办公人员出差报销制度

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办公人员出差报销制度

出差报销管理制度

第一条：总则

1、为了统一和规范管-理-员工因公奉派出差报销事项，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

2、本制度适用于集团以及所属子公司、分公司因公出差的各级员工，出差涉及事项按照本制度的规定，必须严格执行。

第二条：出差的定义:

按照员工的行政隶属关系，因公到正常工作场所以外的地区，视为出差。

1、行政隶属关系在嘉兴同一地区的员工到其他同一地区驻外机构公干的，公司提供住宿的，可报销交通费用，不可报销住宿费。

2、行政隶属关系不在同一地区的，在各驻外机构的员工到总部出差，在总部期间不可报销住宿费和生活补贴。其住宿费和伙食费由总部统一负责解决，安排食宿。

3、各驻外机构中，同一人管理不同区域的，应确定日常工作地。在日常工作地办公的，不能视为出差。

第三条：员工的定义：

员工是指集团所属的子公司、分公司的全部在职人员（包括离、退休、内退的返聘人员）

第四条：差旅费的定义：

差旅费是指员工因公出差途中所实际支出的交通费（飞机、火车、汽车、市内出租车、）、住宿费等。

第五条：出差费用预支、核销程序

1、出差时，需预支差旅费者，应事先填写《借款单》，经主管审核，总经理批准后向财务部借款。报销还款后，该《借款单》应当场返还借款人。

2、出差返回的员工，应在出差回来后三日内到财务部办理报销手续。报销时，填写《差旅费报销单》，部门主管审核，财务进行审核单据的真实性和有效性，总经理批准，方可报销。当报销金额小于借款金额时，剩余的借款应在报销时结清，或由财务在其工资中扣除，财务有责任摧还该借款，并酌情在其员工工资中扣除或冲账。

第六条：出差费用标准

第七条：出差费用的其他规定

1、住宿费按实际发生凭证在限额内报销。同性人员两人共同出差的，原则上应同住一房。超过限额部分费用自理。

2、参加会议、培训等按主办单位的会务费或住宿发票报销住宿费。若出席招待会、客户接待出差的或者投宿于集团公司驻外机构时，不报销住宿费。

3、驾驶公司车辆的以及行驶岗位用车的，或者搭乘公司车辆出差的，不予报销交通费。

4、需乘坐飞机的，应事先经副总经理或以上主管批准，否则不予报销。职级在7级及以下人员乘坐出租车的，需事先向经理或以上主管申请或同意批准后方可报销。

5、在火车、轮船、飞机上过夜者，不再报销住宿费。

6、出差在嘉兴市区外一天以上的（南湖区、秀洲区除外）市级县、乡镇联系工作业务的补贴报销午餐费8元，出差在嘉兴市级以上地区的（含住宿），每天可以补贴午餐费30元。

7、较低级别的人员与较高级别的人员一起出差，低级别人员的交通费、住宿费可比照高级别人员的标准。

8、出差人员应严格遵守出差限期，不得借故延长差期，否则，延长期内的差旅费不予报销，并按公司相关规定处理，因故确需延长差期的，需经相关主管批准。若借机游山玩水、办理私事的，因此所发生的费用一律不予报销，此期间按旷工处理。

9、员工、主管或财务人员在报销差旅费时，若有弄虚作假现象，按多报金额加倍罚款，并且按照公司制度处罚，情节严重的追究法律责任。

第八条：财务部复核程序

1、财务部人员按照本制度规定，复核单据的真实和有效，包括“出差审批单”、票据的张数、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等。

2、经其复核确认后，予以办理涉及员工的出差费用报销事项。

3、对于出差费用的超标部分不予报销。

第九条：附则

1、本制度由集团企管中心负责解释。

员工出差、借款及报销制度

第一章总则

第一条为进一步完善和加强公司管理，严格执行财务制度，统一出差费用报销标准，参照国家相关法规和政策，特制定本制度。

第二条本制度适用于总公司及下属各公司、各分公司及分支机构和派出机构。

第二章出差规定

第三条员工因工作需要，按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费，执行本规定。财务部是本规定的主管部门，负责本规定的监督实施。

第四条员工出差必须事前填写“出差派遣单”，注明出差地点、事由、行程、时段等，由部门经理、综合管理经理签字，经主管领导批示后方能借款出行。受遣出差的员工，出差时间超过三天的，还应经本公司总经理批准。出差申请单交行政部存查，员工出差完毕后，应及时回公司报到，并填写“出差派遣单”的情况栏目，凭员工所在部门（金税公司还应由客户中心）、行政部签署认可意见，方可凭此表附其它票据到财务部据实报销，冲抵借款。

