商务电子邮件礼仪(5篇)

商务电子邮件礼仪1

　　现实环境中，我们在待人处事之间，常会根据对方的言行谈吐、用字遣辞来衡量评估，并推敲其所要传达给我们的讯息。相对地，自己也会因应不同的场合、对象来表现自己的意见与想法。在使用Email时，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透过文字来传达感受，我们无法看到对方的肢体语言、声调、表情，因此在文字上的表达就更显得重要。通常在撰写寄发Email时，有以下几点需要特别注意的：

商务电子邮件礼仪(5篇)

　　.内容简单明了

　　大多数的人在看邮件时，都不太有耐心，而且也没有太多的时间，所以所要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject)，将主题于主旨内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。

　　.语意清楚：

　　写信是一门艺术。所谓戏法人人会变，只是各有巧妙不同。无论如何，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。

　　.避免情绪化用词：

　　建议在情绪不好时不要写信，此时的语意的表达上可能会较激烈，可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候，再来写信，可能会比较好点。另外，因为每个人的背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。

　　.适当的引言：

　　在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的.话，则可能会造成对方的困扰。

　　.记得署名：

　　对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。

　　.文法/错别字检查：

　　在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。以上，是一般我们写信时的大原则，另外还有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特别注意！总之，Email也是给别人的第一印象，若表现的好，可以有加分的效果；若没有把握好，可是会让对方打折扣的喔！智邦生活馆

商务电子邮件礼仪2

　　近年来，在诸种电子通讯手段中跑出来一匹黑马，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展可谓突发飞进，日新月异。令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。

　　商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。

　　第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，下更三点尤其必须注意。一是主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

　　第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上征友。目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。

　　第三，电子邮件应当注意编码。编码的问题是，是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的'中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

　　第四，电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。

商务电子邮件礼仪3

　　电子邮件的商务礼仪

　　電子メールの基本は、“短い文章で簡潔に”書くことです。ビジネスとして使う電子メールは数行以内にまとめることが基本です。

　　电子邮件的基本要求是“文章要短，要简洁”。商务邮件最好保持在数行以内。

　　パソコンの画面では長文の文章が読みづらいので、これより長い文章は報告書にまとめ、ワープロ書きでブリントして渡したほうがいいでしょう。どうしてもメールで送りたい時は別の文書ファイルにして、ファイルを添付し、メール自体は文書ファイルの内容を簡潔に紹介するにしておきましょう。こうすれば相手が情報を整理しやすくなります。

　　因为在电脑屏幕上不便阅读长篇的文章。所以长篇的文章最好以报告书的形式，做成word文档，打印出来后提交。如果无论如何都想以电子邮件形式的话，可以先做好word文件，然后以附件的形式发送。在邮件的正文里简单介绍一下附件的主要内容。这样方便对方整理信息。

　　また、電子メール本文では、漢字の使い過ぎにも気をつけましょう。メールだけではなくワープロ文書でも同様ですが、漢字がカンタンに使えるからといって漢字だらけの文章は読みにくいし、パソコンの画面では画数の多い字がつぶれ、省略されてしまうこともあります。

　　电子邮件的正文，也要注意不要过多使用汉字。不光是电子邮件，其实附件文档也是一样，不要由于汉字用起来方便而全部写成汉字，这样阅读的人会很吃力。且笔画繁杂的汉字在邮件阅读画面上显示时，有时会被破坏，或被省略。

　　短い文章を書くように心がければ言葉づかいの誤りで誤解を招くようなことも避けられます。文も一行一文程度に短く書くと読みやすくなります。

　　文章写短点，就可以避免由于语言的使用错误导致误解。而且，一行写一句话，短点，邮件就便于阅读。

　　電子メールの宛名タイトル

　　电子邮件收信人的姓名、地址和标题

　　電子メールを使うためのソフトのほとんどは、メール本文以外に、タイトル(件名)や宛名(宛先)や発信人名を表示します。このときのちょっとしたことではありますが、“宛名に敬称を含めておく”といいでしょう。

　　大多数的电子邮件的收发软件，除了会显示邮件正文外，也会显示邮件的标题、收件人姓名和发信人姓名等。所以我们最好在收件人姓名后加上敬称。

　　メールソフトのアドレス帳は住所録と同じようなものですが、ここで書いた宛先情報が相手のメールソフトに表示されることを念頭におき、あらかじめ相手の名前に「～様」と敬称をつけておくことが大切です。自分宛に届いたメールの宛先をチェックする人は少ないですど、マナーや礼儀にこだわる人が見れば、送信者への印象が変わってくるでしょう。

