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会议室管理制度

时间:2023-02-15 15:36:17 管理制度 我要投稿

会议室管理制度(15篇)

  在充满活力,日益开放的今天,制度在生活中的使用越来越广泛,制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。拟起制度来就毫无头绪?以下是小编收集整理的会议室管理制度,欢迎大家分享。

会议室管理制度(15篇)

会议室管理制度1

  学校会议室是学校举行会议、接待宾客、举办各种活动的重要场所。为保证学校会务、对外接待及重要活动的正常开展,提高会议室的使用效率,制定本办法。

  一、会议室由管理员负责统一管理,内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具,保护好室内卫生,操作有关设备(如空调、电灯)等。

  二、会议室桌椅必须摆放整齐,室内干净、卫生、安静、舒适,严禁擅自动用室内电器、随地吐痰、大声喧哗、乱丢果皮、纸屑等。

  三、凡列入学校一周工作安排上使用的会议室,必须确保其正常使用,不得发生临时挤占等影响其使用的.情况。

  四、学校会议室实行预约制度。学校各部门使用会议室,一般应提前1天向管理员提出申请,以便合理安排使用。若科室安排的会议与学校临时性重要会议或活动发生冲突,应以学校会议或活动为先。

  五、会议室使用部门要爱护室内设施和物品,节约使用纸杯、茶叶等公共用品,节约用电,并注意室内环境卫生。会议结束后,应及时关闭空调和电灯。任何人员不得随意移动或损坏室内家具、物品,不得随地吐痰和乱扔杂物等。

  六、管理员对学校会议室,经常检查室内设施、设备完好情况,做好防火

  防盗工作,确保财产安全完整。同时要督促保洁人员室内清洁卫生等工作。

  七、会议或接待结束后,应及时对会议室进行整理、打扫,并关闭空调、电灯等。

会议室管理制度2

  为加强会议室管理,确保会议室的文明、有效使用,特制定本制度:

  一、会议室是学院专门用于召开会议、组织学习和接待客人的场所,未经允许,不得挪作他用。

  二、所有会议室由办公室统一管理,负责使用调配和设备维护。

  三、严格审批手续。其他部门使用学院会议室,至少提前一天到办公室填写会议室使用申请表,申请表上需写明:使用事由、参会人数以及所使用的会议室,并且必须经过学院院长批准。没有办理报批手续的,一律不得使用会议室。经过批准后,学院将派工作人员于会议召开前十分钟开门,但是由于人手不足,无法提供会议服务。会议所需用水、手提电脑请各部门自行准备。

  四、爱护会议室的设施,保持会议室清洁。开会期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是投影仪等贵重物品。与会人员要自觉维护环境卫生,做到不在会议室抽烟,更不能乱扔烟头、纸屑和杂物,不随地吐痰。

  五、会议结束后,会议室的使用部门应切断会议室电灯、空调等电器设备的电源,关好门窗,并配合工作人员检查设施是否完好,如有损坏,照价赔偿。卫生不合格的`,使用部门要对会议室进行清扫和整理。

  六、未经办公室允许,任何部门和个人不得将会议室的投影仪、桌椅等设备设施拿出会议室。

  七、上述要求,请自觉遵守,学院将作为是否继续借用的必要条件。

  八、此制度自下发之日起实行。

会议室管理制度3

  一、会议室的卫生管理直接体现全院教职工的卫生意识,全体人员应自觉以主人翁的精神,做好卫生工作。

  二、确定会议室专人负责,责任到人,做到定期保洁,为各项会议的举行提供良好的环境。

  三、应提高安全意识,要加强安全防范,会后关好门窗,谨防盗窃和破坏活动,确保正常的'工作秩序和财产安全。

  四、会议室内桌椅、电脑、投影仪、灭火器等物品摆放整齐、有序,未经允许,不得随意变动,如出现故障,影响会议进行,及时进行维修。

  五、会议室的桌面要保证无杂物、无浮土。房门拉手处、灯开关无污渍。

  六、会议室天花板上应无浮尘、蛛网,墙壁及墙上的悬挂物无灰尘;地面清扫及时、干净,保证室内地面及墙面无污渍。

  七、会议室门窗及玻璃干净、明亮;窗帘干净无污渍。

  八、会议室应在每次会议前后及时清扫卫生,整齐摆放桌椅,清理茶杯、废纸等杂物。室内设备、物品如有损坏,及时向办公室主任报告。

  九、会议室内不准随意吃瓜果零食,不准随意丢纸屑,地面保持卫生整洁。

会议室管理制度4

  会议室规范简章

  1、目的

  为了合理管控、规范及维护公司会议资源的使用,特制定该流程作业指导。

  2、范围:鹤壁天海所有会议资源

  3、关键角色及应负责任

  序号角色应负责任

  1、统筹管理公司会议资源,指导并监控各部门会议资源的使用;

