企业人员档案如何管理

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企业人员档案如何管理

一、企业退休人员档案管理的重要意义

尊老爱幼是我国中华民族的传统美德，尤其是尊敬老人更是重中之重的首要，很多老年人可谓是从年轻时代就呕心沥血投身到社会的建设和发展的大潮中来，一直勤勤恳恳直到白发苍苍，对社会得发展起到了一定的重要性，尤其是那些退休的工作人员更是值得我们尊敬。最近这几年随着城镇人口得相对增多，老龄化的不断提前，使得我国退休人员越来越多，很多单位和企业都在进一步的改革退休年龄的问题，进而使得退休老人的档案和一些列的服务业渐渐被忽略，得不到随着他们的退休他们的档案和服务也越来越得不到重视。当我们一味的呵护祖国的希望，未来的花朵的同时，更不能忘记我们的退休人员，他们都曾经为为国家的经济的建设做出过很大的贡献，是党和国家的一支不容忽视的专业力量更是国家的“国宝”，因此，这期间以企业的退休人员最为突出，他们档案的管理和后续服务工作更是十分值得我们是重视的。

二、我国企业退休人员档案管理现状分析

我国的社会主义现代化建设自进入21世纪后直线上升，迅速发展，人们生活质量提高的同时对人身权益保障、社会保障提出了更高的要求，但是，新时期的企业退休人员人事档案管理工作仍然存在以下几方面的问题，需要我们不断改进。

（一）管理制度有待一定的完善

虽然全国各地都在开展社会保障档案工作，但是仍有部分退休人员人事档案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待处理的问题，主要表现为：档案标准不够统一，档案管理发展不够平衡，细节事项规定不够明确等等，而且大城市、发达地区的状况与不发达地区的成鲜明的对比，而一些小县城、农村和落后地区对于社保机构的建设和管理更是微乎极微，没有建立相应的档案管理制度，这种不平衡直接影响着我国档案管理、社保工作的整体发展。

（二）交接管理人员的专业性有待提高

由于管理交接的档案管理人员的专业存在一定的不足，大部分企业的人事档案管理人员不够专业，在对于企业退休人员人事档案的移交接收管理时处理比较混乱，甚至有些企业随便录用一些社会人员来进行管理，这些非专业人员甚至对国家的相关法律规定、社会保险内容及注意事项等等很多问题都根本不了解，以致形成档案随意堆放，无法分类整理、材料残缺不齐等等的现象出现。更严重者甚至导致企业退休人员人事档案的移交接收管理混乱问题而造成许多民事诉讼案件的发生。

（三）意识比较淡薄

企业把更多的经历投放在经济效益和财务管理方面，对于企业退休人员人事档案管理重视度不够，甚至有些企业认为人事档案只是企业与员工雇佣关系的材料，对于退休人员不会耗费精力去管理，或者只是应付管理。而退休人员由于对自身权益不够了解，法律保护意识淡薄，没有把人事档案同自身利益关联，不了解它的价值，没有对企业的退休人员人事档案管理工作起到督促作用。

三、新时期企业退休人员档案管理完善性分析

（一）建立健全的企业退休人员档案管理体制

现代企业应建立一个专门的退休人员档案管理机构部门，要想确保各项档案管理工作顺利的开展进行，离不开科学、完善的企业退休人员档案管理机制，专门负责企业退休人员档案管理工作。

（二）建立现代化的档案目录以及档案检索

进一步加快档案管理的现代化建设，是现代档案管理的重点行动目标，现代企业退休人员的档案管理应该一改以往传统的手动记录管理的模式，应该建立健全的计算机控制系统，不断提高退休人员档案管理的信息化、现代化管理程度，以统一的文字、图形等方式将退休人员的相关资料信息进行更为严格的统一管理，直接输入近电脑系统中，逐渐形成一个标准、规范、严格的系统管理模式、输入到电脑中保存应在退休人员档案管理工作中不断引入先进的现代化管理手段，提高退休人员档案利用效率。

（三）转变传统的档案管理观念，进一步完善档案管理措施

在退休人员档案管理过程中，现代企业应根据自身发展情况以及退休人员的管理情况建立较为科学、完善的退休人员管理制度，同时应以一定的技术管理控制，进而使退休人员的档案管理起到一定的有效性，应时时遵循归类处理原则不断的改进和提高企业退休人员档案管理的针对性。对于社会化管理而言，企业及相关经办机构应建立完善的档案管理制度，不断完善档案管理措施，提高企业退休人员档案管理服务水平。

