员工个人档案管理制度

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员工个人档案管理制度

一、目的：

员工个人档案管理制度

为规范员工在公司内部及外部的资料管理，特制订本办法。

二、范围：

天津某实业有限公司所有员工的档案管理均需按本办法执行。

三、定义：

1.外部档案指员工在人才服务中心存档的人事档案；

2.内部档案指员工从入职到离职，所有岗位异动、薪酬异动、身份证明、资料、资质证明等资料；

四、权责：

1.人事企划部负责对本办法的修订及执行；

2.员工负责个人资料的提供；

3.人事企划部负责对员工资料的整理、记录及保管；

五、管理要点：

1.内部档案

1)为使公司全面掌握解员工的基本情况，从员工进入公司之日起，人事企划部应为每名员工建立个人内部人事档案。

2)内部人事档案包括以下员工本人资料：

a.基础资料（复印件）：

身份证

户口本

学历证书、学位证书

专业技术职称证书

职业资格证书

退休证

与原单位的《解除/终止劳动合同证明书》

b.应聘资料：

《入社志愿书》

应聘资料（简历等）

某防疫站出具的“健康检查报告”、照片等相关资料；

c.录用、转正手续：

《试用期满考核表》

员工签字的《入职确认书》

员工签字的《个人档案及社会保险关系确认书》

d.异动资料：岗位异动记录、薪酬异动记录、辞职/辞退资料；

e.奖惩记录、考核记录、培训记录等资料；

f.其它有价值的资料。

3)员工人事档案中包含的资料内容发生变化时，员工本人应及时报告人事企划部；

4)如果员工提供了虚假信息（如：学历证明、工作经历等），一经查证，做解除劳动合同处理；

5)人事档案的保管应遵守保密规定，借阅人事档案须经人事企划部同意；

6)为保护员工隐私，未经同意不得随意出示人事档案、不得将人事档案带出公司、不得复印。下列情况除外：

a.因工作需要查阅、使用人事档案的；

b.公安、保卫部门由于特殊需要，查阅、使用人事档案的；

c.其它必须出具人事档案的情况；

7)员工档案、信息保管人员如将员工档案信息内容泄露，做解除劳动合同处理；

8)员工离开公司时，内部人事档案由公司保存。

2.外部档案

1)员工应在转正后30日内将档案调入公司，特殊原因无法调入的应提交存档证明原件；

2)人事企划部担当负责将员工档案转入“某人才服务中心”存档，公司负担存档期间所发生的费用；

3)员工离职后15日内，须将人事档案转出。逾期不转者，须支付由此产生的各项费用。

六、参考文件

《入社志愿书》《入职确认书》《试用期满考核表》《员工异动申请表》《员工奖惩审批表》《辞职书》《个人档案及社会保险关系确认书》

七、政策之解释及修改

1.此办法的任何修改，公司将以书面公告形式通知。

2.事企划部负责此政策之解释。

3.此规定自发布之日起生效，之前相关规定文件作废。

员工档案管理制度2015-04-30 15:17 | #2楼

员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案管理规定：

⑴ 查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

⑵ 查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

⑶ 员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

⑷ 非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

⑸ 员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案：

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

⑴ 人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

⑵ 员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

⑶ 部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

⑷ 员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

⑸ 员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

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