人事档案注意事项

人事档案查阅程序及注意事项

程序

1、学院（单位）填写《查阅干部档案审批表》，写明查阅原因、查阅内容、查阅人和被查阅人姓名，加盖分党委（党总支）公章。

2、到学校人事处审批，在《查阅干部档案审批表》上签字盖章。

3、查阅人必须是中共正式党员两名，凭学校人事处审批后的《查阅干部档案审批表》和工作证，到档案馆人事档案室办理查阅事宜。

注意事项

1、查阅人事档案者必须是中共正式党员两名，持有《查阅干部档案审批表》，携带工作证。

2、查阅者不得泄露和擅自向外公布档案内容，违者视其情节轻重，予以批评教育直至纪律处分，属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

3、查阅档案时禁止抽烟、倒水，以防损坏档案材料。

4、查阅应在阅览室。未经批准，不准私自带走档案材料。

5、查阅人事档案，严禁涂改、拆散、抽出、增添、划图、批注、折叠和撤换档案材料。未经批准不得翻阅其它材料。

6、未经批准不得复制、摘抄、拍摄，不得给无关人员看，用毕及时销毁材料复制件。需要从档案中取证的，必须请示主管部门审查批准后才能复制、摘录档案，不准在笔记本上作记录。

7、任何个人不得查阅本人及直系亲属的档案。

如何保护自己的权利不受侵犯

因个人档案造成劳动者损失的问题，原来只能通过向上级部门投诉来协调。由于没有上级主管单位的“新企业”越来越多，加上档案涉及劳动者许多切身利益以及劳动者维权意识的提高，“档案官司”开始出现了。这类由档案引起的劳动纠纷由于性质特殊，劳动者要维护自己的合法权益比较困难。那么，读者如何才能维护自己的权利呢？

第一，不要让档案成为“死档”。要知道自己的档案保管在什么地方，其中特别要注意是委托人才服务机构保管的，必须保存好档案保管的证明，及时缴纳费用，不要让自己的档案成为“死档”。

第二，处分材料入档须经本人认定。根据《流动人员档案管理规定》，档案中“收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案”的规定，单位放入档案的材料，特别是对劳动者处理、处分的材料要求经本人签字认定。

第三，劳动关系解除及时转移档案。根据国家有关档案转移的规定，在解除劳动关系后，单位必须在一个月内将该员工的档案转移到所在的街道、新的工作单位。因此当我们结束了前一个工作时，应当关心自己的档案是否及时转移到位，防止在调换工作中档案的丢失。

第四，档案材料与事实不符，可要求单位认定并修改。如果发现单位在自己档案里塞进“黑货”侵犯了自己的就业等合法权利时，必须注重搜集足够的证据，并通过法律维护自己的合法权益。