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供应科安全管理制度
采购管理制度
1. 了解采购市场动态，随时掌握采购产品信息。
2. 积累市场资源，以使采购时做到至少货比三家，降低采购成本（须将比价记录留存备查）。
3. 负责对所采购物品拟定计划、用款申请、合同签订、报验、入库，并接受相关部门人员的监督。
4. 按财务要求对所采购物品索取发票、质量证实材料。
5. 对所采购材料物品检验不合格的，负责退货、更换。
6. 按计划要求及时采购所需材料及五金耗材等。
7. 负责对供方的选择和评价及档案的建立。
采购人员岗位责任制
1.在供销部经理的领导下，负责具体的物资采购工作。
2.负责原材料、辅助材料的采购，防护和交付，对所采购的重要物资要经检验合格，方可办理入库手续。
3.协助经理做好对供方的选择和评价，并对照供货业绩定期进行考核和评价。
4.认真执行采购文件要求，确保采购物资的质量和交货期，保证生产的顺利进行。
5.负责对每批重要采购物资向供方索要相关的合格证实资料，并妥善保存。
6.认真学习业务知识，不断增加业务水平，确保采购工作符合要求。
为了规范公司物资采购行为，提高公司采购资金的使用效益，维护公司利益和社会公共利益，保护公司采购当事人的合法权益，促进廉政建设，制定本办法。
大型房企的供应商管理之道
由于参与了房地产企业价值链的形成过程，供应商对房企的经营效益有着举足轻重的影响。
通过与供应商建立长期、稳定的合作关系，不仅能有效降低成本，提高效率，保证产品品质，同时与供应商增进相互信任，在充分沟通上有效地提高性价比，从而达到互惠双赢的良好结果。但是，在供应商管理系统的建立方面，很多房地产企业的重视度还不够，因此对供应商的管理力度还非常薄弱。
供应商选择
一般情况下，供应商选择应该由采购(或专门的资源开发)部门负责，并由技术、质量等部门共同完成。采购人员重点评估供应商的价格、供货周期、生产能力和规模、产品种类、财务状况;技术人员评估供应商的技术支持能力、研究开发能力;质量部门则注重供应商的产品质量、质量体系等。
1.选择供应商的数量
供应商数量的选择问题，实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说，单一货源增加了项目资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说，批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力的控制采购支出。一般来说，供应商的数量以不超过 3-4 家为宜。
2.选择供应商的方式
选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来说，分为招标采购和非招标采购。我们认为，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物;并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。
建立供应商管理系统
供应商管理系统的建立对规范房地产企业的采购行为，形成内部公开、透明的采购管理系统和建立良好的供应商合作伙伴关系非常重要。目前在供应商管理系统的建立方面，很多房地产企业的重视度还不够，因此对供应商的管理力度还非常薄弱。
1. 供应商评估与激励体系的建立和材料信息库的建立
1)采购部门应收集供应商信息，建立供应商信息库和共享机制，使设计人员、工程管理人员能够通过这个平台对市场材料的变化情况和价格的变化情况有全面的了解，在选型定板和设计变更时能够有合理的选择。可以充分考虑材料的更新换代和成本优化因素，从源头上控制了采购成本的水平。
2)制定明确的合格供应商入围标准，对供应商进行初步的筛选、考察和判断，对符合要求的纳入合格供应商名单，不符合要求的也要建立内部不合格供应商(黑名单)的记录，为今后的选择提供信息和依据。
3)建立对供应商的奖励、惩罚和扶持政策，调动供应商的积极性和处罚违规行为，形成公开、透明和内部充分共享的供应商管理系统。
4)建立对供应商的后评估和积分制度，逐步形成企业与供应商的长期合作伙伴关系，实现互利和共赢。
2. 供应商履约评估
1)采购部门组织接受供应商产品和服务的部门，对供应商的产品质量、服务质量、内部管理、资源保障和配合情况等进行评价并打分。对产品好、合作配合好、服务好的供应商根据采购价格及后续实施情况给出评价。同时总结材料采购中的薄弱环节，将采购数据录入数据库。
