档案安全巡检制度

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档案安全巡检制度

1．物业文书与物业档案的区别

档案安全巡检制度

物业文书可以转化为档案，但文书与档案以是有区别的。档案是直接的、原始的历史记录，文件是现行的，丧失现实效用才能转化为档案；档案是第一手的原稿，以物业档案中物业修缮工程的审批表、费用结算单为例，它们是修缮过程中形成的表格，由工作人员在实际工作时填写、审批人员核准，是未经任何加工、改动的真迹，这就是档案原始性的体现。在维修工程进行时，它具备现行效力，属于一种文件，但是在工程验收、费用核算清楚后，它便成了对历史的记录，转化为档案，体现出档案的历史性。

但是并非所有的文书资料都转化为档案，如重份文件、没有查考价值的信封和通知卡、与物业管理各项业务无关的群众来信、无保存价值介绍信、便条、录音带、录像带等都没有利用价值，因此不转化为档案。

2．物业档案在物业管理中的作用

物业档案最重要是内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上

（1）物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新所必不可少的重要依据。

（2）物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案，物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。

（3）物业档案具有一定的凭证作用。比如安全监控录像档案，它真实地记录着某时某刻有何人进出过该幢大楼，当有必要查询当时该幢大楼档案室的出入情况时，安全录像档案就是最有力的凭证。

3．物业文书材料的形成来源

物业文书材料来源于物业管理各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文书材料。

（1）物业的接管验收材料。房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册及表格。技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。接管资料：公用设施（设备）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、设备及图纸接管验收清单、物业完好情况、接管文件。

（2）住户（租户）入住材料。包括楼房验收交楼表、房屋装修申报表、装修保证书、入住通知书、住户房屋交吉单、住户入住合约、身份证明材料、发证情况登记表、用户情况登记卡（表）。

（3）物业租赁材料。包括租赁合同、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图。

（4）物业维修材料。包括维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。

（5）物业经营管理材料。包括公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。

（6）物业管理处员工花名册。包括管理体制处工作人员相片、工作人员及水电技工证复印件等。

（7）物业设备仪器管理材料。包括设备设施购买、安装、使用、维修文件。

（8）物业管理服务材料。包括房屋维修文件、设备运行情况文件、业户接待资料（含投诉与回访记录）、其他的相关资料。

（9）其他管理材料。是指在物业管理过程中具有管理指导性、行政性的文件资料和内部流转、传递的文字材料。通常有上级主管部门的有关指令、信息、企业质量手册、程序文件等。

4．物业管理文件材料形成的基本要求

（1）物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录。物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。

（2）物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成。文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料。

（3）物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。具体要求是：书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料；文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；文件编制必须有编制（记录）时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章；在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本，有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。

5．物业管理文书材料的归档整理

基层物业管理处日常运作形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考选用价值的各种形式的文件材料都作为物业档案资料的归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。

根据收集、积累的物业文书进行归类整理如下：

（1）物业清册：全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文书材料。包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料等；

（2）物业维修材料，物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文书材料。包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内等；

（3）物业租赁材料，物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文书材料。包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料等；

（4）业主、住户资料，反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文书材料。包括房屋交吉单、楼房验收交楼表、住户入住合约、业主身份证复印件、用户情况登记卡（表）、房屋装修申报表、发证情况登记表户主类型（业主或租户）等。

（5）工程技术档案资料（含产权）：规划图纸、项目批文、用地批文/ 建筑许可证、投资许可证、开工许可证/ 拆迁安置资料/ 竣工总平面图/ 地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告/ 工程合同、工程预决算/ 工程设计变更通知/ 竣工图（单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图）/ 房屋消防、燃气竣工验收证明书/ 主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同证书/ 水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料/ 砂浆、混凝土块试压报告/ 绿化工程竣工图；各类房屋清单/ 出售房屋的产权范围或成本核算清单/ 公用设施设备及公共场地清单；未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期/ 产权方面的资料/ 其他工程技术资料。

（6）服务档案资料：服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。

（7）业主及住户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等/ 装修档案资料：二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质证明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等/ 维修档案资料：维修申请记录、回房记录；维修派工单；公共设施巡检记录等/ 治安交通管理档案：巡检记录、交接-班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带；进出人记录、应急处理记录；车辆管理记录、车辆详细资料等/ 设备设施管理档案：公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备分承包方资料；公用设备设施台账及更新记录等/ 绿化清洁管理档案，清洁班检记录、周检记录；绿化工作记录、检查记录；消毒、杀虫记录、绿化病虫害检查记录等；社区文化档案：社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记录/ 社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场所、设施台账及使用记录等。（以上初步形成的文书材料，经确定为没有查考价值或利用价值的不列入档案范围。）

（8）其他管理档案：在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、指导性的管理文件资料。①行政文件：财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文件；内部管理规章制度、通知、签报等文件； ②管理指导文件：质量手册；程序文件（质量）；环境手册；程序文件（环境）；作业文件等；③业委会相关资料：下属管理处业委会筹备成立文件及业委会成立后的运行文件等。

6．确定物业档案保管期限的具体标准

档案的保管期限分为以上永久、长期和短期三种，永久为50年以上，长期为16~50年，短期为15年以下。

确定物业档案保管期限的具体标准是：

（1）永久保管的物业档案。凡是反映物业公司或管理处主要活动和历史面貌，对公司工作或社会各界具有长远利用价值的物业档案，应列为永久保管。

（2）长期保管的物业档案。凡是反映公司一般工作活动，较长时间内对公司或社会各界有利用价值的物业档案，应列为长期保管。

（3）短期保管的物业档案。凡在短时间内对公司有参考利用价值的物业档案，应列为短期保管。

（4）凡在各项工作中形成的照片、录音带、录像带、计算机磁盘、光盘等声像机读档案，保管期限按与其相符的文件条款保管期限执行。

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