　　邮件里的收件人地址本就和住址一样。我们这里写的收件人信息也会被对方看到。所以事先在对方的名字后写上“～様”的敬称就很重要。虽然很少有人去确认收件的地址。但是如果对方是一个注重礼节规范的人的话，看到后会改变对发件人的印象吧。

　　タイトルも同じように、「出欠の確認」よりは「ご出席のお願い」のほうが相手を敬う気持ちがあらわれています。ただしタイトルのような短い言葉でスマートに敬意を示す人は日ごろから敬語をきちんと使えている人でしょう。

　　标题也是一样，“出席的请求”比“出席确认”更能表达出对对方的尊敬。如果在邮件标题这么短小的语句里，就能表达出敬意的人，想必在平时就是一个能使用敬语的人。

　　電子メールの文章

　　电子邮件的用词

　　電子メールでよく言われることであるが、文字だけでメッセージを伝えることは簡単でも、感情まで伝えるのはとても難しいということです。

　　电子邮件如果只是用来传达文字信息，的确是很简单，可是如果用来传递感情便十分困难。

　　断定調「～だ。～である。」で書けばエラそうで横柄な印象になるし、丁寧な文章を書いたつもりで「～です。～ます。」ばかり使うと、よそよそしいと言われてしまいます。

　　如果电子邮件的全文都用断定词“～だ。～である。”来写的话，会给人留下一种很了不起、傲慢无礼的印象。但如果都写成礼貌体“～です。～ます。”，又会给人一种待人冷淡的感觉。

　　電子メールの場合は肩に力を入れず、いつも相手に語りかけるような話し言葉で書いてかまわないでしょう。ただし、文字で率直な会話を書きにくい性格の人もいるので、届いた電子メールから普段の相手とは違う印象を受けたとしても慌ててはいけません。

　　写电子邮件不需要太费脑筋，就用平常聊天似的`的口语体来写也是可以的吧。但是因为有些人不擅长用文字写口语体的文章，我们收到这些人的电子邮件时，不要由于文字和平常给我们的印象大不一样，而感到惊慌。

　　電子メールを使い始めると、さまざまな相手から電子メールを受け取ります。そうしたメールの中から印象の良い表現や言葉づかいを参考にするといいでしょう。

　　我们一开始使用电子邮件，就会收到来自各类人的电子邮件。从中可以学习参考一下别人的好的表达和措辞。

　　電子メールの使用

　　电子邮件的使用

　　電子メールの良さは相手の都合を気にしないでメッセージを送れるところです。ただしこれは送る側の都合であって、受信した人がそのメールをすぐに読んでくれるとは限りません。

　　电子邮件的好处就是可以不管对方是否方便，就发信息过去。但这只是方便了发件人，至于收件人是否马上查阅邮件就不一定了。

　　つまり、急ぎの用件を伝えたい場合、電子メールを送るのは良い方法ではないことになります。電子メールが便利だからといってあらゆるメッセージに電子メールに依存するのは考えものです。

　　也就是说，如果是传达要紧事的话，发电子邮件并不是好办法。不要因为电子邮件方便，就什么事都依赖电子邮件。

　　たとえば上司から「○○の件について報告せよ。」というメールを受け取った場合は、メールでの返信を考えず、まず上司の席に行き、簡潔に結果と経過を説明します。そこで上司が納得してくれればそれで終わり、「わかった。それでは今の内容を報告書など文章にして提出してくれ。」と言われて初めて電子メールを活用することになります。

　　比如，从上司那里收到一封“请向我汇报○○事”，这时先别忙回邮件，而应该先去找上司当面汇报，简单地把结果和经过汇报一下。如果上司说：“好的，明白了。那你把刚才的内容做成报告书交给我。”这时你再去回复电子邮件。

　　このほか、相手にお詫びしなくてはいけない時も電子メールは適当ではありません。用件を伝えるよりも気持ちをあらわすことが目的の場合は、まず面会、あるいは電話、あるいは自筆の封書です。

　　此外，必须向对方道歉时，用电子邮件表达歉意是不合适的。如果发电子邮件的目的主要是为了表达自己某种情感，而不是在于传达事件时，则可以采用面谈、电话或者亲笔写信的方式。