2)建立供应商积分管理制度，对产品供应质量好，价格合理，经评价合格后根据评分高低给予不同积分，积分越多的在后续工程或材料供应中可获得被优先选择的权利。此外，企业还可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇，对于评分不合格的供应商，企业将中止同其开展的采购合作。
3)采购部门应建立材料信息收集和研究的职能，主动对材料市场进行研究，并提供相关报告给设计部门参考，使设计部门对材料信息掌握充分，在设计过程中能够充分考虑材料品质、价格和优化、替代及更新的要求。
招标过程控制标准及方法
招标采购已是目前各房地产企业普遍采用的采购方式，但其效果差异很大，有的也仅仅是一种形式，并未真正通过招标采购过程寻找合适的供应商;而有的企业又一味通过最低价中标和不断压价的方式选择供应商，结果造成供应商工程实施中配合度低，提出变更、签证多，用工期和拒交房与开发单位讨价还价的等，最终对工程质量和进度造成不良影响。
1) 采购准备工作前置，编制投标文件参考模板和标准格式合同，建立合格供应商信息库和合格供应商名单及不合格供应商信息，为选择供应商和招标工作做好准备。
2)招标采购过程对投标单位的选择应制定明确的选择方法，并明确告之供应商或承包商，作到公开、公平和公正。
3)组织对招标文件进行评审或审核，确保各项技术及商务条款清晰，内容无遗漏。
4)根据合格供应商名单和供应商积分，选择排名靠前的单位发出招标邀请，发放招标文件。
5)评标过程应事先制定评价的标准，并组成有多个部门和专业人员参加的评标小组，依据在招标前已拟订的评标方法分别进行技术标和商务标的分析和评定，最后综合确定。
6)能够采取现场集中统一开标、评标的，尽量采取现场开标、评标，以避免由于时间、过程较长，给供应商带来通过非正常途径协调、活动的余地。
供应商关系维护
1) 企业对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。
2)企业要定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。
3)企业要减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。
4) 企业需制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。
5)企业对重要的、有发展潜力的、符合企业投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。
物资采购管理的原则
公司物资采购应当遵循统一计划、集中采购、集中支付和 “公开、公平、公正”的“阳光采购”原则；始终坚持“公司利益第一”和诚实守信的原则。
一、物资采购管理的范围
公司正常的一切采购均纳入集中采购。
集团公司执行总裁以上领导特批的“应急特殊采购”可先办理，后补手续。
二、物资采购管理的方式及 流程
1、公开招标
公开招标应作为公司大型采购的主要采购方式。
（1）采购物资达到一定规模且无保密要求的；
（2）市场存在竞争且合格供应商有一定数量的；
（3）采购的物资通用性强、有详实技术规格和技术要求的；
（4）有充分的时间通过法定程序进行的；
（5）能够以价格为基础做出授予合同决策的。
2、邀请招标
（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（2）采用公开招标方式所需时间不能满足紧急需要的；
（3）采用公开招标方式所需费用占采购总价值比例过大的。
3、竞争性谈判
（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（4）不能事先计算出价格总额的。
4、询价
采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。
5、单一来源采购
（1）只能从唯一供应商处采购的；
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
6、定点采购
采购的货物量小、价格明确、且供应商具有良好的信誉和稳定的合作关系，可以采用定点采购的方式。
一般情况下，集团采购都要按照以上六种方式进行采购，只有董事长有权直接指定供应商。
三、物资采购管理过程中各部门主要职责及其流程部门主要职责：
物资需求部门主要负责制定、报批物资采购计划（计划的内容主要有物资的名称、规格型号、数量、质量、预算价格、技术要求等，并将报批的计划报财务、物资采购部门）、专业人员或有关负责人要参与采购过程、对采购的物资负责验收。
物资采购部门主要负责物资采购计划汇总、市场调研、采购方式确定以及进行采购的组织与实施，签订采购合同、监督合同执行并组织需求部门进行物资验收。
