行政教务工作细则

行政教务工作细则

　　一、前台文员的重要性

　　前台文员岗位在培训学校中发挥举足轻重的作用，是学校的第一张脸，代表学校的整体形象，又是给予家长的第一印象，直接影响家长对学校的评价以及家长是否愿意为孩子报读缴费。

　　二、前台文员的基本素质

　　1、亲和力：不受个人情绪影响，能始终面带微笑，富有耐心，给人精干利索的形象；

　　2、敏感性：对形迹可疑的人、竞争同行探子、教师思想动态以及学生、家长的消极情绪、言语能够及时觉察、防范；

　　3、立场性：思想与学校利益保持高度统一，善识时务；

　　4、尺度性：说话、做事有分寸，善于将原则性和灵活性有效统一；

　　5、执行力：做事讲究效率，行动力强，当日事、当日毕；

　　6、条理性：分得清事情的轻重缓急，善于归类、归纳、总结；

　　三、工作原则

　　职业风格：大方、得体；微笑、亲切；耐心、负责；激情、敬业

　　工作要求：认真踏实、知行合一、提前谋划、及时执行、认真落实

　　注意事项：再烦，不忘微笑；再苦，不忘坚持；再急，注意语气

　　四、工作内容及操作规范

　　1、每日7:00~21:00必须保持手机开机状态，随时负责接听来电；

　　2、简要咨询介绍，做好基本信息登记，力邀上门考察、试听测试；

　　来访接待

　　1、热情、礼貌接待及欢送来访家长、学生，主动询问，耐心解答，乐于倾听，善于捕捉家长的关注点；

　　2、说话谨慎、自然，始终注意微笑和语气，边想边说，切忌抢着说；

　　3、根据学生年级、基础等因素，做好试听、测试安排，促成最终报名；

　　4、熟知熟记各个项目课程的详细介绍，当期招生计划及具体上课安排等信息，必须做到脱口而出，对答如流；

　　5、尽可能熟悉学生及家长详细情况，以便更好与家长沟通，促成家长报名或续读；

　　报名缴费

　　1、能够顺利安排班级的学生，配合财务人员做好收费协助工作，包含开具收据、发放教材及签订管理制度等；

　　2、经财务出纳授权临时收费，必须于当日下班前做好财务交接，严禁将所收钱币带回家；

　　3、未经财务出纳授权，严禁私自收费或接触任何钱币；

　　信息处理

　　1、每周对来电及来访的家长及学生做好信息登记以及分类处理；

　　2、做好正式学员的花名册造表及信息录入，信息必须详细完整、准确无误；

　　3、对于尚未报名的准学员，必须做好编班登记，以便顺利报读；

　　4、对于未报名的意向学员，做好情况记录及后期跟踪，最终促成报名；

　　5、根据行政主管的布置，及时、准确地对学校的其它信息分类处理；

　　实物管理

　　教材器材

　　1、接收教材或器材的到货，必须对其数量及质量逐一检查，对于存在数量短缺或明显质量问题的教材、器材及时做好登记，并在收货后一周内上报行政主管；

　　2、必须做好教材或器材的入库登记，装箱装袋及分类存放，以便随时使用；

　　3、根据各校区实际需求，必须做好教材或器材的出库登记，并于开课前2日内分配至各校区；

　　4、每月底清点教材或器材库存数量，查看破损情况，并认真记录，严禁账实不符，教材或器材遗失；

　　办公用品

　　1、结合教师反映及学校实际，制定并上报办公用品购买计划至行政主管审批；

　　2、根据上级主管安排，必须及时做好办公用品的购买，并认真检查，确保无明显质量问题；

　　3、做好办公用品入库登记及分类存放，方便随时使用；

　　4、根据行政主管的布置要求，做好办公用品的分发及出库使用登记，严禁账实不符，用品遗失；

　　钥匙管理

　　1、做好办公柜子的分配、回收及钥匙管理，根据需要配好备用钥匙，钥匙必须妥善保管；

　　2、做好教室的钥匙管理，根据需要负责开、关教室门窗及电器设备；

　　日常教务

　　学生编班

　　1、提前给老生编班，原则上时间段不变，特殊情况适当调整，但不能一味纵容家长，造成教师间矛盾；

　　2、根据开班计划、现有班级缺额信息，结合学生测试结果以及空闲时段，对准学员及意向学员进行编班，并及时与家长做好沟通、确认；

　　3、开学前3日，提交学生编班总表至行政主管审核，批准后发放班级分表至各任课教师，作为教师熟悉学生姓名及领取教材的依据；

　　4、制作正式版的学校课程表，经行政主管审核无误后，按照要求进行限量打印，并于开学前3日内分发至各校区进行张贴；