　　電子メールは便利ですが、それだけに気持ちをあらわす手段としては役不足であるということを覚えておきましょう。

　　总之，电子邮件虽然使用方便，但请谨记：用电子邮件作为表达感情的手段是不够的。

商务电子邮件礼仪4

　　*.内容简单明了大多数的人在看邮件时，都不太有耐心，而且也没有太多的时间，所以所要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject)，将主题于主旨内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。

　　*.语意清楚：写信是一门艺术。所谓戏法人人会变，只是各有巧妙不同。无论如何，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。

　　*.避免情绪化用词：建议在情绪不好时不要写信，此时的`语意的表达上可能会较激烈，可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候，再来写信，可能会比较好点。另外，因为每个人的背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。

　　*.适当的引言：在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。

　　*.记得署名：对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。

　　*.文法/错别字检查：在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。以上，是一般我们写信时的大原则，另外还有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特别注意！总之，Email也是给别人的第一印象，若表现的好，可以有加分的效果；若没有把握好，可是会让对方打折扣的喔！来源：智邦生活馆

商务电子邮件礼仪5

　　商业信件分类

　　所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓，如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范，但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的，虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容，不包括法律文件和合同。

　　商业信件主要分为以下几类：介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。

　　1.推荐信

　　往往是推荐一个人申请学校或工作，里面的内容要包括你和对方的关系，你认识对方的时间长短，用例子来说明他的特征，例如你要说这个人勤奋，那么举一个例子来说明这点。离职前，我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。

　　2.称赞信

　　如果你满意对方的产品或服务，写一封称赞信。虽然很多人不会这么做，但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务，那么写一封称赞信给他的上司，一方面你对他职业的发展有很大的帮助，另一方面和他建立好关系，今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件，大家应该愿意写，常常写，因为这能带来双赢。

　　3.投诉信

　　首先，投诉信要写给这个组织的最高的领导。其次，避免用情绪化的词语，要对事不对人。在投诉信的第一段，先将事由作客观的总结，让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实，例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度，例如“我知道贵餐厅的服务很有名，我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐，我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写，可如果写的是“服务水平”，对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议，不要很离谱很贪心，要合理。如果对方卖给你的货，在使用一周后坏了，可以提议退货、换新的，或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的，例如“我相信贵公司的服务是高水平的，也希望这件事情能够合理解决，今后我们还可以继续合作”

　　4.解决业纠纷的信函

　　因为各种原因，在我们购买完某商品后，我们常常需要和对方讨个减价，或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件，让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。

　　5.要求信

　　要求信的内容包括要求对方开机票，或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。

　　6.拒绝信

　　商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你，而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态，表示我们仍有兴趣与你合作，如果今后有机会，可以继续探讨合作的可能及合作方式。

　　书面沟通优点

　　1.一目了然：白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时，投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。

　　2.书面跟进：能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。例如：我要协调团队完成一项销售任务，时间非常有限，离规定的完成日期不远，此时准备一份书面备忘录给我的队员、主管以及合作伙伴，将使我更加清楚采取什么步骤，如何对每个人进行跟进。它促使每个人共同关注一件事、说同一种语言，以及清楚哪些已经做完，还有哪些需要做。最后，书面跟进能保证论功行赏。能确保分辨出哪些人履行了承诺，哪些人因及时完成了工作而得到肯定。

　　3.充当意见不和、起争端时的证明：没有人是完美的。毫无疑问，每一个工作项目都面临特殊的挑战，不管这种挑战是运筹上的还是人际关系上的。书面记录能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

　　应酬书信具体书写原则

　　应酬书信是商业领域使用频率较高的书信。因为在整个商务流通领域，很讲究情感的联络和交往，以此来增进友谊，促进贸易。这类书信与一般书信的礼仪要领和格式基本相同。应酬书信一般由笺文和封文两部分组成。写信是借助文字向受信人说话。要使对方感到亲切、自然、文明有礼并收到良好的交际效果，写信就要符合书写格式和书信语言的礼仪规范。否则，就会闹出笑话，影响交际效果乃至误事。

　　一、称谓要得体。

　　称谓即称呼，要符合寄信人同受信人的特定关系。一般来说，平时对对方称呼什么，信的开头就写什么。在格式上，称呼要在信笺第一行起首的位置书写，单独成行，以示尊重，它有很强的礼仪作用。写给非亲属关系的长辈，一般在姓氏后面加职务，如李经理、张校长，或以某老相称;写给自己敬佩的长者可在称呼前加上“尊敬的”三字，尽量避免指名道姓;对平辈或小辈则可直呼其名，或称兄道弟，或称“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相称。