  2、负责对公司所有会议资源进行统一管理,对会议001会议室管理员资源进行例行化以及非例行检查,并相应做好记录,对于违规记录进行登记和月度汇总;

  3、负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节等管理工作。

  1、会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工各保管一套;002其他情况

  2、清洁工负责清扫时间会议室开关门;

  3、保卫科负责节假日及17:30分以后会议需求的开关门。

  1、会议资源预订者,对部门内部会议资源需求协调,填写会议资源申请;003会议资源预定者(文员、助理)

  2、对部门内部会议时间进行建议与控制;

  3、对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操作指导;

  4、与部门员工沟通,对不需要的资源及时释放。

  1、会议资源维护者之一,会前会后会议室6S整理、会议设备爱护者;004会议室使用人

  2、合理使用会议室(时间管理、设备等)、会后及时关闭投影、电脑等;

  3、会议资源使用人协助监督者,对会议室前后使用情况进行监控。 005 IT设备管理员IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查,每周一次。

  4、内容描述

  4、1会议资源申请

  4、1、1根据部门业务需求,通过行政部进行会议资源预定;

  4、1、2预定者预定成功后向需求人反馈预定情况,并指导部门员工对会议设备的正确操作方法,提醒其遵守会议资源使用管理规定,并督促会议组织者在会议结束后做好会议室6S工作;

  4、1、3如遇紧急会议或接待需协调会议资源,由部门文员负责资源协调;

  4、1、4日常会议资源预定可提前三天填写申请表,适用于内部会议、公司级会议、接待、电话会议等会议;

  4、1、5预定视频会议:请请按需求选择第三会议室,并在会前通知IT进行技术指导;

  4、1、6预定电话会议:请按需求选择第二第三会议室;

  4、1、7请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、第二会议室。

  4、1、8会议室优先权:

  展厅会议室:优先政府接待及重大接待使用;

  第三会议室:原则上只用于视频会议,为缓解日常会议和接待所需会议室,可临时供所有会议使用,但如果有视频会议需要召开,必须由优先视频会议使用。第四会议室:优先研发项目使用且仅限研发锁定使用。

  4、2会议资源使用

  4、2、1会议前:

  4、2、1、1会前10分钟到会议室进行确认准备,若会议室没开门则向管理员申请打开门锁或借用钥匙开门;

  4、2、1、2当会议室椅子不够用时,可借用员工椅,但会议结束后务必将椅子归还至员工椅区相应的位置并摆放整齐;

  4、2、1、3会议如需使用较大的`设备仪器,请对会议桌面做好保护措施,如:在桌面上放置较厚的胶皮等,轻拿轻放、搬动时不能在桌面上拖拉挪动,避免划伤桌面;

  4、2、1、4如会议不能正常召开,请在原计划会议时间前告知文员对会议资源进行释放;

  4、2、1、5当会议资源发生协调时,会议室预定人应该及时反馈管理员对预定信息进行更改,否则会议室使用时发生的不良记录,将记录原预定人部门。

  4、2、2会议中:

  4、2、2、1使用会议室时,所有与会人员必须自觉遵守会议资源使用管理相关规定;

  4、2、2、2与会人员应保持会议室整洁、不乱丢垃圾、不用在桌椅上乱写乱画,不用坚硬的物品划花桌面和皮椅;

  4、2、2、3与会人员应做好时间管理,在自己所预定的时间内完成会议,不能占用和延用他人资源时间。

  4、2、3会议后:

  4、2、3、1会议结束后,必须关闭投影仪、电脑电源,将遥控摆放好,关闭会议室照明灯,不带走会议室线材、遥控、白板笔及白板擦等会议室标配物质;

