员工个人档案管理规定

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员工个人档案管理规定

一、目的：

员工个人档案管理规定

为规范员工在公司内部及外部的资料管理，特制订本办法。

二、范围：

天津某实业有限公司所有员工的档案管理均需按本办法执行。

三、定义：

1.外部档案指员工在人才服务中心存档的人事档案；

2.内部档案指员工从入职到离职，所有岗位异动、薪酬异动、身份证明、资料、资质证明等资料；

四、权责：

1.人事企划部负责对本办法的修订及执行；

2.员工负责个人资料的提供；

3.人事企划部负责对员工资料的整理、记录及保管；

五、管理要点：

1.内部档案

1)为使公司全面掌握解员工的基本情况，从员工进入公司之日起，人事企划部应为每名员工建立个人内部人事档案。

2)内部人事档案包括以下员工本人资料：

a.基础资料（复印件）：

? 身份证

? 户口本

? 学历证书、学位证书

? 专业技术职称证书

? 职业资格证书

? 退休证

? 与原单位的《解除/终止劳动合同证明书》

b.应聘资料：

? 《入社志愿书》

? 应聘资料（简历等）

? 某防疫站出具的“健康检查报告”、照片等相关资料；

c.录用、转正手续：

?《试用期满考核表》

? 员工签字的《入职确认书》

? 员工签字的《个人档案及社会保险关系确认书》

d.异动资料：岗位异动记录、薪酬异动记录、辞职/辞退资料；

e.奖惩记录、考核记录、培训记录等资料；

f.其它有价值的资料。

3)员工人事档案中包含的资料内容发生变化时，员工本人应及时报告人事企划部；

4)如果员工提供了虚假信息（如：学历证明、工作经历等），一经查证，做解除劳动合同处理；

5)人事档案的保管应遵守保密规定，借阅人事档案须经人事企划部同意；

6)为保护员工隐私，未经同意不得随意出示人事档案、不得将人事档案带出公司、不得复印。下列情况除外：

a.因工作需要查阅、使用人事档案的；

b.公安、保卫部门由于特殊需要，查阅、使用人事档案的；

c.其它必须出具人事档案的情况；

7)员工档案、信息保管人员如将员工档案信息内容泄露，做解除劳动合同处理；

8)员工离开公司时，内部人事档案由公司保存。

2.外部档案

1)员工应在转正后30日内将档案调入公司，特殊原因无法调入的应提交存档证明原件；

2)人事企划部担当负责将员工档案转入“某人才服务中心”存档，公司负担存档期间所发生的费用；

3)员工离职后15日内，须将人事档案转出。逾期不转者，须支付由此产生的各项费用。

六、参考文件

《入社志愿书》《入职确认书》《试用期满考核表》《员工异动申请表》《员工奖惩审批表》《辞职书》《个人档案及社会保险关系确认书》

七、政策之解释及修改

1.此办法的任何修改，公司将以书面公告形式通知。

2.事企划部负责此政策之解释。

3.此规定自发布之日起生效，之前相关规定文件作废。

员工个人档案管理规定2015-09-14 20:17 | #2楼

为做好失业职工和社会失业人员委托保管个人就业档案的管理工作，逐步实现劳动者个人就业档案管理工作的标准化、规范化和科学化，根据职工人事档案管理工作的有关规定，结合本单位实际工作需要制定本规定。

第一章总则

第一条做好失业职工和社会失业人员个人就业档案管理规定工作的总体要求是：确保委托保管人就业档案的完整性和安全性，维护委托保管人员的合法利益。按照妥善保管与科学利用相结合的原则，为相关单位和劳动者科学利用个人档案提供高效服务。

第二章归档

第二条个人就业档案包括：应聘表、面试及面试结果表、个人简历、员工档案表、身份证复印件、学历或资格证书等证书复印件、劳动合同、异动纪录、升迁纪录、奖惩纪录、物品领用纪录、个人申请材料、员工考核动态及结果、薪酬变动情况和等。除身份证、学历等证书用复印件外，其余材料均应用原件归档。