　　称呼之后一般还要加提称语，即用来提高称谓的词语，如对尊长用“尊鉴” 、“赐鉴” 、“钧鉴” 、“崇鉴” ;对平辈用“台鉴” 、“大鉴” 、“惠鉴” ;对晚辈用“青鉴” 、“收览” ;对女士用“芳鉴” 、“淑鉴” 、“懿鉴”(对年高者) ;对夫妇用“俪鉴” 、“同鉴” 、“均鉴”等。书信中的这种敬语使用时要注意与称谓相配合。

　　二、问候要热情。

　　抬头之后的承启语(应酬语)起开场白的作用。无论是经常通信的还是久未联系的，向对方问候一声，是必不可少的礼节。因此，信的开头应有问候语。如“奉读惠书，如见故人!”或“久疏问候，不知近来可好?”问候语可长可短，即使短到“你好”两字，也应是发自内心，体现出写信人的一片真诚，而不是“应景文章” 。问候要切合双方关系，交浅不宜言深，以简捷、自然为宜。

　　三、内容要准确。

　　正文是书信的主体，即写信人要说的事，要论的理，要叙的情。

　　正文一般从信笺的第二行开始写，前面空两格。书信的内容尽管各不相同，写法也多种多样，但都要以表情达意、准确率直为原则。除言之有物、通情达理、文辞通畅、字迹工整以外，还要措词得体，即根据受信人的特点及写信人与受信人的特定关系进行措词(包括敬语、谦词的选择，语调的掌握等) ;一般来说，应先谈谈有关对方的事情，表示关切、重视或谢意、敬意，然后再写自己要陈述的事理。正文写好后，如发现内容有遗漏，可补充写在结尾后面;并在补述语前另行加上“又及” 、“又启”加以提示。补述语不宜过长。

　　四、祝颂要诚恳。

　　正文后的问候祝颂语虽然只几个字，但表示写信人对受信人的祝愿、钦敬、慰勉，也有不可忽视的礼仪作用。祝颂语有格式上的规范要求，一般分两行书写，上一行前空两格，下一行顶格。祝颂语可以套用约定俗成的句式，如“此致敬礼” 、“祝您健康”之类，也可以另辟蹊径，即景生情，以更能表示出对收信人的良好祝愿。如对尊长，可写“敬请福安” 、“敬请金安” 、“敬请太安” 、“恭请平安” ;给平辈的信，则用“顺颂时祺” ，春天可写“此颂春安” ，逢年可写“即请年安” 、“此请岁安” ，平时用“敬颂时绥”之类;给晚辈的信，可只用“即颂刻好” 、“顺问近好”之类，不用“请” 。

　　此外，祝颂语还可根据受信人的境况、职业而有所区别，如对新婚者或夫妇，用“恭请喜安” 、“恭贺燕喜” 、“恭请俪安” 、“即颂双祺” ，对方远行用“遥祝旅安” ，对方患病写“即颂痊安” 。按对方职业可选用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“编安” 、“商安” 、“筹安” 、“财祺”等。

　　笺文的最后，要署上写信人的名字和写信日期，为表示礼貌，在名字之前加上相应的自称，即对受信人的自称，如给老师写信时自称“学生” 、“弟子” 、“受业” 。名字之下，还要选用适当的礼告敬辞，如对尊长，在署名后应加“叩上” 、“敬禀” 、“叩禀” 、“拜上” 、“敬启” 、“肃上”等;对平辈在署名后加“敬白” 、“谨启” 、“敬上” 、“拜启”等。

　　五、封文用尊称。

　　封文(信皮)的主要内容除要清楚、准确地写明受信人地址及邮码、受信人姓名、发信人地址、邮码及姓名以外，还要恰当地选用封文中的礼貌用词。首先，要注意受信人的称呼。封文是写给邮递员看的，因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“儿”之类的亲属称谓，而应根据受信人的职衔、年龄等，写上“教授” 、“医生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次，要讲究“启封辞” 、“缄封辞”的选择。“启封辞”是请受信人拆封的礼貌语词，它表示发信人对受信人的感情和态度。一般对高龄尊长用“安启” 、“福启” ，对其余长辈用“钧启” 、“赐启” ;对平辈，可依照受信人的身份、性别，分别用“勋启”(对军人) 、“文启”(对教师) 、“芳启”(对女士) ;对晚辈用“手启” ，对子女可直写“手拆” 、“收拆” 、“收览” 。“缄”字的用法也有讲究。给长辈的信宜用“谨缄” ，对平辈用“缄” ，对晚辈用“手缄” 。明信片、贺年片等因无封套，因而无所谓“启”和“缄” 。