财务部门主要负责采购计划预算的审批、经费筹措与支付、并对采购的贵重物品、固定资产等需要挂帐的物资建帐，负责对整个采购过程进行监督。
一、目的
加强物品采购环节的监控管理，按照公平、公开、择优和信用的原则，在满足质量要求的前提下货比三家，实现低成本采购，明确责任，堵塞漏洞，防止公司经济利益及声誉受损。
二、适用范围
适用于公司各种物品、设备的采购管理。
三、管理方式
成立由总经理、副总经理及工程部、开发部、财务部经理及有关专业技术人员组成的评审小组，确定产品、供货商及对合同内容、条款的审查、会签。
四、采购程序
1、采购计划：见计划管理制度，特殊情况采购须由总经理书面批准。
2、物品询价：采购部门根据每月批准下达的物资采购计划，根据质优价廉和同样商品比价格，同样价格比质量，同样质量比信誉的“货比三家”原则，进行市场询价和联系货源，对材料供应商施行“入围”制度，对每一个要求入围的供货商进行严格的实地考察（包括生产能力、产品质量、价格、信誉、售后服务等），然后根据掌握的情况填写评审小组成员，并根据电话或到实地调查监控（见表）报审批小组审批（包括样品）。保证到货与样品相符。
3、合同签署：审批小组根据《采购物资比价报告》，结合信誉良好的供货商同价优先供货的原则，审批确定供应商及产品、价格后，开发部签订采购合同（即时结清的除外）进行采购，同时将样品由工程部封存并标明样品。项目材料累计采购总额2万元以下直接由总经理审批办理。
4、采购实施：工程用的土建类材料由开发部牵头与工程部共同根据工程要求采购，工程用的水暖电类设备材料由工程部提出计划，开发部采购，工程部配合。大宗材料采购实行招标制度。
5、物品验收：物品到货，工程部会同有关人员要严格按照合同约定内容、标准抽样进行检验，有样品的必须以样品为依据，根据检验结果填写《检验报告》和入库单。经检验不合格的要求退货，没有检验报告的，以及没有采购计划的，不予办理入库手续，坚决杜绝“以次充好”和“缺斤少尺”现象。
6、结算付款：经办人按程序到财务部进行结算对外付款，财务部根据采购计划、合同、《检验报告》、入库单等审查付款手续是否齐全，然后安排付款计划，并根据《检验报告》填写标有质量检验结果及检验责任人的质量台帐。
五、资料备案
有经办人签字、评审小组签字的《月度采购计划》、《材料采购比价报告》、《材料验收报告》原件交财务部存档备查。
六、台帐及信息管理
1、开发部要建立供货单位的“货比三家”商品信息资料分类比较台帐（不得少于三家）上网公开，随时进行信息反馈和备查。
2、财务部建立主要材料采购价格台帐；办公室、物业部建立消耗品台帐。
3、开发部负责对主要材料价格进行市场跟踪，建立价格信息网络和台帐即采购信息平台，以备后续工程再开发时共享资源。信息每月至少序时更新一次，显示价格走向，开展价格信息服务工作，掌握采购谈价的主动权。对大宗材料的采购价格输入电脑进行序时管理。
七、合同必要条款
1、品名、单位、规格、型号、性能、质量等级、单价、数量、合同价款
2、付款条件及交货日期、方式、地点、费用承担、保修期限、质保金
3、违约责任、其他要求及补充条款
八、纪律要求
1、采购要有计划、有合同（3000元及以上），严禁先斩后奏。
2、严格执行优质、低价的原则，严禁出现少付款、多报帐的现象出现。
3、严禁经办部门、人员以不合理的条件限制、排斥供应商和对供应商进行卡、拿、吃、要、收取回扣。
4、采购经办人、检验人员要廉洁自律，秉公办事，不徇私情，不谋私利，严把质量关。
5、有违反上述四条之一者即为违规，一经查实，公司将视其情节予以罚款、降薪、除名直至追究法律责任。
九、销售策划及办公用品采购参照此制度执行
供应科管理制度及职责
1、供应人员对待工作应认真负责，要有一定的专业知识和较强的责任心，所有原辅材料和外购、外协加工的产品，均需货比三家。用量较大的可实行投招标制，在质量价格同等的情况下尽量照顾老客户。
2、供应人员要根据生产计划进度要求，做到保质保量按时供货，如有困难或不清楚之处应及时同有关部门协调解决。
3、供应人员应尽量赊欠所购物资的费用，给公司流动资金提供帮助。
4、所购进的原辅材料、外购件、外协件等进货数量必须要与实际数相符，并协助质检人员对产品进行检验，检验完毕后办理入库手续，并在入库单经办人栏目中签字，否则仓库人员有权拒收。
5、供应人员要把炉体、汽包、交换器、风机、减速机、水泵等主要部件的资质证书、说明书等技术资料索取齐全和物品一并入库。
6、购进外协加工件时，要从加工方将图纸一并索回，交检验人员，作为检验入库的主要依据。
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