第三条个人就业档案归档时，要对所有归档文件材料进行认真鉴别、全面清理和如实登记造册。并按照档案资料管理的质量要求，进行规范装订，统一编号，确保资料齐全、完整、准确、系统，便于长久保存。

第四条接收转交个人就业档案材料时，要在档案交接登记表上认真做好交接登记，标明交接时间，并经交接双方签字认可。

第三章保管

第五条个人就业档案实行集中统一管理原则，档案柜要保持清洁，档案资料要按序排列，案卷摆放整齐，随时注意锁好档案柜门，按防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防强光、防高温、防污染等“九防”要求做好安全防护工作。

第六条个人就业档案保管实行专人负责制度。保管人员要定期或不定期做好个人就业档案的日常检查和安全防范工作。

检查的内容包括：查看就业档案有无霉烂、虫蛀，就业档案保管的环境门窗是否完好，保管柜箱是否锁好，有无其他存放错误等等。

对破损、褪变的档案，应及时进行修裱和复制。

第七条档案管理人员要增强档案安全保护意识，严守档案管理纪律，日常通信、谈话及非工作需要不得随意谈论个人档案内容，不得随意将个人就业档案及相关材料带出档案室或擅自带到公共场合。

第四章转移和借阅

第八条需要转移个人就业档案时应遵循下列程序：

1、取出需要转移的个人就业档案；

2、填写《个人就业档案转移单》并报分管领导审批；

3、在《个人就业档案转移单》相关栏目内标明转移方向和转移时间；，

4、在原《就业档案资料登记表》上登记相关信息，并注销档案； 5、按发文要求包装、密封、登记并完善手续。

第八条转移个人就业档案，一般通过邮寄或专人转递，非特殊情况并经领导签字批准，不能交本人自带。

第九条建立档案查阅登记簿，严格履行查阅、借阅手续。外单位人员查阅或借用档案，须持单位介绍信，并填写，《个人就业档案查阅、借阅报告单》，并经本单位领导批准。

第十条借阅档案时间一般不超过三天，借出的档案应完整归还，并在《档案查阅、借阅报告单上》做好登记。

第十一条查阅档案只能查阅指定的档案内容，不准私自摘录、复印、转借，不准拆散、勾划、涂改档案。需复制、抄录档案的，必须经导批准。

第十二条非管理档案的工作人员，未经规定借阅程序，不得随意翻阅个人就业档案。

第五章销毁

第十三条遇个人就业档案委托保管人死亡等情况，经鉴定已无保存价值的档案，要集中保管。达到销毁年限后经过批准后编造销毁清册，方可以进行销毁。需要销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不得出卖或作他用。

第十四条销毁档案时要指定二人负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人员在销毁清册上签字。

第六章管理人员

第十五条档案管理人员必须严格执行档案工作的各项规章制度，勤奋努力，全面掌握档案的情况和数量。

第十六条档案管理人员要做好档案的科学系统排列，妥善管理好保存设备，经常检查案卷存放情况，发现问题，及时纠正和反映。

第十七条档案管理人员要严格遵守保密制度，认真做好档案室的安全防护和清洁卫生，做到无灰尘、无垃圾、无蜘蛛网。

第十八条转移或借阅档案时要仔细检查核对，做到准确无误。

第十九条档案管理人员要忠于职守，防止因工作疏忽造成个人档案丢失等现象发生。

第二十条不在档案文件上乱写乱画。

第二十一条要在档案室配备档案资料登记表、档案借阅单、外借登记表、档案销毁清册、档案注销登记表、档案转移登记表等台帐。

第七章责任

第二十二条人为因素造成档案丢失、损毁的，追究相关人员的个人责任，并视具体情况给予通报批评、行政记过处分和经济外罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

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