会议室管理制度5

  为了加强会议室的管理,保证各类会议的顺利召开及规范有序使用,提高会议室的.利用率,特制定会议室管理规定。

  一、会议室的管理,由局办公室负责。各科室安排的各种会议需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生冲突。

  二、办公室按每周会议安排表提前准备好会议室。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会议室干净整洁,桌椅排放整齐,按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。

  三、凡使用会议室的科室负责会议室内席签摆放及座次的安排,提供会议用品,使用人员应爱护会议室的公共设备,会议室内不得随意乱贴乱画。

  四、会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及管理由办公室负责。会议室配置的设备、桌椅未经许可,不得随意搬动挪作它用。

  五、会议室使用完毕后,应随时关闭门、窗和全部设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,如因会服人员造成的损失将追究个人的责任。

  六、会服人员须严格按管理处各项规章制度,努力做好服务及协调工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。

会议室管理制度6

  为加强会议室管理,特作如下规定。

  1.保证会议室整洁,会议室管理员应每周打扫一次,大扫除每月进行一次,做到卫生无死角,桌面无灰尘,桌洞无垃圾。

  2.严格室内财物管理,做到账目清楚,无遗失。若有丢失,及时追查上报。

  3.严格会议室使用登记,及时检查使用情况,做好监督检查和追责工作。

  4.保管好会议室钥匙,不得随便外借,价请使用监管。

  5.在学校接待领导来宾时,提前进行整理卫生等,主动协助做好接待工作。

  6.管理员在请假前,必须和主管领导做好交接,防止管理出现空档。

会议室管理制度7

  一、目的

  为加强中心会议室等场所的管理,充分发挥作用,提高利用率,增强各部门工作的计划性和协调性,进一步节约资源,保障各类场所的正常使用。

  二、适用范围

  本制度适用于单位办公楼内404会议室、403会议室、五楼学术报告厅及其他办公场所的管理与使用。

  三、权责

  (一)办公室:全面负责会议室等场所日常管理。

  1、场所预定信息接收、审核及相关调配工作;

  2、场所使用时相关会场物资的准备;

  3、各类场所的日常清洁维护及管理。

  四、使用办法

  1、提前申请,并做好前期的相关准备;

  2、在场所使用过程中,场所内所有物品(含音像及音响器材、数码设备、装饰品等)的.保管与维护;

  3、会议期间,经办人负责会场秩序的调控,安全管理。如发生突发安全事件,按中心安全应急预案执行。

  3、场所使用完毕后,场所的清洁整理。

  五、具体流程及优先原则

  (一)部门经办人申请(到办公室申请)——会议室管理员登记——办公室部门负责人审核——经办人及会议室管理员共同准备场所需物品——场所使用——场所清洁整理

  (二)单位会场一般不外借用。特殊情况,外来单位借用会场的,按以前下流程处理;经办人申请(向中心分管领导或者主要领导申请)——与办公室协调安排——会议室管理员登记——办公室部门负责人审核——经办人及会议室管理员共同准备场所需物品——场

  所使用——场所清洁整理(完清借用会场手续)

  (二)相关安排:

  1、重要会议、大型活动,办公室牵头承办召开的各类重要会议,由相关组织部门安排人员协助会议室管理人员做好会务工作;

  2、外来单位借用会议室与单位内部重要会议安排有冲突时,单位内部优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用,如发生冲突,协调使用其他会议室或调整使用时间;

  (三)申请要求:因会议等级不同,需准备会议物资,请按照以下时限执行:

  六、注意事项:

  (一)使用会议室等各类场所时,未经会议室管理员办同意,不得改变设备、器材的位置,不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒、调音台等设备不得擅自动用,如需调整使用应事先征求办公室的同意,由办公室派专人进行调试;

  (二)场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁,会后要求参会人员将垃圾带走放入垃圾桶,及时处理场所卫生,关好门窗、空调、饮水机等设备,离开

