单位物资采购制度

相关推荐

单位物资采购制度

一、目的

单位物资采购制度

为了规范各项目的物资材料采购程序，加强物资材料采购的管理，确保材料采购工作正常进行，且符合本公司成本控制的要求，特制定此管理制度。

二、范围

本管理办法适用于00000000有限公司各相关部门、项目部。

三、执行

本管理制度由物资供应部负责执行，各相关部门配合实施并监督。

四、采购计划的制定

物资供应部，根据各项目部制定的项目进度计划中的材料需求时间制定材料采购计划。采购计划中，包括要求项目部上报《材料申购单》时间、招标及询价时间、确定供应商时间、签订物资供应合同时间、进场（分批进场）时间、结算时间。

物资供应计划由各项目采购员编制、物资供应部经理审核、分管进度副总审批。此流程由项目采购员上传至企业管理系统，然后进行各级审核、审批流程。采购计划在项目施工进度计划审批完成后五日内编制完毕，物资供应部经理两日内审核完毕，分管进度副总两日内审批完毕。

注意事项：1、大宗材料的采购，应注意市场行情的把握。尽可能的做到低价多购、高价少购，在供应量满足生产的前提下，尽量节约资金，降低成本。2、制定采购计划前，应核实仓库盘点清单，严禁重复采购、连续库存等现象，尽量做到零库存的目标。

五、材料申购

各项目部栋号专业负责人，根据采购计划中要求的上报《材料申购单》时间，及时填报《材料申购单》并上传至企业管理系统。由项目经理负责审核现场库存量及实际需求量，然后再由项目成本工程师（预算员）审核材料申购量，最后由物资供应部经理审批执行采购。

《材料申购单》填报时间不能超过一日；项目经理审核时间不能超过两日； 1

项目成本工程师（预算员）审核时间大宗材料不能超过三日，小型或少量材料不能超过两日；物资供应部经理审批时间不得超过一日。

《材料申购单》填写时要明确：项目名称、材料名称、规格型号、数量、质量标准、使用部位及要求进场时间。各项内容不可缺项漏项，项目名称必须按栋号或统一划分的施工段填写，使用部位必须详细，质量标准必须严格按照设计要求及规范标准填写（有设计时，填写具体设计要求。无设计要求时，填写相应标准编号名称）。

六、材料的招标询价

采购员接到采购任务后，应立即进行该材料的招标、询价工作。对于造价超过一百万的材料，必须由物资供应部经理主持招标会。招标以邀请招标的形式进行，供应商评价资信优者优先。邀请的供应商，在该行业中的品牌档次相同的不能低于三家，并要选择一至两家高端及低端品牌供应商。

招标流程如下：由采购员编制招标文件，并同时挑选邀请单位，报经部门经理审批后发出邀请函。招标文件中，必须明确资信等级及废标条件，同时要附有合同的主要条款（付款方式、质量标准及相关影响报价的合同条款）。要求投标单位制定标书时间不能低于3日，不能超过7日。标书必须有正副本，并密封、准时送达接收人处。开标时，评委不能低于3人，其中必须有专业工程师1名。开标会，仅仅是确定入围供应商。入围的原则是性价比，优者胜出。入围供应商，不能低于两家，不准超过三家。入围单位确定后，由物资供应部经理主持第二轮及第三轮商务洽谈。最终，在同等质量的前提下，以价格低者确定为合作伙伴。

采购员在招标问价发出后，要对材料进行成本分解分析，了解其生产工艺、原材料价格、出场成本、市场价格等。在第二、第三轮谈判时，应向物资供应部经理提供上述相关资料，为商务谈判提供支持。

其它材料在采购时，采购员应编制简单的材料报价邀请函，邀请函中同招标文件内容类似，明确影响报价的各项条款。并要求报价单位以书面形式报价，并留有联系人及联系方式。选择报价的供应商不能少于3家。最终，在同等质量的前提下，以价格低者确定为合作伙伴。

七、采购合同的签订

采购员应在计划要求时间内完成合同的谈判及签订工作。原则上，必须以我公司的合同文本为母本进行修改相关条款。合同条款中，必须注意明确以下几点：

1、质量执行标准；2、价款所含内容（如：含材料价款、税金、运费、装卸费等）；

3、进场时间（必须严格执行采购计划要求时间）；4、单方解除合同条款，质量、生产进度达不到相关要求时，我方可单方解除合同，并将不符合要求的货物退回，不承担该笔货物的所有费用及其在运输途中的一切灭失及损毁责任。

合同起草完毕后，由对方单位先盖好有效合同章后，由采购员报走合同审批

第2 / 4页

流程。上报时，应将评标意见及供应商报价表附后。合同审批流程的进度，遵循谁上报，谁盯得原则。必须在计划要求时间内完成合同的审批工作。

八、材料的进场及退场

采购负责人，负责督促材料的进场时间必须满足计划要求。在材料进场时，采购负责人有义务抽查材料的质量及其它合同要求内容。如发现与合同要求不符的情况，应立即通知供应商，要求更换或退货。更换或退货的材料，采购负责人应督促收料人员在该笔货物的供货清单上签明更换或退货的原因。

如因更换或退货给我公司造成损失，由采购负责人负责按合同追究供应商责任。必要情况，可以请律师协助处理。

九、供应商资信评价平台

物资供应部应建立供应商名录及供应商资信评价平台，根据与我公司合作的各个供应商的价格、材料质量、进场守时、配合等各种情况对供应商进行星级评价。评价等级高的供应商，可在招标、合同条款中享有一定的优惠条件。评价等级低的供应商，非必要情况下，尽量不用。如出现合作情况，应将合同条款中加强对质量、进度等方面的要求，必要情况，可要求压一批货款，待此项合作完顺利成后，再按合同付清。拉入黑名单的供应商，严禁再与本公司合作。

十、罚则

所有与采购流程相关的人员，必须严格按此制度执行。对出现违反本制度的，处罚如下：

1．申购、审批流程中，未按要求时间内填报、审核、审批的，扣除责任人当月绩效考核分5分。滞后超过5天，或影响工程进度的，扣除责任人当月绩效考核分10~20分。

2．未按要求完整填写《材料申购单》的，扣除责任人当月绩效考核分5~10分。

3．未履行申购流程而采购的，则扣除责任人当月绩效考核分10~20分。

4．《材料申购单》数量、质量标准等出现偏差的，视情节轻重，扣除责任人当月绩效考核分5~50分。

5．走流程时，审核或审批人未发现上述问题的，则承担工作失职之责，扣除责任人当月绩效考核分5~20分。

6．未盘查库存材料，直接采购，导致材料误库存的，则扣除采购负责人当月绩效考核分5~20分。

第3 / 4页

7．采购时，未能执行招标、询价流程的，则视情节轻重扣除责任人当月绩效考核分20~100分。情节严重者，承担渎职责任，直接解除劳动合同。

8．采购时，出现质量、进度或其它直接影响价格或生产的疏漏的，则扣除责任人当月绩效考核分5~50分。

9．材料采购价格偏高，则视情节轻重扣除责任人当月绩效考核分5~100分。情节严重者，承担渎职责任，同时给予待岗或解除合同处分。