未填制“出差派遣单”的，财务中心一律不得给予报账。

第五条员工因公出差发生的车费据实报销，其他费用实行包干办法，按以下标准报销：

1、普通员工，省内出差为60元/天；省外出差为80元/天。

2、部门经理级别，在普通员工报销基准上上浮20元/天。

3、前往省会城市出差的，在上列标准基础上上浮20元/天。

3、特殊指派或特别批准的情况，由总经理在出差登记表上批示载明。

4、前项所指省会城市不含深圳及北京、上海等计划单列市。

5、出国工作（含香港、澳门）不执行本规定。

注：上述标准包括市内交通费、伙食补助费；公司在地区有办事处并能解决住宿的，每人每天按20元补助。

第六条员工出差允许乘坐的交通工具

员工级别

公司经理级别

部门经理级别

其他员工

允许的交通工具

飞机/汽车/火车（软硬及以下）/轮船（二等舱及以下）

飞机/汽车/火车（硬卧及以下）/轮船（三等舱及以下）

备注：不够级别的员工因特殊情况需乘坐飞机、软卧的，须事前获得总经理批准；乘车4小时以下（不含4小时）的硬卧车票，卧铺部分不予报销。

第七条异地工作但当天能返回单位的，只报销往返车费，市内交通和伙食补助费按20元/天实行包干。

使用公司交通工具进行异地工作的，按每天补助10元误餐费执行。

第八条异地工作当日不能返回的，按出差天数计发包干费，不足一天的按一天计算。

第九条因公出差发生的城市交通费、餐饮费票据不作为财务报销凭据。

公司按日计发的包干费用节约归己，超支不补。

第十条司机出差发生的差旅费，除按上述标准执行外，每次出差旅程达到100公里以上的，按每公里给予5分钱的驾驶特别津贴。

第十一条员工出差期间遇有节假日，出差后不予补休。

第三章借款及报销制度

第十二条允许借款标准

第十三条出差借款程序员工因私借款，每次不超过 1000元，并从当月工资中扣除。

（一）员工因出差借款，持“出差审批单”在财务部领取并填写“借款单”；

（二）经部门经理及公司主管副经理审批签字；

（三）由财务部经理审核签字，超出标准的由总经理审批签字；

（四）在财务部出纳处借款。

第十四条员工前次借款出差返回时超过五个工作日未履行报销手续，并未向财务经理说明原因者，不得再行借款。

第十五条业务借款包括：招待费、礼品费、备用金以及其他。

第十六条业务借款的借用范围。

（一）招待费用原则上只借用给主管经理、销售部销售人员以及对外联络人员。

（二）礼品费只借用给行政部。

（三）备用金借用给销售部销售人员、采购人员及对外联络人员。

第十七条业务借款程序

（一）在财务部领取并填写"借款单"；

（二）经部门经理审批签字；

（三）经总经理助理审批签字；

（四）财务部经理审核；

（五）在财务部出纳处借款。

第十八条因私借款的程序

（一）在财务部领取并填写"借款单"，同时附上书面的借款申请；

（二）经部门经理审批签字，超过因私借款标准的经总经理助理审批签字；

（三）经财务部经理审核；

（四）在财务部出纳处办理借款。

第十九条借款审批人责任

（一）公司员工借款（差旅费、业务费和因私借款），无法偿还并且扣除工资也无法偿清的，审批人有连带责任。

（二）公司试用期员工借款，须由该员工的直接上级出具书面证明，方能按照相应的标准和程序办理借款手续。若借款人未能偿还借款，该员工的直接上级负有还款责任。

第四章费用开支标准及审批

第二十条经营性费用，系指公司购买材料等所发生的费用。

第二十一条经营性费用开支无标准的，根据实际需要凭单据核准报销。

第二十二条交通费

（一）公司一般员工出差如遇特殊情况超标准乘坐交通工具，需事前经主管经理书面同意，事后报总经理助理核准方可报销；

（二）异地的市内公共交通费（地铁和公共汽车），凭票据核准报销；

（三）销售部销售人员每天可凭票据报销40元的异地出租车费；

（四）主管经理异地出差，市内交通费凭票据核准报销；

（五）使用公司交通车辆或公司借用车辆者不得报销交通费。

第二十三条出差补贴的计算

（一）出差补贴天数以住宿天数为基础加异地至异地的路程时间计算；

（二）出差参加会议，会务费中含有食宿费的，不再给与补贴。

第二十四条出差期间发生的其他杂费

（一）其他杂费包括：存包裹费、电话费、货物运输费等。

（二）出差期间发生的其他杂费，凭单据核准报销。

（三）异地电话费报销中，如购买IC卡、IP卡，报销完毕后应将卡交回行政部。

（四）主管经理、销售部销售人员、客户服务部员工出差的手机漫游费，凭单据核准报销。

第二十五条业务招待费有关规定

（一）除主管经理、销售部销售人员及其他接受特殊任务的员工之外，其他部门员工发生的业务招待费原则上不予报销。若确属工作需要应提前报请主管经理同意，并事后经总经理助理审核后方可报销。