  时应确认场所门口是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的,则由使用部门承担相应责任。

  七、附则

  (一)本办法的修订、解释权由xx负责。

  (二)本办法自发布之日起施行。

会议室管理制度8

  1、客服部负责项目会议室(多功能厅)的使用管理工作。

  2、客户使用会议室时,请提前与客服联系,填写《客户会议通知单》注明会议时间、地点、要求等。

  3、如需悬挂横幅、标语时,应在客服部指定的`位置用大头针钉或用胶带粘,不可在楼道、地毯、墙壁等处张贴。

  4、客户如需要使用厅内各项专用设备、物品时,应与客服部联系,按项目规定付费,客服部安排工程技术人员协助操作使用,如未请示,擅自使用及造成损失的,除补交正常使用费用外还需赔偿全部损失。

  5、与会人员,不可在厅内吸烟、使用明火,禁止堆放杂物、乱扔果皮、纸屑、随地吐痰及吐口香糖等,不可大声喧哗、嬉笑,以免影响客人办公,违者将视情节赔偿一定的清洗及损失费。

  6、入住公司需要会议室时,应填《客户会议通知单》,由客服部将单据发送有关部门,按客户要求做好准备。如需音响设备时,由客服部通知工程部专人负责。

  7、客户如有其它仪器、设备安装用电等要求时,由客服部征求工程部、保安部意见后,严格按消防安全规定实施,客户自请工程人员操作时,应主动服从项目工程技术人员、保安人员的监督指导,违章操作并造成损失时,项目有权处以适当的经济赔偿。

  8、对非入住公司租用会议室由客服部上报经理领导审定。

会议室管理制度9

  1 范围

  本标准规定了公司办公楼三楼、四楼、五楼、六楼及(车库二楼)等会议室的管理职责、会议内容、会议主持人、会议时间、会议地点及参加人员。

  本标准适用于吉林新力热电有限公司会议室的管理。

  2 管理职责

  2、1 综合管理部职责

  2、1、1 负责例会的通知、会议室的安排及保证室内整洁卫生、设施完好。

  2、1、2 负责协助主管领导,做好各部门之间在落实例会上所决定问题方面的协调工作。

  2、1、3 负责经理办公会议及经理办公扩大会议的议程安排、会议记录(含会议纪要的起草印发),对会议决定的事宜进行督查督办,并做好督查督办情况的反馈工作。

  3 管理内容与要求

  3、1 会议类别:公司会议根据会议性质不同分为经理办公会、经理办公扩大会、工作计划会、生产调度会、安全工作会议、经济活动分析会、员工大会。

  3、2经理办公会议

  3、2、1会议内容:公司内部管理中重大事项的研究与处理。

  3、2、2会议主持人:公司总经理

  3、2、3会议时间:因需而定

  3、2、4会议地点:办公楼五楼会议室

  3、2、5参加人员:党委书记、副总经理、党委副书记及工程总指挥

  3、2、6会议组织和记录:综合管理部部长

  3、3 经理办公扩大会议

  3、3、1会议内容:公司日常工作、行政事务、重大活动安排。

  3、3、2会议主持人:总经理或总经理委托的公司其他领导

  3、3、3会议时间:因需而定

  3、3、4会议地点:办公楼六楼会议室

  3、3、4参加人员:部长助理及以上管理干部

  3、3、5会议组织和记录:综合管理部文字秘书

  3、4 计划会

  3、4、1会议内容:部署落实公司下月工作计划。

  3、4、2会议主持人:计划营销部部长

  3、4、3会议时间:每月27日上午9:00分

  3、4、4会议地点:办公楼六楼会议室

  3、4、5参加人员:公司领导、部长助理及以上管理干部、其它相关人员

  3、4、6会议组织和记录:计划营销部综合计划员

  3、5 生产调度会

  3、5、1会议内容:汇报检查前日生产中出现的问题,研究解决方案,落实责任单位和完成时间并部署当日工作。

  3、5、2会议主持人:生产策划部部长

  3、5、3会议时间:每日上午8:30分

  3、5、4会议地点:办公楼六楼会议室

  3、5、5参加人员:总经理、副总经理、运行部部长及助理、各点检组长、维修部部长(副部长)、燃料部部长(副部长)、生产策划部安监、节能专工、检修计划专工、物资部部长及助理、计划营销部部长、综合管理部长及保卫主管,公司其它职能部门部长可根据工作需要临时参加会议。