四、现阶段企业退休人员档案信息话建设分析

首先，严格接程序建立企业退休人员电子档案，以方便档案的查阅、管理，尽量做到当天接收，当天录入整理完毕，当天上架可查。建立电子档案时要求本着服务查询的原则，按扫描要件整理排序，结合对外服务工作中遇到的新情况，适时增减扫描内容，尽量减少调档，提高了电子档案的利用率。其次，严格按照档案管理的有关规定对整理好的数据备份以及档案盘点，对于重要的移交表、协议书等资料一定要进行专门装订存放，并对录入的资料进行严格的检查保存和备份。以此保证基础数据安全。为规范库房管理，还要定期对库存档案进行盘点检查，做到无误差。最后，依据电子档案的性质，有针对性地做好安全防范工作，对于企业退休人员人事档案信息的内容一律严格管理，设定一定的查看权限，没有权限的人员不得随意查看有关退休人员的养老金调整以及发放、生存认证、医疗等等有关涉及个人隐私的信息，档案的电子化信息库，应有专门隔绝外网的计算机系统统一管理。总而言之，企业中的退休人员，曾经都是企业的核心力量和中流砥柱，为企业的发贡献出了自己毕生的力量。然而，现阶段我国企业对退休人员档案管理尚不完善，很多工作都流于形式。这为企业退休人员带来了不必要的麻烦和生活上的阻碍。因此，我们应当正视到这个问题，将如何完善和发展我国企业退休人员档案管理事业当作目前的一个重点问题来研究。

浅析如何做好企业人事档案管理工作2015-09-08 11:57 | #2楼

人事档案在人的一生中扮演着十分重要的角色。它是记载人生轨迹的重要依据。本文从人事档案的特点、重要性，人事档案管理中存在的问题及建议等几方面来论述如何做好人事档案管理工作。

一、人事档案的概念及特点

人事档案是人事管理活动中形成的，关于个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。员工出国出境、计算工龄、工作流动、晋升职务、转正定级、职称申报、办理各种社会保险等都需要使用个人档案。其主要特点有：

1.全面性

人事档案收存员工的履历、考核材料、入党入团、奖励、处分、任免、工资、职称评审、继续教育等各方面的文件材料。它是员工个人信息的储存库，全面反映了员工全貌。

2.现实性

由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事部门正确使用人才、合理解决职务晋升、职称评定、工资变动等一系列问题的重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

3.真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务和有用参考。

4.动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，并要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

5.流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用。在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一定时间内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

6.机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等。因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

二、人事档案的重要性

1.为企业提供员工真实可靠的信息

企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，能了解到每个员工的历史和工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。

2.为企业提供重要的决策依据

人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。如专业技术职务晋升和聘用、选派技术人才挂职锻炼、任期考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而员工考核、考察需要有大量的档案记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。

3.可以优化人力资源的合理配置

人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。现代化的人事档案管理手段可以实现人力资源信息的共享，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源在一定范围内得到最佳的配置。

三、目前人事档案管理工作中存在的问题

1.思想上不够重视

由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。企业领导人事档案概念淡化，思想上重视不够。一是因为客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。二是因为人事档案中个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，而失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。因此领导在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差错即可。

2.硬件设施不到位

缺乏专门的人事档案室，部分企业人事档案和文书档案、技术档案一起存放，甚至混淆存放，部分企业直接把人事档案存放在行政、人事办公室，安全、保密措施不到位。档案柜、档案盒以及各种人事档案管理设备陈旧，很难满足人事管理日常工作要求。

3.管理人员不专业

很多企业并未设置专门的人事档案管理人员，而是由办公室或人事部门工作人员兼任。他们往往缺乏专业知识，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，对档案材料的收集力度不够，人事档案的全面性、动态性难以保障，严重影响了人事档案管理工作。

4.管理手段落后

传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，往往出现人、档不在同一个城市的现象。人力资源管理部门要想查阅一个人的档案，就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。

四、人事档案管理改革的措施

1.提高认识，加强领导

单位领导应高度重视人事档案管理工作，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓。支持人事部门对人事档案工作的投入和创新。建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核，出台相应的奖惩制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。促进人事档案管理向标准化、科学化迈进。

加大投入，进一步夯实档案基础工作。确保人事档案工作经费落实到位，特别是对人事档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2.完善人事档案管理规章制度

建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上;档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”、“集中收集和经常性收集相结合”、“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。

对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人事部门一定要进行核对。可以采用电话访问的方式，也可以查询相关的社保记录或者离职手续等等。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行核对，对于不真实的，可以通过询问本人或者周边同事等方式尽可能补全。

3.提高人员素质，配置专职人员，落实人员待遇

随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的专业人员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，定期参加业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。一是实行现代化管理。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。二是实行开放式的管理。一方面建立员工工作业绩档案，及时将员工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点事件中的表现记录在案。另一方面建立干部专业技术能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，真实、准确、完整、立体地反映干部的情况，以提高决策效率，提高-干部档案的使用效率。

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