（二）主管经理、销售部销售人员及其他接受特殊任务的员工需要开支业务招待费的，应填制“业务费用申请单”，载明业务招待的对象、联系方式、招待原因等，获得总经理批准后方可借款开支；特殊情况来不及按程序办理的，应在事后第一个工作日内补办。

（三）业务招待费的报销应及时办理，费用发生一次报销一次。未填制“业务费用申请单”的，财务中心不得给予报销。

第二十六条公司任何部门的礼品均由行政部统一购买。需派送礼品的情形，由具体派送人申领，经公司总经理批准。财务部、行政部应每月汇总派送礼品数量、金额，报总裁备查。

第二十七条其他非经营性的各项费用规定：

（一）公司电话费、电费、水费等，由行政外勤凭单据校准报销。

（二）核准报销手机费的人员，每月可凭单据按核准额度报销手机费。

第二十八条费用报销时间的规定

（一）借款出差员工回公司后，应在五个工作日内到财务部办理报销手续。

（二）备用金、招待费的报销，应在业务发生后五个工作日内到财务部办理报销手续。

（三）因私借款约定还款日的，应按照还款计划中的时间办理还款手续。

（四）报账后仍有结欠或五个工作日内无故不办理报销/还款手续的员工，财务部门向其发出催促报帐通知书，被通知后五个工作日内仍未结清者，财务部有权在该员工的工资中从当月开始，根据具体情况按比例逐月扣回。

第二十九条费用报销程序

（一）报销人出具书面报销明细、附派工单或费用开支申请单，连同全部发票粘贴在一起，经部门经理审批签字；

（二）报销人将经部门经理审批后的报销明细交行政部审核；

（三）报销人将经行政部审核后的报销明细交财务部经理；

（四）财务部经理收报销明细后，应认真核对，仔细计算，剔除不合乎财务制度的发票，并向报销人说明原因；

（五）财务经理将发票与报销明细核对完毕后，对需报销出差补贴的，再计算补贴等添写在“报销单”上，并在其上签字；

（六）总经理审核后在“报销单”上签字；

（七）财务经理通知报销人到财务部完成报销程序。

第三十条补充说明：如借款、报销审批人出差在外，则按对应管理权限向上递延。

第三十一条本制度由财务部负责解释。

第三十二条本制度自颁布之日起施行。

第五章分公司费用开支标准及审批办法

第三十三条各公司设立在地州的分公司，其发生的费用采用备用金制度，每月由公司给分公司保有一定的备用金，本地发生的费用在备用金中支取，然后月底到公司报账核销。

第三十四条分公司员工的报销程序

由分公司经理或其制定的派工人员填制“派工单”；“派工单”应确定派工路线、派工内容和时限等；如员工出差过程中需增加派工内容和时限的，由分公司经理告知派工员补录增加的内容；

员工刷卡确认“派工单”并接受派工，并向分公司经理借支差旅费；员工在接受派工期间和派工结束后，其行程和工作情况由分公司经理、客户服务中心、行政部分别进行检查考核；

员工出差完毕，填写完成“派工单”的相应栏目，按分公司经理→客户服务中心经理→行政部经理→财务中心经理的会签流程，通过公司OA系统以邮件的形式完成会签；

财务中心根据会签结果将发生的差旅费划入分公司经理帐户；

分公司经理与被派工人员结算差旅费，并根据“派工单”由被派工人员填制“报帐单”，粘贴相应的费用发票等，经分公司经理签字认可后，由分公司经理月底带到公司财务中心冲销备用金。

严禁分公司经理代分公司员工报账。

第三十四条严禁分公司坐支货款，如发生坐收坐支的，一经查实，立即对分公司经理进行革职并追究责任。

第三十五条分公司到总公司报账核销由分公司经理办理；分公司经理报账，安总公司员工报销程序办理。分公司经理的派工，由其直接上级或公司总经理填写“派工单”。

第三十五条分公司发生的业务费用，由分公司经理向公司总经理申请批准，报账时应附经批准的业务开支申请单。

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