  3、5、7会议组织和记录:生产策划部

  3、6 安全工作会议

  3、6、1 安全生产委员会会议

  3、6、1、1会议内容:研究部署上级安全会议的'贯彻及安全生产方面的重大决策;总结分析公司半年(全年)的安全情况;制定公司年度安全目标及安全工作重点。

  3、6、1、2会议主持人:安委会主任

  3、6、1、3会议时间:每年元月和七月或因需临时安排

  3、6、1、4会议地点:办公楼六楼会议室

  3、6、1、5参加人员:全体安委会成员

  3、6、1、6会议组织和记录:公司安委会

  3、6、2 安全生产分析会议

  3、6、2、1会议内容:分析当月安全生产形势,总结事故教训,明确薄弱环节,研究预防事故对策,提出下月安全工作的要求和目标。

  3、6、2、2会议主持人:副总经理

  3、6、2、3会议时间:每月5日上午9:00分(节假日顺延)

  3、6、2、4会议地点:办公楼六楼会议室

  3、6、2、5参加人员:总经理、党委书记、党委副书记、生产策划部部长、运行部部长及助理、燃料部部长、维修部部长、物资部部长及助理、综合管理部部长、保卫主管、生产策划部安监主管、生产策划部安培专工、运行部安培专工、燃料部安培专工、维修部安培专工。

  3、6、2、6会议组织和记录:生产策划部安监主管

  3、7 员工大会

  3、7、1会议内容:涉及全体员工切身利益的有关事宜,如工资、住房、保险等;涉及公司生产与发展需向全体员工说明形势或进行动员时。

  3、7、2会议主持人:总经理或总经理委托的公司其他领导

  3、7、3会议时间:因需而定

  3、7、4会议地点:

  3、7、5参加人员:公司全体员工

  3、7、6会议组织和记录:综合管理部文字秘书

  4 会议要求

  4、1与会人员必须按时参加会议。开会时要做到有始有终,严禁私自中途退场,有事要向有关领导请假。

  4、2与会者要做好会议记录。有传达任务的事项,参加者要及时、准确地传达下去,并认真执行会议所确定的各项任务。

  4、3与会人员开会期间应将手机关掉或将响铃设置成振动位置。

  5 检查与考核

  由综合管理部对各部门执行本标准情况进行检查,并根据检查情况提出考核意见、

会议室管理制度10

  为加强会议室的管理,确保会议室的安全、卫生、清洁,保障会议室的有序使用和会议的有效举行,特制定本规定。

  一、使用安排管理规定

  1、会议室的由人力资源部负责管理,全体员工应自觉维护公共卫生,养成良好的卫生习惯;

  2、为保证各类会议的顺利召开,人力资源部建立预约登记制,使用遵循先紧急后一般,先全局后部门会议、先预约后临时的.原则,各部门提前向人事专员申请使用;

  3、各部门使用完毕后,该部门负责将会议室恢复原状,联系人事专员检查后方可。

  4、当月发生大扫除时,由值日部门负责清扫;

  二、日常值日管理规定:

  1、各部门负责当月会议室的清洁工作,由部门主管安排员工值日时间,保证每天值日;

  2、值日生值日后主动签到,联系人事专员检查卫生,值日效果由人事专员评定1-3分;

  3、月均得分最低的一组将承担12月的值日工作,未签到、不找人事专员检查的评定0分;

  三、会议室值日表:

  四、清扫标准

  1、值日生日常清理标准:

  室内用品摆放整齐、有序,无杂物;地面、桌面和椅面等易落灰尘的角落每天清洁。

  2、大扫除清理标准:

  门窗保持干净、明亮,地面、桌面及椅子无污渍。房门拉手处、灯开关无污渍。

  3、会议室使用者清理标准:

  应在每次会议后及时清扫卫生,整齐摆放桌椅;清理茶杯、废纸等杂物,有损坏及时向人力资源部报告。

  会议室管理规定由二月份开始正式实施,最终解释权归人力资源部门所有。

会议室管理制度11

  一、总则:

  为规范公司会议室的管理与使用,提高各部门会议效率,保障会议室的正常使用状态,现面向公司内部实施会议室使用管理制度,具体事项如下。

  二、权责:

