企业会计档案管理制度情况

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企业会计档案管理制度情况

　　财务会计档案管理的质量直接影响着企业的经济运作情况，企业需要建立完善的会计档案管理制度，这对企业的发展有很大帮助。下面爱汇小编整理的企业会计档案管理制度，供你参考。

企业会计档案管理制度情况

　　企业会计档案管理制度范文一

　　一、会计档案范围

　　按国家《会计档案管理办法》规定的范围执行。

　　二、会计档案整理

　　公司形成的会计档案，由会计部门按照档案管理的要求，整理、装订成册并由装订人员登记保管清册。

　　1.会计凭证每月进行整理装订，封面所列项目要填写齐全。

　　2.年终打印输出全年各类帐簿，整理装订成册，编写页码，填写目录，封皮所列项目要注明单位名称、年度、帐目名称、单位负责人、会计负责人、装订人等。

　　3.会计报表年终按月排序装订成册，封面所列项目要填写齐全。

　　4.其它会计核算资料应分类整理，加封面装订成册。

　　5.按年度编制会计档案清单。内容包括：会计档案名称、数量、号码和会计档案移交人、保管人。

　　三、会计档案保管

　　1.实行专人管理。会计凭证、会计账簿、会计报表由会计部指定专人负责保管，电子帐套备份由财务部经理负责保管。

　　2.财务档案开放部分为上年和本年，超过两年的财务档案全部封存。

　　3.电脑财务帐套开放部分为上年和本年，超过两年的财务帐套加密封存。密码由财务部经理保存。

　　4.会计档案专管人员必须严格执行保密制度，保证会计档案的安全，严防毁损、散失和泄密。

　　5.更换会计档案专管人员时应按规定办理会计档案管理工作交接手续。

　　6.严禁将会计档案带出公司，对于须将会计档案带出公司查阅的，必须经主管财务的副总经理批准。

　　四、会计档案查阅

　　1.严格会计信息、会计档案的保密制度，除经主管财务的副总经理批准外，任何部门和个人不得向其他单位或个人提供公司财务会计信息，或借阅会计档案。有违反者按公司保密制度管理办法处理，严重者追究法律责任。

　　2.除国家规定的外，会计档案不对外借阅，如遇特殊情况，外部单位需查阅会计档案，或需要复制、翻录、抄录等，必须经主管财务副总经理批准，并做好详细的登记。

　　3.两年以上的.财务档案查阅须经主管财务的副总批准，并做好详细的登记。

　　4.会计档案在查阅过程中，不许在会计档案上做任何记录、勾、划和涂改，拆散原卷册，更不能抽撤单据。

　　五、会计档案销毁

　　1.会计档案按国家《会计档案管理办法》规定的保管期限进行保存，任何人不得随意销毁。

　　2.会计档案保管期满，需销毁时，由财务部经理提出销毁意见，会同总经办共同鉴定，编造会计档案销毁清册，由公司总经理批准后销毁。

　　3.对于未了结债权债务的会计档案，应另行立卷建档，由会计档案保管人员保管到结清为止。

　　企业会计档案管理制度范文二

　　一、目的：

　　为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度用于财务部档案的管理。

　　三、档案管理职责

　　财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

　　四、财务档案定义

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

　　五、会计档案范围

　　包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

　　(一)会计凭证

　　会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

　　(二)会计账簿、

　　会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

　　(三)会计报表

　　会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

　　(四) 其他会计核算资料

　　其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

　　六、会计档案的装订和保管

　　会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

　　(一)会计凭证装订前的准备工作：

　　(1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;

　　(2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;

　　(3)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

　　(二)会计凭证装订时的要求：

　　(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

　　(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;

　　(3)装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

　　(三)会计凭证装订后的`注意事项：

　　(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

　　(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　(四)会计档案的保管要求。

　　(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

　　(2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

　　(3)会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

　　(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿;

　　(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;

　　(6) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　(五)档案保管期限

　　(1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

　　(2)银行存款余额调节表和银行对账单 5年

　　(3)日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年

　　(4)明细账、总账、辅助账 15年

　　(5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

　　(6)主要财务指标报表(包括文字分析) 3年

　　(7)月、季度会计报表(包括文字分析) 5年

　　(8)年度会计报表(包括文字分析) 永久

　　(9)会计档案保管清册及销毁清册永久

　　(10)主要财务会计文件、合同、协议永久

　　七、会计档案的借阅

　　(一)会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

　　(二)外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　(三)本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

　　(四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

　　八、会计档案的销毁

　　(1)会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

　　(2)会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　(3)销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

　　企业会计档案管理制度范文三

　　1、财务(包括内部核算财务)要根据国家档案管理有关规定和要求，对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，定期整理，装订成册或立卷后送公司档案室存档。存档时，必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表后，档案管理员方可给予存档。存放会计档案的档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务经理各持一把(不同锁)任何人经批准后方可查阅财务档案，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管，严防失火、损坏、丢失。

　　2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案，要凭介绍信并经总经理批准。

　　3、档案销毁，须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定，由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。

　　4、会计人员变动，须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交，填写移交清册，并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。

　　5、主管会计须设置会计档案管理记录簿，档案收发调阅等事项要及时登记，出纳人员不能兼管会计档案管理。

　　6、会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任的书面凭证，是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍，是编制会计报表的依据，取得或填制会计凭证，登记帐簿，是会计核算方法中不可缺少的'两项内容。

　　7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证，相关会计人员对公司发生的每一项经济业务，必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备：凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。

　　8、会计凭证要妥善保管，会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则，据以登记帐簿。

　　9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制，也可根据原始凭证汇总表填制，每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。

　　10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据，并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉，以便对帐簿记录进行分析查核。

　　11、各种帐簿的记录必须月月核对，做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式，必须按上级主管部门的要求处理。

　　12、任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务经理书面批准，否则微机室不予受理。

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