　　六、收信回复要及时。

　　受信人收到来信后，应及时启阅和回复，这是最基本的通信礼节之一。在复信里，应言明对方来信收到的时间。对于向自己求助的信和商务函件，应及时给予明确的答复;即使暂时帮不上忙或不能满足要求，也应告知对方，以免其惦念。对极个别不宜回复的信件，如求爱信及所谓“幸运环”的来信，可以置之不理，但不宜将其内容有意张扬和曝光。

　　七、书信的宜与忌。

　　书信作为交际礼仪文书，也有它的禁忌：

　　在笔种上以毛笔、钢笔为宜，忌用铅笔;在墨色上，以黑蓝颜色为佳，忌用彩色墨水，因为在不少西方国家里，红的表示绝交，绿的表示求爱;保护通信自由，私人信件应秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇见他人读信，也不应凑近听、看。

　　商务书信布局礼仪

　　①斜排式或缩行式(Indented Form )。

　　这种排列的.要领在于信头、结束语、签名和发信人姓名都靠右或偏右，而封内地址和称呼则左边，如果以上任一要素要分行排列时，后行要比前行缩入两个(或三个)英文字母;正文每段开始要缩入五个英文字母，段与段之间要空一行。这种形式讲究匀称美观，是传统的排列范式，目前只有少数英国人喜欢用。

　　②正排式或垂直式或齐头式(Blocked Form )。

　　这种排列的要领在于每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩入，因而整封信的左边成一垂直线右边参差不齐。这种形式虽然打字时方便省事，不需考虑左边缩入，但不匀称美观，所以使用它的人也不很多。

　　③改良式或混排式(Modified Form )。

　　这种排列集上述两种形式之所长，信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，封内地址和称呼排在左边，但每个要素分行时每行都不向右缩入;正文每段开始缩入五个英文字母，而段与段之间可不空行。这种形式兼顾及方便省事与匀称美观，因此，它是目前极为流行的英文书信范式。

　　【注意事项】

　　①因为手写有时难免不好辨认，所以英文书信最好是打印。

　　②信封的书写一般是收信人名址写在信封正面的中央而发信人名址可写在正面的左上方或者信封的背面，书写形式应与信内风格一致。

　　③书信的折叠也应有讲究。

　　电子邮件礼仪

　　Email，或称电子邮件，是21世纪最方便的工具，同时也是最容易给对方带来不好印象的工具。前几年，一个有名的跨国公司的总经理用Email写了一封言辞严厉的邮件给秘书，批评秘书周日来公司给自己开门时迟到(总经理周日临时请秘书开门)，并且将其解雇。这位秘书也不甘示弱，将这封信转发给全公司的人，还有媒体。事情闹得很大，最后这位总经理被解雇，当然也没有其他的公司敢请这位秘书。从这件事中我们可以看到，虽然电子邮件是两个人之间的沟通，但你在写邮件的时候，也要意识到这封邮件将来是有可能被公开的。

　　接下来，我们来讲写邮件的过程。

　　第一，发邮件前需要很清楚地确定收件人、抄送人，避免没有价值地群发。如果要群发，我会把自己的邮箱写在收件人一栏，把其他人的邮箱写在密送一栏，避免有人向这些邮件地址发垃圾邮件。

　　第二，在发邮件前，问自己有没有必要发;内容是否准确;如果附件很大，要先通知对方，寻问是否方便接收附件(因为有人收附件不方便)。

　　第三，注意自己发邮件的时间，确保发信时间准确。

　　在内容方面，有一个最大原则――KISS：Keep It Short and Simple。即确保商务往来中的电子邮件内容简短、简单，表达清晰。

　　在语气方面，基本上商业电子邮件还是一个商业信件，所以语气要尽量保持正式和尊敬。

　　内容和格式要相符，避免写太多情感的东西。因为电子邮件没有正式信件那么正式，很多人就可以很放松地随便写写，甚至在没有思考周到前就发走，然后又后悔发得太快。

　　【禁忌】

　　1.鬼脸：各种表情都让人觉得不够职业和成熟。

　　2.没有重点的抱怨之词。

　　3.转发很多笑话，以及大众类、宣传类的信息。

　　4.用邮件表达你的建议。因为对方看不到你的语气和肢体语言，所以容易产生误会。