  2.1由公司行政全面负责会议室日常管理。

  2.1.1会议室使用接收、审核及相关协调工作。

  2.1.2会议室物资准备。

  2.1.3会后会议室整理。

  三、会议室申请

  3.1各部门使用会议室,需提前一天在公司系统登记会议室使用申请表。

  3.2先申请,后使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。遇涉及客户的重要的`会议,应先让客户会议使用。

  四、会议室审批

  4.1公司行政在接到系统申请后应及时协调审批,以保证会议顺利进行。

  4.2当同一时间同一地点有多个会议申请时,应提前通知相关申请人,请申请部门内部协商解决,防止会议发生冲突。原则上优先级为客户会议>涉及外部会议>公司内部会议。

  五、会议准备与交付

  5.1会议开始前行政人员应确保会议室环境整洁,空气清新。

  5.2因会议类型不同,行政人员需按申请部门要求提前准备会议物资,确保会议顺利开展。

  5.3针对会议需使用的电子设备,如投影仪,音响等须提前测试性能,保证正常使用。

  5.4会议开始前将准备完毕的会议室交予申请部门检验。

  六、会议时使用

  6.1会议室使用人员须爱护设备和物品,人为损坏要按价赔偿。

  6.2部门及个人应按预约的时间内使用完毕,如需延长使用时,请及时通知行政部,以便公司做出协调安排。

  七、会议结束整理验收

  会议室使用完毕后,关闭电子设备,整理会议室环境,方便后续使用。

会议室管理制度12

  为充分利用会议室的功能,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,现结合学校的实际状况,制定本制度。

  一、会议室是专门用于召开会议、开展研讨活动的地方,未经允许,不得挪作他用。

  二、学校各会议室的`管理由办公室统一负责,各类设备、设施由资料中心管理、调试。

  三、为了避免会议发生冲突,各处室如需要使用会议室,需提前通知办公室,以便统一安排。

  四、临时召开的短时会议或教研活动需要占用会议室时,要及时向办公室提出申请并登记。

  五、各处室申请使用会议室时,需明确使用时刻、参加人员等,如有需要音响、电教等设备应及时与资料中心联系,以便提前准备,确保会议或研讨活动顺利进行。

  六、会议或研讨活动期间,要爱惜会议室的设备及物品,如电脑、投影仪、电视、VCD等贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。

  七、使用会议室的处室,要维持室内清洁,使用完毕后及时清理,将移动的桌椅及时放回原位。

  八、会议结束后,相关人员应及时关掉门窗,关掉或通知资料中心关掉各种电器,如发现设备故障和公物损坏应及时报办公室,以便及时修理,保证其他会议的准时进行。

会议室管理制度13

  一、目的:

  会议室是公司举行会议,接待来宾的场所,为了充分利用会议室的功能,给员工创造一个良好的办公环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司的各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,制定本制度。

  二、责任:

  会议室使用管理由公司人力资源部负责,并实施监督。

  三、范围:

  适用于公司所有聘用人员。

  四、会议室使用细则

  (一)会议室时专门用于召开会议、研讨工作、接待来宾的地方,未经允许,不得挪借他用。

  (二)公司会议室的管理由人力资源部统一负责,会议涉及使用的设备及设施由指定专人负责保管、管理与调试。

  (三)四楼会议室无特殊情况暂停对外使用,二楼会议室专供客户使用,如客户人数较少且需长期使用会议室,报人力资源部后统一安排;其他人员如需使用会议室由人力资源部统一安排,其他会议室专供公司人员开会,与供应商了解沟通使用。

  (四)一楼会议室(1—9号会议室)不是重要会议都不得安排,如公司人员需与客户沟通,尽量使用外面的会议桌。非参加会议的人员,未经允许不得随意进入会议室。

  (五)为了避免会议室使用时发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天填写事务申请表交至人力资源部,以便统一安排。公司每天都会将会议室统一上锁,各部门人员在使用会议室时必须到前台登记,并领取钥匙和会议牌。

  (六)临时召开的紧急会议需要使用会议室时,要及时通知人力资源部提出申请并登记使用。

  (七)各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加人数等,如需提供纯净水、制作会标、摆放水果的,要在事务申请表中填写具体内容及数量。

  (八)如遇到会议室之间发生冲突的`,要坚持局部服从整体的原则,公司会议优先于部门会议,部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

