。

　　为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的

　　保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

　　第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。

　　二、 外部借阅会计档案时， 应持有单位正式介绍信、 经总经理、 财务总监或财务经理批准后， 方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》 。

　　经会 计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

　　档案库管员应登记《档案借阅登记表》 ， 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出 或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件) 。

　　四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

　　第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申 请表》 ，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

　　二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁;国 有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。

　　三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由 档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　四、销毁会计档案时前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计 档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销; 各级主管部门销毁会计档案时， 应由同级财 政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监 销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示 负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
 

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