出差日程计划表的格式

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出差日程计划表的格式

日程安排计划表的制作和填写

出差日程计划表的格式

(1)年预定表。如果是总经理办公室分发的预定表大致都不会有问题，但文秘人员自己制作时，则要考虑上一年度的预定表，而关于时间、地点、主题等，也应向上司或负责办理该事项的部门确认。通常制作年预定表时的注意事项如下：

由于预定表的注意目的在于一目了然，所以文字表达一定要概括、简要、明确。

因为所记载的事项大多数都属于例行的事，因此详细内容在抄写于月预定表、周预定表、日预定表上时，应该再补充记载。

完成之后即制作复印件，然后向上司提出。

(2)月预定表、周预定表、日预定表。在这三种表当中，究竟以那一种为基础好呢?应该根据一个企业的行业类别、上司所负责部门及上司的习惯来决定，并没有一定的标准。多数以月预定表为基础。至于日程安排计划表，目前在市场上有小笔记本式、日历式或电子的如“掌上电脑”、“商务通”之类，而文秘人员一般都是以一年用的日程安排计划笔记本为主。每当需要将日预定表及周预定表交给上司时，就从这里抄出有关内容制作成表。文秘人员一定要养成良好的习惯，即只能有一个主要的日程安排计划表，以及有事情就一定填写在计划表上。

这个日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，也不要废弃，而应当作为记录保存下来，仍很有参考价值。保存期限大约3至5年。

一般说来，上司都是把日程安排计划写在自己的日历式、电子式小笔记本上，并随身携带。文秘人员应该注意：

在替上司安排约会时间之前，必须先对上司的工作时间表有全盘的了解，才不会发生错误。而且所有的日程安排计划都要在征询上司意见之后再决定。

在决定日程安排计划时，应立即填写在上司的日程安排计划表上，或写在便条上交给上司，再由上司自己填写。

上司没有经过文秘人员而自己决定的日程安排计划，也必须填写在主要计划表上，所以文秘人员应请求上司若有这种情况，应主动告知。

信息要尽量详细，如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号。

暂定的预约用铅笔填写，等决定以后要马上用墨水笔改写。

先将年预定计划抄写在文秘人员的主要日程安排计划表上，时间、地点、及其他当时已经很清楚的信息，也要记录下来。

然后再把每个月的会议、活动等以月为单位的的例行安排计划填写进去。

在制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间，到下一个地方去所花费的时间(充分考虑交通阻塞的程度)等，在时间的安排上应宽裕些，这样有事容易应付。

如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，请上司决定优先顺序。

有时计划属于机密事项，不便公开。文秘人员只需表示“没有空闲时段”即可。