  (九)开会期间,请爱惜会议室的设备设施。

  (十)会议进行中,请把相关的标识牌放在指定的位置。

  (十一)会议结束后,相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏应及时报人力资源部,以便及时修理,保证其他会议的顺利进行。

  (十二)会议室的使用部门,要维持室内清洁,使用完毕后将移动的桌椅及时放回原位,以方便其他部门使用,并通知前台。

  (十三)严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。

  (十四)室内物品未经人力资源部批准,不得私自转借他人或挪借他用,若要借用会议室的物品,需填写事务申请表,做好相应的登记,使用完毕后,及时归还。

会议室管理制度14

  一、制订目的:

  为合理安排会议时间,调配会议(客)室之使用,保障会议室的正常使用状态,同时方便前台正确引领客户至会议室,缩短客户等待时间,维护公司形象,特订立本规定。

  二、适用范围:

  本制度仅适用于公司写字楼各共用的会议室的管理与使用。

  三、权 责:

  1、行政部前台复印室文员:全面负责会议室的日常管理。 1会议室使用接收及相关协调工作; ○

  2会后会议室整理、清洁检查和维护。

  2、行政部写字楼清洁工:负责会议室日常5S工作。

  3、 各部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 1会议室的及时申请; ○

  2会议中会议室内所有器材设备的准备、保管与维护; ○

  3会后“5S”工作。

  四、具体流程:

  1、申请:各部门或者个人使用会议室,需预先填写《会议室使用申请表》(附件1)后交至前台文员处。

  1申请时间:

  A.正常情况下均需提前4小时申请;

  B.特殊情况、紧急会议可电话与前台协商处理;

  C.每周固定的例会时间、例行使用固定会议室,可不必重复申请,但需在前台处登记备案。

  1、申请会议室规格:可以优先申请条件较好的会议室,但遇有冲突时,可按下述原则进行协○调。

  2、前台复印室文员收到《会议室使用申请表》后,及时登记在《会议室使用登记表上》,遇有冲突时,应及时与相关会议室使用者联系并相互协调。

  3、若申请使用的会议室在预定时间不能按时使用(提前、推后或取消)时,申请人应及时通知到前台文员处。

  4、使用完毕,申请使用者应负责关闭会议室的'灯、空调、投影仪(并收起投影幕)等设备,并将白板上的字迹清理干净、摆放好桌椅、通知前台复印文员后,方可离开。

  5、前台复印文员负责检查会议室卫生和硬件是否完好,并依据使用部门/个人会后整理情况对其提出改进意见。部门/个人整理不彻底或完全未整理达2次及其以上者,将提报至行政人事课进行相应的处罚。

  五、注意事项:

  1、会议室使用人员须爱护会议室的设施和物品,若属人为损坏经查证属实者,须照价赔偿;

  2、会议室使用需遵循客户优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;

  3、投影仪等设备有专门人员调试,未经允许,不得随意变动,如出现故障,影响会议进行,可通知电脑部相关人员进行调测。

  4、前台复印文员需定期检查会议室白板笔是否能书写,打印纸是否还能使用,电灯/桌椅是否正常,如有损坏马上知会相关人员维修。

  5、会议室只做开会面或接待客人使用,任何人不得在会议室做其它事务(如聊天/打电话/上网/休息等)。

  6、接待客人或洽谈业务,仅限在会议室进行,未获准,职员不得将客人带到办公室洽谈。

  7、会议室禁止吃零食或口香糖,不准在会议室随地吐痰、乱扔纸屑、杂物,不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒,如出现上述情况,使用部门/个人有权劝止,严重者将追究当事人责任。

  六、相关表单

会议室管理制度15

  1、会议室是研究院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所,未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括:302会议室、306学术报告厅、409咖啡厅。

  2、会议室由院办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

  3、会议室实行提前预约制度。相关人员(部门)使用会议室,需填写相应的'申请表,包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息,经登记批准后方可使用。

  4、使用人应爱护会议室设施,并保持会议室清洁。活动期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是多媒体设备等。

  5、会议室活动结束后,使用人应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗,对会议室进行清扫和整理,如有损坏照价赔偿。经劝说后,仍未自觉遵守各项规定,将停止其继续借用会议室。

  6、严禁涉及商业的各类活动。

  7、本暂行办法自xx年1月1日起实行。

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