　　教师排课

　　1、根据行政主管的课程分配，参考班级数、教师数、教室数以及课程数等变量进行排课，尤其注意考虑教室电源、设备、座位数等情况；

　　2、尽量遵循“同教师同课程，同一天同校区”上课的原则，特殊情况下教师可以跨课程、跨校区上课；

　　3、开学前3日，提交教师课程总表至行政主管，审核后发放教师分表至各任课教师；

　　公告通知

　　1、根据行政主管/教学总监的布置，制作符合要求的公告材料，必须确保公告内容准确无误；

　　2、按照公告栏的布置思路，打印好公告材料，整洁、美观、醒目地进行张贴展示；

　　3、根据工作要求，必须及时、准确地做好对学生及家长的通知事宜，做到不漏人不漏项；

　　4、新生通知、个别通知、紧急通知以及家长会通知原则上采取电话的方式，通知时做到要点明确、思路清晰；特殊情况下可采取短信通知，但必须提前1-2天，并且确保短信内容精练、准确，不产生任何歧义，没有错别字；

　　5、对于暂时不能入读上课的学生，必须致电家长，说明清楚情况；

　　6、根据上级布置，必须及时、准确地传达学校的各项通知事宜；

　　打印复印

　　1、根据行政主管的思路意图，编辑相应的文档资料，制作符合工作需要的表格及图表；

　　2、根据上级工作布置，按时按量地打印或复印相应的表格及资料备用；

　　3、打印时节约使用纸张，坚持双面打印或使用反面纸打印，严禁打印、复印私人材料或与工作无关的内容；

　　4、对打印或复印的表格、试卷、资料等做好登记，分类存放，方便随时调用；

　　5、必须做好打印或复印记录，登记清楚时间、内容、部门、数量、方式以及经办人等信息；

　　文档管理

　　1、根据行政主管的布置，对教师、学生以及学校的电子及文本资料进行整理归档；

　　2、负责学校网站维护，必须定期发布学校最新通知公告、手打、编辑优秀稿件、文档及图片资料等；

　　3、根据上级主管的布置，按时发放及回收各种表格、问卷及资料等；

　　4、已经圆满结束课程的班级及时进行资料回收，未结束课程的班级，必须做好跟踪、回收工作，直至全部有效收回；

　　5、整理当期各种资料，必须分类归档、有序存放，做好相应记录；

　　组织筹备

　　1、根据行政主管的安排，准备好单页广告、海报、展板等宣传媒介，做好校内外宣传；

　　2、根据宣传组织方案，做好人员分配，并提前通知到每位参与人员；

　　3、负责会议的通知与组织，做好会议记录，并根据主管的布置，必须做好相应工作的跟踪落实；

　　4、根据各班级课程进度情况，必须于第12周做好家长会召开时间、教室安排等具体事宜，确保参会家长有序入场；

　　5、根据行政主管的布置，做好学校其它各项活动的组织筹备工作；

　　收集统计

　　1、收集各中小学校开学报到、放假拿成绩及家长会召开的具体时间，统计后上报行政主管；

　　2、收集学生家长的实际需求及意见建议，及时统计后上报行政主管；

　　3、统计上周缺勤学生名单，必须认真、如实誊写到《补课销号台账》；

　　4、每月底清点、统计各校区的教材存放情况及在读学生人数，于下月3号前上报行政主管；

　　5、留心家长及学生的消极反应，收集一切有用信息，及时反馈给任课教师，并协助任课教师做好相应沟通；

　　6、做好教师考勤统计，每月6日前必须打印好上月《教师考勤表》，并如实填充完毕，交各教师签字确认后收回；

　　7、做好教师课时统计，每月6日前必须组织教师计算完上月课酬，《课酬核算表》及《考核工资表》核查无误后送交至行政主管复审；

　　8、每期前3讲必须对新开班缴费情况进行清查，整理欠费学生名单，并提醒、跟踪缴费；

　　9、每期第5讲前必须对《学生管理制度》签订情况统计清查、落实未签学生名单，并跟踪直至无人漏签；

　　10、校区课程结束前1周内统计未结束课程的班级、剩余课时、教师临时上课安排等信息，汇总后提交至行政主管；

　　11、校区课程结束后1周内必须核查教师各项教学资料的填写、整理情况，并及时组织教师进行更正；

　　12、学期结束后2周及下期开学3周内必须做好校区续读率、报名缴费人数等数据的统计上报；

　　13、根据行政主管的布置，及时、准确完成学校其他信息的统计汇总；

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